NOTE DU SERVICE D ETUDES 2014- Note numéro 7 (06/05/2014) Mobilité : Frais de parcours-frais de déplacement Note actualisée au 01/05/2014 suite au projet de nouvelle circulaire 174 Les notes du Service d études sont des notes internes et n engagent pas la responsabilité des membres du CCM.
I. Remarques préalables: 1) Préambule : La thématique du remboursement des frais de déplacement (au sens large) a déjà fait l objet d une note du service d étude en juin 2013 (Note du service d étude du CCM n 2, disponible sur www.ccm-arm.be, partie réservée, rubrique «Notes du service d étude). Les récentes modifications législatives augmentant la mobilité des magistrats ont eu pour effet d inciter la DGOJ à rappeler les règles applicables dans une circulaire 174 actualisée. La présente note du service d étude est donc une actualisation de celle de juin 2013. 2) Distinction frais de déplacement/ frais de parcours : L on distingue habituellement les frais de déplacement (déplacements domicile/lieu de travail habituel) des frais de parcours correspondant aux déplacements de service (du domicile vers un lieu de travail qui n est pas habituel ou du lieu de travail habituel vers un autre lieu). La circulaire 174 actualisée semble reprendre cette distinction puisque son titre fait référence au «remboursement des frais de parcours et de séjour». La distinction est également reprise tout au long de la circulaire 1. Or, la circulaire crée parfois la confusion puisqu elle mélange les règles applicables aux frais de déplacement et celles applicables aux frais de parcours 2. Pour plus de clarté, cette note est établie sur base de la distinction reprise supra. 3) Structure de la circulaire actualisée : La plupart des documents nécessaires à l obtention d une autorisation ou à la demande de remboursement figurent dans l annexe. C est un des points positifs de la circulaire actualisée, on peut cependant regretter qu ils n y soient pas tous repris. Nota bene : De façon générale, ces documents sont disponibles sur l intranet du SPF Justice, onglet DGOJ cellule liquidation «contingent kilométrique, frais de route et de séjour et indemnité vélo» Renseignement généraux : Secrétariat de la Cellule liquidation : 02 552 26 47 1 Voir notamment p.5 5ème " Pour des déplacements vers la résidence administrative, les règles concernant les déplacements du domicile vers le lieu de travail sont d'application", elle précise également ce qu'est une résidence administrative puisque c'est le point de départ pour le calcul des kilomètres. 2 - Au point 8, elle reprend les règles de l'ar du 03/05/2007 qui concerne l'indemnité pour utilisation du véhicule personnel dans le cadre des déplacements domicile lieu de travail ; - Egalement au sujet du point 7," Indemnité bicyclette," la circulaire reprend les règles relatives aux déplacements domicile-lieu de travail, indifféremment avec les règles concernant les déplacements résidence administrative -autre lieu de travail ; -De la même façon, au point 3.3 "Remboursement des frais de déplacement lors des prestations de WE et jours fériés", il est fait mention des frais de déplacements et pas des frais de parcours. - Les formulaires annexés reprennent également des formulaires concernant les frais de déplacement. 1
II Frais de déplacement : Déplacement du domicile vers le lieu de travail habituel. a) Bases légales Circulaire n 567 du 26 janvier 2007 - Transport public gratuit généralisé pour les membres du personnel fédéral Arrêté royal du 3 mai 2007 portant la prise en charge des frais de déplacement par les transports publics de la résidence au lieu de travail des membres du personnel fédéral par l Etat et certains organismes publics fédéraux Circulaire n 572 du 7 juin 2007 - Régime définitif en matière de transport public gratuit de la résidence au lieu de travail pour les membres du personnel fédéral Circulaire n 546bis du 18 juin 2008 - Modification de la circulaire n 546 portant des mesures en matière d'intervention dans les frais de cartes train combinées pour les membres du personnel fédéral Arrêté royal du 20 avril 1999 : utilisation bicyclette Circulaire 185 Elle concerne les abonnements ( CSNB-TEC-DE LIJN-STIB), l