Réunion Experts-comptables 4 et 9 décembre 2014 La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Réunion Experts-comptables 4 et 9 décembre 2014 La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Données générales

La D.S.N en quelques mots Un vecteur multi-ops Un vecteur par nature dématérialisé Un vecteur émis dans la foulée de la gestion de la paie, donc systématiquement mensuel, quel que soit l effectif salarié de l entreprise Un vecteur qui porte: Des données individuelles Des données agrégées Des données de paiement Un vecteur dont la mise en œuvre est progressive 3

La D.S.N en quelques mots LECHAMP DE LAPHASE II LES COTISANTS CONCERNES Tous les employeurs domiciliés en métropole ou dans les DOM, à l exception notable : Des employeurs publics dont la majorité des salariés relèvent de l une des 3 fonctions publiques, DesEPA, Des employeurs employant des ouvriers dockers, marins pêcheurs, personnels naviguant de la marine marchande Des employeurs ayant des salariés artistes du spectacle, des ouvriers et techniciens de l édition d enregistrement sonore production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle 4

La D.S.N en quelques mots LECHAMP DE LAPHASE II LES FORMALITES CONCERNEES Celles de la phase I : attestation de salaire pour le versement des indemnités journalière de l assurance maladie (hors IJ en cas d accident du travail et maladie professionnelle), destinée à la CNAM-TS ou à la MSA, attestation d employeur destinée à Pôle emploi déclaration mensuelle de main d œuvre (DMMO) et l enquête statistique sur les mouvements de main d œuvre (EMMO) formulaire de radiation auprès d un organisme de prévoyance collective obligatoire et le cas échéant du formulaire de signalement du droit d option pour la portabilité des droits lors du départ d un salarié Les ajouts de la phase II : DUCS Urssaf ainsi que le bordereau récapitulatif des cotisations et tableau récapitulatif annuel RMM (relevé mensuel de missions) pour les employeurs de travail temporaire, 5

La D.S.N éléments de calendrier Jalons «DUCS URSSAF» Novembre 2014: Phase pilote Février 2015: Mise en exploitation Mai 2015: obligation intermédiaire(décret du 24 septembre 2014) Janvier 2016: généralisation 6

L obligation intermédiaire Le décret d obligation intermédiaire a été publié le 26 septembre 2014 Le décret prévoit deux seuils qui concernent : les employeurs déclarants directs ayant versés en 2013 plus de 2 millions de cotisations et contributions sociales auprès de l URSSAF / CGSS ou de la caisse MSA (CSG-CRDS, contribution d'assurance chômage, CSA, FNAL, VT notamment inclus) les employeurs ayant recours à un tiers-déclarant s ils sont redevables en 2013 de plus de 1 millions d euros de cotisations et contributions sociales dès lors que le portefeuille client du tiers déclarant dépasse 10 millions d euros. Si l entreprise se trouve dans le champ de cette obligation intermédiaire, elle sera donc tenue d effectuer une DSN à compter des paies effectuées à partir du 1er avril 2015 (date d entrée vigueur de l obligation) à transmettre pour le 5 ou le 15 mai 2015 selon le cas. Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits l expose à l'application des pénalités prévues par l'article R. 133-14 du code de la sécurité sociale. En 2015 La pénalité encourue (7,50 par salarié) par les entreprises sera plafonnée à : - 10 000 euros par mois si l entreprise emploie plus de 2 000 salariés - 750 euros par mois en dessous de ce seuil d effectif Page 7

La D.S.N comment ça marche? Message transmis mensuellement par les entreprises (le 5 ou le 15 du mois) à l issue de l acte de paie DSN mensuelle Déclarant / Tiers déclarant Signalement d évènements Mode dépôt ou Machine to machine Portail d accès : Net-Entreprises.fr du GIP ( RG) ou MSA.fr (Régime agricole) Bloc 1 Net DSN (Opérateur ACOSS) - Réception des données, - Contrôle des données, - Eclatement et distribution des données CNAV Données nominatives Bloc 3 - Stockage des données, - Restitution des données Données agrégées Prévoyance: AGIRC-ARRCO, CTIP, FFSA, FNMF V2 Télédep Banques Pôle Emploi CNAMTS DARES 8

Les 10 grands principes de la DSN (1/2) Conduite de projet 1 Le projet DSN est un projet COMMUNAUTAIRE : chaque organisme participant contribue à la construction d un système unique au profit de : la simplification pour les entreprises l optimisation d ensemble du système 2 La DSN s appuie sur l acte de paie : elle véhicule les données telles qu elles ont été portées dans la paie et non des recompositions Données émises 3 La DSN est une «photo» en fin de mois à l issue des opérations de paie : elle véhicule les montants des salaires et primes, et récapitule les «évènements» survenus dans le mois Il s agit donc du traitement principal de la paie effectué par une entreprise afin d émettre les bulletins de paie de ses salariés Les évènements récapitulés n ont pas forcément d impact sur la paie mais permettent l application de la règlementation de déclarations remplacées. 4 Les signalements d évènements ne contiennent que les données qui ont un sens lors des évènements. Les «historiques» sont récupérés via les mensuelles 9

Les 10 grands principes de la DSN (2/2) 5 Les données de la DSN mensuelle sont stockées de manière centralisée pour les organismes de base et les administrations : les organismes complémentaires reçoivent uniquement les données relatives aux assurés qu ils gèrent Distribution et stockage des données Traitement par les organismes 6 Seuls les signalements qui sont nécessaires à la continuité du droit des salariés sont admis en cours de mois : dans le cas contraire, transmission uniquement en fin de mois(sous forme de signalement ou de mention dans la DSN mensuelle) 7 Les signalements d évènements ne sont pas conservés de manière centralisée : l employeur est responsable de la conservation de ce qu il a émis 8 Une DSN mensuelle validée ne peut plus faire l objet d une retransmission, dès lors que la date limite est échue : les rectifications seront portées dans une DSN suivante Enrevanche, siladate n est pas échue, ilestpossible d envoyer une DSN«annule et remplace» 9 Les missions des organismes ne changent pas avec la DSN 10 Dans le cadre du démarrage, la DSN peut ne pas traiter tous les cas. Les entreprises doivent donc utiliser l ancienne procédure, en attendant les évolutions ultérieures. 10

Le périmètre «Entreprises» de la phase de démarrage Catégories d employeurs et de salariés intégrés dans la phase 1 Employeurs et salariés du régime général de la sécurité sociale et du régime agricole et également les salariés des entreprises mixtes Entreprises dont les salariés relèvent du régime Alsace/Moselle Entreprises dont des salariés dépendent de caisses spécifiques de congéspayés (ex :BTP) Entreprises ayant des salariés à temps partiel Entreprises pratiquant le décalage de paieavant le 10du mois Décalage de paie : c est le fait, pour une entreprise, de verser le mois qui suit celui de la période d emploi le montant de la rémunération afférente. Dans la phase de démarrage, les décalages de paie sont admis jusqu au 5 du mois suivant si l entreprise a une échéance au 5 et jusqu au 10 du mois suivant si l entreprise a une échéance au 15. Catégories d employeurs et de salariés non intégrés dans la phase 1 Employeurs de St Pierre et Miquelon, de Monaco, de Nouvelle Calédonie, Mayotte, Polynésie française et autres territoires Employeurs de salariés relevant des annexes II (personnels navigants de la marine marchande, marins-pêcheurs), III (ouvriers dockers), VI (employeurs sans établissement en France), VII (entreprises adaptées et centres de distribution de travail à domicile), VIII (employeurs relevant de l art. L5422-13 ou L5424-3 code du travail), IX (employeurs hors de France ou organismes internationaux, ambassades et consulats) et X (salariés du spectacle) au règlement général de la Convention du 6 mai 2011 relative à l Assurance chômage Employeurs du secteur public Employeurs dont le personnel relève d'un régime spécial de sécurité sociale pour tout ou partie des risques Entreprises de travail temporaire(salariés intérimaires) Entreprises pratiquant le décalage de paie au-delà du 10 du mois 11

