MODE OPÉRATOIRE PGI CIEL GESTION INTÉGRALE 1 ETUDE DE LA PARTIE «COMPTABILITÉ» MAJ 09/16 OK VERSION 9.5 MON PC // MAJ 10/16 OK VERSION 9.0 PC ISEFAC EXERCICE D INITIATION AU MODULE COMPTABILITÉ Objectifs de cet exercice d initiation : - Procéder à l enregistrement comptable des opérations de l entreprise dans le livre-journal. - Imprimer les différents documents comptables (livre-journal, grand-livre, balance, compte de résultat, bilan, déclaration de TVA). - Connaître la position des créances clients et des dettes fournisseurs. Important : cet exercice d initiation est à réaliser après avoir traité le mode opératoire N 1 concernant la partie «Gestion commerciale». MO = mode opératoire Important : Voir avec le formateur si vous souhaitez faire la manipulation suivante afin de bien visualiser la saisie des libellés comptables dans le livre-journal. En ce qui me concerne, cette manipulation est inutile car, quand vous imprimerez le livre-journal, ce dernier indiquera 2 fois les libellés des numéros de comptes. La modification d un paramètre d option de saisie : Cliquez sur le menu «Dossier», puis sur «Options» puis sur «Préférences». Double-cliquez sur le répertoire «Comptabilité», puis sur «Options de saisie». Un écran «Option de saisie» s ouvre. Cochez la case «Libellé de l écriture = intitulé du compte», puis «OK». Ceci permettra d avoir à l écran le libellé du compte qui s affichera automatiquement lorsque vous saisirez un numéro de compte dans le livre-journal. Exemple : Le libellé du compte «Achat de marchandises» s affichera automatiquement dès la saisie de son numéro de compte 607 dans le livrejournal. PREMIER TRAVAIL À FAIRE : Insérez les nouveaux comptes des fournisseurs et des clients de l entreprise ci-dessous dans le plan comptable général : - 401001 Fournisseur LEPIC ; - 401002 Fournisseur LEMAIRE ; - 411002 Client LUC ; - 411003 Client FONTAINE. MO La création d un compte du Plan Comptable Général : Cliquez sur le menu «Comptabilité» puis sur «Plan de comptes» et sur «Créer». Indiquez le N de compte et son intitulé. Puis cliquez sur «OK».
2 DEUXIÈME TRAVAIL À FAIRE : Procédez à l enregistrement des écritures comptables ci-dessous dans le livre-journal informatisé : MO La saisie normal des opérations comptables (saisie standard) : Cliquez sur le menu «Comptabilité», puis sur «Saisies» puis sur «Saisie Standard». (Vous allez saisir les écritures comptables une par une). Indiquez le journal ( pour Banque, HA pour Achats, VT pour Ventes), la date, le numéro de pièce, le libellé de l écriture, les N de comptes et leurs montants (de la facture). Puis, cliquez sur «Enregistrer le Brouillard». Procédez de la même façon pour chaque écriture comptable. Important : la fonction «Calcul automatique» doit être cochée afin que la TVA se calcule automatiquement. N pièce : 1. Libellé : Achat. HA 607 Achats de marchandises 1 200 HT 445667 TVA déductible sur ABS 20% 240,00 401001 Fournisseur LEPIC 1 440,00 TTC N pièce : 1. Libellé : Règlement. 401001 Fournisseur LEPIC 1 440,00 TTC 512 Banque 1 440,00 TTC N pièce : 2. Libellé : Achat. HA 6026 Emballages 500 HT 445667 TVA déductible sur ABS 20% 100,00 401002 Fournisseur LEMAIRE 600,00 TTC N pièce : 2. Libellé : Règlement. 401002 Fournisseur LEMAIRE 600,00 TTC 512 Banque 600,00 TTC N pièce : 1. Libellé : Vente. VT 701 Ventes de produits finis 6 500,00 HT 445717 TVA collectée 20% 1 300,00 411002 Client LUC 7 800,00 TTC N pièce : 1. Libellé : Encaissement. 512 Banque 7 800,00 TTC 411002 Client LUC 7 800,00 TTC
3 N pièce : 2. Libellé : Vente. VT 707 Ventes de marchandises 3 000,00 HT 7085 Ports et frais accessoires facturés 50,00 HT 445717 TVA collectée 20% 610,00 411003 Client FONTAINE 3 660,00 TTC N pièce : 2. Libellé : Encaissement. 512 Banque 3 660,00 TTC 411003 Client FONTAINE 3 660,00 TTC La correction d une écriture en brouillard (en vue de modifier une écriture non validée) : Cliquez sur le menu «Comptabilité» puis sur «Liste des écritures». Sélectionnez l écriture à modifier puis double cliquez sur la ligne. Modifiez l écriture puis cliquez sur «Enregistrer». Important! Vous devez impérativement vérifier toutes vos écritures comptables dans le livre-journal avant de valider les écritures comptables. La visualisation des journaux (HA, VT, ) en mode «brouillard» : Cliquez sur le menu «Etats» puis sur «Brouillard». Cliquez sur «Aperçu». Modifiez la période si nécessaire puis «OK». Faire une sauvegarde : 5_Ecritures journaux IMPORTANT!!! NE PAS FAIRE LE TROISIÈME TRAVAIL!!! TROISIÈME TRAVAIL À FAIRE : Validez les écritures comptables que vous venez de réaliser. Pour le moment, vous avez saisi vos écritures comptables en mode «brouillard». Cela signifie que vous pouvez les modifier, qu elles sont en «brouillon». Aux yeux de la loi, vous devez valider vos écritures comptables afin que personne ne puisse les modifier, les falsifier. Il est impératif de faire une sauvegarde de votre dossier avant de faire la manipulation ci-dessous. MO La validation des écritures comptables : Cliquez sur le menu «Traitements» puis sur «Validation brouillard». Attention, les écritures ne pourront plus être modifiées!!! Modifiez la date de validation si nécessaire. Cliquez sur «Valider», puis «Oui», puis «Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement (conseillé)». Sélectionnez l emplacement où le fichier sera sauvegardé. Une fenêtre indique que la sauvegarde a été effectuée avec succès. Une fenêtre indique le nombre d écritures en brouillard qui ont été validées. Les écritures sont maintenant validées. Elles sont reconnues officiellement. Il ne s agit plus de «brouillon».
