Optimisation des charges de personnel octobre 2015
Optimisation des charges du personnel Un constat Une augmentation «naturelle» de 3% par an, La dépense la plus importante du fonctionnement, Progression qui interroge et un poids qui incite à penser, dans cette période de contrainte budgétaire, que le chapitre 12 renferme potentiellement des économies. Les voies possibles Agir directement sur la politique salariale: avancement de grade, d échelon, régime indemnitaire. Repenser le mode de fonctionnement en calibrant au plus juste les moyens aux besoins. C est cette dernière voie qui a été retenue
Optimisation des charges du personnel Une démarche Qui demande une analyse préalable du fonctionnement, qui s intéresse spontanément au bien fondé des choses quand «tout va bien»? Pour le repenser, le «professionnaliser», profiter des opportunités, départs en retraite, volontaires, mutation, demande de temps partiels Et qui modèle l avenir. du fonctionnement comme de l aménagement (composante entretien dans la conception), Une démarche qui exige, un travail collaboratif, avec le personnel, les administrés et les acteurs associés au fonctionnement du service (scolaire) un travail important du DGS, des responsables des services concernés, des RH, une volonté politique affirmée des élus,
Optimisation des charges du personnel, une démarche Qui ne vise pas seulement la diminution des effectifs Absences non compensées dans les services généraux Pas de remplacement des agents pour des absences de courte durée. Mise en place d un mode de marche dégradé. Fermeture temporaire d un service Fermeture de l accueil de la mairie (lundi de janvier à mars) pour compenser la surcharge temporaire de travail dû au recensement. Mais qui prend également en compte les coûts induits Réduction de 0,2 ETP des RH avec la mutation de l agent de la comptabilité. doit se poursuivre et s amplifier pour adapter notre commune au contexte budgétaire (diminution des dotations en 2015,2016, 2017 et.).
Optimisation des charges du personnel, une démarche qu on a accompagnée d une réinsertion professionnelle pour les contractuels non repris 16 personnes concernées = 4 ETP Transfert des contractuels à l Association Intermédiaire du Grésivaudan (AGI) 8 personnes volontaires pour une réinsertion professionnelle et transférées à l AGI 4 étudiants, 2 départs à la retraite, une personne embauchée dans une autre collectivité, une personne n a pas voulu s inscrire à l AGI, avec des engagements réciproques Lorsque la commune, pour un besoin de personnel fait appel à l AGI, le personnel transféré est prioritaire, Le personnel transféré à l AGI doit bénéficier d une procédure de réinsertion professionnelle, Pour «compenser» le transfert de personnel, la commune transfère à l AGI des heures d entretien. Des rencontres régulières de suivi.
Les domaines d optimisation à partir de 2015 Taux de présence pendant le temps scolaire des ATSEM Taux d encadrement des enfants dans les services périscolaires Niveaux d entretien des bâtiments communaux Organisation des activités du PEJ Autres mesures: mutualisation,
Taux de présence des ATSEM pendant le temps scolaire. Calculer en ½ journées pour une classe de 28 enfants Nb d ATSEM Année scolaire 2014 2015 Petite section Moyenne section Grande section Par classe 1 0,75 0,5 Au total 52 Année scolaire 2015 2016 Par classe 1 0,5 0,5 Au total 42 Source : modèle du Ministère de l Intérieur, règlement intérieur des ATSEM. Un temps journalier de préparation du matériel pédagogique avant le début de la classe d une durée de 20 min est donné à chaque ATSEM.
Taux d encadrement du périscolaire Année scolaire 2014 2015, 3 taux d encadrement distincts Âge des enfants Moins de 6 ans Plus de 6 ans Accueil périscolaire Journée avec école déclarée à la DDCS 1animateur pour 10 enfants 1animateur pour 14 enfants Accueil périéducative Décret du 2 août 2013 1animateur pour 14 enfants 1animateur pour 18 enfants Accueil extrascolaire Journée avec école déclaration à jeunesse sports 1animateur pour 8 enfants 1animateur pour 12 enfants Année scolaire 2015 2016, retenir le taux d encadrement du décret du 02/08/2013 relatif au projet éducatif de la réforme des rythmes scolaires Moins de 6 ans Plus de 6 ans 1 animateur pour 14 enfants 1 animateur pour 18 enfants
Impact sur les services du périscolaire les accueils périscolaires du matin, midi et soir Mutualisation des accueils le matin (1lieu d accueil unique pour les groupes scolaires Aragon et JJ Rousseau) Un seul lieu d accueil le mercredi midi avec transport des enfants par bus. Le SAPIC (Service d Accueil Périscolaire InterClasse) Le taux d encadrement prévu n est pas respecté (augmentation) pour un restaurant pour prendre en compte la configuration particulière des locaux.