Devenir un cabinet volontaire Dans le cadre du déploiement progressif de la DSN, celle-ci sera d abord mise en œuvre avec des entreprises du secteur privé volontaires, répondant à certains critères : l entreprise doit être implantée en métropole ou dans les DOM, tous les salariés de l entreprise doivent relever du régime général de sécurité sociale ou du régime agricole et du cas général en matière d assurance chômage, l entreprise doit être équipée d un logiciel de paie et de RH compatible, la paie est effectuée sans décalage ou au plus tard le 10 du mois suivant, l identification des salariés (validité des NIR-N de sécurité sociale) doit être de bonne qualité. Le bilan d identification des salariés est produit automatiquement à partir des données déclarées dans la DADS-U, sans formalité supplémentaire. Il se présente, après envoi d un fichier DADS-U, sous la forme d un bilan contenant la liste des anomalies à corriger et des solutions d identification. Ce bilan peut être consulté, corrigé et téléchargé sur net-entreprises en PDF ou CSV. 12

IMPORTANT Pour transmettre la DSN, il n est pas nécessaire d inscrire l ensemble de ses clients L habilitation à la DSN peut être ajoutée uniquement sur le SIRET du cabinet et pour l ensemble des déclarants (ou au cas par cas selon l organisation interne du cabinet) 13

DSN & Recouvrement

La D.S.N et le recouvrement PERIODICITE DES OBLIGATIONS Les déclarations sont SYSTEMATIQUEMENT mensuelles, au 5 ou au 15 Gestion des échéances en fonction de l effectif et des dates de versement des salaires (échéance / paie) Suppression de l exigibilité au 25, ramenée au 15 (tolérance octroyée sur 2015) Plus de possibilité d extraction anticipée(opérations de fin d année) Les règlements de l exigibilité pour les entreprises de 9 salariés au + Ouverture des périodes mensuelles Maintien de l exigibilité des paiements au trimestre, mais possibilité pour l employeur de régler aumois lemois(art R243-6-1 ducss) 15

La D.S.N et le recouvrement GESTION DES DECLARATIONS Les déclarations sont obligatoirement dématérialisées L obligation de dématérialisation continue en revanche à s appliquer sur le paiement des cotisations en fonction des seuils actuels Les déclarations doivent être réalisées par établissement d affectation (celui du contrat de travail) Simplification des données Calcul des effectifs à terme par la branche Réduction du nombre de Codes Types de Personnel (suppression de 71 CTP Alsace Moselle) 16

La D.S.N et le recouvrement GESTION DES DECLARATIONS (2) Obligation de produire une déclaration néant tant que la radiation n a pas été demandée à l organisme de recouvrement Modification dans la gestion des régularisations Régularisation par la DSN uniquement au mois le mois (pas d infra mensuel) Importance de la période qui va du dépôt de la déclaration à son extraction à l exigibilité (annule et remplace) Gestion des éventuels écarts négatifs ou positifs Affectation de la régularisation à sa période de rattachement 17

La D.S.N et le recouvrement GESTION DES DECLARATIONS (3) Modification dans la gestion des exercices Régularisationannuellepossiblesur la12e DSN de l annéeou la1ère de N+1 Déclarations sur le mode différentiel Modalités de clôture systématique de l exercice Pénalités applicables: Sur retard de fourniture de la déclaration Sur non respect du vecteur obligatoire 18

La D.S.N et le recouvrement GESTION DES PAIEMENTS Paiement dématérialisé privilégié mais non encore exclusif Affectation des paiements pour les cotisants trimestriels qui auront fait un chèque ou un virement unique à l exigibilité Spécificité de la dissociation des termes pour les de 10 salariés Possibilité de pré-ordonnancer un paiement: Aumois lemois Surle3 e mois delapériode maisavecune ventilationmensuelle Mise à disposition d un module de télé-règlement 19

La D.S.N et les autres offres de service LES SERVICES EXISTANTS Pas de remise en cause, et accrochage de ces services + sur net entreprise «échanges avec mon urssaf», «situation de mon compte», module de télérèglement, «abonnement» Inscription aux services comme actuellement 20

Le support DSN Articulation du support téléphonique DSN

Le centre d appel virtuel N de téléphone : 0811 376 376 (Mise en service à compter du 2 décembre 2013) Centre d appel virtuel partagé entre 4 organismes : Du Lundi au Vendredi de 8h30 à 18h00 22

Dsn-info et la base de connaissance Naviguer sur www.dsn-info.fr et utiliser la base de connaissance

Informations générales concernant la DSN Consulter les informations liées au type de population Accéder à la base de connaissance Les documents les plus téléchargés Connaître les actualités du projet Web docs et témoignages Nous contacter 24

Vous êtes : tiers déclarant / cabinet d expertise comptable Vous êtes un tiers déclarant (cabinet d expertise comptable): précisions «avant de démarrer» et «comment procéder» Charte relative à la DSN : Présentation de la charte devant être validée par les utilisateurs Votre éditeur : Présentation de la charte éditeur et des éditeurs l ayant signée S inscrire : Présentation des conditions et mise à disposition du formulaire DSN (saisie en ligne ou renvoi) pour être précurseur Outil de pré-contrôle DSN-val:Tester son fichierdsn avantde ledéposer sur lesite Déclarer en test ou en réel : Modes opératoires pour transmettre DSN et signalements Documentation: cahier technique, les kits, les modes opératoires Démonstrateur DSN Base de connaissance : Accéder à labasedeconnaissanceet auxforums 25

Les kits mis à votre disposition Un kit de sensibilisation pour préparer l entrée dans la DSN Un kit de démarrage pour intégrer la DSN en toute sécurité Fiches pratiques Les bonnes questions à se poser Démonstrateur Charte relative à la DSN et charte Editeurs Cahier technique et description des données 26

Le Kit de sensibilisation Le kit de sensibilisation comprend les éléments suivants: Présentation générale de la DSN Lien vers le démonstrateur DSN Check liste des bonnes questions à se poser Description générale des données Présentation de la base de connaissance Fiche pratique «Disposer d un expert, accéder au support» Charte relative à la DSN Charte de partenariat éditeurs Dépliant de synthèse«avantages entreprises» Cahier technique Phase 1 Cahier technique phase 2 27