indemnité bicyclette, l indemnité pour utilisation de moyens de transports personnels b) Transports en commun : Pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail, les transports en commun sont gratuits. Soit la demande a lieu lors de l entrée en service, dans ce cas le formulaire à utiliser est celui qui est joint à la circulaire 185. Soit la demande a lieu après l entrée en service, dans ce cas le formulaire est disponible sur l intranet (DGOJ, catalogue de service, rubrique infos pratiques) La demande doit être envoyée au SPF Justice, DGOJ, Service du personnel des greffes et parquets, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles La raison de la demande doit être indiquée Nota bene : Les frais de déplacement du domicile vers le lieu de travail en attente d un abonnement doivent être envoyés au SPF Justice, Direction Générale de l Organisation Judiciaire, Cellule Liquidation, Boulevard de Waterloo 115, à 1000 Bruxelles. Le formulaire de demande est disponible sur l intranet, en suivant la procédure reprise supra. c) Véhicule personnel : Dans des circonstances exceptionnelles, il est possible de bénéficier d une intervention en cas d utilisation du véhicule personnel. Ces circonstances sont précisées. Le véhicule personnel peut être utilisé seulement lorsqu il est impossible d utiliser les transports en commun et dans le cas où l utilisation du véhicule est faite sur une distance déterminée au préalable, dans l une des situations suivantes : empêchement physique ne permettant pas l utilisation de transports en commun de manière permanente ou temporaire lieu de travail éloigné de plus de 3 kilomètres de l arrêt le plus proche horaire de travail irrégulier ou prestations en service continu qui excluent l utilisation des transports publics sur une distance d au moins trois kilomètres 2
travail urgent et exceptionnel. Le magistrat doit introduire une demande au préalable via un formulaire disponible sur l intranet suivant la procédure décrite supra. Ces documents se trouvent également dans l annexe à la circulaire 174 actualisée. Cette demande doit être envoyée au SPF Justice, Direction Générale de l Organisation Judiciaire, Cellule Liquidation, Boulevard de Waterloo 115, à 1000 Bruxelles Différentes attestations doivent être annexées à la demande en fonction du motif invoqué. Le paiement est effectué sur base d un état de frais envoyé mensuellement à la même adresse que celle reprise supra. Le paiement de l indemnité à lieu tous les mois en même temps que le traitement. d) Utilisation de la bicyclette : La distance parcourue doit être d au moins un km pour bénéficier de l indemnité qui s élève à 0.20 euros par kilomètre. La perception de l indemnité est soumise à autorisation préalable, le formulaire de demande d utilisation de la bicyclette peut être téléchargé depuis l intranet en suivant la procédure décrite supra. Le formulaire doit être envoyé au SPF Justice, DGOJ, direction infrastructure et service d appui, Cellule liquidation, 115 Boulevard de Waterloo, 1000 Bruxelles L indemnité en tant que telle sera octroyée après envoi du formulaire de demande de perception de l indemnité (qui peut être téléchargé depuis l intranet en suivant la procédure décrite supra). Le formulaire d état de frais doit être envoyé à l adresse reprise ci-dessus et doit être adressé mensuellement en indiquant pour le mois écoulé, le nombre de jours et les dates où des déplacements à bicyclette ont été effectués, avec mention du nombre de kilomètres parcourus, de l indemnité à percevoir, du n de registre national, du numéro de matricule et du n de compte financier. Le formulaire doit être signé par le demandeur et son chef de corps. Ces documents se trouvent également dans l annexe à la circulaire 174 actualisée. Le paiement de l indemnité à lieu tous les mois en même temps que le traitement. Nota bene : l abonnement pour les transports en commun et une indemnité bicyclette ne peuvent être cumulés sauf si l indemnité bicyclette couvre les trajets du domicile à la gare ou de la gare au lieu de travail. 3
