01/2015 Consultation pour : la réalisation d une EVALUATION EXTERNE DU FOYER LOGEMENT «LE VIEUX COLOMBIER», Rue des Primevères à Isneauville (76230) CAHIER DES CHARGES et REGLEMENT DE CONSULTATION Marché passé en application de des articles 26,28 et 40 du Code des Marchés Publics 1
CAHIER DES CHARGES ARTICLE 1- CONTEXTE DE LA CONSULTATION Dans le cadre de la loi du 2 janvier 2002 et conformément à l article L312.8 du Code de l action sociale et des familles (CASF), les foyers-logements pour personnes âgées doivent procéder à l évaluation de leurs activités et de la qualité des prestations délivrées par un organisme extérieur. Le champ de l évaluation est le même que celui de l évaluation interne, précédemment réalisée, afin d en assurer la complémentarité, conformément au décret n 2007-975 du 15 mai 2007. Les objectifs de l évaluation externe sont de deux ordres : - Porter une appréciation sur les activités et la qualité des prestations au regard des droits des usagers, et les conditions de réalisation du projet personnalisé, - Donner des éléments d appréciation sur les activités et la qualité des prestations au regard de l ouverture de l établissement ou du service sur son environnement, et des interactions. La résidence «le vieux colombier», dont la gestion est assurée par le CCAS d Isneauville, est concernée par cette évaluation. Le présent cahier des charges a pour objectif de borner le champ de cette évaluation, de présenter la démarche et de fixer les critères en vue de sélectionner l organisme habilité qui procèdera à la réalisation de ladite évaluation. ARTICLE 2- OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation concerne donc la réalisation de l évaluation externe dans le foyer logement suivant : Résidence «le vieux colombier» rue des Primevères 76230 Isneauville. ARTICLE 3- CONDITIONS D EXECUTION DE LA CONSULTATION 3.1 : Description de la prestation La circulaire n DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 relative à l évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les Etablissements Sociaux et Médico Sociaux (ESMS) précise le champ de l évaluation externe ainsi que le contenu minimum du rapport d évaluation. Le contenu du rapport d évaluation devra être conforme à la section 3 chapitre V annexe 3-10 au CASF et contenir notamment : des éléments de cadrage, les descriptifs de la procédure d évaluation externe, des développements informatifs, le résultat de l analyse détaillé, la synthèse (modèle conforme à celui déterminé par l ANESM), les annexes afférentes. 2
3.2 : Modalités de collaboration entre le prestataire et le CCAS d Isneauville La conduite de l évaluation externe fera l objet d échanges réguliers entre le prestataire et le CCAS concernant le suivi du marché. Afin de faciliter le bon déroulement de la démarche, le CCAS d Isneauville, gestionnaire du foyer logement «le vieux colombier», s engage à transmettre à l évaluateur, selon la règlementation en vigueur, les documents suivants : - Tout document public permettant d identifier la personne physique ou la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l établissement ou du service médico-social : n FINESS. - Une fiche de présentation de la résidence avec descriptif des activités, des publics accueillis, un organigramme et un document relatif au personnel. - Le projet d établissement et les fiches actions, en cours d élaboration. - Le livret d accueil de l établissement remis à chaque personne accueillie. - Les documents relatifs à l hygiène et à la sécurité. - Les résultats de l évaluation interne. Le CCAS d Isneauville s engage également : - A mettre à disposition du prestataire tout document estimé utile pour la réalisation de l évaluation externe, dans le respect de la règlementation sur la protection des données personnelles. - A faciliter les rencontres planifiées par le prestataire. - A mettre à disposition du prestataire les moyens nécessaires au bon déroulement de la visite. 3.3 : Attentes En respectant les outils et la démarche, le champ de l évaluation interne et le décret du 15 mai 2007, le prestataire s attachera à analyser : les choix spécifiques réalisés par le CCAS d Isneauville, pour répondre aux missions et besoins de l usager, les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, la qualité d engagement du CCAS d Isneauville vis-à-vis des droits des usagers, la cohérence entre les éléments déclaratifs et les pratiques. Le prestataire sera missionné pour : - Mesurer l adéquation entre les objectifs fixés et les moyens à disposition (bâti, budget, moyens humains, ), - Déterminer dans quelle mesure les objectifs du projet d établissement (en cours ) répondent effectivement aux attentes et aux besoins des résidents, - Mesurer l impact, positif comme négatif, des effets produits par les actions menées. Partant de l évaluation interne menée et des objectifs qui en ont découlé, il conviendra de prendre la mesure du travail réalisé depuis et de l impact sur la qualité de vie des résidents. 3