Présentation générale de la DSN Le document «présentation générale de la DSN» permet d expliquer : Le contexte, le périmètre et les objectifs du projet Les différentes étapes de déploiement du projet et la cinématique générale de démarrage Les déclarations remplacées Les apports de la DSN Le fonctionnement du site DSN-info.fr 28

Le démonstrateur DSN Le démonstrateur DSN permet d expliquer aux entreprises la cinématique de la DSN. La page d accueil propose : Une présentation de la DSN La cinématique d inscription à la DSN Les modalités de déclarations mensuelles 29

Les bonnes questions à se poser La prise en compte de ces questions est particulièrement importante pour préparer les entreprises précurseurs au démarrage dans la DSN, elles sont regroupées en 3 thèmes : le champ couvert par la DSN à son démarrage l organisation du traitement de la paie les pratiques ou procédures actuelles dans le domaine des déclarations L examen des thèmes doit permettre à l entreprise d arrêter la date de son entrée dans la DSN, dans la phase de volontariat, et de mesurer les tâches de préparation et l ampleur des apports à attendre de la DSN en matière de simplification et de gain d efficience. Le document comporte deux niveaux de lecture : Un résumé pour permettre une première lecture Des explications plus détaillées si nécessaire La check liste des bonnes questions à se poser se trouve sur le site DSN : http://www.dsn-info.fr/questions.htm 30

Le questionnaire d entrée dans la DSN A l issue de la check list, les entreprises sont invitées à compléter un document (en ligne à l adresse : http://www.dsn-info.fr/questions-demarrer-dsn.htm) à retourner à PilotageDSN@gip-mds.fr afin de les aider dans la planification de leur opération de démarrage 31

La description générale des données Une note de description fonctionnelle des données est intégrée au kit de sensibilisation. Elle développe les données attendues pour chaque objet Les événements de la vie du salarié qui doivent être mentionnés dans les données envoyées 32

La base de connaissance Cette présentation fournit des éléments concernant l utilisation de la base de connaissance : Modalités d accès Utilisation Présentation d une fiche Gestion de son espace personnel NOUVEAUTE! La base de connaissance Accéder à la base de connaissance Comment l utiliser Présentation d une fiche L espace personnel : «Mon espace» Disponible en ligne sur le site DSN-info.fr Recherches par mots-clés 1 33

Comment accéder à la base de connaissance? Dès la page d accueil du site www.dsn-info.fr en cliquant sur «Toutes les réponses à vos questions»: Apartir du lien «Basede connaissance» de chaque page du site. 34

Comment utiliser la base de connaissance? Saisir une question en langage naturel ou choisir un thème pour consulter les fiches s y rapportant Permet le suivi des demandes, des fiches, des nouveautés, des alertes, gestion des abonnements Envoyer un mail au support DSN. Une réponse vous sera communiquée dans les meilleurs délais Accéderàl un des forums: Forum entreprises : public en lecture, inscription en écriture Forum «Bonnes pratiques démarrage DSN logiciels de paie», réservé aux éditeurs de logiciels de paie : inscription pour lecture et écriture 35

Sélection d un thème Possibilité d effectuer une recherche : Par sous-thème (blocs oranges) : cette sélection affichera toutes les fiches liées au sous-thème sélectionné Par chapitre (blocs blancs) : pour chaque «sous-thème» possibilité de sélectionner un chapitre affichant ainsi les fiches s y rapportant La recherche en langage naturel permet d effectuer une recherche par mot clé ou question dans le thème sélectionné en entrée de la base de connaissance 36

Saisir une question Si vous ne trouvez pas la réponse dans la base de connaissance, posez directement une question en cliquant sur «Vous n avez pas trouvé la réponse à votre question?» Il lui suffit ensuite de saisir les informations du formulaire et d envoyer sa demande. Une réponse sera envoyée dans les meilleurs délais. Un mot de passe sera également transmis à l adresse mail précisée afin de se connecter à son espace personnel. 37

Mon espace personnel L espace personnel permet à l utilisateur de consulter les réponses apportées par le support DSN mais également de s abonner aux différentes fiches et thèmes de la base de connaissance 38

Historique des questions posées. Pour consulter les réponses apportées, cliquez sur le lien. Lorsqu une fiche est mise à jour dans un thème pour lequel vous êtes abonné(e) le tableau se met à jour (un mail vous est également envoyé) Cliquez sur «Afficher toutes les notifications» pour sélectionner l abonnement aux différents thèmes. 39

Vous serez ainsi abonné(e) à l ensemble des thèmes et sous- thèmes de la base de connaissance A l aide de la liste déroulante, sélectionnez le(s) thème(s) pour lesquels vous souhaitez vous abonnerpuiscliquersur «Ajouter un thème». * Il est préférable de sélectionner l ensemble des thèmes de la base de connaissance. 40

La charte éditeurs La Charte de partenariat éditeur est en ligne sur le site DSN-info.fr : http://www.dsninfo.fr/documentation/charte-editeurs.pdf En adhérant à la Charte l éditeur s engage à accompagner et mettre en œuvre les extensions successives de périmètre de la DSN jusqu à la généralisation de la DSN L éditeur s engage à réaliser les tests de bout en bout avant la délivrance à son premier client de l adaptation du logiciel permettant d engager les opérations «pilote», selon le lotissement prévu pour la DSN. Cette opération devra ensuite être effectuée à chaque mise à jour de la norme. Elle s effectuera en relation avec le GIP-MDS, gestionnaire du site net-entreprises.fr. Le Cahier technique phase 1 Le Cahier technique phase 2 41

La charte relative à la DSN La charte relative à la DSN détaille les questions suivantes : Qu est-ce que la DSN? Qui peut opter pour la DSN? Quel équipement est nécessaire? Quelle précaution prendre? Que faire pour opter pour la DSN? Quelles sont les conséquences du choix de la DSN? Quels sont les services dont vous bénéficiez? Qu advient-il des données transmises? 42

Transmettre une DSN ou un signalement d événement

Rappel du périmètre Dans le cadre du déploiement progressif de la DSN, celle-ci sera d abord mise en œuvre avec des entreprises du secteur privé volontaires, répondant à certains critères : l entreprise doit être implantée en métropole ou dans les DOM, tous les salariés de l entreprise doivent relever du régime général de sécurité sociale ou du régime agricole et du cas général en matière d assurance chômage, l entreprise doit être équipée d un logiciel de paie et de RH compatible, la paie est effectuée sans décalage ou au plus tard le 10 du mois suivant, l identification des salariés (validité des NIR-N de sécurité sociale) doit être de bonne qualité. 44

Le B.I.S 45

Qu est-ce que le B.I.S Le bilan d identification des salariés (BIS) liste les salariés qui n ont pu être identifiés après acceptation des DADSU (Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées) et pour lesquels la mise à jour du compte d assurance retraite n a pas pu s effectuer. L entreprise peut, après avoir été avisée de sa mise à disposition par courriel, consulter et rectifier en ligne sur net-entreprises.fr via les services DADS-U et DSN les informations sur les salariés qui ne sont pas correctement identifiés et mettre à jour la fiche "salarié" de son logiciel de paie. Le BIS permet de compléter ou rectifier en ligne les éléments d identité de ces salariés et d actualiser automatiquement leur compte d assurance retraite s ils sont correctement identifiés. La DSN étant une procédure unique à destinataire multiples, il est bien sûr essentiel que l identification de vos salariés(nir ou numéro de sécurité sociale) soit correcte. Pour éviter les procédures lourdes de ré-identification en cas de mauvaise qualité des NIR, il est demandé aux entreprises qui effectuent des DSN un taux de non qualité signalé dans le BIS inférieur à 1 %. 46

