Manuel de communication et visibilité pour les actions humanitaires financées par l Union européenne 1 Janvier 2014 (mise à jour : novembre 2014) Ce manuel présente les lignes directrices générales pour la mise en œuvre des mesures contractuelles de visibilité et de communication. Leur application concrète dépend de et peut se voir adaptée aux circonstances spécifiques de chaque projet. Les organisations partenaires sont invitées à prendre contact avec la DG ECHO en cas de doute. La Commission européenne, et aucune personne agissant en son nom, ne peut être tenue responsable de l utilisation qui pourrait être faite des informations contenues dans ce document. Toute reproduction est autorisée à condition que la source soit citée. 1 Remplace les outils «Visibilité, information & communication dans l aide humanitaire de la Commission européenne» à l usage des partenaires (2009).
Table des matières 1. OBJECTIF... 3 2. VISIBILITE STANDARD... 4 2.1. Identité visuelle de l aide humanitaire de l UE... 4 2.2. Application de la visibilité sur les sites des projets... 5 2.3. Terminologie... 6 3. FORMULAIRE UNIQUE ET SEUIL DE 0,5 %... 6 4. VEILLE ET RAPPORT FINAL... 7 5. COMMUNICATION... 8 5.1. Sensibilisation des médias... 9 5.1.1. Communiqués de presse... 9 5.1.2. Entretiens... 10 5.1.3. Conférences de presse... 10 5.1.4. Visites de journalistes... 11 5.2. Communication web... 11 5.3. Réseaux sociaux... 12 5.4. Publications... 13 5.5. Photos... 14 5.6. Productions audiovisuelles... 15 5.7. Évènements publics... 16 6. COORDONNÉES DE CONTACT... 16 2 P a g e
1. OBJECTIF Afin de garantir une prise de responsabilité de haut niveau ainsi qu un soutien continu de la part des principales parties prenantes et du grand public, la communication et la visibilité de l aide humanitaire de l UE sont une priorité et même, une obligation contractuelle. Pour en assurer l efficacité, ECHO et les partenaires humanitaires de l UE doivent coopérer étroitement lors de leur mise en œuvre. Conformément au cadre juridique pour les actions d aide humanitaire financées par l Union, ECHO met à disposition de ses partenaires des fonds spécifiques pour les aider à remplir leurs obligations en matière de visibilité et de communication lors de la réception de fonds européens. 2 Le présent manuel doit servir de premier guide aux partenaires, lors de la planification et de l exécution des activités de visibilité standard, dans le cadre de leur action humanitaire financée par l UE. Pour les efforts de communication plus élaborés («supérieure») ciblant un public européen, les partenaires sont invités à se renseigner auprès d ECHO, auprès de l agent régional d information (ARI) concerné ou auprès du siège. Le manuel fournit conseils et explications pratiques concernant la mise en œuvre des prescriptions en matière de visibilité et de communication, tel qu indiqué dans les dispositions contractuelles applicables, à savoir le contrat cadre de partenariat (CCP) et ses annexes pour les organisations humanitaires, les conditions générales applicables à l action humanitaire des agences spécialisées des États membres et financée par l UE, le CCP et ses annexes pour les organisations internationales, et l accord-cadre financier et administratif (ACFA) ainsi que la convention de délégation de gestion indirecte pour les Nations Unies. Le manuel vient compléter les règles générales en vigueur 3, de conseils spécifiquement relatifs à la communication de l aide humanitaire de l UE, sans pour autant les remplacer ou les modifier. Les directives CE-ONU demeurent valides pour les partenaires humanitaires de l ONU lorsqu ils travaillent avec ECHO. En cas de contradiction directe avec le présent manuel, les directives CE- ONU priment. Le même principe s applique au manuel de l UE pour les actions extérieures (2010). Le manuel s accompagne d un site internet spécifique et régulièrement mis à jour, où des exemples de bonnes pratiques peuvent être consultés. Les partenaires sont invités à faire usage de ce site internet pour consulter les conseils qui s y trouvent et trouver de l inspiration : www.echo-visibility.eu Pour chaque projet, le cadre général peut être complété par des prescriptions additionnelles en matière de visibilité et de communication, tel que convenu dans le cadre de l accord de projet spécifique. Chacune de ces prescriptions additionnelles 2 Règlement du Conseil (CE) n 1257/96, article 4. 