NETWORK & SOFTWARE ENGINEERING MANUEL D UTILISATEUR Logiciel TIJARA Manuel d'utilisateur "TIJARA" 1
SOMMAIRE Introduction Première partie Chapitre 1 : Installation et démarrage Chapitre 2 : Architecture de TIJARA Deuxième partie Chapitre 3 : Paramétrage de l application Chapitre 4 : La saisie des documents commerciaux Chapitre 5 : L édition d un état Chapitre 6 : La barre d outils ANNEXES Annexe 1 : Ordre opérationnel de configuration et de paramétrage Annexe 2 : Spécifications du logiciel Annexe 3 : En Cas de problème Manuel d'utilisateur "TIJARA" 2
INTRODUCTION Gestion DES VENTES + ACHATS + Stock + Facturation Le logiciel "TIJARA" prend en charge toute la gestion Commerciale de votre entreprise. Il automatise le traitement de tous vos documents commerciaux : Bon de commande, Bon de livraison, Facture et Avoir pour la vente ou encore préparation de commande, Bon d'entrée, Bon de retour pour les achats. Pour la gestion des ventes, chaque client possède une fiche d'identification complète qui peut être rattachée à la comptabilité. Au cours de la chaîne de création des documents de vente la saisie peut être unique. Vous saisissez un bon de commande, vous pouvez le transférer par simple clic de la souris vers un bon de livraison, qui lui même pourra être transformé en facture. La facturation des clients peut être effectué en temps réel ou en différée. Au niveau des achats, les informations concernant les fournisseurs sont aussi complètes que celles des clients. Une fonction calcule automatiquement le prix de revient ainsi que le prix de vente avec possibilité de mettre à jour les tarifs des articles. Vous pouvez visualiser avant validation les changements de prix article par article. TIJARA gère votre stock de façon automatique et vous permet à tout moment d'éditer un inventaire et connaître la valeur de votre stock. Tableau des caractéristiques techniques : Gestion des documents de Vente OUI Nombre d'articles ILLIMITE Gestion des documents d'achat OUI Nombre de Clients ILLIMITE Gestion du Stock OUI Nombre de Fournisseurs ILLIMITE Inventaire OUI Protection par mot de passe ILLIMITE Paramétrable OUI Saisie des Prix en HT et en TTC OUI Liaison Comptabilité KHABIR OUI Aperçu avant impression OUI Manuel d'utilisateur "TIJARA" 3
Ce guide de l utilisateur de TIJARA se propose de vous préparer à tirer pleinement parti de votre logiciel. Il vous permet de retrouver rapidement les informations qui vous seront nécessaires pour son exploitation optimale. Grâce à ses illustrations et ses instructions détaillées, il vous explique pas à pas la mise en route du programme et son utilisation. Dans cette documentation sont traités les sujets suivants : La définition des différents paramètres La gestion des fichiers de base La gestion des Factures de ventes et leurs règlements La gestion des Factures d achats et leurs payements L utilisation du générateur d états Le présent document se divise en deux parties : La première partie : Les chapitres de cette première partie vous expliquent les techniques à acquérir pour exploiter votre progiciel ainsi que son architecture. L un de ces chapitres indique la méthode à suivre pour l installation des fichiers de la disquette sur votre disque dur. La deuxième partie : Dans cette partie, nous décrivons le paramétrage de votre application et nous vous expliquons comment saisir vos documents commerciaux. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 4
Chapitre 1 Installation et démarrage L installation du programme consiste à transférer le contenu des disquettes (ou CD-ROM) sur le disque dur. La procédure d installation fournie avec les disquettes (ou CD-ROM) est automatique. En effet, le programme d installation vous guide pas à pas par une succession de messages qu il convient de suivre. Configuration nécessaire Pour pouvoir utiliser votre progiciel, vous devez disposer de produits matériels et logiciels adéquats. La configuration nécessaire est la suivante : Hardware : PC compatible IBM doté d un processeur 486 ou supérieur 16 Mo de mémoire vive minimum 40 Mo d espace disponible sur le disque dur. Ecran couleur + Une souris. Software : Système d expoitation Windows 95 / Windows 98 / Windows NT. Configuration conseillée : Un micro-ordinateur doté d un processeur Pentium (ou supérieur) 32 Mo de mémoire RAM. 1Mo de Mémoire Vidéo. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 5