Qu est-ce que le NIR (Numéro d identification au Répertoire)? Si l'immatriculation est provisoire, ne pas utiliser les numéros provisoires reconnaissables par leur premiercaractèreégal à 7ou8, maisutiliser leniaqui aété notifié. En l'absence de NIR ou NIR complet (13 caractères), il est obligatoire de remplir la rubrique en indiquant lecode sexe1ou2puis en complétant les12 autres caractèrespar des9. 47

Comment obtenir le B.I.S Le bilan d identification des salariés est mis à la disposition de la personne qui dépose la DADS- UoulaDSN, y compris si c est untiersdéclarant. Un message de mise à disposition du bilan est envoyé à toutes les adresses électroniques figurant dans le contact émetteur de la DADS-U (rubrique S10) suite à l envoi du premier fichier comportant des anomalies ou des solutions d identification. Pour accéder au bilan, authentifiez-vous sur net-entreprises.fr, «Accédez à la déclaration DADSU», cliquez sur «Vos envois» puis sur «Bilan d identification des salariés» comme suit: 48

Ledéclarant peut à l aidede lalistedéroulantechoisir lesiret Des bilans sont proposés au déclarant avec la solution de modification et la possibilité de rectifier les informations. IMPORTANT: Les informations devront également être modifiés dans le logiciel de paie 49

Modèle de fiche d informations pour les salariés Vous pouvez utiliser comme modèle la fiche proposée sur dsn-info.fr (rubrique «Vous êtes une entreprise / un tiers déclarant», onglet «Documentation») afin d'informer les salariés sur les données à caractère personnel contenu dans la DSN ainsi que sur les modalités d exercice des droitsd accès à ces données et derectificationdecelles-ci telque prévu parlaloi. Le tableau précise également les contacts en fonction des informations à modifier: 50

Accéder à la DSN 51

S authentifier sur le site «www.net-entreprises.fr» 52

Accéder à la DSN Enface de ladsn, cliquezsur «Accéder à la déclaration» : Information : SilaDSN n apparaîtpasdanslalistedes déclarationscela signifie: Soit queles délaisd accès nesont paséchus, Soit qu aucune habilitation (droit d accès déclaratif) n a été définie pour la DSN Pour la DSN, il suffit par exemple d ajouter la DSN au SIRET du cabinet 53

Le tableau de bord 54

A quoi sert-il? Consulter les informations relatives au déclarant : Le SIRET déclarant, le téléphone et l adresse postale Consulter les informations liées aux dépôts : Lesétats deprise en compte Les bilans d anomalies Les bilans complémentaires Le BPIJ (Bulletin de paiement des indemnités journalières) L AER (Attestation employeur rematérialisée) De consulter l ensemble des dépôts effectués sur le site par le déclarant Effectuer le suivi de l état des DSN mensuelles et des signalements d événements en fonction de ce qui est attendu en fonction d une échéance précise Déposer une DSN mensuelle ou un signalement d événement : Dépôt dufichier Changement de l adresse mail si nécessaire pour recevoir les différents mails de retours associés (Accusé d enregistrement électronique ) 55

Le tableau de bord Informations concernant le déclarant. Informations concernant les dépôts effectués. Suivi de l état des DSN mensuelles et signalements en fonction de ce qui est attendu par le système DSN pour une échéance précise. Déposer une DSN ou un signalement d événement en cliquant sur «Parcourir» puis envoyer Le déclarant peut modifier l adresse mail de réception des informations en la renseignant dans la zone concernée 56

Les DSN mensuelles 57

PM1 Les échéances déclaratives Adresserla DSN mensuelle le 5ou 15du mois qui suitcelui auquel la DSN serapporte : Transmission Echéance déclarative PROCEDURES ACTUELLES BRC (Bordereau Récapitulatif des Cotisations pour le régime général - déclaration 5 15 mensuelle ou trimestrielle pour l URSSAF ) DUCS URSSAF DTS (Déclaration Trimestrielle des salaires pour le régime agricole) 5 15 DSN DSN mensuelle 5 15 Lesentreprises à échéance déclarative au 25ou 30sontexclues de la phase 1 58

Diapositive 58 PM1 Déjà présent dans "qu'est-ce que la dsn" Pierre MAINE; 26/04/2014

Comment déposer une DSN mensuelle?

Déposer une DSN Au préalable, le déclarant doit extraire le fichier DSN de son logiciel de paie et l enregistrer sur son poste Etape 1 : Sur le tableau de bord, cliquez sur«parcourir» Etape 2 : Sélectionnez le fichier à déposer Etape 3 :Cliquez sur«ouvrir» Etape 4 : Possibilité de changer l adresse mail de réception des mails de suivi(aee ) Etape 5 :Cliquez sur«envoyer» 60

Etape 7 : Une fois le fichier déposé, un message d attente indique les pré-contrôles effectués : Pour rappel, les pré-contrôles permettent de vérifier la «validité» du dépôt quant à sa structure et sa forme. Etape 8 : Un Accusé d Enregistrement Electronique (AEE) est fourni: L AEE permet donc d attester au déclarant que le dépôt a bien été réceptionné et que les précontrôles sont OK. Le fichier DSN va ainsi pouvoir être traité. Chaque dépôt est identifié par «un N de référence de l envoi» spécifique. Cette référence permet de retrouver rapidement un dépôt effectué. 61

Etape 9 : Un Accusé d Enregistrement Electronique (AEE) est communiqué par retour de mail attestant de la prise en comptedu fichierparle dispositifdsn: NB : L AEE est communiqué au format.xml. Pour le consulter en.xls par exemple, il suffit de l enregistrer sur sonposteet de l ouvriravec EXCEL. 62

Etape 10:Unefoislescontrôleseffectués, unemiseàjourdutableau de bordest effectuée et un mailestenvoyéau déclarant lui précisant. Il doit se connecter à son compte et consulter les éventuelles anomalies, les certificats de conformité, les bilans complémentaires 63

Les «pré-contrôles» et «Etats de prise en compte»

Le tableau de bord : Les états de prise en compte «L état de prise en compte» dufichiervous permet deconnaître lestatutdudépôt effectué : Fichier en pré-contrôle : Votre fichier a bien été reçu sur le point de dépôt et les contrôles concernant la structure du fichier et la norme utilisée sont en-cours d exécution. Fichier invalide : Le pré-contrôle du fichier ne remplit pas les conditions d acceptabilité. Vous pouvez consulter l avis de rejet en cliquant sur la loupe de la ligne concernée. Fichier contrôlé conforme : Le fichier a passé les pré-contrôles et aucune anomalie n a été constatée. Cliquez sur la loupe en face de la ligne concernée pour consulter les bilans complémentaires et téléchargez les certificats de conformité. Fichier contrôlé conforme avec anomalie(s) : Le fichier a passé les pré-contrôles mais des anomalies sont présentes. Cliquez sur la loupe en face de la ligne concernée pour consulter les différents bilans d anomalies 65

Cas d un fichier invalide Liste des derniers dépôts effectués. Cliquer sur la loupe en face du dépôt concerné pour consulter le(s) bilan(s) d anomalie(s). Information : Pour consulter des dépôts ultérieurs, cliquer sur «+ Afficher tout ou sélectionner» afin d utiliser la recherche multi critère. 66

Cas d un fichier rejeté : Bilan de traitement 67

Liste des codes et occurrences 68

Comment consulter les bilans d anomalies?