III. Frais de parcours : déplacements du domicile vers un lieu de travail qui n est pas habituel ou du lieu de travail habituel vers un autre lieu (= déplacements de service) a) Bases légales Arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours Circulaire n 619 du 18 juin 2012 - Arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours. Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique Circulaire n 178 : Utilisation de l application informatique "Contractual Tickets On Line" (CTOL) de la SNCB pour l acquisition des titres de transports pour déplacements effectués pour les besoins du service de l État. Circulaire 174 : Directives pour la présentation et le remboursement des frais de parcours et de séjour La circulaire 174 précise que, pour être remboursés des frais de parcours, il y a lieu de suivre les directives suivantes : 1- utiliser les documents adéquats (et les états de frais doivent être signés par le chef de corps) 2- mentionner le motif du déplacement et l acceptation du chef de corps 3- annexer les originaux d attestation de transport b) Les déplacements de service : notion Les déplacements de services à caractère administratifs qui sont effectués pour les besoins du service de l Etat donnent lieu au remboursement des frais de parcours 3. Par exemple : pour se rendre à une audience particulière, pour aller dans une prison, un centre social... Les déplacements de service qui se font au départ du domicile de l agent ne sont pris en compte qu au départ de la résidence administrative de l intéressé. Si sa résidence effective ne correspond pas à sa résidence administrative la différence est à charge de l agent 4. Par résidence administrative il faut entendre, selon l article 7 bis de l AR du 26 mars 1965 portant réglementation générale des indemnités, allocations et primes quelconques accordées au personnel des services publics fédéraux, le lieu où l'agent exerce principalement son activité administrative. Toujours selon le même article, lorsque, pour des raisons de service, la résidence administrative ne coïncide pas avec le lieu où l'administration centrale ou le service extérieur est établi, elle est fixée, par écrit, par le Ministre ou son délégué. L AR précise que la résidence administrative doit être fixée de manière à réduire autant que possible les frais de parcours et de séjour. Il est intéressant de noter que l arrêté royal du 19/11/2008 portant simplification de diverses 3 Arrêté royal du 18/01/65, art.1 4 Idem, art.7 pour les déplacements en transports en commun et art.14 pour les déplacements au moyen du véhicule personnel. 4
dispositions réglementaires relatives à la carrière des agents de l'etat précise en son article 17 que, «( ) par même résidence administrative, on entend les services qui sont situés dans la même commune.( ). Les déplacements de service doivent répondre aux conditions suivantes pour être remboursés : -utiliser le document mission de service -voir circ 174 -mentionner le motif du déplacement -annexer les originaux d attestation de transport -les états de frais doivent être signés par le chef de corps (cf.loi 25/04/2007-MB 01/06/2007) Ces déplacements doivent se faire à l aide du transport le moins onéreux. La circulaire 174 actualisée introduit une nouvelle notion : celle des déplacements constants et ininterrompus vers une même destination. Il est précisé 5 que ce type de déplacement fait présumer une réaffectation avec transfert de résidence administrative de sorte que les frais qui en découlent n ouvrent pas droit au remboursement. Les déplacements constants et ininterrompus vers une même destination ont été fixés à six mois par la circulaire On peut se demander si cela implique que ces trajets soient assimilés à des frais de déplacement domicile-lieu de travail? c) Transports en commun : Déplacements fréquents : Il est possible de demander 6 un abonnement mensuel ou des cartes à trajets. Ceci implique qu il il n y aura plus la possibilité de demander un contingent kilométrique en agglomération 7. Déplacements occasionnels : Les magistrats se déplaçant occasionnellement en train sont invités à utiliser exclusivement l application CTOL 8 afin d obtenir leur titre de transport (voire circulaire 178). Il s agit d une application qui permet aux magistrats d avoir un tarif préférentiel pour les billets, tarif appliqué via un code d accès qui a été fourni à chaque chef de corps. Le prix du billet étant immédiatement déduit d un budget spécifique. C est donc au chef de corps qu il faut adresser la demande. 