Procédure d installation La procédure d installation est fournie avec les disquettes de distributions de TIJARA. Pour l exécuter, suivez les instructions suivantes : 1. Allumez votre ordinateur et chargez Windows 2. Insérer la disquette #1 dans le lecteur de disquette. 3. Dans le menu "Démarrer", choisissez la commande "Exécuter". 4. Tapez A:Setup dans la boite de texte et validez en cliquant sur le bouton OK. 5. Spécifiez le nom du répertoire où vous désirez installer «C :\TIJARA», puis cliquez sur le bouton continuer. Après l installation du programme, des changements des fichiers systèmes seront effectués et le groupe de programmes TIJARA sera créé. Pour créer un raccourci de TIJARA sur le bureau : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bureau; 2. Dans le menu affiché, choisissez "Nouveau" puis "Raccourci"; 3. Tapez "C:\TIJARA\TIJARA32.EXE" dans la ligne de commande, puis cliquez sur suivant; 4. Dans la boîte de dialogue affichée, cliquez sur "Terminer" Manuel d'utilisateur "TIJARA" 6
Démarrage Après avoir créé le raccourci de TIJARA sur le bureau, vous trouverez l icône de programme représentant votre application : TIJARA Pour lancer l application TIJARA, double-cliquez sur cette icône. La fenêtre suivante est affichée : Cette fenêtre contient une barre de menus et une zone "Liste des sociétés créées". Au premier lancement de "TIJARA", la zone "Liste des sociétés créées" est vide. Vous devez alors créer une société pour commencer à travailler. Pour cela, suivez les étapes suivantes : 1. Cliquez sur le menu "Edition", puis sur l'option "Ajouter" Manuel d'utilisateur "TIJARA" 7
2. Une boîte de dialogue est alors affichée pour saisir le nom de votre société. Tapez le nom de votre société puis cliquez sur le bouton "Ajouter" 3. Le nom de votre société est alors affiché, sélectionnez-le; 4. Dans le menu "Edition" choisissez "Ouvrir"; 5. Une fenêtre est alors affichée vous demandant de saisir votre nom (ou code) et votre mot de passe. NB : Tijara est configuré pour être administré par un utilisateur appelé "superadministrateur" dont le code est "superadm" (sans mot de passe lors de la première utilisation). La fenêtre d'autorisation d'accès est la suivante : Après avoir saisie votre code et votre mot de passe, et l autorisation d accès vous a été accordée, la fenêtre principale du programme s affiche. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 8
PARAMETRAGE Avant d'expliquer en détail les diverses fonctionnalités de TIJARA, il faut passez à une étape nécessaire et obligatoire pour le fonctionnement du logiciel : le paramétrage. Pour paramétrer TIJARA, choisissez l'option "Paramètres société" dans le menu "Fichier". La fenêtre de paramétrage est alors affichée, elle contient les rubriques suivantes (voir figure page suivante) : La rubrique "ID Société" indiquant la société ouverte La rubrique "Impressions" vous permettant d'indiquer la destination des documents imprimés Impression des Achats : Cette section contient la configuration de l impression des documents d achats (Bon de commande, Bon d entrée et Bon de retour). Les valeurs possibles sont : 0 pour un aperçu avant impression; 1 pour un envoi automatique sur imprimante ; 2 pour une impression sur fichier (Ne pas utiliser). Impression des Ventes : Comme la configuration de l impression des documents d achats, cette section sert à configurer l impression des documents de vente (Bon de commande, Bon de Livraison, Facture et Avoir). Les valeurs possibles sont : 0 pour un aperçu avant impression; 1 pour un envoi automatique sur imprimante ; 2 pour une impression sur fichier (Ne pas utiliser). Cette section contient, en plus, une clé «Nombre Exemplaires» qui sert à définir le nombre d exemplaires à imprimer lors de la facturation (Valeur par défaut : 1). La rubrique "Saisies" qui vous permet de choisir un modèle de saisie des factures Essayer chacun des modèles pour voir ce qu'il contient pour adopter celui qui convient le mieux à vos besoin. Si vous désirez avoir un autre modèle, veuillez contactez le service technique de NSE pour le programmer et vous le fournir gratuitement.. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 9