Accéder au tableau de bord DSN Liste des derniers dépôts effectués. Cliquer sur la loupe en face du dépôt concerné pour consulter le(s) bilan(s) d anomalie(s). Information : Pour consulter des dépôts ultérieurs, cliquez sur «+ Afficher tout ou sélectionner» afin d utiliser la recherche multi critère. 70

Consulter le bilan de traitement Cliquer sur la loupe pour obtenir le détail du bilan de traitement ou sur «Afficher les bilans d anomalie» pour l ouvrir sous Excel et consulter l ensemble dans un fichier. Si aucune anomalie n est constatée, le déclarant peut télécharger le certificat de conformité dégageant l entreprise de son obligation déclarative. 71

Motifs de rejets : Affichage détaillé par déclaration Affichage de l ensemble des dépôts effectués. Si plusieurs déclarations étaient contenues dans le fichier sont numérotées de type N 1, N 2. Si des bilans d anomalies sont présents pour plusieurs déclarations ils seront détaillés par déclaration En face de chaque déclaration, il faudra cliquer sur «Afficher le détail» pour obtenir le détail de motifs de rejet puis sur la loupe pour obtenir les différents détails comme suit 72

Consultation des motifs de rejets Pour consulter les motifs du rejet de chaque déclaration et avoir notamment les informations sur la rubriqueet laligneenanomalies,cliquezsur laloupepour obtenir ledétail: Le déclarant doit donc se référer au cahier technique pour consulter les informations et comprendre les anomalies. Il devra ensuite effectuer les modifications nécessaires et effectuer un nouveau dépôt. Informations issues du cahier technique permettant de comprendre les contrôles effectués et les informations à respecter. 73

Ouvrir les bilans d anomalies sous Excel Cliquezsurle dessinàcôté de «Afficher les bilans d anomalies»: 1 Affichage du bilan d anomalies sous format Excel 2 3 3 74

Comment suivre les transmissions et les retours d informations?

Le récapitulatif Le «Récapitulatif», peut être comparé à un «compteur» de déclarations permettant, par échéance! D obtenir une visions synthétique sur les déclarations transmises (DSN mensuelle et signalements d événements) pour une échéance donnée Deconsulter «en masse» lesdifférentsbilanset certificatsde conformité DSN mensuelles : Signalements d événements : 76

Les déclarations non transmises Les «déclarations non transmises» correspondent aux déclarations mensuelles «réelles» attendues par établissement selon la situation du déclarant connue par le système DSN en fonction des échéances précédentes. Exemple : Le 15 avril 2014 (date d échéance déclarative), 14 établissements ont été déclarés via le dispositif DSN. A compter du 16 avril, 14 DSN apparaitront donc en ligne «Déclarations non transmises». Le 4 mai, une DSN attendue par le système pour l échéance (c est à dire qu un dépôt pour ce SIRET a bien été effectuée en M-1) est transmise. Les «déclarations non transmises» passeront à 13, et ainsi de suite permettant un suivi simplifié entrece qui est transmis en M-1 et l attendu pour le mois M Chaque nouveau SIRET sera connu du dispositif et apparaitra en «Déclaration non transmise» le mois M+1 NB : Une DSN mensuelle n est plus considérée comme «non transmise» à partir du moment où une fois délivrée son accusé d enregistrement électronique, la déclaration a passé les contrôles précisés dans le cahier technique de la norme et a été déclarée «conforme» ou «rejetée». 77

Les déclarations/signalements rejetés Les «déclarations/signalements rejetés» correspondent aux déclarations déposées sur le site pour une échéance précise pour lesquelles des anomalies sont constatées Possibilité de consulter les bilans d anomalies d une DSN mensuelle ou d un signalement d événement en particulier en cliquant sur «La loupe» ou «Afficher les bilans d anomalies» Possibilité en cas de présence de plusieurs DSN mensuelles ou signalements d événements en anomalies, de cliquer sur «Afficher les bilans d anomalies» sous déclarations rejetées pour consulter la liste globale 78

Les déclarations/signalements conformes Les «déclarations/signalements conformes» correspondent aux DSN mensuelles «réelles» ou signalements d événements pour lesquels des certificats de conformité ont été délivrés et un accès aux bilans complémentaires Accéder aux bilans complémentaires ou au BPI et AER pour les signalements Permet d afficher l ensemble des certificats de conformité pour l ensemble des déclarations ou signalements d événements conformes. 79

Comment rechercher un précédent envoi?

Rechercher les précédents dépôts IMPORTANT: Un administrateur peut consulter tous les envois et bilans d anomalies transmis via le SIRET de connexion Un déclarant peut uniquement consulter les bilans de ses propres envois «+ Afficher tout ou sélectionner» permet d afficher les DSN mensuelles ou signalements d événements transmis précédemment (critères de recherche par saisie de date, échéance, type d envoi ) 81

Saisir les critères de dates pour la sélection Choisir l échéance et/ou la nature concernée pour consulter l ensemble des envois Recherche par SIRET permet notamment à un TD de rechercher un/plusieurs envois effectués pour l un de ses clients Afficheencochant«OUI» lesdépôtseffectuésparles autresdéclarants(ledéclarant connecté pourra uniquement vérifier si des dépôts ont été effectué pour un SIRET donné mais pas consulter les bilans complémentaires... 82

Ensemble des fichiers en lien avec la recherche effectuée. La flèche sur fond violet permet de consulter les différentes pages concernées. 83

Rappels sur la logique d ensemble des contrôles

Rappels sur la logique d ensemble des contrôles Illustration si possible par la consultation * d un bilan de rejet *d un fichier dsn rectifié

Exemple concret : Déclarer le passage d un salarié de «non cadre» à «cadre» Un salarié a été embauché en CDI le 01/01/2013 avec un statut d employé administratif (non cadre). Le 15/05/2013 ilpasse cadre.leversement du salaire se faitàlafindu mois. Au mois de mai DSN mensuelle 1 bloc S21.G00.40 «Contrat de travail» Date de début contrat Statut du salarié Code statut catégoriel AGIRC ARRCO Nature du contrat Intitulé du contrat 1 bloc Au S21.G00.41 mois de «Changement Janvier DSNde mensuelle contrat» Date de modification Ancien statut du salarié Code statut catégoriel AGIRC ARRCO 01/01/2013 04 Autres cadres 01 - Cadre 01 CDI 99 Autres contrats 15/05/2013 06 Employé 06 Non cadres 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Correspond à la rémunération non cadre du 01/05/2013 au 14/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Correspond à la rémunération cadredu 15/05/2013 au 31/05/2013 86

