Octobre 2010 ALERTE ÉQUITÉ SALARIALE présence locale portée mondiale Droit au but Qu est-ce que l équité salariale? Une échéance au 31 décembre s applique à la majorité des entreprises Que doit-on faire? L objectif de l équité salariale est que les salariés travaillant dans des catégories d emplois à prédominance féminine effectuant des travaux différents mais de valeur équivalente à des catégories d emplois à prédominance masculine reçoivent la même rémunération que les catégories d emplois à prédominance masculine. La Loi sur l équité salariale a préséance sur les autres lois et sur les conventions collectives. Il s agit donc La Loi sur l équité salariale (la Loi) s applique à presque toutes les entreprises du Québec ayant 10 salariés ou plus. La plupart des entreprises devront d ici le 31 décembre 2010, soit compléter leur premier exercice d équité salariale, soit en faire la mise à jour. Les règles établissant les dates d échéance sont complexes et doivent être confirmées avec les faits de chaque situation, toutefois, de façon générale : Les entreprises qui, avant 2006, avaient 10 salariés ou plus dans leurs premiers douze mois d activités devront effectuer leur premier exercice d équité salariale au plus tard le 31 décembre 2010. Les entreprises ayant complété leur premier exercice d équité salariale avant le 12 mars 2009 devront effectuer une mise à jour de l équité salariale au plus tard le 31 décembre 2010. Pour les autres situations, une date d échéance postérieure au 31 décembre 2010 s applique. Pour la plupart des entreprises, un exercice d équité salariale doit être complété au plus tard le 31 décembre 2010 afin de prévenir l application de pénalités onéreuses et autres conséquences financières défavorables. Afin de vous assister dans d un concept fort différent de celui d un salaire égal pour un travail identique. Prenons l exemple suivant : Transportco a des chauffeurs de camions rémunérés à 18 $ de l heure et du personnel de bureau féminin rémunéré à 14 $ de l heure. Si après analyse de certains critères, il est déterminé que le travail des deux catégories d emplois a la même valeur, des ajustements salariaux en vertu de l équité salariale seront requis. La Commission de l équité salariale (ci-après: la Commission ) a pris position qu aux fins de l échéancier du 31 décembre, de considérer qu un exercice d équité salariale est complété le premier jour de l affichage des résultats aux salariés. Pour les entreprises de 50 salariés et plus dans leur période de référence, l affichage des résultats peut seulement survenir 60 jours après un premier affichage (où les catégories d emplois et la méthodologie d évaluation sont affichées). Ainsi, pour les entreprises de 50 salariés et plus, le premier affichage de renseignements doit survenir au plus tard le 31 octobre 2010 afin que l affichage des résultats puisse survenir le 31 décembre et que l échéance soit rencontrée. Pour les entreprises de moins de 50 salariés dans leur période de référence, les résultats devront donc être affichés au plus tard le 31 décembre 2010. cette tâche, le présent document vous présente un sommaire de certains concepts de la Loi sur l équité salariale, incluant des tableaux de référence pour en faciliter la compréhension.
