Gérer son Cabinet pour ses clients L efficacité opérationnelle des collaborateurs rime de plus en plus souvent avec mobilité. Pour autant, les cabinets doivent trouver l offre adaptée à leurs besoins, leur budget et leurs exigences en terme de sécurité. 2/41
Clients Nomades Banques Site secondaire Cabinet 3/41
1 - Les enjeux 1.a.) Optimiser les flux d information 1.b.) Optimiser les processus de travail Comment faciliter, optimiser et sécuriser la production des documents fiscaux? 4/41
1.a.) Optimiser les flux d information Les cabinets d expertise comptable passent du statut de «boîte noire» pratiquement autarcique, concentrée sur un site, à une organisation éclatée où des collaborateurs internes et externes travaillent en parallèle avec, et non plus seulement, pour leurs propres clients. 5/41
1- Acquérir 3- Restituer 2- Produire 1.a) Optimiser les flux d information 6/41
Acquérir rapidement l information L information n est plus systématiquement apportée physiquement mais elle est de plus en plus souvent collectée à la source (banque, clients ). 1.a) Optimiser les flux d information 7/41
Produire les documents fiscaux Au cabinet, le collaborateur doit pouvoir accéder le plus directement possible aux données du client Selon l organisation du cabinet et la spécialisation des collaborateurs, les informations clients doivent pouvoir être exploitées simultanément sur plusieurs sites 1.a) Optimiser les flux d information 8/41
Produire les documents fiscaux En clientèle, il doit avoir à sa disposition les bases de connaissances et tous les outils dont il dispose au cabinet. 1.a) Optimiser les flux d information 9/41
Restituer les documents fiscaux De plus en plus exigeants, les entrepreneurs veulent de la réactivité et un accès immédiat à l information détenue par le cabinet. 1.a) Optimiser les flux d information 10/41
1.b.) Optimiser les processus de travail L amélioration de la performance demande aujourd hui d identifier des processus transversaux, qui ne correspondent pas forcément aux fonctions traditionnelles du cabinet, mais ont pour objectif de créer une valeur pour le client. 11/41
Formaliser un processus de travail Exemple: une plateforme de communication à la place d une multitude de mails 1.b) Optimiser les processus de travail 12/41
Accélérer un processus de travail Exemple: la scannérisation des factures pour automatiser la tenue 1.b) Optimiser les processus de travail 13/41
Changer un processus de travail Exemple: une compta en ligne partagée avec le client 1.b) Optimiser les processus de travail 14/41
Les enjeux, en synthèse Dans cet environnement ouvert où les clients et les tiers (banques, avocats, notaires, sous-traitants etc ) peuvent intervenir au même titre que les collaborateurs, le choix de l organisation du travail est primordial : Automatisation ou délégation des tâches à faible valeur ajoutée Répartition des tâches entre le client et le cabinet Spécialisation de collaborateurs ou utilisation de compétences externes 15/41
Les enjeux, en synthèse Par conséquent, le respect de normes, la documentation des travaux et la traçabilité des opérations et des événements de la vie de dossier deviennent aussi importants que la recherche de la productivité. 16/41
2 La dématérialisation 2.a.) La scannérisation 2.b.) La télétransmission de fichiers 2.c.) La télédéclaration Quels sont les moyens techniques de dématérialisation? 17/41
2.a.) La scannérisation Pièces justificatives ( contrats, échéanciers ) Justificatif associé à l écriture ou au compte Aide à la révision Alimentation du dossier de travail, dossier permanent, archivage documentaire Reconstitution rapide en cas de contrôle 18/41
2.a.) La scannérisation Pièces à passer en comptabilité Possibilité de saisie en sous-traitance tout en récupérant un dossier documenté Gains de productivité en tenue par imputation automatique Relevés bancaires Factures 19/41
Zoom sur la scannérisation Numérisation des pièces au cabinet ou par le client ou par capture de fax Visualisation du document et saisie manuelle en pied de page Accélération de la saisie par l aide à la ventilation et la reconnaissance du tiers par OCR Attachement de l image de la pièce à l écriture 2.a) La scannérisation 20/41
Zoom sur la scannérisation Soit on saisit le tiers et on récupère automatiquement la ventilation usuelle sans avoir à paramétrer de trame ou de HT associé Soit on utilise l OCR pour reconnaître le tiers, il suffit alors de saisir le TTC Soit sur des factures de grande qualité, on paramètre dates et montant et on obtient un passage automatique complet de la ligne 2.a) La scannérisation 21/41
Zoom sur la scannérisation Ici l outil de paramétrage de l OCR qui dans 75% des cas s avèrera capable d identifier le tiers automatiquement, ce qui donne de fait accès aux ventilations automatiques 2.a) La scannérisation 22/41
2.b.) La télétransmission de fichiers Reprise de fichiers journaux de ventes, achats, paie, balances, grands-livres Format ASCII, transfert automatique d un progiciel à un autre, Gains de productivité en tenue par génération auto des écritures comptables Aide à la révision et au conseil par initialisation automatique des situations, des prévisionnels 23/41
2.b.) La télétransmission de fichiers Échanges de documents numérisés entre entreprise et cabinet Pièces scannées par le client pour le cabinet Publications pdf de documents finalisés par le cabinet pour son client Conservation des originaux, diminution des coûts d édition, de transport, Opportunité de clients éloignés géographiquement 24/41