Exemple concret : Déclarer le passage d un salarié d un «CDD» à un «CDI» sans rupture de contrat de travail Un salarié a été embauché en CDD du 01/01/2013 au 15/05/2013. Le 16/05/2013 le CDD est transformé en CDI sans que cela ne constitue une rupture du CDD (les modalités sont identiques). Le salaire est versé àla findu moi. Au mois de janvier DSN mensuelle 1 bloc S21.G00.40 «Contrat de travail» Date de début contrat Nature du contrat Intitulé du contrat 01/01/2013 01 CDI 99 Autres contrats 1 bloc S21.G00.41 «Changement de contrat» Date de modification 16/05/2013 Ancienne nature du contrat 02 - CDD 1 bloc Au S21.G00.50 «mois de Janvier Paie» DSN mensuelle 31/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Correspond à la rémunération du CDD du 01/05/2013 au 15/05/2013 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Correspond à la rémunération du CDI du 16/05/2013 au 31/05/2013 NB: En fonction du logiciel de paie, il est possible de ne mentionner qu une seule rémunération 87

Exemple concret : Déclarer le passage d un salarié d un «CDD» à un «CDI» avec rupture/changement de contrat de travail Un salarié a été embauché en CDD du 01/01/2013 au 15/05/2013. Le 16/05/2013 le CDD est rompu par survenance de sonterme et ilest concluun nouveau contraten CDI.Lesalaire est verséàlafindu moi. 1 signalement «Fin de contrat de travail» - S21.G00.62 Date de fin de contrat de travail 15/05/2013 Motif de la rupture Au mois de janvier DSN mensuelle 031 Fin de CDD Dernier jour travaillé 15/05/2013 1 bloc S21.G00.40 «Contrat de travail» Date de début contrat Nature du contrat Intitulé du contrat Au mois de Janvier DSN mensuelle 01/01/2013 01 CDD 99 Autres contrats 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Rémunération du CDD du 01/05/2013 au 15/05/2013 1 bloc S21.G00.62 «Fin de contrat de travail» Date de fin de contrat Motif de rupture 1 bloc S21.G00.40 «Contrat de travail» Date de début contrat Nature du contrat Intitulé du contrat 15/05/2013 031 Fin de CDD 06/05/2013 02 CDI 99 Autres contrats 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/05/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Rémunération du CDI du 16/05/2013 au 31/05/2013 88

Les signalements d événements 89

Signalement d événement «Arrêt de travail» et «Reprise de travail»

SIGNALEMENT ARRET DE TRAVAIL Il permet d informer l Assurance Maladie du début d'un arrêt de travail d un salarié pour maladie, maternité ou paternité. C est grâce à l émission de ce signalement que le salarié pourra être indemnisé de manière rapide si l entreprise ne pratique pas la subrogation. Si l entreprise ne pratique pas la subrogation : Il doit être émis sous 5 jours après la connaissance de l évènement. Si le salarié reprend son activité avant la date prévisionnelle de fin, un signalement «Reprise» devra être émis.. SIGNALEMENT ARRET DE TRAVAIL SIGNALEMENT REPRISE DE TRAVAIL Si l entreprise pratique la subrogation : Il n est pas nécessaire d émettre un signalement «Arrêt de travail». Par contre, si le salarié reprend son activité avant la date prévisionnelle de fin, un signalement «Reprise» devra être émis (si l arrêt a déjà été signalé, sinon cela sera opéré avec la DSN mensuelle suivante). Si le salarié part en arrêt paternité dès son retour d arrêt maladie, il faut émettre un nouvel arrêt de travail en précisant le nouveau motif (autant de signalements que demotifs ) SIGNALEMENT REPRISE DE TRAVAIL Il permet d informer l Assurance Maladie de la fin d'un arrêt de travail d un salarié pour maladie, maternité ou paternité. Le signalement «Reprise de travail» doit êtreémis sous 5 jours après la connaissance de l évènement. Le signalement doit être transmis si le salarié reprend son activité avant la date prévisionnelle de fin que l entreprise pratique ou non la subrogation. Si le salarié respecte les dates précédemment transmises via le signalement d arrêt, il n est pas nécessaire de faire un signalement de reprise. 91

Accéder au tableau de bord DSN Liste des derniers dépôts effectués. Cliquer sur la loupe en face du dépôt concerné pour consulter le(s) bilan(s) d anomalie(s). Information : Pour consulter des dépôts ultérieurs, cliquer sur «+ Afficher tout ou sélectionner» afin d utiliser la recherche multi critère. 92

Consulter les certificats de conformité Le déclarant peut télécharger le certificat de conformité en cliquant sur le lien 93

Pour rappel : le certificat de conformité est le compte-rendu issu de l ensemble des contrôles qui suivent la génération de l accusé d enregistrement électronique, informant le déclarant de la validité de sa déclaration. Ce certificat délivre donc le déclarant de son obligation déclarative. 94

Consulter les bilans complémentaires Cliquez surlaloupe pourobtenirle détail du bilan de traitement. 95

Le déclarant peut donc en cliquant sur le lien accéder aux bilans complémentaires CNAV, CNAM, Pôle emploi Les bilans complémentaires permettent donc de consulter les états de transmission et les différentes notifications 96

Explication des Etats/Résultat/Signalement-compte rendu : Réception pour stockage=> Sans anomalie/ avec anomalie( - consultez la notification) Contrôle de l identité des salariés => Sans anomalie / avec anomalie ( - consultez la notification) Préparation des données CNAM=> Sans anomalie / avec anomalie ( - consultez la notification) Transmission CNAM=> Réussite traitement 97

Accéder au BPIJ Le BPIJ permet de consulter les bordereaux de paiement des indemnités journalières 98

PM2 Pour rappel Information: Pour consulter le BPIJ d une entreprise, il faut que celle-ci soit inscrite à la DSIJ (attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières) sur le site netentreprises. Si l on prend le cas d un tiers déclarant ou d un multi établissements, tous les SIRET des clients et des établissements secondaires devront être habilités à la DSIJ sur net- entreprises. Pour cela : Se connecter sur net-entreprises.fr et accéder au«menu personnalisé» Cliquez sur«gérer vos portefeuilles» En face du portefeuille souhaité, cliquez sur«gérer le portefeuille» Cliquez sur«gérer les entreprises» Cliquezsur«Gérer les habilitations» et ajouter ladsi Cette opération devra être effectuée pour chaque client/établissement secondaire => Une solutionest àl étude pour que l accèsaubpij se fassesansdevoir ajouter ladsij. 99

Diapositive 99 PM2 C'est peut être ici qu'il faut insister sur le rattachement des Siret Clients pour les Tiers déclarants?? Pierre MAINE; 26/04/2014

Le BPIJ permet donc de consulter les bordereaux de paiement des indemnités journalières en fonction de la caisse concernée et du SIREN. Une fois les critères sélectionnés, cliquez sur «Rechercher» 100