3 «Manuel de visibilité et de communication de l UE pour les actions extérieures» (2010) : http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm et «Directives communes de visibilité pour les actions CE-ONU sur le terrain» : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/international_organisations/other_documents_relate d_united_nations/document/joint_visibility_guidelines.pdf 3 P a g e
doit être ensuite respectée. 2. VISIBILITE STANDARD Garantir une visibilité standard, pour l UE en tant que bailleur de fonds, est une obligation contractuelle s appliquant à l ensemble des organisations partenaires et à tous les types de projets humanitaires financés par l UE. Cela suppose : A. L affichage de l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE sur les sites des projets. La taille et la proéminence de cette identité visuelle sera décidée en fonction de chaque contexte (par exemple, selon le montant des fonds alloués par l UE et leur part dans le budget global du projet). B. Une reconnaissance verbale et écrite du rôle de l UE dans l aide humanitaire mondiale, en partenariat avec l agence en charge de la mise en œuvre de l action, lorsqu il est fait référence à un projet financé par l UE dans des entretiens avec les médias, des communiqués de presse, sur les réseaux sociaux, pages web, blogs, articles relatifs aux projets en question, etc. Dans le cas où un partenaire mobilise un partenaire exécutant (dans le cadre des conventions de financement) ou le bénéficiaire d une subvention (dans le cadre des conventions de délégation), les prescriptions en matière de visibilité et de communication restent pleinement applicables. Le partenaire d ECHO assume seul la responsabilité du respect des prescriptions et fait rapport à ECHO. Dans le cas où ECHO est un bailleur de fonds parmi d autres sur un projet (multi-donateurs ou projets cofinancés), la visibilité d ECHO doit, en règle générale, être assurée proportionnellement à sa contribution financière. Cela se traduit, par exemple, au travers de variations dans la taille et la proéminence de l identité visuelle. Dans le cas d un consortium, l ensemble des partenaires et non uniquement le partenaire titulaire du contrat avec ECHO doivent mettre en œuvre les prescriptions en matière de visibilité et de communication, par exemple, en garantissant la visibilité de l UE sur les pages d accueil de leurs sites internet respectifs. Il est généralement recommandé de consulter l ARI pour des conseils ( ARI). 2.1. Identité visuelle de l aide humanitaire de l UE Ceci est l identité visuelle par défaut qui doit être utilisée lors des actions de visibilité, d information et de communication, financées dans le cadre des accords de financement avec ECHO : 4 P a g e
L identité visuelle applicable est disponible dans 24 langues et deux résolutions différentes sur le site web de visibilité d ECHO : http://www.echovisibility.eu/standard-visibility/the-eus-humanitarian-aid-visual-identity/ Le «Guide graphique de l emblème européen» (utile lorsque l identité visuelle doit être imprimée) est disponible sur : http://publications.europa.eu/code/fr/fr- 5000100.htm Les partenaires peuvent demander une dérogation pour n utiliser que le drapeau avec la mention «Aide humanitaire» en-dessous, ou uniquement le drapeau sans texte d accompagnement. Toute demande de dérogation doit de manière générale être jointe au formulaire unique, lorsque la candidature générale a été soumise mais avant le début du projet. 