Loi sur l équité salariale - Québec Qu est-ce qui a changé? La Loi sur l équité salariale fut initialement sanctionnée en 1996. Toutefois, plus de la moitié des entreprises assujetties à la loi ne se seraient pas conformées. En conséquence des amendements à la Loi ont été introduits par le projet de loi 25 qui fut sanctionné le 28 mai 2009 afin d assurer que les entreprises la mette en application et pour en élargir la portée, incluant : Une nouvelle échéance au 31 décembre 2010 s applique aux entreprises retardataires des nouvelles règles et échéances ont été introduites afin de mettre à jour l équité salariale (appelées : «maintien») Fournir à la Commission les ressources nécessaires afin qu elle puisse s assurer de la conformité des entreprises Avoir une déclaration de renseignements à produire des pénalités onéreuses pour les entreprises ne remplissant pas leurs obligations Obligations de production et fardeau de la preuve Les obligations en matière de production à l égard de l équité salariale sont les suivantes : Les entreprises doivent se conformer aux règles d affichages afin de fournir à leurs salariés certains renseignements précis tel que prévu dans la Loi. Une déclaration de renseignements est en voie de développement par la Commission en étroite collaboration avec Revenu Québec ; il est prévu qu elle soit introduite en 2011. Afin de s assurer de la conformité à la Loi, la Commission encourage énergiquement les salariés à porter plainte contre leurs employeurs qui ne se sont pas conformés à la loi, telle que l indiquerait une absence d affichage des résultats d un exercice d équité salariale. Dans l éventualité d une vérification de conformité, l entreprise aura le fardeau de la preuve de démontrer qu elle a effectué un exercice d équité salariale en utilisant des méthodes et hypothèses raisonnables. 02
Régime applicable en fonction du nombre de personnes salariées de l entreprise Caractéristiques des trois régimes Les obligations d une entreprise sont établies en fonction du nombre de ses salariés de sa période de référence. Il y a des règles précises pour calculer le nombre de salariés et pour déterminer la période de référence, lesquelles sont discutées ci-après. Parmi les éléments distinguant les régimes, mentionnons les suivants: La Loi sur l équité salariale ne s applique pas aux entreprises qui n ont pas encore franchi le seuil de 10 salariés et plus (toutefois, le principe général de l équité salariale s applique en vertu de la Charte des droits du Québec). Les entreprises de moins de 100 salariés ne sont pas tenues d instituer un comité d équité salariale. Les entreprises de moins de 50 salariés ont un processus moins rigoureux d équité salariale à suivre. Les entreprises de 50 salariés et plus sont tenues à deux affichages, alors que les entreprises de moins de 50 salariés sont seulement tenues d afficher les résultats. OBLIGATIONS SELON LE NOMBRE DE SALARIÉS DE LA PÉRIODE DE RÉFÉRENCE Obligations en vertu de la Loi sur l équité salariale Nombre de salariés 10 à <50 50 à <100 100 et plus Réaliser une démarche d équité salariale S/O S/O Obligation de former un comité d équité salariale avec participation des salariés S/O S/O Obligation de réaliser un programme d équité salariale S/O Affichage des catégories d emploi et de la méthodologie qui sera utilisée S/O Affichage des résultats Obligation d ajuster les salaires en vertu de l équité salariale Maintien de l équité salariale aux 5 ans Obligation de conserver pendant un minimum de 5 ans la documentation 03
Période de référence La période de référence sert à déterminer durant quelle période on doit faire le compte des salariés et à établir les obligations en vertu de la Loi. Cela servira à déterminer le régime d assujettissement que l entreprise suivra par après, nonobstant les fluctuations subséquentes du nombre de salariés. Cette règle générale a par le passé fait en sorte que les entreprises ayant moins de 10 salariés dans leur période de référence ne seraient jamais assujetties à la Loi. Cette anomalie a été corrigée en prévoyant que toute entreprise qui avait moins de 10 salariés dans sa période de référence mais qui a atteint ou dépassé le seuil de 10 salariés en 2008 ou après devienne assujettie à