5 Au point 1.1, dernier paragraphe de la circulaire 174 actualisée 6 Précédemment, il était possible de demander un abonnement mensuel pour les déplacements fréquents. Cette faculté n est pas reprise dans la circulaire 174 actualisée. Cette quesiton est reprise dans la liste de questions. 7 Lettre adressée par la Direction générale de l organisation judiciaire concernant le contingent kilométrique pour l année 2013, p.2 8 Il semble qu il soit également possible de d acheter des RAIL PASS si c est moins onéreux que le billet acheté via l application CTOL(cf p.5, 3 ème ). Mais la circulaire 174 se contredit dans la mesure ou elle préconise exclusivement l utilisation de l application CTOL ( voir not, p. 5 1 ou p. 6, point 2.1, 1 er ) 5
Pour plus de détail voir le point f), point 4, 5 et 6. d) Transport personnel. Déplacements occasionnels et irréguliers: indemnité kilométrique Ce moyen de transport est soumis à autorisation. Tous les frais résultants de l utilisation du véhicule sont remboursés via une indemnité kilométrique revue annuellement par circulaire publiée au Moniteur belge. La circulaire 174 actualisée précise 9 que l autorisation d utiliser le véhicule personnel pour ce type de déplacement doit se faire dans des conditions exceptionnelles. C est donc l occasion de s interroger sur l existence des critères qui sont pris en considération pour qualifier des circonstances d exceptionnelles. L indemnité kilométrique n est pas imposable et ne fait l objet d aucune retenue pour les cotisations de sécurité sociale 10. Il n est donc pas considéré comme du temps de travail. La distance est calculée à partir du lieu habituel de travail (résidence administrative) ou à partir du domicile privé (résidence habituelle) uniquement dans le cas ou le domicile privé est plus proche du lieu à atteindre. Le total kilométrique est calculé à partir du livre des distances légales (édition de Warichet) ou via le site Michelin.be Ces documents se trouvent également dans l annexe à la circulaire 174 actualisée. Déplacements fréquents : contingent kilométrique Dans les cas où les déplacements de service sont prévisibles (tribunaux à plusieurs sièges par exemple) l agent introduit une demande anticipant le nombre de km qu il parcourra durant une année. Cette demande de contingent KM est envoyée avant le 1 er février au service liquidation, via la voie hiérarchique, qui la transmet à l inspection des finances. L inspection des finances analyse la demande eu égard aux demandes des deux années précédentes et aux consommations réelles que l agent a introduite ultérieurement et réserve donc le montant correspondant au KM prévu. Dans le cas d une première demande de contingent kilométrique, il est attribué généralement 50% de la demande. Chaque fin de mois l agent introduit alors ses états de frais qui correspondent aux déplacements effectifs et ceux-ci lui sont payés en même temps que son traitement du mois suivant. L index kilométrique est modifié chaque année le 1 er juillet. Cf.MB L agent sollicitant un contingent kilométrique ne pourra se faire rembourser ses tickets de transports que dans les cas exceptionnel ou il peut prouver la privation momentanée de l usage du véhicule personnel en cas de force majeure. 9 p.5, 2 ème 10 Source : www.fedweb.be 6
La circulaire 174 actualisée précise 11 également que l autorisation d utiliser le véhicule personnel pour ce type de déplacement doit se faire dans des conditions exceptionnelles. C est donc l occasion de s interroger sur l existence des critères qui sont pris en considération pour qualifier des circonstances d exceptionnelles. Ces documents se trouvent également dans l annexe à la circulaire 174 actualisée. e) Utilisation de la bicyclette. Les informations reprises dans le chapitre consacré aux frais de déplacement sont intégralement applicables aux déplacements de service. f) Cas particuliers : 1. Les frais de déplacements lors des prestations