2.2. Application de la visibilité sur les sites des projets La mise en œuvre de la visibilité standard sur les sites des projets implique une utilisation obligatoire de l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE en conjonction avec le logo du partenaire, par exemple sur : les enseignes, panneaux d affichage et plaques ; les fournitures et équipements (comme les véhicules, sacs de vivres, réservoirs d eau, conteneurs, tentes, bâches en plastique, emballages individuels pour des articles alimentaires ou non-alimentaires) ; les vêtements, tels que les t-shirts et les casquettes, portés par les travailleurs humanitaires du projet (si leur production se fait grâce à des fonds de l UE) ; les publications et autre matériel opérationnel, comme les manuels de formation, cahiers et affiches ; leur site internet, les publications concernant les actions financées par l UE, et les productions audiovisuelles du partenaire. L application concrète dépend de et doit être adaptée aux circonstances spécifiques du projet ainsi qu à la nature des outils financés. En règle générale, 5 P a g e
l identité visuelle doit être présentée de sorte à garantir que ceux passant devant soient en mesure de comprendre le rôle de l UE en tant que donateur. Lorsque l espace le permet (par exemple, sur les panneaux d affichage), le visuel doit être accompagné d un court texte explicatif ou d un message commun pertinent au sujet du projet. Exemple : Exemple: Titre du projet Mis en oeuvre par : [Logo du partenaire] Financé par : Message pertinent [ex. «Ensemble, venons en aide aux enfants vulnérables»] 2.3. Terminologie Lors d activités de visibilité et de communication, les termes suivants doivent être appliqués : «Union européenne» (et son acronyme «UE») est la formule à favoriser pour les activités de visibilité de base, lors de communications avec les médias, etc. La formule «aide humanitaire de l UE» peut aussi être utilisée. La formule «Commission européenne» peut être utilisée dans des contextes plus spécifiques, et peut être réduite à «Commission» uniquement lorsque sa signification est évidente. Le terme «ECHO» est à éviter s il n est pas accompagné de plus amples explications mais sinon, il peut être utilisé. Exemple : «le service de la Commission européenne à l aide humanitaire et à la protection civile (ECHO)» 3. FORMULAIRE UNIQUE ET SEUIL DE 0,5 % La visibilité est couverte par le formulaire unique (FU), en vertu de deux points du chapitre 9 : 9.1 «visibilité standard» (obligatoire) et 9.2 «visibilité supérieure» (optionnel). La distinction formelle dépend de la part de budget allouée. Tous les partenaires doivent remplir les conditions de la section 9.1 relative aux activités concrètes de visibilité standard prévues par deux sous-catégories : A (Affichage de l identité visuelle de l UE) et B (Reconnaissance verbale et écrite). 6 P a g e
Les partenaires peuvent consacrer jusqu à 0,5 % du budget des coûts directs éligibles (plafond de 8000) à ces activités de visibilité standard. Outre la visibilité standard, les partenaires peuvent opter pour une «visibilité supérieure», en vertu de la section 9.2 du FU. L objectif de ce type d activités de communication plus élaborées est de sensibiliser l opinion de publics-cibles définis, dans les États membres de l UE, à des questions humanitaires, et de présenter les résultats du partenariat avec ECHO. ECHO peut fournir un budget dépassant les 0,5 % des coûts directs éligibles lorsqu un partenaire souhaite mener ce genre d activités de visibilité supérieure. À cette fin, un plan de communication distinct doit être soumis à et approuvé par l unité de communication d ECHO (ECHO.A2) avant signature du contrat. Ce plan doit être joint comme annexe au FU. Un modèle aux normes est disponible sur le site internet de visibilité : http://www.echo-visibility.eu/above-standard-visibility-template/ Quel que soit le budget alloué, une visibilité standard, tant sur le terrain que lors de communications publiques, reste une obligation pour le partenaire d ECHO (sauf dérogation explicitement accordée pour le projet en question). Les dérogations aux obligations contractuelles de visibilité sont évaluées au cas par cas et doivent être convenues par écrit, sur base d une justification fournie par le partenaire. Le champ d application d une dérogation doit être précisé dans chaque cas. Les demandes de dérogation doivent être introduites dans le Formulaire unique, au point 11. 