la Loi. Le tableau ci-après présente de façon succincte les périodes de référence et les échéances qui y sont rattachées. ÉTABLISSEMENT DES PÉRIODES DE RÉFÉRENCE Début des activités Période de référence Échéance Entreprise qui a débuté ses activités avant le 21 novembre 1996 et qui a 10 salariés ou plus lors de sa période de référence Entreprise qui a débuté ses activités entre le 21 novembre 1996 et le 12 mars 2004 et qui a 10 salariés ou plus lors de sa période de référence Entreprise qui a débuté ses activités entre le 13 mars 2004 et le 12 mars 2008 et dont le premier salarié est entré au service de l employeur au plus tard le 12 mars 2008 et qui a 10 salariés ou plus dans sa période de référence Entreprise qui a débuté ses activités après le 12 mars 2008 et qui a 10 salariés ou plus dans sa période de référence Ou Entreprise dont le premier salarié est entré au service de l employeur après le 12 mars 2008 et qui a 10 salariés ou plus dans sa période de référence Ou Moins de 10 salariés dans sa période de référence et 10 salariés ou plus en 2008 ou après Du 21 novembre 1996 au 20 novembre 1997 12 mois commençant à la date où le premier salarié est entré au service de l employeur 12 mois commençant à la date où le premier salarié est entré au service de l employeur Du 1 er janvier au 31 décembre d une même année civile 21 novembre 2001 Prolongée au 31 décembre 2010 5 ans après le début des activités Prolongée au 31 décembre 2010 5 ans après le début des activités Prolongée au 31 décembre 2010 si l échéance était une date préalable Si l entreprise n était pas préalablement assujettie et qu elle a 10 salariés ou plus dans l année civile 2008, alors l échéance est le 1 er janvier 2014 Si l entreprise n était pas préalablement assujettie et qu elle a 10 salariés ou plus dans l année civile 2009 ou après alors l échéance est 4 ans suivant le 1 er janvier de l année subséquente. Note : Des échéances particulières s appliquent aux entreprises qui n ont pas de catégories d emplois à prédominance masculine 04
Qu est-ce qu une entreprise? Comment compte-t-on les salariés? La Loi sur l équité salariale n apporte aucune définition particulière à la notion d entreprise. Il faut alors s en remettre au sens généralement accordé au terme. Le Code civil du Québec, de même que la jurisprudence établie en application de la Loi sur les normes du travail et du Code du travail, constituent à cet égard des précédents intéressants. L entreprise y est essentiellement considérée comme Le nombre de salariés correspond à la moyenne du nombre de salariés établie en fonction du nombre de salariés inscrits sur le registre de l employeur par période de paie au cours de l année civile. Ceci inclut les salariés à temps plein, à temps partiel et occasionnels. La Commission est de l opinion qu il faut inclure les salariés absents pour diverses raisons (telles que maladie, maternité, accidents du travail et les congés sans solde) et a généralement comme approche qu il faut compter de façon libérale les salariés afin que le plus grand nombre possible d entreprises soient assujetties à la Loi. l ensemble des activités, composantes ou moyens qui s agencent et se complètent pour former une organisation autonome et fonctionnelle et inclut à la fois les entités à but lucratif ainsi que celles à but non lucratif. À partir de l interprétation de la Commission, nous comprenons que dans un groupe de sociétés associées, chaque société serait considérée comme une entreprise distincte. Toutefois, les personnes suivantes sont exclues : Les cadres supérieurs rencontrant les 3 critères suivants : i) Un statut hiérarchique élevé ii) Une autonomie et un pouvoir décisionnel important iii) Une participation véritable à l élaboration des orientations et des politiques de l entreprise Les étudiants travaillant durant leurs périodes de vacances et ceux effectuant un stage en vertu de leur programme d étude Les stages en milieu de travail reconnus par la loi Les employés hors Québec Les travailleurs autonomes sont généralement exclus 05
