Programme Bénévoles Championnat du Monde de Lutte Paris 2017 Départements fonctionnels Préambule Les Championnats du Monde de Lutte 2017 se dérouleront en France à Paris du 21 au 26 août 2017. L Accorhotels Arena (anciennement Palais Omnisports Paris Bercy) accueillera 100 délégations internationales sur six jours de compétition qui regroupera les trois styles : lutte gréco-romaine, lutte féminine et lutte libre. Un événement qui s annonce d ores et déjà unique et renversant! Pour garantir une organisation d un niveau international, le Comité d Organisation compte sur le renfort d un grand nombre de bénévoles qui apporteront leur expertise, leurs compétences, leur motivation et leur bonne humeur, fondamentaux pour la réussite du Mondial. 16 secteurs sont détaillés dans la suite du document. Chaque secteur se compose de différentes missions qui vous seront exposées ultérieurement, lors de votre entretien (. Si vous souhaitez accomplir une mission spécifique au sein d un secteur (mission que vous avez occupée lors d un autre événement par exemple), n hésitez pas à le mentionner dans la partie «commentaires» lorsque vous remplirez le formulaire d inscription en ligne.
Accréditation Le secteur «Accréditation» planifie et gère l accès aux différentes zones pour toutes les populations impliquées dans l organisation de l événement : les arbitres, les athlètes, les officiels, les médias, les bénévoles, les prestataires de services, les fournisseurs et les sponsors. Un centre d accréditation à l extérieur à proximité immédiate de la salle, sera mis en place. Les bénévoles sont les premiers interlocuteurs des différentes populations lors de leur arrivée sur site. Ils éditent et remettent les badges personnalisés à chaque intervenant. Il est à rappeler que la nature même de cette fonction, nécessite d avoir un bon relationnel, maitrise de l outil informatique et un très bon niveau d anglais et une deuxième langue commune à l événement (russe, espagnol, arabe ou chinois). Opérations Médias Le secteur opérations médias fournit et met en place les installations et les services d'information et de gestion destinés aux journalistes, techniciens médias et prestataires TV. Chaque salle a ses propres infrastructures et son propre dispositif (centre des médias, tribune médias, salle de conférence de presse, zone mixte et zone flash, studios TV) offrant ainsi aux populations médias des conditions de travail optimales. Les bénévoles de ce secteur sont le premier point de contact des populations médias et ont une mission clé pour le bon déroulement de l événement : accueil et services aux médias, gestion des différents espaces médias et TV, organisation des différentes activités médias durant la compétition. Les bénévoles de ce secteur assistent le responsable médias du CO et de l UWW dans la gestion quotidienne du secteur. Parcours des délégations sportives Les bénévoles rattachés à la gestion des flux des délégations sportives orientent les populations impliquées au sein de la zone de compétition, d échauffement et d entrainement. Aménagement et technologie Le site et la salle de compétition nécessite des aménagements et des installations particulières pour accueillir les Championnats du Monde de Lutte dans les meilleures conditions. Le secteur aménagement et logistique s assure, dès la période de montage, de la bonne mise en configuration de la salle de compétition, d entrainement et autres espaces utiles. Ce secteur garantit la bonne marche des différentes livraisons sur site, de la gestion de la plateforme logistique et des
différents espaces de stockage, de l approvisionnement des autres secteurs opérationnels. Marketing et Communication La FFL, à qui l événement a été délégué, et le Comité d Organisation, organisateur de l événement ont chacun des partenaires, sponsors et fournisseurs officiels lors de cet événement. Le volet marketing de la fonction marketing et communication s assure du bon respect des droits de chaque partenaire, et ce dès le périmètre mis en place à l extérieur de la salle jusqu au village. L équipe marketing apporte également les services requis aux partenaires en fonction des prérogatives des responsables marketing et des différentes activations prévues sur le site. L équipe communication rédige des articles chaque jour, à usage interne et externe, de promotion, en s appuyant sur les outils de communication papier et digitaux mis en place. Un reportage photo est également à réaliser, à destination des populations organisatrices, sur les coulisses de l événement. Compétition Le secteur Compétition est au cœur de l événement puisqu il est garant de la mise en place et de la bonne organisation de tous les combats. Ce département est en relation directe avec l essence même de l événement et des populations les plus sensibles impliquées dans le tournoi : les arbitres, les équipes et les officiels techniques. L'objectif principal de ce secteur est d'organiser les combats sur le plan sportif et de fournir tous les services associés notamment l accueil et la gestion des équipes sur site. Il s agit de répondre aux exigences de qualité requises par l UWW et le CO. Les bénévoles assistent le responsable compétition et les arbitres dans les préparatifs et la réalisation de chaque combat, y compris les séances d'entraînement, que ce soit dans la salle de compétition, d échauffement, chambre d appel ou la salle d entrainement. Ils contribuent à la mise en place et à la bonne organisation des zones de la compétition et du matériel. Les bénévoles assurent diverses tâches administratives ainsi que des missions d assistance aux arbitres. Les bénévoles assurent également une partie du protocole allant de la préparation des récompenses jusqu à l accompagnement des champions au podium. Hospitalités Le secteur hospitalités garantit le bon accueil et le traitement des différents clients ayant acheté des prestations d hospitalité (billetterie pour les entreprises associée à des prestations de restauration sur site).