2.b.) La télétransmission de fichiers Récupération des données bancaires Format ETEBAC, télétransmission à partir des banques Gains de productivité en tenue par imputation automatique des écritures de banque 25/41
Zoom sur la télétransmission de fichiers 2.b) La télétransmission 26/41
2.c.) La télédéclaration: TVA, liasses fiscales Télédéclarations des liasses fiscales, TVA Format EDI, générés automatiquement à partir de l outil de production vers le portail jedéclare.com Délais, suivi en ligne, télérèglement, multi-destinataires 27/41
2.c.) La télédéclaration: TVA, liasses fiscales EDI / EFI EFI est un formulaire de saisie, en ligne, mono-déclarant. Il s adresse prioritairement aux entreprises qui ont peu de volumes. EDI est un format de fichier émis par un logiciel de production comptable ou fiscale. Il est adapté aux Cabinets d Expertise Comptable qui traitent des volumes plus importants. 28/41
2.c.) La télédéclaration: TVA, liasses fiscales Télé règlement Il peut être effectué par un expert-comptable s il transmet les éléments nécessaires au paiement mais ne participe pas à la délivrance de fonds. 29/41
3 Les plateformes 3.a.) Architecture centralisée 3.b.) Nomadisme et sécurité Quelle architecture technique pour le Cabinet? 30/41
3.a.) Architecture centralisée Principe Regroupement des programmes et données sur un serveur Stations de travail = simples terminaux passifs Simplification du déploiement et de la maintenance des logiciels et des stations de travail Mises à jour instantanées grâce à la centralisation 31/41
3.a.) Architecture centralisée Possibilité d accès distant à partir d un site secondaire à partir de postes nomades à partir d une simple connexion internet possibilité d authentification forte Nomadisme, télétravail, répartition de la charge en cas de besoin 32/41
3.a.) Architecture centralisée Site principal Routeur Intranet cabinet Routeur Site secondaire travail à distance modem ADSL modem RTC Postes isolés 33/41
3.b.) Nomadisme et sécurité forte Le principe Pouvoir si besoin, accéder au site du cabinet, de n importe où, à partir de n importe quelle connexion Internet Le collaborateur dispose d un «porte-clés» qui garantit l authentification Un code secret personnel Un mot de passe qui change toutes les minutes 34/41
3.b.) Nomadisme et sécurité forte 35/41
3.b.) Nomadisme et sécurité forte Routeur Site principal Pare-feu local ou prestataire Intranet cabinet Routeur Site secondaire travail à distance modem ADSL modem RTC Postes isolés 36/41
Pré-requis exigés sur architecture centralisée Si site distant : Télécoms : exigence de débit garanti et de délai de réponse Attention aux impressions intensives Exigence de disponibilité totale et permanente des serveurs et du réseau Moyens à mettre en œuvre en local sur le site du cabinet 37/41
Solution alternative Confier l hébergement et l administration à un prestataire Gestion automatique des sauvegardes Gestion automatique des mises à jour progiciels Optimisation des bases de données Sécurité des accès et engagement sur la disponibilité Nécessité d une équipe technique à votre écoute Astreinte réseau 7j/7 et 24h/24 38/41
Collaborateur nomade Site secondaire Production Hébergeur Site principal
4 Les services en ligne 4.a.) l espace de communication 4.b.) la comptabilité en ligne Quelle plateforme de services en ligne pour les clients du cabinet? 40/41
L entreprise Mots de passe + Cryptage SSL + Firewall Plateforme d échanges Le cabinet
4.a.) L espace de communication Plateforme de communication Cryptage SSL des échanges Auto classement et archivage des documents Confidentialité par mots de passe Pas de limite de taille des documents échangés Conservation et traçabilité des échanges effectués : on sait quel collaborateur a envoyé quel document et à quel client et si le client l a lu ou non! Maîtrise complète de ce qui est envoyé : possibilité de masquer, démasquer tout message ou document, d en différer la publication, d en prolonger la durée, même de corriger le contenu d un mémo déjà envoyé Messagerie classique par e- mail Pas de cryptage Aucun classement automatique Accès global ou non à la boite aux lettres Limites physiques sur la taille du document transmis et sur celle de la boite aux lettres. Pas de contrôle sur la conservation des messages, ni sur leur classement manuel, ni sur leur arrivée «à bon port» Aucune possibilité de «rattraper» un message envoyé par erreur! Aucune possibilité de le masquer ni le corriger après envoi Publication sécurisé à partir de l outil de production Envoi artisanal avec fichier joint 42/41
4.b.) La comptabilité en ligne Quel intérêt pour l entreprise? Zéro investissement pour une accessibilité parfaite 24h/24, de partout, à plusieurs, sans soucis de sauvegardes ou mises à jour, sécurité maximale et sous contrôle permanent du cabinet Quel intérêt pour le cabinet? Partage de la tenue avec le client, sous contrôle permanent du cabinet, TVA plus rapide Possibilité de pallier la défaillance client Meilleur confort de travail mieux réparti avec le client et dans le temps Gain sur le travail de révision, révision au fil de l eau 43/41
Pour plus d informations, retrouvez-nous sur notre stand CCMX stand T99 et stand T135 44/41