Exercice d équité salariale Programme d équité salariale Démarche d équité salariale Étapes habituelles d un exercice d équité salariale Les entreprises de 50 salariés ou plus dans leur période de référence doivent réaliser un programme d équité salariale alors que les entreprises de 10 salariés et plus mais de moins de 50 doivent réaliser une démarche d équité salariale. Un programme d équité salariale doit inclure les éléments suivants : l identification des catégories d emplois à prédominance féminine et des catégories d emplois à prédominance masculine ; Une démarche d équité salariale pour déterminer les ajustements salariaux nécessaires pour atteindre l équité salariale dans les entreprises ayant 10 salariés ou Nonobstant qu il s agisse d un programme d équité salariale ou d une démarche d équité salariale, la Commission le choix et la description de la méthode et des outils d évaluation de ces catégories d emplois ainsi que l élaboration d une démarche d évaluation ; l évaluation de l ensemble des catégories d emplois, leur comparaison, l estimation des écarts salariaux et le calcul des ajustements salariaux ; la détermination des modalités de versement des ajustements salariaux. plus mais moins de 50 doit donner lieu à un résultat d équité salariale mais il n est techniquement pas requis de suivre une méthodologie particulière. présente le processus habituel d un exercice d équité salariale selon les douze étapes indiquées au tableau ci-dessous : ÉTAPES HABITUELLES D UN EXERCIcE D ÉQUITÉ SALARIALE Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 Étape 9 Étape 10 Étape 11 Étape 12 Déterminer le nombre de salariés Déterminer le nombre de programmes d équité salariale (applicable si 50+ salariés) Si un comité d équité salariale est requis, en déterminer la composition (applicable si 100+ salariés) Identifier les catégories d emplois à prédominance féminine et les catégories d emplois à prédominance masculine Choisir la méthode et les outils d évaluation des catégories d emplois et élaborer une démarche d évaluation Afficher les résultats de l identification des catégories d emplois ainsi que la méthodologie d évaluation (applicable si 50+ salariés) Évaluer les catégories d emplois Estimer les écarts salariaux Définir les modalités de versement des ajustements salariaux Afficher l ensemble des résultats Procéder au versement des ajustements salariaux Maintenir l équité salariale 06
Quelle est l échéance de mon premier exercice d équité salariale? De façon générale, la plupart des entreprises ayant 10 salariés ou plus devront prendre certaines actions et effectuer certaines analyses qui devront être complétées au plus tard le 31 décembre 2010. Les entreprises qui n ont pas rencontré leurs échéances antérieures ont jusqu au 31 décembre 2010 pour le faire. Toutefois, les obligations antérieures en termes d ajustements salariaux demeurent. Si les activités de l entreprise ont débuté en 2006 ou après ou que l entreprise a atteint le seuil de 10 salariés à une date subséquente à sa période de référence, la date d échéance, sera après le 31 décembre 2010. Les règles pour déterminer les dates d échéance sont complexes et devraient être validées selon les situations particulières. Catégories d emplois En quoi consiste une catégorie d emplois? Une catégorie d emplois est un regroupement d emplois qui possèdent les trois caractéristiques suivantes : i) des fonctions ou des responsabilités semblables ii) Des qualifications semblables iii) La même rémunération, soit un même taux maximum ou un même maximum d échelle salariale Qu est-ce qu une catégorie d emplois à prédominance féminine ou masculine? La prédominance féminine ou masculine d une catégorie d emplois s établit en fonction des critères suivants : i) elle est couramment associée aux femmes ou aux hommes en raison de stéréotypes occupationnels ; ii) au moins 60 % des salariés qui occupent les emplois en cause sont du même sexe ; iii) l écart entre le taux de représentation des femmes ou des hommes dans cette catégorie d emplois et leur taux de représentation dans l effectif total de l employeur est jugé significatif ; iv) l évolution historique du taux de représentation des femmes ou des hommes dans cette catégorie d emplois, au sein de l entreprise, révèle qu il s agit d une catégorie d emplois à prédominance féminine ou masculine. Notons que la Commission est de l opinion que les catégories d emplois neutres sont une situation rarissime. 07