L équipe hospitalités assure le bon fonctionnement des salons hospitalités, avec la mise en place du traiteur et des animations proposées, ainsi que de la bonne gestion de tous les invités VIP et de leurs emplacements en tribune. Transport Le secteur transport planifie et organise les services de transport pour les officiels, les délégations, les arbitres, les invités, les médias et le staff. Les zones à desservir sont les gares, aéroports, le site de compétition et hôtels officiels. Les bénévoles assurent principalement une mission de chauffeur et transportent les populations impliquées entre les différents lieux officiels. Certains bénévoles se chargent d accueillir les délégations, ou les officiels, lors de leur arrivée sur le territoire français. Des bénévoles seront ainsi positionnés aux aéroports et gares, les jours d arrivée des équipes pour leur garantir un accueil personnalisé et de qualité. Cette fonction nécessite une disponibilité quelques jours avant le début de l événement pour accueillir les équipes mais aussi pendant l événement puisque les délégations arriveront au fur et à mesure suivant les différents styles de lutte. Il est à rappeler que la nature même de cette fonction, nécessite d avoir un très bon niveau d anglais, d avoir un bon relationnel et une deuxième langue commune à l événement serait un plus (russe, chinois, arabe ou espagnol). Programme bénévoles Toutes les activités des bénévoles sont planifiées et mises en œuvre par le secteur programme bénévoles. Cette fonction s'occupe des bénévoles dès leur candidature et s'assure du bon déroulement de ce programme clé pour la réussite de l évènement. Elle est en charge de la formation, de l'attribution des postes, de l animation de la communauté des bénévoles, de la gestion du centre des bénévoles pendant l événement, de la restauration des bénévoles et du staff, du respect des plannings mis en place par les responsables fonctionnels, et, le cas échéant, de trouver les remplaçants. Certains postes nécessitent une disponibilité (à temps partiel) dès le mois de mars 2017 pour procéder aux entretiens des candidats pour sélectionner le dispositif bénévoles. Services aux Délégations Une fois le pied posé sur le sol français, chaque délégation nécessitera une attention particulière dans sa gestion quotidienne. Un point services aux délégations sera mis en place sur le site de compétition. Le bénévole fera l interface entre l organisation et la délégation pendant l événement. Les bénévoles assisterons les délégations pour
tous renseignements logistiques, de compétition, de restauration, d hébergement, de transport ou toute demande ponctuelle à faire à l organisation. Le bénévole devra être disponible quelques jours avant le début de la compétition et disponible pendant toute la durée de l événement. Il est impératif de maîtriser l anglais et si possible une autre langue commune à l événement (russe, chinois, arabe ou espagnol). Centre des Opérations Le centre des opérations est le centre névralgique de l événement. Les bénévoles CDO (Centre des Opérations) assistent la cellule de direction de site à la bonne livraison des journées de compétition, du montage et démontage. Ils font le lien entre les différentes fonctions opérationnelles, font remonter au à la direction les éventuels problèmes rencontrés par les autres responsables fonctionnels. Un centre des opérations sera mis en place dont la tâche sera de coordonner l ensemble du site et d apporter un support technique et humain. Des bénévoles seront missionnés pour aider à la bonne gestion de ce lieu névralgique. Restauration La fonction restauration est chargée de livrer les repas de l ensemble des populations excepté le grand public et les officiels UWW : bénévoles, staff CO, délégations, arbitres et Village Club France. Les bénévoles assurent principalement le service et la bonne organisation de la salle de restauration. Hébergement Le comité d organisation doit assurer l hébergement d un certain nombre de personnes accréditées, dont les délégations, la fédération internationale, les arbitres, etc. A ce titre, un certain nombre d hôtels (17) ont été contractualisés par le CO pour assurer l hébergement de ces accrédités. Le rôle du bénévole est donc de venir en renfort dans la gestion opérationnelle du dispositif mais également d être un relai d information auprès des clients et des hôtels et assurer le lien avec la responsable d hébergement. Programme de Présentation Sportive Le Programme de Présentation Sportive (PPS) met en lumière tous les éléments qui composent l'expérience du spectateur, pour l'ensemble des catégories de publics.
L équipe en charge de ce programme aura pour mission de mettre en scène les grands temps liés à la compétition et aux cérémonies. Billetterie Le secteur billetterie oriente et renseigne les spectateurs sur les questions relatives aux billets. Il distribue également les billets en échange de contremarque. Parcours public Plus de 30 000 spectateurs et 100 délégations sportives sont attendus pour les Championnats du Monde de Lutte 2017. Les bénévoles rattachés à la gestion des flux public auront la mission de renseigner et orienter le grand public à l intérieur du site. Des animations seront également proposés au grand public.