4. VEILLE ET RAPPORT FINAL Les indications contenues dans le Formulaire unique au moment de l introduction de la demande serviront de référence lors du travail de veille et du rapport final sur la visibilité standard du projet. Le cas échéant, le plan de communication «supérieure» sera aussi pris en considération. Lors de la soumission du rapport final pour liquidation, le partenaire doit y inclure tout justificatif pertinent, comme des photos d objets pertinents (drapeau de l UE apposé sur des véhicules, des fournitures, des enseignes, etc.), des copies de/liens vers des communiqués et coupures de presse, des références à des publications pertinentes, des liens vers des articles sur internet relatifs au projet en question, etc. La quantité de justificatifs fournis n a pas besoin d être exhaustive, mais doit cependant démontrer de manière crédible que les prescriptions contractuelles de visibilité et de communication ont été respectées en tant que partie intégrante du projet et ce, aux différentes étapes de sa mise en œuvre. 7 P a g e
Les dépenses de visibilité et de communication ne peuvent être validées qu à condition qu elles soient accompagnées des pièces justificatives adéquates. Lors de la soumission de leurs rapports finaux pour liquidation, les partenaires doivent prouver, à l appui de documents, que les activités contractuelles de visibilité et de communication ont bien été mises en œuvre. En général, les dépenses relatives aux besoins de communication interne du partenaire (comme pour des formations, des manuels internes, des coûts téléphoniques, une maintenance générale de son site internet, etc.) ne sont pas admissibles pour un financement en vertu du critère de visibilité. Au cours d un projet, les partenaires sont invités à informer et partager avec ECHO tout produit de communication important concernant une action humanitaire financée par l UE ( ARI). Cela permettra une communication commune pertinente (par exemple, via les réseaux sociaux) et facilitera la procédure de suivi. 5. COMMUNICATION Afin de maximiser l impact et l efficacité des coûts de communication et de préserver l identité distincte d une aide humanitaire fondée sur les besoins, les activités de communication doivent être intégrées à chaque étape du cycle d un projet et non, être considérées comme de l accessoire. L obligation de visibilité et de communication des partenaires implique, en règle générale, que la mention de l identité visuelle de l UE et/ou de l aide humanitaire de l UE se fasse sur un même pied d égalité que la mention de sa propre identité par le partenaire, dans les cas où le partenaire fait mention de lui-même ou reproduit son logo dans le cadre d activités de communication relatives à des actions fondées par l UE. Il n y a pas de modèle «taille unique». Les activités de communication doivent toujours être conçues sur mesure selon les publics-cibles, les messages clés, le projet concret et les capacités du partenaire. Les partenaires sont invités à coordonner la planification et la mise en œuvre des actions de communication sur le terrain, avec l agent régional d information concerné ( ARI). ECHO encourage ses partenaires à identifier un angle d approche principal, en matière de visibilité et de communication sur le terrain. 8 P a g e
Veuillez noter que, pour l UE, les publics cibles suivants sont à prioriser : au niveau de l UE les citoyens de l UE ; les radiodiffuseurs, la presse écrite et les médias en ligne ; les parties concernées, comme les leaders d opinion et les représentants élus au niveau européen, national et régional. sur le terrain les médias européens et internationaux ; les populations bénéficiaires ; les leaders d opinion dans les pays bénéficiaires ; les populations d accueil. 5.1. Sensibilisation des médias Cette section décrit les exigences de l UE, en termes de visibilité et de communication, pour toute activité en rapport avec les médias. 