La prestation devra aboutir sur : un processus d aide à la décision pour l établissement, une appréciation sur la qualité et la pertinence des actions engagées au regard des obligations réglementaires et des recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l ANESM et des projets institutionnels (axes d amélioration privilégiés par l établissement), des préconisations étayées et engagées dans les analyses du rapport, assorties d une vision stratégique et managériale prenant en compte les potentiels de l organisation de l établissement et de ses acteurs. 3.4 : Préparation et suivi de la prestation Le prestataire s obligera - A respecter le présent cahier des charges et la durée de l étude mentionnée à l article 3-3 du règlement de consultation, - A communiquer au CCAS d Isneauville un rapport périodique sur l état d avancement de l évaluation, - A communiquer au CCAS d Isneauville tout évènement susceptible d entraîner un non-respect des délais, - A s assurer en permanence que toutes les conditions nécessaires au bon déroulement de sa prestation sont réunies. ARTICLE 4 - DECLINAISON DES ETAPES DE L EVALUATION L évaluation devra se faire dans une démarche de co-construction avec les responsables, les professionnels de la résidence et les résidents eux-mêmes. L évaluation devra comprendre : Une étude de l ensemble des documents et outils de travail utilisés (process, documents, outils informatiques ), Des temps de présence sur les lieux pour : - Observer la vie de la résidence, - Rencontrer et échanger avec les professionnels, - Rencontrer et échanger avec les résidents. Des temps de travail avec les différents intervenants et des comptes rendus de l avancée de l évaluation. 4.1 : Calendrier de réalisation PLANIFICATION DE L EVALUATION - Détermination d un rétro planning de l analyse des données à la remise du rapport final, - Détermination des dates de visite sur sites 4
- Formalisation du projet : construction du cadre de référence, du questionnement évaluatif et du plan d évaluation. REALISATION DE L EVALUATION - Etude et analyse : analyse du fonctionnement de l établissement au regard des impératifs légaux en terme de bonnes pratiques et de la démarche d accompagnement (étude des outils de travail, et des entretiens avec les résidents et professionnels). Le projet devra intégrer au moins 2 journées sur place. - Synthèse : analyse de la qualité et de la pertinence de l activité, évaluation de la démarche d amélioration engagée depuis l évaluation interne. TRANSMISSION DU PRE-RAPPORT D EVALUATION - Transmission du pré-rapport, échanges et prise en compte d éventuelles remarques. - Avant la remise du rapport d évaluation final, le prestataire fera une restitution intermédiaire orale et écrite de ses travaux devant les référents du CCAS. REMISE DU RAPPORT - Remise du rapport définitif. ARTICLE 5 MODALITES FINANCIERES 5.1 : Modalités de financement Les crédits nécessaires à la réalisation de la prestation sont inscrits au budget 2015 du CCAS. 5.2 : Modalités de paiement Le prix fixé dans le marché est forfaitaire. Il tient compte de tous les éléments (frais de déplacement, fournitures, reproduction de documents ), de toutes les circonstances et de toutes les particularités liées au bon déroulement de la prestation. 5
Après signature du contrat, un bon de commande sera édité et le versement du montant correspondant au devis sera effectué selon les modalités suivantes : - 50 % du montant forfaitaire après la restitution intermédiaire du rapport d évaluation, - 50 % après remise du rapport définitif. ARTICLE 6 CONFIDENTIALITE L attributaire s engage : - A ne pas divulguer, laisser divulguer ou communiquer à quiconque, par quelque moyen que ce soit, les documents donnés, informations, outils transmis par le pouvoir adjudicateur, dont il aurait eu connaissance à l occasion de ses contacts, - A préserver le caractère confidentiel des informations, - A prendre toutes les dispositions pour faire respecter la confidentialité par les membres de son personnel et en assume seul toutes les responsabilités pendant toute la durée du marché. Le présent marché ne pourra pas faire l objet d une cession totale ou partielle à titre gracieux ou onéreux par le Titulaire, sauf accord écrit et préalable du CCAS. 6.1 : Sous-traitance Le prestataire s engage à ne pas sous-traiter tout ou partie des obligations prises à sa charge et objet du présent marché sauf autorisation expresse et écrite du CCAS. ARTICLE 7 RESILIATION 7.1 : Résiliation pour faute de l attributaire - En cas d inexécution de tout ou partie des engagements du prestataire, aucune rémunération ne lui sera versée. - En cas de défaillance du prestataire, de non-respect du cahier des charges et/ou des délais d exécution, après une mise en demeure restée infructueuse, le CCAS pourra résilier le marché sans versement d une quelconque indemnité. 7.2 : Résiliation pour retrait d agrément - S il se produit un retrait d agrément avant le terme de la mission, le prestataire s engage à rembourser la totalité des sommes versées, ce retrait d agrément rendant caduque l objet de cette mission. A, le A Isneauville (cachet de la société, nom et signature de la personne habilitée à l engager) Le Représentant du Pouvoir Adjudicateur 6
