PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien technique 929-TECADM002 Titre de la direction : Direction des ressources humaines Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Personnel du Collège Fédération des CEGEPS Retraite Québec Ministère de l'éducation Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) Fournisseurs informatiques Mutuelle de prévention en santé et sécurité du travail (SST) Convention collective Date de mise à jour: Août 2016 Page 1 de 6
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification : Relevant du coordonnateur responsable du personnel enseignant, la personne occupant l emploi de technicien en administration accomplit divers travaux techniques à caractère administratif. Elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères du service. Spécifique au poste : Notamment, elle effectue diverses activités administratives en lien avec le dossier des droits parentaux (congé maternité, paternité, adoption, etc.). Elle génère une série de rapports et de listes à partir d'un système de gestion informatisé. Elle en extrait les données, les analyse et les traite en vue de bonifier le processus administratif. Elle procède aux demandes de facturation des prêts de service et en assure le suivi administratif. Elle participe à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste. Elle élabore et maximise les méthodes de travail exécutées à partir du système informatisé de gestion. Elle propose des modifications et collabore au développement du système informatisé de gestion. Elle procède à l'évaluation de la scolarité et de l'expérience pour l ensemble des catégories de personnel autre que cadre. Elle fournit une assistance (notamment pour le calcul de l échelon) lors de l'émission des contrats de travail du personnel enseignant et en assure une vérification, si requis. Elle génère et vérifie les listes syndicales demandées par le biais des différentes conventions collectives du personnel (listes d ancienneté, listes d employés, etc.). Pour le personnel de soutien et professionnel, elle analyse les dossiers d expérience et de scolarité des nouveaux à statut de régulier et les nouveaux permanents. Toujours pour le personnel de soutien et professionnel, lors d un affichage de postes à l interne, elle analyse et établi l ordre de priorité d engagement (selon le calcul d ancienneté). Elle agit à titre de personne-ressource pour élaborer les scénarios lors d'une demande d'estimation de rente de retraite et/ou d'une demande de simulation de rachat d'années de service. Elle fournit une assistance au personnel (cadre, professionnel, enseignant et de soutien) pour remplir les documents pertinents lors d'une demande de rente de retraite, d'une demande de rachat d'années de service, d une demande de retraite progressive, d une demande de régime à traitement anticipé/différé, etc. Elle achemine l'ensemble des documents à l'administrateur du régime de retraite et en assure le suivi administratif. Elle informe l'employé des modalités de départ, prépare la correspondance administrative. Elle peut être appelée à collaborer avec l agent de soutien administratif pour aviser les différentes instances et services concernés par le départ de l'employé. Elle assume différentes tâches dans le plan d effectifs, notamment au niveau de la conciliation annuelle avec la comptabilité. Elle procède à la saisie et au traitement de diverses données. Elle fournit des outils de gestion au Service de la comptabilité (listes et rapports analysés entre autres). Elle assure le maintien d une étroite collaboration avec le Service de la paie et agit à titre de personne-ressource. Elle collabore aux autres activités du service. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Août 2016 Page 2 de 6
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer diverses activités en lien avec le secteur des ressources humaines. 1.1. Informer ou référer le personnel quant aux modalités prévues aux conventions collectives et aux divers régimes gouvernementaux existants (retraite Québec, RQAP, etc.) et effectuer le suivi administratif requis auprès des instances visées ; 1.2. Informer le personnel des modalités prévues dans le cadre des droits parentaux et effectuer diverses activités administratives ; 1.3. Assurer une bonne gestion des divers congés dans le cadre des droits parentaux (paiement de vacances, journées de maladie, etc.) ; 1.4. Procéder aux demandes de facturation des prêts de service et en assurer un suivi administratif ; 1.5. Maintenir à jour, par période de paie, les tableaux des absences autorisées lors d'un départ à la retraite, d'un congé parental, etc., et en assurer l ensemble du suivi dans le processus tout en faisant des liens relativement aux impacts dans le cadre du remplacement ; procéder aux entrées dans COBA et ajuster les banques de temps du personnel non enseignant ; 1.6. Préparer le rapport, avec pièces justificatives, des dépenses du Collège dans le cadre de la Loi 90 (formation) ; 1.7. Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste ; 1.8. Produire et transmettre les listes d employés au responsable du Programme d aide au personnel dans les échéanciers requis ; 1.9. Élaborer et maximiser les méthodes de travail exécutées à partir du système informatisé de gestion ; 1.10. Proposer des modifications et collaborer au développement du système informatisé de gestion ; 1.11. Assurer le suivi dans la transmission de données du système S3iGRH et corriger les anomalies ; 1.12. Développer et soutenir les bases de données créées pour faciliter la gestion des ordres de priorités d engagement-gope ; 1.13. Assumer toutes les étapes afin de produire les listes d ancienneté de toutes les catégories et ainsi qu à la fin de période d affichage pour le personnel non enseignant ; 1.14. Produire des listes que les différentes conventions collectives exigent ; 1.15. Peut être appelée à collaborer dans différents dossier SST notamment en étant en lien avec la Mutuelle de prévention. 2. Évaluer la scolarité et l'expérience de travail. 2.1 Valider les diplômes et les attestations d'expérience pour toutes les catégories de personnel autre que cadre ; 2.2 Attribuer l'échelon salarial à la suite du calcul des années de scolarité et d'expérience de travail d'enseignement et professionnel et ce, pour toutes les catégories de personnel autre que cadre ; 2.3 Émettre, pour le personnel enseignant, l'attestation de scolarité ou assurer l'envoi des documents de scolarité à la Fédération des Cégeps ; 2.4 Fournir assistance lors de l'émission de contrats de travail et de lettres d engagement ; 2.5 Assurer une vérification des contrats de travail lors de l'émission, si requis ; 2.6 Procède à l évaluation des échelons avant et en cours d'emploi. Date de mise à jour: Août 2016 Page 3 de 6
3. Agir à titre de personne-ressource pour donner suite aux demandes relatives au régime de retraite (rachat d'années de service, rente de retraite, retraite progressive, simulation de rente, de rachat, état de participation, etc.). 3.1 Élaborer les scénarios lors d'une demande d'estimation de rente de retraite et/ou d'une demande de simulation de rachat d'années de service ; 3.2 Présenter les résultats à la personne ; 3.3 Fournir assistance à la personne pour remplir les documents pertinents lors d'une demande de rente de retraite et/ou d'une demande de rachat d'années de service ; 3.4 Peut être appelée à collaborer avec l agent de soutien administratif pour acheminer l'ensemble des documents à l'administrateur du régime de retraite et assurer un suivi administratif ; 3.5 Informer l'employé des modalités de départ ; 3.6 Préparer la correspondance administrative et obtenir les autorisations, les signatures ; 3.7 Peut être appelée à collaborer avec l agent de soutien administratif pour aviser les différentes instances et services concernés par le départ de l'employé. 3.8 Soutenir l agent de soutien administratif quant au suivi auprès des diverses instances (Retraite Québec, l assureur, etc.) lors d un décès. 4. Procéder à la saisie et au traitement de diverses données. 4.1 Générer des rapports suite à l'extraction de données statistiques dans le système de gestion informatisé et en faire la compilation (ex. tableaux comparatifs des coûts de convention) ; 4.2 Produire et vérifier les différentes listes prévues aux conventions collectives (liste d'information, d'ancienneté, etc.) ; 4.3 Assurer le suivi des accès courriels lors des départs ou de la perte des priorités d engagement ; 4.4 Mettre à jour la table de validation (du secteur des ressources humaines) dans COBA selon les dispositions des conventions collectives ; 4.5 Fournir des outils de gestion (listes et rapports analysés) au Service de la comptabilité. 5. Assurer une gestion documentaire efficace. 5.1 Procéder et maintenir à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire du service, incluant la documentation électronique ; 5.2 Voir à l'épuration et l'archivage des dossiers. 6. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Août 2016 Page 4 de 6
ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer diverses activités en lien avec la secteur des 60% ressources humaines. 2. Évaluer la scolarité et l'expérience de travail. 15% 3. Agir à titre de personne-ressource pour donner suite 10% aux demandes relatives au régime de retraite. 4. Procéder à la saisie et au traitement de diverses 5% données. 5. Assurer une gestion documentaire efficace. 5% 6. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience : Diplôme d études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente. Autres conditions exigées : Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau avancé. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ; Systèmes informatisés de gestion. Capacité d analyse ; Connaissances pratiques relatives au régime de retraite ; Orientation service à la clientèle ; Souci du travail bien fait et respect de la confidentialité ; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ; Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Août 2016 Page 5 de 6
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail : Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30, lundi au vendredi ; Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir : L'emploi nécessite-t-il une certification (ex. : SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex. : permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles) : Types de risque : OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu) : Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Août 2016 Page 6 de 6