La rubrique "Clts comptants" pour saisir les N des clients comptants Numéros génériques qui englobent tous les clients qui n'ont pas leur propre fiche dans le fichier des clients. Explication : pour les clients qui ne sont pas en compte vous pouvez par exemple créer un seul compte pour eux tous, ou plusieurs comptes selon leurs modes de règlements. Fenêtre de paramétrage La rubrique "Autres Valeurs". Cette rubrique est la plus importante car elle vous permet de spécifier : votre mode de saisie des prix En effet, ce champ sert à définir le mode de saisie des prix que vous voulez utiliser. Les valeurs sont : TTC : pour saisir les prix en TTC (les prix unitaires saisis seront considérés en TTC) HT : pour saisir les prix en Hors Taxe (les prix unitaires saisis seront considérés en HT) le mode de mise à jour du stock (par BL ou par Facture), Ce champ sert à spécifier le mode de mise à jour du stock (voir champ Quantité en stock dans la fiche Article). Les valeurs sont : BL : pour la mise à jour du stock à partir du BL F : pour la mise à jour du stock à partir des factures Remarque : les historiques des entrées / sorties dans le menu édition ne tiennent compte que de la facturation et non des livraisons. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 10
le format de saisie des quantités (valeurs entières ou décimales) Cette rubrique sert à configurer le format de saisie des quantités des produits et articles commercialisés. Les valeurs possibles sont : ###0.00 : pour des quantités avec des décimales (exemple : 67,50 Kg) ###0 : pour des quantités définis en nombre Entier (Exemple : 12 pièces). le taux de TVA par défaut Cette rubrique permet de définir la valeur par défaut du taux de TVA (exemple : 20,00 pour un taux de TVA de 20,00%) Sauvegarde - Restauration Ces champs contiennent les chemins de vos utilitaires de sauvegarde et restauration. Vous pouvez aussi utiliser les utilitaires qui sont livrés par Microsoft avec ses systèmes d exploitation Windows. Pour cela, suivez la méthode suivante : 1. Cherchez le fichier "backup.exe" et copier le dans le répertoire où est installé TIJARA 2. Cherchez le fichier "backup.cfg" et copier le dans le répertoire où est installé TIJARA 3. Exécutez backup à partir du menu "Démarrer" 4. Créer un jeu de sauvegarde et enregistrer le dans le répertoire où est installé TIJARA sous le nom "TIJARA.SET" 5. Revenez à Tijara, et dans le champs "Sauvegarde", tapez le texte suivant : C:\TIJARA\BACKUP.EXE C:\TIJARA\TIJARA.SET (Dans l'hypothèse que le répertoire où est installé Tijara est : "C:\TIJARA") et d'autres paramètres tout aussi importants. Remarques : 1. Le paramétrage doit s'effectuer sur chaque poste si vous disposer de la version réseau de TIJARA 2. La disposition des rubriques peut être différentes selon les versions de TIJARA, toutefois leurs principes ainsi que leurs fonctionnements restent les mêmes. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 11
Chapitre 2 Architecture de TIJARA TIJARA est architecturé autour de 5 menus ou groupes de fonctions et une barre d outils. Les menus apparaissent dans une barre sur la première fenêtre affichée lors du chargement. La barre d outils quant à elle contient des boutons de raccourci. Les fonctions de chaque menu ou bouton sont accessibles par click de souris ou par des raccourcis claviers. Ces menus et boutons sont montrés sur la figure suivante : Elle contient une barre de menus et une barre d outils. La barre de menus contient les menus suivants : Le menu Fichier Le menu Gestion des Ventes Le menu Gestion des Achats Le menu Editions Le menu Utilitaires En ce qui concerne la barre d outils, vous trouverez les boutons suivants : «N Client?» / «N Fournisseur?» / «Article?» «Règlement?» «BL?» «Sauvegarde» «Utilisateurs» La structure et la disposition des ces menus et boutons vous permettra de vous familiariser et d acquérir rapidement les automatismes nécessaires à une utilisation efficace de votre logiciel. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 12