Comment évaluer les catégories d emplois? Ce qui nécessite une reddition de compte Comment calcule-t-on la rémunération? Pour les petites entreprises, évaluer les catégories d emplois peut s avérer un défi, compte tenu qu il s agit d une analyse complexe de l art et de la science pour déterminer la valeur d emplois différents et que cela doit se faire en fonction des 4 facteurs suivants : i) les qualifications requises ; ii) les responsabilités assumées ; iii) les efforts requis ; iv) les conditions dans lesquelles le travail est effectué. Afin d effectuer le calcul de la rémunération d une catégorie à prédominance féminine ou masculine, les règles suivantes s appliquent : La rémunération flexible si elle n est pas également accessible Les avantages à valeur pécuniaire s ils ne sont pas également accessibles Des règles particulières prévoient pour quelle période les données doivent être utilisées aux fins des calculs. Les éléments suivants ne doivent pas être pris en compte dans l évaluation des différences : L ancienneté L affectation à durée déterminée Les différences régionales Une pénurie de main-d œuvre qualifiée Le maintien du niveau salarial d une personne suite à une réaffectation ou d une réorganisation de son poste La méthodologie d évaluation générale utilise un système de pointage et de pondération pour ces facteurs qui doit être appliqué de façon uniforme à toutes les catégories d emplois. Dans ses documents d information, la Commission met en relief les caractéristiques féminines souvent oubliées, par exemple les habiletés interpersonnelles avec les personnes agressives et impatientes. On doit utiliser le salaire maximum de la catégorie d emplois et de façon pratique, la rémunération est calculée selon un taux horaire. Dans l établissement de la rémunération, les avantages imposables calculés aux fins fiscales peuvent être utiles. Dans l éventualité d une vérification, il y a lieu de noter que les autorités fiscales et / ou la Commission pourraient s interroger sur les écarts calculés aux fins fiscales et aux fins de l équité salariale. 08
Versement des ajustements salariaux Une fois que les ajustements salariaux requis ont été calculés pour une catégorie d emplois à prédominance féminine, les modalités de paiement sont habituellement les suivantes : Lorsqu un exercice d équité salariale est complété dans les délais, l entreprise a le droit d étaler les ajustements des salaires sur une période n excédant pas 4 ans, en effectuant 5 paiements équivalents, le premier paiement étant payable lorsque l exercice d équité salariale est complété. La loi prévoit la perte du droit à l étalement dans certaines situations et permet aussi à la Commission d autoriser un échéancier plus long en cas de difficultés financières. Lorsqu une entreprise a complété son exercice d équité salariale en vertu de l échéance prolongée au 31 décembre 2010 plutôt qu à sa date d échéance normale, des ajustements rétroactifs aux salaires sont requis. Un intérêt s applique aux montants qui sont payés en retard. Tel que mentionné dans la section sur le maintien de l équité salariale, les ajustements salariaux découlant du maintien de l équité salariale ne peuvent être étalés dans le temps et aucun paiement rétroactif ne s applique. Maintien de l équité salariale Après qu un programme d équité salariale ou une démarche d équité salariale a été complété, l employeur doit maintenir l équité salariale selon les échéanciers indiqués au tableau ci-après : ÉCHÉANCE APPLICABLE POUR LE MAINTIEN DE L ÉQUITÉ SALARIALE Situations applicables Un premier exercice d équité salariale a été complété avant le 12 mars 2009 La date d échéance prolongée du 31 décembre 2010 s est appliquée au premier exercice d équité salariale et des données datant d avant le 1 er février 2010 furent utilisées La date d échéance prolongée du 31 décembre 2010 s est appliquée au premier exercice d équité salariale et des données datant d après janvier 2010 furent utilisées Échéances Le premier maintien est dû le 31 décembre 2010 et aux 5 ans par la suite Le premier maintien est dû le 31 décembre 2011 et aux 5 ans par la suite Le maintien est dû aux 5 ans Suite à un exercice de maintien de l équité salariale, l