5.1.1. Communiqués de presse 4 Il est, en général, recommandé de publier un communiqué de presse au minimum lors du lancement et de la clôture d un projet. Le contenu de ces communiqués doit clairement indiquer que le projet est financé par le biais du budget d aide humanitaire de l UE. Lorsque la mise en page le permet, un encart peut être inséré, comprenant l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE et le texte suivant : Exemple : [LOGO du partenaire] et et le texte : «Le service d aide humanitaire de l Union européenne soutient les actions de secours à destination des personnes vulnérabilisées par les crises de par le monde.» ou «Par le biais de son service d aide humanitaire, l Union 4 Au stade de la proposition de projet, il n est pas nécessaire d inclure des informations détaillées concernant les communiqués de presse. Les coûts doivent être réduits au minimum. Lors de la remise du rapport final, des pièces justificatives doivent être jointes pour liquidation du projet (copie du communiqué de presse, coupures de presse, etc.). 9 P a g e
européenne soutient» Les partenaires sont généralement encouragés à fournir à ECHO une ébauche du communiqué de presse avant publication. Le cas échéant, ECHO peut fournir des citations (par exemple, de la part des experts/chefs de délégations concernés sur le terrain, ou de la part d un représentant d ECHO au siège) à inclure dans le communiqué de presse ( ARI). 5.1.2. Entretiens 5 Pour tout entretien avec les médias concernant des projets financés par l UE, le partenaire humanitaire doit s assurer de souligner son partenariat avec l UE et le financement reçu par ce biais. Dans les situations d urgence, si un financement de la part de l UE est prévu, cela doit également être mentionné lors de tout échange avec les médias. Lorsque des journalistes visitent des projets financés par l UE, les partenaires doivent s assurer du fait que le rôle de l UE en tant que donateur est pleinement reconnu et expliqué. De manière générale, les partenaires doivent : informer au préalable le bureau local d ECHO de tout intérêt des médias pour leur projet, et partager les coordonnées des organismes de presse ou des journalistes concernés ; transmettre aux journalistes concernés les coordonnées d une personne de contact chez ECHO (du bureau le plus proche ou de l agent régional d information concerné) pour plus d informations. 5.1.3. Conférences de presse 6 À chaque fois qu une conférence de presse est organisée dans le cadre d un projet humanitaire financé par l UE, la Commission européenne via le siège d ECHO, le bureau d ECHO sur le terrain ou la délégation concernée doit être invitée à participer. Les partenaires doivent aussi souligner le rôle de l UE lors de ce genre d évènements médiatiques. 5 Les entretiens ne doivent pas engendrer de coûts directs. Le contexte des entretiens, les noms, coupures de presse, enregistrements vidéo, dates, etc. doivent être précisés lors de la rédaction du rapport final. 6 Les conférences de presse prévues doivent être listées dans la proposition de projet, sous la rubrique «Activités de communication planifiées», en précisant leur objectif, le public cible et une estimation des coûts, ces derniers devant être listés dans la rubrique «Coûts autres». Toutes les informations pertinentes doivent être reprises dans le rapport final (date et lieu, média concerné, etc.) et les coupures de presse, clips vidéo, dates de diffusion, etc. doivent également être mentionnés. 10 P a g e
5.1.4. Visites de journalistes 7 Les visites médiatiques sur le site d un projet financé par l UE peuvent faire l objet d un financement dans le cadre du budget de visibilité du projet en question. Dans ce genre de cas, les partenaires doivent contacter ECHO au préalable afin d élaborer un plan commun, de sorte à maximiser l impact des visites. Dans le cadre de visites médiatiques financées par le biais du budget de visibilité des projets, les partenaires doivent s assurer que : ECHO est informé suffisamment à l avance, afin qu il puisse faire part de son avis et contribuer à l élaboration d un plan de visite efficace ; l agent régional d information concerné est informé suffisamment à l avance de la date et de l objectif de la visite ( ARI) ; une