Le menu FICHIER Le menu Fichier permet de gérer les fichiers principaux et tables de base. Ces fichiers sont disponibles à l aide des options suivantes : Client : pour la gestion du fichier des clients Article : pour la gestion du fichier des articles Fournisseur : pour la gestion du fichier des fournisseurs Quant aux tables de base, elles sont disponibles dans l'option "Tables" du menu fichier. Ces tables sont les suivantes : Table des modes de règlements Table des modes de livraisons Table des codes familles (familles d'articles) Table des représentants En plus de ces options, Ce menu contient : une option «Saisie d inventaire» pour saisir l inventaire, une option «Paramètres sociétés» pour le paramétrage de TIJARA une option «Imprimante» pour configurer l imprimante connectée à votre ordinateur ou celle partagée en réseau et une option «Quitter» pour quitter l application. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 13
Le menu «Gestion des ventes» Le menu «Gestion des ventes» assure le suivi de votre Clientèle depuis la saisie des bons de commande jusqu'à la facturation. Ce menu contient les fonctionnalités suivantes : La saisie des Bons de commande La livraison d'un bon de commande La saisie des Bons de livraisons La facturation des BL La facturation Mensuelle des Livraisons La saisie des factures La saisie des avoirs La saisie des règlement des clients L édition des duplicata des factures Le menu «Gestion des achats» Le menu «Gestion des achats» contient les principales fonctions pour l enregistrement de vos principaux documents d achats. Il contient les options suivantes : La saisie des Bons de commandes La saisie des Bons d entrée La saisie des Bons de retour La saisie des règlements aux fournisseurs Manuel d'utilisateur "TIJARA" 14
Le menu EDITIONS Pour toutes les éditions qui vous sont proposées, vous disposez d un générateur d états qui vous permet de faire des sélections selon plusieurs critères. L utilisation de ce générateur est assez simple, il suffit de choisir le ou les champs sur lesquels vous voulez faire des sélections, les critères de sélection (=, <, >, <=, >=) et la valeur de comparaison (Nombre, date ou Texte). Le menu Editions regroupe tous les états disponibles dans TIJARA. Ces états peuvent être visualisés sur écran ou imprimé. La liste de ces états est disponible dans l annexe 1. Le menu UTILITAIRES Le menu Utilitaires offre des options pour l organisation de la base de données ainsi que d autres fonctionnalités. Grâce à ces utilitaires vous pouvez : compacter la base de données pour améliorer les performances du programme, réparer la base de données en cas d altération, la sauvegarder, ou restaurer une ancienne copie. Nous avons également prévu de vous fournir : une option pour changer votre mot de passe et une autre pour exécuter une application sans sortir du programme Manuel d'utilisateur "TIJARA" 15
Chapitre 3 Maintenance des Fichiers et Tables de base Dans ce chapitre, nous présentons les étapes à suivre pour enregistrer les données de base nécessaires à l exploitation du programme. Ces étapes sont énoncées dans un ordre opérationnel. Remarque : Avant de terminer la lecture, assurez-vous que vous avez bien paramétré votre application (voir paragraphe "paramétrage" dans le chapitre 1 pour plus de détail). Toutefois, en ce qui concerne les clients et les fournisseurs leur saisie peut s effectuer au fur et à mesure que vous les découvrez pendant votre travail. Si ces étapes sont menées à bien, ils vous permettrons par la suite un gain de temps appréciables car il ne sera sans doute pas nécessaire d y revenir. Avant de passer à la saisie des fichiers (Articles, Clients et Fournisseurs), nous allons voir d abord comment créer et manipuler ses enregistrements. Pour cela vous disposez d une barre contenant les boutons suivants : Créer / Valider / Annuler / Supprimer / Chercher / Quitter Barre de boutons pour la manipulation des enregistrements Manuel d'utilisateur "TIJARA" 16