Récapitulatif des principaux cas (entre 2 paies) Date prévisionnelle respectée Reprise normale Reprise en mi-temps thérapeutique Pas de signalement mais précision de la date de reprise en DSN Signalement de reprise avec pour motif : reprise à mi-temps thérapeutique Si reprise anticipée Signalement avec date réelle de reprise Précision de la date réelle de reprise dans ladsn dumois M Signalement arrêt de travail Si arrêt prolongé Pas de signalement «Annuleet remplace» Précision de la date réelle de reprise dans ladsn dumois M+1 Date prévisionnelle de reprise non respectée Si nouvel arrêt de travail consécutif Autant de signalements que de motifs d arrêts et préciser la date du dernier jour travaillé Arrêt de plus de 6 mois Les DSIJ (attestations de salaire IJ) ne sont plus produites par le déclarant La CNAMTS à partir du dossier médical adressera directement au SI DSN les demandes de reconstitution des DSIJ spécifiques (12 mois d historique) 101

Exemple concret : Déclarer un salarié en arrêt maladie Un salarié est en arrêt maladie du 19 au 30 juillet. Le versement du salaire se fait à la fin de chaque mois et l entreprise ne pratique pas la subrogation. Lors de la connaissance de l arrêt maladie(délai de5jours), ilconvient de faire: 1 signalement «Arrêt de travail» - S21.G00.60 Motif de l arrêt 01 maladie Date du dernier jour travaillé 18/07/2013 Date de fin prévisionnelle 30/07/2013 Subrogation Au mois de Juillet DSN mensuelle 02 - non 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/07/2013 Saisir les autres informations 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Salaire du 01/07/2013 au 31/07/2013 1 bloc S21.G00.60 «Arrêt de travail» Motifde l arrêt Date du dernier jour travaillé Date de fin prévisionnelles 01 maladie 18/07 30/07 NB : Si le salarié reprend le travail avant la date prévisionnelle de reprise, un signalement «Reprise de travail» devra être émis. 102

Exemple concret : Déclarer une reprise anticipée Un salarié est en arrêt maladie du 19 au 30 juillet. Il reprend le travail le 27 juillet au lieu du 30 comme précisé dans son arrêt. Le versement du salaire se fait à la fin de chaque mois et l entreprise ne pratique pas la subrogation. Lors de la connaissance de l arrêt maladie (délai de 5 jours), il convient de faire: 1 signalement «Arrêt de travail» - S21.G00.60 1 signalement «Reprise de travail» Motif de l arrêt 01 maladie Date du dernier jour travaillé 18/07/2013 Date de fin prévisionnelle 30/07/2013 Subrogation 02 - non Autres informations Motif de l arrêt 01 maladie Date du dernier jour travaillé 18/07/2013 Date de fin prévisionnelle 30/07/2013 Date de la reprise 27/07/2013 Motif de la reprise 01 Reprise normale Au mois de Juillet DSN mensuelle 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/07/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Salaire du 01/07/2013 au 31/07/2013 1 bloc S21.G00.60 «Arrêt de travail» Motifde l arrêt Date du dernier jour travaillé Date de fin prévisionnelle Date de la reprise Motif de la reprise 01 maladie 18/07/2013 30/07/2013 27/07/2013 01 Reprise normale 103

Exemple concret : Déclarer un arrêt de travail entre 2 paies Un salarié est en arrêt maladie du 25 janvier au 10 février. Le versement du salaire se fait à la fin de chaque mois et l entreprise ne pratique pas la subrogation. Lors de la connaissance de l arrêt maladie (délai de5jours),ilconvient de faire: 1 signalement «Arrêt de travail» - S21.G00.60 Motif de l arrêt 01 maladie Date du dernier jour travaillé 24/01/2013 Date de fin prévisionnelle 10/02/2013 Subrogation 02 - non Au mois de Janvier DSN mensuelle 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 31/01/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Salaire du 01/01/2013 au 31/01/2013 1 bloc S21.G00.60 «Arrêt de travail» Motifde l arrêt Date du dernier jour travaillé Date de fin prévisionnelle Subrogation 01 maladie 24/01/2013 10/02/2013 02 - non 104

Signalement d événement «Fin de contrat de travail»

Pour rappel SIGNALEMENT FIN DE CONTRAT DE TRAVAIL Il permet d informer l Assurance Chômage du départ d un salarié d une entreprise. Ce signalement porte l ensemble des informations relatives à la fin de contrat de travail telles qu exigées par la réglementation de l Assurance Chômage. Le signalement d évènement «Fin de contrat de travail» doit être transmis dans les 5 jours suivant sa date de connaissance. Cependant, il est conseillé d envoyer au plus vite le signalement afin de permettre un calcul rapide des droits du salarié. Il est nécessaire de récapituler tous les signalements d événements «Fin de contrat de travail»émisau-cours dumoisdansladsn mensuelle Information : Si la fin de contrat de travail survient avant la transmission de la DSN mensuelle relative au mois civil précédent l événement, il est demandé de transmettre cette déclaration mensuelle enmême tempsque lesignalementde finde contrat de travail. 106

Accéder au tableau de bord DSN Liste des derniers dépôts effectués. Cliquer sur la loupe en face du dépôt concerné pour consulter le(s) bilan(s) d anomalie(s). Information : Pour consulter des dépôts ultérieurs, cliquer sur «+ Afficher tout ou sélectionner» afin d utiliser la recherche multi critère. 107

Accéder au certificat de conformité L obtention du certificat de conformité dégage le déclarant de son obligation déclarative. 108

Accéder à l AER et aux bilans complémentaires 109

Les bilans complémentaires Le déclarant peut donc en cliquant sur le lien accéder aux bilans complémentaires CNAV, CNAM, Pôle emploi Les bilans complémentaires permettent donc de consulter les états de transmission et les différentes notifications 110

Explication des Etats/Résultat/Signalement-compte rendu : Réception pour stockage => Réussite traitement Contrôle de l identité des salariés => Notification : télécharger le fichier pour consultation Préparation des données Pôle emploi => Sans anomalie / Anomalie: Télécharger le fichier Transmission pôle emploi => Réussite traitement / Notification En fonction des états il y a donc la possibilité de télécharger soit AED soit les notifications pour comprendre les points à modifier 111

Le contrôle de l identité des salariés 112

Exemple de motif de non reconstitution de l AER Dans la colonne «Signalement/Compte rendu», cliquez sur l icône afin de consulter le fichier de compte rendu d erreur comme suit : Le motif permet donc de comprendre pourquoi l attestation employeur ne peut pas être générée. Dans l exemple ci-dessus, l AER (Attestation Employeur rematérialisée à remettre au salarié) ne peut être fournie car il n y a pas assez d historique pour la re-matérialisation de l attestation employeur 113

Accéder à l AER 114

L AED peut donc être imprimée et transmise au salarié. 115

Exemple concret : Déclarer une fin de contrat de travail Un salarié a été embauché en CDI le 12 mai 2012 et quitte l entreprise le 25 juin 2013 par rupture conventionnelle. Le versement du salaire se fait à la fin de chaque mois. Lors de la connaissance de l événement (délai de5jours),ilconvient de faire: 1 signalement «Fin de contrat de travail» - S21.G00.62 Date de fin de contrat 25/06/2013 Motif de la rupture du contrat de travail 043 Rupture conventionnelle Au mois de Juin DSN mensuelle 1 bloc S21.G00.40 «Contrat de travail» (CDI) Date de début contrat Nature du contrat Intitulé du contrat Subrogation 12/05/2012 01 - CDI 99 - Autres contrats 02 non 1 bloc S21.G00.50 «Paie» 25/06/2013 1 bloc S21.G00.51 «Rémunération» Salaire du 01/06/2013 au 25/06/2013 1 bloc S21.G00.62 «Fin de contrat de travail» Date de fin de contrat de travail Motif de la rupture 25/06/2013 043 Rupture conventionnelle 116