REGLEMENT DE CONSULTATION ARTICLE 1 PROFIL DES INTERVENANTS Les candidats doivent préciser la composition de l équipe des personnes dédiées spécifiquement à la réalisation des prestations objet du présent marché et indiquer pour chacune d entre elles les qualités et compétences suivantes : - Expérience professionnelle dans le champ du secteur médico-social, - Formation aux méthodes évaluatives dont la méthodologie d analyse pluridimensionnelle, globale, utilisant différents supports, - Connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l action médicosociale, portant sur les recommandations des bonnes pratiques professionnelles, sur les orientations générales des politiques de l action médico-sociale, - Des expériences en tant que consultant ; références dans des missions d évaluation similaires. ARTICLE 2 PIECES A PRODUIRE Les candidats devront fournir les éléments et pièces suivantes : - Composition de l équipe avec qualités, compétences et expériences pour chacun des membres. - Les pièces justificatives de l habilitation ANESM. - Les références similaires en matière d évaluation externe des ESSMS. - Propositions d honoraires détaillés avec indication du nombre de jours programmés sur site, ainsi que le temps dédié à l analyse et la rédaction du rapport d évaluation. - Un court mémoire comprenant notamment les axes de l évaluation externe, en tenant compte des spécificités, la méthodologie proposée, les limites de prestations, un planning prévisionnel d intervention. Ce mémoire présentera la méthodologie utilisée ainsi que les référentiels sur lesquels elle s appuie. - Une déclaration des chiffres d affaire réalisés au cours des 3 derniers exercices. - Un extrait du KBIS. - Un justificatif d un contrat d assurance en cours de validité au titre de la responsabilité civile (art. 1382 et art. 1384 du code civil et de la responsabilité professionnelle en cas de dommage occasionné par l exécution du marché). - Le cahier des charges daté et signé par le candidat valant acceptation. ARTICLE 3 MODE DE CONSULTATION 3.1 : Etendue et mode de la consultation La présente consultation est passée selon une procédure adaptée. Elle est soumise aux dispositions des articles 26, 28 et 40 du Code des Marchés Publics. 7
3.2 : Maîtrise d œuvre La maîtrise d œuvre est assurée par la Direction du Centre Communal d Action Sociale de Isneauville. 3.3 : Délais d exécution La réalisation de la prestation devra impérativement s insérer dans la période comprise entre le 1 er septembre et le 30 novembre 2015. L attributaire devra tenir compte de cet impératif lors de l établissement de son calendrier prévisionnel. 3.4 : Délai de validité des propositions Le délai de validité des propositions est fixé à 120 jours. Il court à compter de la date limite fixée pour la remise des plis. ARTICLE 4 REMISE DES CANDIDATURES Les candidats devront transmettre leur proposition sous pli fermé, sur lequel sera inscrit : CONSULTATION EVALUATION EXTERNE DE LA RESIDENCE LE VIEUX COLOMBIER RUE DES PRIMEVERES NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE D OUVERTURE DES PLIS» Les plis devront impérativement être parvenus à destination avant le 15 juillet 2015 à 12 heures. Ils pourront soit être adressés par lettre recommandée avec A.R. à : Monsieur le Président du CCAS de la Commune d Isneauville Mairie 76230 ISNEAUVILLE Soit déposés contre récépissé à l adresse suivante : Monsieur le Président du CCAS de la Commune d Isneauville Mairie 76230 ISNEAUVILLE Les offres qui seront remises, ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites indiquées ci-dessus, ne seront pas retenues et seront renvoyées à leur expéditeur. Les candidats remettront leur offre impérativement avant la date et l heure fixées au présent règlement. 8
ARTICLE 4 CRITERES DE JUGEMENT DES PROPOSITIONS Le jugement des propositions sera effectué sur la base des critères suivants : Adéquation de la proposition à la demande formulée : 20 % Expérience dans le domaine concerné jugée à partir des qualifications et références produites : 40 % Montant des honoraires : 40 % ARTICLE 5 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour tout renseignement complémentaire, les candidats pourront s adresser au Centre Communal d Action Sociale : Madame Frédérique CAGNION, Secrétaire générale Tél. : 02.35.32.36.34 Mail : f.cagnion@ville-isneauville.fr Madame Céline LAKIEVRE Tél : 02.35.32.36.35 Mail : c.lakievre@ville-isneauville.fr Madame Brigitte CLATZ, Maire Adjoint Mail : b.clatz@ville-isneauville.fr Madame Marie-Pierre PADULAZZI Mail : mp.padulazzi@ville-isneauville.fr 9