Créer un nouvel enregistrement : Pour créer (Ajouter) un nouvel enregistrement à un fichier (Article / Client / Fournisseur), cliquez sur le bouton «Créer». Les champs de saisie sont alors initialisés aux valeurs par défaut. Pour valider votre saisie cliquez sur le bouton «Valider», sinon cliquez sur le bouton «Annuler». Modifier un enregistrement : Pour Modifier un enregistrement, cliquez sur le bouton «Chercher». Une boîte de dialogue s affiche pour vous demander de saisir la clé de l enregistrement (Code article dans le cas du fichier des articles, N client pour le fichier des clients, N fournisseur pour le fichier des fournisseurs). L ordinateur cherche l enregistrement demandé et affiche ses données. Vous êtes alors par défaut en mode Consultation / Modification. Pour valider votre modification cliquez sur le bouton «Valider», sinon cliquez sur le bouton «Annuler». Chercher un enregistrement : Pour chercher un enregistrement, cliquez sur le bouton «Chercher». Une boîte de dialogue s affiche pour vous demander de saisir la clé de l enregistrement (Code article dans le cas du fichier des articles, N client pour le fichier des clients, N fournisseur pour le fichier des fournisseurs). L ordinateur cherche l enregistrement demandé et affiche ses données. Vous êtes alors par défaut en mode Consultation / Modification. Supprimer un enregistrement : Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur le bouton «Supprimer». Une boîte de dialogue s affiche pour vous demander de confirmer la suppression de l enregistrement. Quitter la saisie : Pour quitter la saisie, cliquez sur le bouton «Quitter». Manuel d'utilisateur "TIJARA" 17
Enregistrement des articles La saisie des articles est une étape nécessaire à l exploitation de votre logiciel. Cette saisie sert pour établir et gérer vos documents commerciaux, ainsi que pour la gestion de votre stock. Pour saisir la liste des vos articles, choisissez l option «Article» du menu Fichier. Une fenêtre contenant les champs de saisie concernant chaque article est affichée. Cette fenêtre contient aussi une barre de boutons servant à manipuler les enregistrements contenu dans le fichier des articles. La fenêtre de saisie des articles est divisées en 6 parties : La première partie contient les champs «Code article» et «Référence article» ce sont des champs obligatoire à saisir ; La seconde partie contient des informations générales sur l article : ses désignations, son éventuel fournisseur, son taux de marque, son origine et son unité de mesure. Seul la première désignation est obligatoire puisque elle sera imprimée sur vos documents commerciaux ; la troisième partie concerne les prix d achat, de revient et de vente de l article et la remise maximale qu on peut lui appliquer. La saisie de la remise maximale est obligatoire; la quatrième partie contient : 1. La quantité minimale que vous devez avoir en stock, cette donnée sert à éditer l état des articles en rupture de stock; 2. La quantité initiale et la date d inventaire; 3. La quantité actuellement en stock. La cinquième partie affiche la valeur du stock en prix de revient (PR) et en prix de vente (PV). Cette partie est calculée. La dernière partie contient les zones d emplacement de l article (facultative). Manuel d'utilisateur "TIJARA" 18
Enregistrement des Clients L enregistrement des clients se fait de la même manière que celui des articles. Vous trouverez toujours des champs de saisie et la barre des boutons. La fiche client contient les champs suivants : N Client, Nom (Raison sociale), le responsable, le représentant, l adresse, le N de téléphone, ses références bancaires et son solde. Seuls les champs «N Client» et «Raison sociale» sont obligatoires. Les utilisateurs qui disposent du logiciel de comptabilité KHABIR, sont obligés d utiliser le même code de client dans TIJARA et KHABIR. En effet, pour exploiter le programme d interface entre ces deux logiciels, il faut avoir une cohérence entre les deux logiciels afin d'assurer une intégrité des données. Enregistrement des Fournisseurs L enregistement des fournisseurs se fait de la même manière que celui des clients. Concernant la fiche fournisseur, les champs obligatoires à saisir sont : N Fournisseur Nom Fournisseur Les utilisateurs qui disposent du logiciel de comptabilité KHABIR, sont obligés d utiliser le même code de fournisseur dans TIJARA et KHABIR. En effet, pour exploiter le programme d interface entre ces deux logiciels, il faut avoir une cohérence entre les deux logiciels afin d'assurer une intégrité des données. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 19