opportunité est donnée au(x) journaliste(s) concerné(s) de s entretenir avec un expert d ECHO sur le terrain ; le soutien de l UE est rendu visible, au travers de panneaux, d autocollants, etc. 5.2. Communication web Les projets en cours doivent être mentionnés sur le site internet des partenaires et le rôle de l UE en tant que donateur ainsi que le partenariat entre le partenaire et l UE doivent y être mis en avant. L identité visuelle de l aide humanitaire de l UE ainsi qu un lien vers le site internet d ECHO doivent figurer sur le site internet du partenaire (par exemple, sur sa page consacrée aux partenaires ou donateurs, ou sur la page décrivant ses voies de financement, ou encore sur ses pages dédiées aux projets recevant des fonds de l UE). L URL du site internet d ECHO est : http://ec.europa.eu/echo/index_fr.htm De manière générale, les coûts relatifs au développement des sites internet des partenaires ne sont pas admissibles au financement. Les coûts de nouvelles pages web, spécifiquement liées à un nouveau projet, ne seront pris en charge qu à condition que les pages web dont il est question fassent partie d une action commune de communication plus large. 7 Les visites de journalistes doivent être listées dans la proposition de projet, sous la rubrique «Activités de communication planifiées», en précisant leur objectif et une estimation des coûts, ces derniers devant être listés dans la rubrique «Coûts autres». Toutes les informations pertinentes doivent être reprises dans le rapport final (date et lieu, noms, etc.) et les coupures de presse, clips vidéo, DVD, dates et chaînes de diffusion, etc. doivent également être mentionnés. 11 P a g e
Les sites internet dédiés à des projets qui s inscrivent dans le cadre d actions financées par l UE ne peuvent pas contenir d appels à financement propres au partenaire (sauf si l accord de projet l autorise spécifiquement). 5.3. Réseaux sociaux Les réseaux sociaux constituent un moyen de communication et de création de visibilité auprès des publics-cibles, à coût minime pour un maximum d impact. Les partenaires sont encouragés à incorporer des publications et tweets liés à ECHO tout au long du cycle de vie des projets afin d offrir aux abonnés une expérience interactive et/ou «en direct». Pour un effet maximum, il est conseillé de : envoyer les coordonnées de votre responsable de la communication sur les réseaux sociaux à : echo-social-media@ec.europa.eu avec pour sujet : Contact réseaux sociaux pour xxx (nom de votre organisation, exemple UNICEF, Oxfam, etc.) nous autoriser à vous «suivre» en informant le service des réseaux sociaux d ECHO à l adresse mentionnée ci-dessus. nous suivre sur les réseaux sociaux : Facebook : http://facebook.com/ec.humanitarian.aid Twitter : Flickr : https://twitter.com/@eu_echo http://www.flickr.com/photos/69583224@n05/ Youtube : http://www.youtube.com/user/humanitarianaidecho Blog : http://blogs.ec.europa.eu/echo-action/ publier un billet qui souligne la contribution de l UE sur les réseaux sociaux lorsqu un projet financé par l UE est lancé ; mentionner/tagger ECHO dans vos tweets (@ec_echo) et vos publications Facebook, lorsque vous communiquez au sujet de projets financés par ECHO. De la sorte, ECHO sera en mesure de les partager et de les promouvoir/re-tweeter. Et ECHO agira de façon similaire lors de ses propres publications sur les réseaux sociaux. ECHO vous encourage aussi à utiliser du contenu tiré de son site internet et de ses comptes sur les différents réseaux sociaux (y compris les photos de sa collection sur Flickr) à condition qu il soit correctement cité/taggé comme source. Tagger ECHO sur TWITTER, inclure la mention @eu_echo dans vos tweets relatifs à des projets financés par l UE. Ex. : 12 P a g e