Niveau d entretien des bâtiments communaux (1/3) Constat de l existant: attribution du nombre d heures d entretien sans véritable réflexion sur le rapport quantité/temps de travail dans les différents bâtiments Décisions: Rationaliser les heures d entretien avec une réflexion sur les cadences pertinentes (Source: prestataires de services, BTS entretien industriel ): avec prise en compte des différents paramètres: méthode utilisée, niveau de salissure, niveau d encombrement, nature des revêtements, déplacements dans la zone de travail avec une adaptation en fonction du type des bâtiments communaux: salle de classes, sanitaires, vestiaires
Niveau d entretien des bâtiments communaux (2/3) Décisions: Repenser la fréquence d entretien hebdomadaire et le niveau d entretien par site: pour les bâtiments scolaires et la MEIJE: (Maison de l'enfance et d'initiative pour la JEunesse) 5 fois pour les sanitaires, salles d eau 3 fois pour les salles de classes maternelles, les dégagements, les couloirs 2 fois pour les salles de classes élémentaires 1 fois pour les bureaux des directeurs et salles des maîtres, pour les salles de classe un ménage «léger» différentié (maternelle, primaire) est réalisé les jours sans «entretien» pour les bâtiments de restauration: 5 fois pour les locaux pour les bâtiments administratifs: 5 fois pour les sanitaires et pour les locaux recevant du public 1 fois pour les bureaux et la salle de restauration du personnel A la demande pour la salle du CM
Niveau d entretien des bâtiments communaux (3/3) décisions: Repenser la fréquence d entretien hebdomadaire par site: pour d autres équipements/bâtiments : Équipements sportifs, salle polyvalente, mairie Abandon de l entretien de certaines parties communes parties communes des appartements communaux loués (à la charge des locataires) Limiter le «gros entretien» dans les écoles : Fréquence réduite à 1 fois par an pendant l été Opération confiée à l AGI Repenser le travail des agents pendant les petites vacances scolaires Les activités du SAJ continuent donc l entretien et le service de restauration aussi. Les activités scolaires cessent: congés, les agents disposent dorénavant d une semaine pleine de «repos compensateur» journées de concertation, de formation (prises sur le temps de travail),
Organisation des activités du PEJ décisions: Etre plus vigilant sur les taux d encadrement actuels les inscriptions occasionnelles ne donnent plus droit au choix de l activité Diviser par 2 le nombre de mini-séjours Privilégier les activités qui ne demandent pas de déplacement en bus optimiser les dépenses du 6042-Achat de prestation de services. Solliciter les associations pour assurer des activités (35 ou 50 par enfant et par an). Elles peuvent intervenir à l année ou pas. Passer de 2 séjours d été ados à 1 seul L inscription au séjour est conditionnée à la participation active à sa préparation. Ramener à l optimum (transport, encadrement) le nombre de participants au séjour ski (80 enfants)
Autres mesures Le non remplacement d un agent des services techniques Décisions: Diminution de l offre de service plus de transport de matériel pour les associations mais prêt d un véhicule Prestations partiellement externalisées augmentation des fréquences de faucardage, balayage externaliser les tâches (associations d insertion) pour lesquelles les ST ne disposent pas d un matériel suffisant et donc passent beaucoup de temps repenser les aménagements de voirie classement en fréquence d entretien des espaces verts privilégier le minéral au végétal pour les micros espaces hiérarchiser l urgence des demandes faites aux ST Le mouvement de mutualisation de personnel avec la communauté de communes. Décision: Autorisation des droits du sol: 0,5 ETP à compter de juillet 2015
Bilan des financier des décisions Economies possibles en k : Présence ATSEM: Ramené de 52 ½ journées pour 2014-2015 à 42 pour 2015 2016, diminution de 19,2% Non-remplacement agent ST Poste Fin 2015 Année 2016 Encadrement accueils 8,5 22 Encadrement SAPIC 9,5 25 Entretien 20 75 Activités PEJ 0 35 Agent mouv. mutualisation 7 15 TOTAL 45 172 gain: coût chargé 30 K. Dépenses: augmentation des prestations extérieures: 3 K (dépenses annuelles) investissements 2015 pour suppression des micros espaces: 15 K (1 fois)