Maintenance des Tables de base L'option "Tables" du menu "Fichier" sert à gérer les tables de base suivantes : Les modes de règlements Les modes de livraisons ou des livreurs Les familles d'articles Les représentants commerciaux Les Modes de règlements La codification des modes de règlements doit respecter les critères suivants : 1. Code : 2 caractères alphanumériques 2. Libellé : 30 caractères alphanumériques Les Modes de livraisons La codification des modes de livraisons doit respecter les critères suivants : 1. Code : 2 caractères alphanumériques 2. Libellé : 30 caractères alphanumériques Les familles d'articles La codification des familles d'articles doit respecter les critères suivants : 1. Code : 2 caractères alphanumériques 2. Libellé : 30 caractères alphanumériques Les représentants commerciaux La codification des représentants commerciaux doit respecter les critères suivants : 1. Code : 2 caractères alphanumériques 2. Nom + Prénom : 20 caractères alphanumériques 3. Zone géographique : 25 caractères alphanumériques Manuel d'utilisateur "TIJARA" 20
Chapitre 4 La saisie des documents commerciaux Une fois le paramétrage de votre application et la maintenance des fichiers de base finis, vous pouvez commencer la saisie de vos documents commerciaux : Bons de Commande, Bons de Livraison, Factures, Avoirs clients, Bons d Entrée, etc. La saisie de tous ces documents se fait de la même manière. En effet, tous les écrans de saisies de ces documents contiennent une grille dans laquelle on ajoute les articles (achetés / vendus), leurs quantités, leurs prix unitaires, les remises éventuelles et les totaux. Pour illustrer cela, nous allons montrer un exemple de saisie d une facture. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 21
Cet écran contient des champs de saisie, une ligne de saisie, une grille et des boutons. Les champs de saisie servent à saisir les informations globales sur la facture : N du client, date de la facture, le taux de TVA, le N du Bon de Livraison (facultatif) et l escompte. La ligne de saisie permet de saisir le détail de la facture. Elle contient les données suivantes : Le champ Article : champs où vous saisissez le code des articles Le champ Prix Unitaire : pour saisir le prix de vente de l'article Le champ Quantité : pour saisir la quantité vendue Les champs Remise 1 et Remise 2 : pour indiquer les remises éventuellement accordées au client Le champ montant total : champ calculé en fonction du prix unitaire, de la quantité et des remises. Créer une nouvelle facture : Pour créer (Ajouter) une nouvelle facture, cliquez sur le bouton «Créer». Les champs et la grille de saisie sont alors initialisés aux valeurs par défaut. Modifier une nouvelle facture : Pour Modifier une facture, cliquez sur le bouton «Chercher». Une boîte de dialogue s affiche pour vous demander de saisir le N de facture à modifier. L ordinateur cherche la facture et affiche ses données. Pour modifier les données de la grille, consultez le paragraphe «Gestion de la grille» (voir cidessous). Valider la création / Modification d une facture : Pour valider la création ou la mise à jour d une facture, cliquez sur le bouton «Valider». Annuler la création / Modification d une facture : Pour Annuler la création ou la mise à jour d une facture, cliquez sur le bouton «Annuler». Quitter la saisie : Pour quitter la saisie des factures, cliquez sur le bouton «Quitter». Manuel d'utilisateur "TIJARA" 22
Gestion de la grille : La grille contient 7 colonnes (Code Article, Prix U., Qté, Remise1, Remise2, Total), plus la première colonne qui indique l état de la ligne : N : pour nouvelle ligne saisie M : pour ligne en modification S : pour ligne supprimée Ajout d une ligne : Pour ajouter une ligne saisie à la grille, il faut cliquer sur le bouton «Ajouter». Suppression d une ligne : sélectionnez la ligne en cliquant dessus, puis cliquez sur le bouton «Supprimer». La première cellule de la ligne contient donc la lettre «S». Annulation d une suppression : pour annuler la suppression d une ligne, sélectionnez la ligne en cliquant dessus, puis cliquez sur le bouton «Annule Supp.». La première cellule de la ligne contient donc la lettre «N» ou «M». Modification d une ligne : pour modifier une ou plusieurs valeurs d une ligne, double-cliquez sur la ligne. La ligne de saisie contient alors les données de la ligne que vous désirez modifier. Faites vos modifications, puis cliquez sur «Valider modif.». Si vous voulez annuler les modifications apportées cliquez sur le bouton «Annule Modif.». REMARQUE La saisie de tous les autres documents commerciaux s effectue de la même manière que la saisie d une facture. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 23