4 QUATRIÈME TRAVAIL À FAIRE : Réalisez la déclaration de TVA du mois en cours. MO La déclaration de TVA du mois en cours : Cliquez sur le menu «Traitements» puis sur «TVA». Une fenêtre s ouvre. Cochez «Visualiser mon état préparatoire de TVA» puis «Suivant». Sélectionnez la période désirée et laissez la case cochée «Inclure les écritures en brouillard» puis «OK». La déclaration de TVA apparaît à l écran. Cliquez sur «Aperçu» afin de voir la déclaration de TVA intégrale. Vous avez la possibilité de l enregistrer en format PDF. Quand vous cliquez sur «Fermer», une fenêtre s affiche et vous demande si vous voulez enregistrer l écriture d OD de TVA. Cliquez sur «Oui». Une fenêtre indique que l enregistrement de l écriture d OD s est correctement effectué. Pour consulter l écriture de TVA, cliquez sur le menu «Comptabilité» puis sur «Liste des écritures». MO l impression des documents comptables : Cliquez sur le menu «Etats» puis sélectionnez le document comptable désiré. Pour voir apparaître les différents journaux (achats, ventes, banque) de l entreprise, cliquez sur «Brouillard» puis sur «Aperçu» et faites «OK». Cliquez sur «Imprimer tout». Faire une sauvegarde : 6_Déclaration de TVA CINQUIÈME TRAVAIL À FAIRE : Gérer les immobilisations. Vous venez d acquérir et de mettre en service en date du 15/09/N une immobilisation dont les caractéristiques sont les suivantes : - matériel industriel d un montant de 3 000 HT ; - durée de vie du bien : 5 ans ; - mode d amortissement : linéaire ; - numéro de compte du PCG : 215400 ; - Facture d achat N 47 du fournisseur d immobilisation (numéro de compte : 404000) ; Vous devez faire comme travaux : - enregistrer ce matériel dans la liste des immobilisations afin que le tableau d amortissement se calcule automatiquement, - enregistrer l opération d achat de l immobilisation, - enregistrer l écriture de dotation. Voir la méthode ci-dessous. MO La gestion des immobilisations : Cliquez sur le menu «Comptabilité», puis sur «Immobilisations» puis sur «Liste des immobilisations». Cliquez sur «Créer» et «Immobilisation». Saisissez toutes les informations de l immobilisation dans l onglet «Fiche» (code, libellé, numéro de compte, fournisseur, date d achat, date de début, valeur d achat, type d amortissement, durée d amortissement). Le tableau d amortissement apparaît dans l onglet «Plan». Cliquez sur «OK». Le logiciel vous demande si vous souhaitez enregistrer l écriture d achat de l immobilisation. À faire si elle n a pas été enregistrée. Cliquez sur «Oui». Un écran «Achat d immobilisation» apparaît. Vérifiez les données affichées. Vous pouvez rajouter le mode de paiement (chèque par exemple) et le N de pièce (ici, 47). Cliquez sur «Ok». L écriture d achat de cette immobilisation a été enregistrée dans le journal d achat.
MO Les écritures de dotation des immobilisations : Cliquez sur le menu «Comptabilité», puis sur «Immobilisations» puis sur «Ecritures de dotations». Sélectionnez le journal (OD par exemple), la période et modifiez le libellé de l écriture (si nécessaire). Cliquez sur «Générer». L écriture de dotation de cette immobilisation a été enregistrée dans le journal des opérations diverses. Faire une sauvegarde : 7_Immobilisations 5 RAPPEL SUR : LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DU DOSSIER La sauvegarde du dossier sur clé USB : Cliquez sur le menu «Dossier», puis «Sauvegarde/Restauration», puis «Sauvegarde». Une fenêtre s ouvre. Cliquez sur «Modifier les réglages» Laissez le format par défaut (Zip). Sélectionnez la destination de votre sauvegarde (votre clef USB ou le bureau par exemple). Laissez les données cochées par défaut. Donnez un nom à votre dossier. Cliquez sur «OK». Cliquez encore sur «Ok». La restauration du dossier à partir de votre clé USB : Note : cette manipulation est nécessaire si vous utilisez le PGI sur un autre PC. Vous devez avoir en votre possession votre fichier de sauvegarde. Ouvrez au préalable le PGI. Cliquez sur le menu «Dossier», puis «Sauvegarde/Restauration», puis «Restauration». Une fenêtre «Restaurer un fichier de sauvegarde» s ouvre. Sélectionnez «Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées», puis «Suivant». Format de fichier de sauvegarde : (Zip). Cliquez sur «Parcourir» et sélectionnez votre fichier de sauvegarde. Cliquez sur «Suivant» puis sur «Oui» et sur «Restaurer».