Tagger ECHO sur FACEBOOK : aimer la page Facebook d ECHO, taper @european commission et ECHO apparaîtra dans la liste, sélectionner ECHO et l identification est faite. Ex. : 5.4. Publications Dans les brochures, dépliants, prospectus, bulletins d information et autres publications relatives à des projets financés par l UE, tant au format électronique que papier, l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE doit être insérée à tous les endroits où apparaît également le logo du partenaire. Lorsque la publication d un partenaire (en ce compris les bulletins/magazines d information réguliers, dépliants, brochures) présente un projet humanitaire financé par l UE, la contribution de l UE doit être soulignée dans le texte. Exemple : «Le projet, financé par le service d aide humanitaire de l UE, vient en aide à 10 000 réfugiés vivant dans des camps temporaires» Le rôle de donateur de l UE doit être clairement mentionné dans le texte/l histoire (par exemple, au travers d une citation pertinente d un expert d ECHO sur le terrain ou de tout autre représentant du service). ECHO peut également contribuer aux publications des partenaires au travers d anecdotes/d avis, etc. ( ARI) 13 P a g e
Lorsque l espace le permet et si le partenaire inclut un encart de présentation concernant sa propre organisation, un encart contenant le texte suivant doit également être intégré dans la publication 8 : Exemple : «Le service d aide humanitaire de l UE finance des opérations de secours d urgence à destination des victimes de conflits et de catastrophes naturelles en dehors de l Union européenne. L aide est fournie, de manière impartiale et directe, aux personnes nécessiteuses, sans aucune discrimination raciale, ethnique, religieuse, politique ou fondée sur le genre, l âge ou la nationalité.» La publication d informations, sous quelque forme ou méthode, y compris sur internet, doit intégrer la décharge suivante : «Ce document couvre les activités d aide humanitaire mises en œuvre grâce au soutien financier de l Union européenne. Les opinions susmentionnées ne doivent, en aucune façon, être considérées comme reflétant l opinion officielle de l Union européenne. La Commission européenne ne peut être tenue responsable de l usage qui pourrait être fait des informations contenues dans le présent document.» 5.5. Photos 9 Les fonds de communication peuvent servir à payer des photographes professionnels pour couvrir les opérations humanitaires financées par l UE uniquement dans le cadre de projets de communication nécessitant spécifiquement des illustrations ou dont la nature première est visuelle, comme par exemple, des plans de communication web ou pour les réseaux sociaux, des expositions ou albums photographiques, etc. Des copies des photos prises par un photographe professionnel rémunéré grâce aux fonds d ECHO doivent être envoyées à ECHO dans un format numérique : ECHO-INTERNET@ec.europa.eu (de préférence, dans un format de 5 millions de pixels ou plus). Les images doivent être accompagnées de brèves légendes en décrivant l objet, ainsi que de fiches explicatives fournissant des informations sur le contexte des photos (date, pays, ville/région, projet, nom et rôle de la personne photographiée si applicable). Le nom de l organisation/la personne qui détient les droits d auteur doit toujours être indiqué pour permettre à ECHO de garantir que les photos soient toujours correctement citées. Si possible, une autorisation écrite de la personne photographiée doit aussi être jointe à l image. 8 En cas de doute sur le libellé, veuillez consulter ECHO : les coordonnées sont indiquées en fin du présent document. 9 [language of updated IPR clause] 14 P a g e
Concernant les expositions photographiques, l UE doit être clairement citée comme donateur dans tous les programmes, publicités, invitations, sites internet, blogs, brochures, dépliants, etc. ainsi que sur le lieu de l évènement. Si possible, ce message doit figurer aux côtés de l identité visuelle : «Avec le soutien du service d aide humanitaire de l Union européenne. Le service d aide humanitaire de l UE finance des opérations de secours d urgence à destination des victimes de conflits et de catastrophes naturelles en dehors de l Union européenne. L aide est fournie, de manière impartiale, et directe, aux personnes nécessiteuses, sans aucune discrimination raciale, ethnique, religieuse, politique ou fondée sur le genre, l âge ou la nationalité.» La Commission est en droit d utiliser ou de reproduire les photos d un partenaire lié par un accord de subvention ou de délégation. 