de WE et jours fériés ne font pas l objet d un remboursement 12 2. Les déplacements journaliers vers un même lieu de travail dans le cadre d une mission temporaire seront considérés comme des frais de déplacement ( p.5 3 ème ) du domicile vers le lieu de travail et un abonnement pour les transports en commun sera délivré. On peut se demander à partir de combien de journées consécutives de déplacement se trouve-t-on dans ce cas? 3. Les descentes sur les lieux en matière répressive, les visites de mineurs ou de malades mentaux sont remboursées par le Service des Frais de justice. Cela ne constitue pas une nouveauté, par contre, la circulaire actualisée précise que cela ne concerne que les juges de la jeunesse (p.9 1). Or il semble que les juges d instruction, par exemple, sont également susceptibles d être dans ce cas. 4. La circulaire actualisée rappelle également que les déplacements en vue de participer à des réceptions, des inaugurations ne sont pas considérés comme des déplacements de service. 5. Les déplacements effectués dans le cadre de formations, formations certifiées, colloques, sont remboursés par l IFJ. En aucun cas on ne peut utiliser les titres de transport obtenus via l application CTOL 6. Pour se rendre à un examen de promotion ou d accession à l Ordre Judiciaire les titres de transport obtenus via l application CTOL peuvent être utilisés. 7. Pour se rendre à un examen Selor, les titres de transport obtenus via l application CTOL ne peuvent être utilisés. 11 p.5 4éme 12 Comme précisé à la page 11 de la circulaire actualisée, point 3.3. 7
8. Pour les déplacements des stagiaires judiciaires ( stages externes et déplacements de services), c est la DGOJ, Direction Budget, Liquidation et Service d appui qui rembourse les frais de parcours. IV. Les déplacements dans le cas de la mobilité des magistrats. a) Doit-on considérer qu un magistrat déplacé momentanément dans le cadre de nouvelles dispositions sur la mobilité et qui effectue le trajet de son domicile vers son nouveau lieu de travail momentané effectue un déplacement domicile/lieu de travail ou un déplacement de service? Pour répondre par l affirmative à cette première question il faut donc considérer que ce déplacement est effectué pour les besoins du service. b) Doit-on considérer que le déplacement effectué entre le domicile et le nouveau lieu de travail momentané comme du temps de travail? Le temps de travail au sens de la loi du 14/12/2000 est : «le temps pendant lequel le personnel est à la disposition de l employeur». La Cour du Travail de Liège à rappelé dans un arrêt du 15 janvier 2010 que :»( ) la jurisprudence distingue entre les trajets du domicile au lieu de travail qui ne sont, en principe, pas compris dans le temps de travail, puisque durant cette période, le travailleur n est, sauf exception, pas encore à la disposition de l employeur et ceux effectués à la demande de celuici qui sont, en règle, considérés comme temps de travail. 13» Dans la mesure où c est à la demande de son chef hiérarchique que le magistrat est amené à modifier son trajet afin de se rendre à cette nouvelle affectation momentanée, on pourrait considérer qu à partir du moment où la distance entre le domicile et le nouveau lieu de travail excède celle entre le domicile et le lieu de travail habituel, il s agit de temps de travail. Il est difficile néanmoins de soutenir cette thèse vu la jurisprudence constante qui tend à considérer que ces déplacements ne sont pas du temps de travail, d autant que cette hypothèse implique notamment des retenues de cotisations sociales sur ces «heures de travail» c) Prime de mobilité et/ou remboursement des frais de déplacement? Il est intéressant de noter que dans une proposition de loi datée du 13/10/2010 ayant pour but notamment d instituer des juges et des substituts mobiles, il était prévu d octroyer à ces juges une prime de mobilité ainsi qu un dédommagement des frais de déplacement 14. ---------------------------------------- Rapporteur : Aurélie Polak 06/05/2014 13 M.De Gols, «Arrêté royal n 255. Durée du travail, heures supplémentaires et repos compensatoire», Orientations, 1985, 37. 14 Chambre, doc 53 0386/001, p.7. 8