Comment corriger une DSN mensuelle ou un signalement? 117

«L annule et remplace» d une DSN mensuelle Pour modifier des informations erronées ou manquantes dans une DSN mensuelle, vous devezeffectuer unedsn detype«annuleet remplace»: Pour supprimer / ajouter / modifier un ou plusieurs éléments concernant la vie d un ou plusieurs salariés dans l entreprise. Pourcorrigerune DSN mensuelle«normale» et/ou unedéclaration«annuleet remplace» préalablement envoyée. Il est possible d émettre une DSN mensuelle «Annule et remplace» : jusqu àladated échéance de ladsn (5 ou 15). Au-delà de cette date, les rectifications seront à opérer dans les paies des mois suivants et figureront dans une DSN ultérieure. Possibilité d émettre 3 DSN mensuelles «Annule et remplace» par échéance déclarative et pour un déclaré. Le type de déclaration (rubrique S20.G00.05.002) permet de différencier une DSN mensuelled unedsn mensuelle«annuleet remplace» : Chaque DSN mensuelle annule et remplace a un numéro d ordre qui ne peut être supérieur au numéro d ordre de la DSN transmise précédemment. Exemple DSN mensuelle initiale: n 001 1 ère Annuleet remplace :n 002 2 ème Annuleet remplace : n 003 Lesnuméros d ordre devront être remis à 0 audébut dechaquemois civil 118

«L annule et remplace» d un signalement Unsignalement«annule etremplace» : Est émis par un employeur qui souhaite corriger les données transmises dans un signalement précédemment transmis Peut être identique à celui que l employeur souhaite remplacer, mais ce dernier le transmet pour permettre de déclencher la reconstitution d une AED «annule et remplace» si un élément présent pour reconstituer l AED a été modifié sur les périodes travaillées par cet ex-salarié. Doit être émis à nouveau si une régularisation postérieure au signalement d événements transmis est constatée Comporte l identifiant de la déclaration annulée et remplacée. Peut aboutirà: Lacréation d une1 ère déclaration substituée(aedou DSIJ) si cette dernière n apu êtrecréée avec le signalement évènementiel précédent (même NIR, même contrat, même SIRET d affectation) La création d une déclaration substituée «annule et remplace» (AED ou DSIJ) pour annuler et remplacer la déclaration initiale substituée créée avec le signalement évènementiel précédent. 119

«L annule» pour un signalement L annule n est possible que pour un signalement d événement et non une DSN mensuelle. En cas d erreur, il est possible d annuler un signalement d événement via l envoi d un signalement «Annule» ne porte que les informations permettant de repérer (via la rubrique S20.G00.05.006) le signalement à annuler. Ilestconstitué comme suit: S10.G00.00- Envoi(1,1) S10.G00.01- Emetteur(1,1) S10.G00.02- Contact Emetteur (1,*) S10.G00.03- Destinataire CRE (0,1) S20.G00.05- Déclaration S90.G00.90- Total de l'envoi(1,1) 120

La DSN reprise d historique 121

Dans le cadre de la DSN, la substitution de la DSIJ (attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières) et de l AE (Attestation Employeur destinée à Pôle emploi) ne peut se faire qu après constitution d un historique d au plus à 12 mois. La «DSN Reprise d historique» permet ainsi aux déclarants d'émettre des signalements d évènements «Arrêt de travail» et «Fin de contrat de travail» dès le démarrage de l entreprise en DSN, sans attendre que 12 DSN mensuelles aient été produites nativement parlesi de paie. La «DSN Reprise d historique» sert uniquement les besoins de constitutions d historique correspondant au remplacement des DSIJ et des AE et exclue toute autre utilisation. Le paramètre de délai à été augmenté à 11 mois et matérialisé par l ajout de la rubrique S10.G00.00.008 Type de l envoi 03 Reprise d historique. Cette rubrique permettra donc une meilleure traçabilité des données stockées selon que leur origine est postérieure au démarrage et donc bénéficie d une certitude de prise en compte au moment du traitement delapaie. 122

La production de «DSN Reprise d historique» doit respecter les principes suivants: 1. Une «DSN Reprise d historique» ne peut être émise avant acceptation par le point de dépôt d une 1ère DSN mensuelle. 2. L intégralité des salariés présents dans la «DSN Reprise d historique» doit disposer d un NIR certifié. Ainsi, une entreprise ne pourra s engager dans la reprise d historique que si le BIS résultant du dépôt préalable d une DSN mensuelle ne comporte aucune anomalie d identification. 3. Les données présentes dans la «DSN Reprise d historique» doivent porter uniquement sur une profondeur d au plus 12 mois. Ainsi, pour les individus concernés, il conviendra de produire 12 «DSN mensuelles Reprise d historique». 4. Ces DSN mensuelles Reprise d historique peuvent être transmises en un seul ou en plusieurs envois vers le point de dépôt. Nous vous conseillons toutefois d effectuer un dépôt contenant ces 11 déclarations. 5. Il n est pas possible d accepter une «DSN Reprise d historique» pour un mois principal déclaré supérieur ou égal à la date d entrée dans le dispositif DSN. 6. Les déclarants qui produisent une «DSN Reprise d historique» ne déclarent que les salariés que l établissement d affectation compte au moment de son entrée en DSN 123

La déclaration «Néant» 124

La déclaration «Néant» Une déclaration de type «Néant» doit être transmise si les établissements sont fermés temporairement et que les contrats des salariés sont suspendus Exemple: Entreprises saisonnières notamment Cette déclaration de type «Néant» permet de répondre à l exigence d émission d une DSN dès lors qu une entreprise entre dans le dispositif et permettra ainsi de ne pas relancer les établissements en cas de non réception de DSN, pour un mois sans salarié. Si les établissements sont définitivement fermés, il n est pas nécessaire de transmettre une DSN de type «Néant». 125

Les fractions 126

«Les fractions» de DSN Par mesure de confidentialité et/ou autres raisons internes, certaines entreprises préfèrent fractionner leur gestion de paie. (exemple : Une gestion pour les non-cadres + une gestion pour les cadres et/ou une gestion pour les hauts cadres dirigeants + une gestion pour les autres salariés ) On entend par «fractions de DSN» ou «Déclaration fractionnée» les cas où une entreprise gère dans plusieurs systèmes de paie (deux en règle générale) la paie de tous ses salariés. Dans le cadre de la DSN, il est possible d envoyer une déclaration fractionnée via la rubrique S20.G00.05.003 Numéro de fraction de la déclaration. Il y aura donc deux DSN qui seront des «fractions» de DSN et qui couvriront l intégrabilité des salariés.: Un salarié ne pourra être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d un mois principal déclaré. Néanmoins, un salarié peut par exception - être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu une évolution de sa situation professionnelle survenu en cours de mois justifie la production de plusieurs paies sur des systèmes différents. 127