5.6. Productions audiovisuelles Les projets audiovisuels portant sur des actions humanitaires financées par l UE sont admissibles au financement. L objectif est d informer les citoyens européens sur la façon dont leurs impôts sont utilisés. Le rôle de l UE doit être clairement mis en avant en s intégrant dans le narratif et au travers, par exemple, d un entretien avec un commissaire, un haut fonctionnaire ou un expert d ECHO sur le terrain ; d images d un expert ECHO sur le terrain, en train de travailler ; d images d articles affichant l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE. Généralement, les vidéos courtes (maximum 2 minutes) sont mieux adaptées à la diffusion. Les vidéos doivent afficher l identité visuelle de l aide humanitaire de l UE en début ou en fin de clip. ECHO ne finance pas de projets audiovisuels dont l unique but est de promouvoir une autre organisation. Avant la production : soumettre à ECHO (1) une ébauche de story-board décrivant les thèmes à couvrir, ainsi que (2) des informations sur les moyens de diffusion envisagés et une estimation du public-cible. 15 P a g e
Pendant la production : soumettre une ébauche du projet avant sa finalisation, c est-à-dire à un stade où il est encore possible d apporter des modifications en fonction des commentaires d ECHO. À la fin de la production : ECHO doit être informé de la distribution réelle de la production. La Commission est en droit d utiliser ou de reproduire, complètement ou partiellement, les productions audiovisuelles réalisées par ses partenaires dans le cadre d un accord de subvention ou de délégation. 5.7. Évènements publics L organisation d évènements publics est admissible au financement, sous réserve d un accord préalable avec ECHO sur les modalités et messages spécifiques. Quand un évènement de ce genre est planifié, ECHO doit être consulté au stade de sa préparation. La visibilité de l UE doit être garantie avant et pendant l évènement : claire indication dans les invitations, programmes, bannières et panneaux d affichage, etc. dans la langue locale, le cas échéant. 6. COORDONNÉES DE CONTACT Nous vous invitons à prendre contact à tout moment avec l équipe d information d ECHO pour toute question relative aux activités d information/communication. Concernant les grands projets de communication, nous vous conseillons fortement de prendre contact avec ECHO avant la finalisation de votre proposition de projet. Veuillez appeler le secrétariat d information d ECHO pour entrer en contact avec l agent de communication en charge de la zone géographique ou thématique à laquelle se réfère votre projet : Au siège à Bruxelles : Tél. : (+32 2) 295 44 00 Courriel : echo-comm-sec@ec.europa.eu Site internet : http://ec.europa.eu/echo/en Sur le terrain (à partir d octobre 2014) 16 P a g e
ECHO dispose d un agent régional d information (ARI) dans chacun de ses cinq bureaux d appui régionaux. N hésitez pas à les appeler à toute étape de votre projet d information et de communication : Bangkok +6622551035/6 courriel : echo.bangkok@echofield.eu Amman +96264607030 courriel : echo-amman@echofield.eu Nairobi +254202972000 courriel : echo.nairobi@echofield.eu Dakar +221338698000 courriel : echo.dakar@echofield.eu Managua +50522706201 courriel : echo.managua@echofield.eu Pour la liste et les coordonnées de tous les bureaux d ECHO sur le terrain, veuillez consulter http://ec.europa.eu/echo/files/about/field_offices.pdf Vous avez d autres questions ou souhaitez voir comment la visibilité et la communication d ECHO se passe en pratique? En complément de ce manuel général, ECHO a créé un site internet spécifique, qui reprend des exemples de bonnes pratiques en matière de visibilité et de communication, dans des actions mises en œuvre par des organisations partenaires. Pour trouver de l inspiration ou simplement quelques conseils, ou pour faire profiter d autres utilisateurs de votre propre expérience, veuillez vous rendre sur le site : www.echo-visibility.eu 17 P a g e