Chapitre 5 L EDITION D UN ETAT Le menu Editions regroupe tous les états disponibles dans TIJARA. Ces états peuvent être visualisés sur écran ou imprimé. La liste de ces états est disponible dans l annexe. Pour toutes les éditions qui vous sont proposées, vous disposez d un générateur d états qui vous permet de faire des sélections selon plusieurs critères. L utilisation de ce générateur est assez simple, il suffit de choisir le ou les champs sur lesquels vous voulez faire votre sélection, le critère de sélection (=, <, >, <=, >=) et la valeur de comparaison (Nombre, date ou Texte). Si vous ne définissez aucune sélection, le générateur d états traite tous les enregistrements existants dans votre base de données. Pour vous montrer l utilisation du générateur d états, nous vous proposons de traiter un exemple : Edition de l Historique des entrées / sorties Récapitulé par Mois. Pour éditer cet état, il faut suivre les étapes suivantes : 1. Aller menu «Edition» 2. Activer l option «Historique des Entrées / Sorties» 3. Sélectionner la commande «Historique des Entrées / Sorties Récapitulé par Mois» Quand on choisit l option Historique des Entrées / Sorties Récapitulé par Mois, l écran suivant s affiche : Manuel d'utilisateur "TIJARA" 24
Sur cet écran, nous avons la possibilité de faire une sélection sur 3 critères : Une sélection sur le code article Deux sélections sur la date d opération Supposons que nous voulons avoir l historique des Entrées / Sorties entre le 01/05/1999 et le 31/05/1999 d un article dont le code est : A. Il suffit de procéder comme suit : 1. Dans le cadre associé au Code Article, sélectionnez le critère de comparaison «=» dans la liste des opérateurs, puis saisissez le code article dans notre exemple : A ; 2. Dans le cadre associé à la première date d opération, sélectionnez le critère de comparaison «>=» dans la liste des opérateurs, puis saisissez la date début qui est dans notre exemple : 01/05/1999 ; 3. Dans le cadre associé à la seconde date d opération, sélectionnez le critère de comparaison «<=» dans la liste des opérateurs, puis saisissez la date fin qui correspond dans notre exemple au : 31/05/1999 ; 4. Cliquez sur le bouton OK pour lancer l édition de l Historique des E/S. Manuel d'utilisateur "TIJARA" 25
Une fenêtre contenant l historique s affiche en mode visualisation. Vous pouvez imprimer cet état en cliquant sur le bouton «imprimante». Manuel d'utilisateur "TIJARA" 26
ANNEXE 1 ORDRE OPERATIONNEL DE CONFIGURATION ET DE PARAMETRAGE Après installation de TIJARA, procédez comme suit pour le paramétrer ou le configurer 1. Créer une société Procédure : Fenêtre de travail : fenêtre de démarrage Menu : "Edition" Option : "Ajouter" 2. Paramétrage Procédure : Fenêtre : fenêtre principale de Tijara Menu : "Fichier" Option : "Paramètres société" 3. Maintenance des Tables de base Procédure : Fenêtre de travail : fenêtre principale de Tijara Menu : "Fichier" Option : "Tables" 4. Créer les articles Procédure : Fenêtre de travail : fenêtre principale de Tijara Menu : "Fichier" Option : "Article" 5. Créer les clients / fournisseurs Procédure : Fenêtre de travail : fenêtre principale de Tijara Menu : "Fichier" Option : "Clients" (ou "Fournisseur") Manuel d'utilisateur "TIJARA" 27
