Petit tutoriel pour la plateforme éditoriale Première partie : étapes 1 et 2 Claude Sabbah Directeur technique Ce tutoriel s adresse aux rédacteurs en chef du Journal de l École polytechnique. Il explique les actions à faire pendant le processus éditorial sur la plateforme http://jep.math.cnrs.fr Ces actions peuvent être effectuées par Marine Amier ou moi-même sur demande du rédacteur en chef. Le processus est divisé en plusieurs étapes, illustrées plus loin sur un site test (noms et adresses fictifs). 0 e Après une soumission, le directeur technique (moi-même) est informé par un mail. Il prévient les rédacteurs en chef de l arrivée de cette soumission. 1 e Étape : Un des rédacteurs en chef (en général) prend en charge la soumission et assigne un rédacteur associé, en lui demandant des suggestions de rapporteurs. Le rédacteur peut répondre directement par son mail, ou via la plateforme. Dans le deuxième cas, sa réponse (donc ses suggestions) sont enregistrées et on peut s y référer plus tard. Dans le premier cas, je peux me substituer au rédacteur pour intégrer son message dans la plateforme. Remarque : droits des rédacteurs. Par défaut, les rédacteurs ont les mêmes droits d action que les rédacteurs en chef, sur les articles qui leurs sont assignés. Une case est cochée pour Review et Editing dans la page Summary d une soumission. On peut décocher la case Editing, mais il faut garder Review cochée, sinon ils n ont plus accès à la soumission. Petit inconvénient. Dans l organisation actuelle, on demande aux rédacteurs de ne pas utiliser leurs droits d action, c est le rédacteur en chef qui s en charge. À l avenir, on pourra décider de «décentraliser»lesactions,essentiellementpourlesrelationsaveclesrapporteurs(étapes2, 3, 4). 2 e Étape : Le rédacteur en chef (en charge) sélectionne des rapporteurs : (a) Si un rapporteur est déjà inscrit comme tel dans la base, il apparaît directement et il suffit de le sélectionner. (b) Si un rapporteur existe dans la base, mais pas avec ce rôle, il faut l enrôler. (c) Si le rapporteur n existe pas dans la base, il faut le «créer». Un message lui est alors envoyé pour lui indiquer qu on a inscrit son nom dans la base. Une fois les rapporteurs sélectionnés, le rédacteur en chef (en charge) leur envoie un message. 3 e Étape : les rapporteurs peuvent accepter ou refuser, soit directement sur la plateforme, soit en répondant au rédacteur en chef. Dans ce dernier cas, celui-ci effectue (ou me demande d effectuer) l opération sur la base. 4 e Étape : les rapporteurs envoient leur avis ou rapport, soit par mail, soit via la base (sous forme «commentaires» à l éditeur et/ou à l auteur, et/ou sous forme fichier téléchargé sur la plateforme). Si les rapporteurs envoient tout par mail au rédacteur en chef, celui-ci (ou moi, ou Marine) effectue l opération ci-dessus sur la plateforme. 5 e Étape : Au vu des rapports et après discussion avec le rédacteur, le rédacteur en chef en charge consulte les deux autres pour prendre une décision collective. Il consigne cette décision, et envoie un mail à l auteur et un mail aux rapporteurs pour les informer.