entreprise doit afficher les résultats de l exercice en fournissant les renseignements prévus par la Loi pour une période de 60 jours ; un second affichage de 30 jours est également prévu par après. Il y a lieu de mentionner que si l exercice de maintien est effectué uniquement par l entreprise, le deuxième affichage doit indiquer les recours et délais disponibles aux salariés. Les ajustements salariaux découlant d un exercice de maintien sont payables à la fin du deuxième affichage et un intérêt s applique sur tout montant payé après ce délai. Un exercice de maintien ne donne pas lieu à des ajustements rétroactifs, ni à la possibilité d étaler les ajustements dans le temps. Autres situations incluant quand un premier exercice d équité salariale est dû après le 31 décembre 2010 Le maintien est dû aux 5 ans 09
Qu arrive-t-il si l entreprise n applique pas la Loi? La non conformité envers les obligations en matière d équité salariale incluant le simple défaut de ne pas rencontrer l échéance du 31 décembre 2010 peut avoir des répercussions financières importantes. Les pénalités prévues à la Loi sont les suivantes : Catégorie de contrevenant Pénalités prévues à la Loi sur l équité salariale 1 ère infraction Infractions subséquentes En plus des pénalités, il y a également l éventualité des conséquences suivantes : Entreprises de moins de 50 salariés Enterprises de 50 salariés ou plus mais de moins de 100 Enterprises de 100 salariés et plus 1 000 $ à 15 000 $ 2 000 $ à 30 000 $ 2 000 $ à 30 000 $ 4 000 $ à 60 000 $ 3 000 $ à 45 000 $ 6 000 $ à 90 000 $ Perte du droit d étaler les ajustements salariaux sur une période de 4 ans déclenchement d une vérification d équité salariale par la Commission Paiement d intérêts Augmentation des paiements des ajustements rétroactifs Autres personnes 1 000 $ à 15 000 $ 2 000 $ à 30 000 $ Autres éléments à mentionner Si l entreprise n a pas au moins une catégorie d emplois à prédominance masculine afin d effectuer la comparaison, des règles particulières s appliquent. Les obligations en matière d équité salariale demeurent après la plupart des réorganisations, il s agit donc d un élément à considérer avant l acquisition d une entreprise. des règles particulières s appliquent en cas de fusion d entreprises. Des règles particulières s appliquent aux salariés syndiqués. Il y aurait lieu d évaluer la possibilité d avoir des programmes distincts s il y a plus d un syndicat représentant les salariés de l entreprise où s il y a une combinaison de salariés syndiqués et non syndiqués. La Loi sur l équité salariale s applique uniquement aux salariés du Québec. Il y a lieu de noter que d autres juridictions ont également des législations en matière d équité salariale, telle l Ontario. Les hommes qui travaillent dans une catégorie d emploi à prédominance féminine bénéficient de l équité salariale ; toutefois, les femmes qui travaillent dans une catégorie d emploi à prédominance masculine ne peuvent en bénéficier. Afin de faciliter la conformité à l équité salariale, la Commission fourni sur son site web un logiciel ainsi que divers documents d informations. Le contenu de cette publication peut être reproduit, seulement si la source est identifiée. L alerte - équité salariale nexia friedman présente de l information générale pour nos clients et amis sur les développements récents en affaires. L information contenue dans ce document est mise-à-jour jusqu à la date d impression. L information fournie est de nature générale et ne vise aucune transaction spécifique liée à un individu ou une entité. Tous les efforts ont été fournis afin que l information contenue dans ce document soit exacte et à jour. Nous ne pouvons cependant fournir aucune garantie concernant l exactitude de l information soit à la date de réception de ce document ou soit à toute autre date ultérieure. Par conséquent, l information contenue dans ce document ne devrait pas être utilisée sans les conseils et les analyses d un professionnel. Le lecteur doit consulter son fiscaliste au besoin. Nous apprécierions vos commentaires : info@nexiafriedman.ca www.nexiafriedman.ca 8000 Boul. Décarie, Suite 500 Montréal (Québec) H4P 2S4 Téléphone : (514) 731-7901 Télécopieur : (514) 731-2923 info@nexiafriedman.ca