ANNEXE 2 Spécification du logiciel TIJARA sous Windows 1. Gestion des tables de base Table clients Table articles Table fournisseurs 2. Gestion des achats Saisie des commandes Saisie des Bons d'entrées Saisie des Retours Saisie des règlements -fournisseurs 3. Gestion des ventes Saisie des Devis et Factures Pro Forma Saisie des Bons de Commande Saisie des Bons de Livraison Facturation d'1 Bon de Livraison Saisie des factures avec impression automatique Saisie des avoirs avec impression automatique Gestion des consignations Saisie des règlements -clients Edition des duplicata des factures 4. Editions sur Ecran et Imprimante Journal des ventes par date Journal des ventes par article Journal des ventes par client Statistiques des ventes hebdomadaires Statistiques des ventes mensuelles Statistiques des ventes trimestrielles Journal des entrées par date Journal des entrées par article Journal des entrées par fournisseur Liste des avoirs clients Relevé de comptes - client Liste des clients par N Liste des clients par Nom Manuel d'utilisateur "TIJARA" 28
Liste des Retours au fournisseur Relevé de comptes Fournisseur Liste des Fournisseurs par N Liste des Fournisseurs par Nom Liste des articles stock par code Liste des articles stock par désignation Liste des articles en rupture de stock Etat du stock Historique des entrées / sorties Détaillé Historique des entrées / sorties Récapitulé par Jour Historique des entrées / sorties Récapitulé par Semaine Historique des entrées / sorties Récapitulé par Mois Historique des entrées / sorties Récapitulé par Trimestre Historique des entrées / sorties Récapitulé par Semestre 5. Utilitaires Utilitaires des bases de données (Réparation / Compactage / Sauvegarde / Restauration) Gestion des utilisateurs Manuel d'utilisateur "TIJARA" 29
ANNEXE 3 EN CAS DE PROBLEME Erreurs pendant la validation d une saisie N Erreur Explications et résolutions 3014 Problème : --- Explication :--- Résolution : --- 3021 Problème : Enregistrement inexistant Explication : vous avez supprimer 1article / 1 client / 1 fournisseur, et vous avez tentez de modifier un document commercial ou il existe. Résolution : Ressaisissez l Article / Client / Fournisseur 3022 Problème : La clé existe déjà Explication : vous avez essayé de créer un article / Fournisseur / Client qui existe déjà. Résolution : 3034 Problème : --- Explication :--- Résolution : Essayez de fermer l application et l ouvrir de nouveau 3041 Problème : Version de base de données incompatibles Explication : la version de la base de données a été modifiée Résolution : 3043 Problème : Problème de disque ou de réseau Explication : Résolution : essayez d utiliser scandisk pour réparer votre disque dur 3058 Problème : La clé ne peut pas être nulle Explication : vous essayez de créer un enregistrement dont la valeur de la clé est nulle Résolution : revoir la saisie 3158 Problème : Impossible de sauvegarder cet enregistrement Explication : Un autre utilisateur verrouille cet enregistrement Résolution : essayez plus tard la modification de l enregistrement 3218 Problème : Impossible de mettre à jour Explication :L enregistrement est verrouillé Résolution : essayez plus tard la modification de l enregistrement 3219 Problème : Impossible d exécuter l opération Explication : Résolution : Manuel d'utilisateur "TIJARA" 30
Erreurs dans le menu Edition N Erreur Explications et résolutions 20500 Problème : Mémoire insuffisante pour l opération Résolution : 20504 Problème : Fichier pour imprimer l état est manquant Résolution : Essayez de réinstaller votre application 20505 Problème : Destination d impression invalide Résolution : Reconfigurer votre imprimante 20514 Problème : Vous essayez d imprimer sur un fichier qui existe déjà Résolution : Changez le nom du fichier destination 20515 Problème : Erreur dans la formule Résolution : Vérifiez vos critères et vos valeurs de sélection 20522 Problème : Ressources systèmes insuffisantes Résolution : 20525 Problème : Chargement du fichier d état impossible Résolution : Essayez de réinstaller votre application 20526 Problème : Pas d imprimante définie par défaut Résolution : Reconfigurer votre imprimante 20529 Problème : Disque plein Résolution : 20532 Problème : Bibliothèque(s) de Base de données manquante(s) Résolution : Essayez de réinstaller votre application 20533 Problème : Base de données manquante ou corrompue Résolution : Essayez de réparer votre base de données 20534 Problème : Erreur dans une bibliothèques de Base de données Résolution : Manuel d'utilisateur "TIJARA" 31