Marché public de services Conception et impression de publications municipales Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) Commun aux deux lots Pouvoir adjudicateur : Mairie de Jarrie 100 Montée de la Creuse 38 560 Jarrie Tél. 04 76 68 84 62 Marché à Bons de Commande : article 78 et 80 du CMP Procédure adaptée : articles 48 du CMP 1
SOMMAIRE Article 1 Objet du marché 1-1 Objet du marché 1-2 les lots 1-3 Durée du marché 1-4 indication des montants minimum/ maximum (marchés à bons de commande) Article 2 Lot n 1 conception et mise en page des supports de communication 2-1 journal municipal 2-1-1 caractéristiques principales 2-1-2 création graphique 2-1-3 le rétroplanning 2-1-4 le suivi d impression 2-2 le guide pratique 2-2-1 guide pratique caractéristiques générales 2-2-2 création graphique 2-2-3 le rétroplanning 2-2-4 le suivi d impression 2-3 la carte de vœux 2-3-1 la création graphique 2-3-2 la carte de vœux électronique 2-3-3 le retroplanning 2-3-4 le suivi d impression 2-4 l agenda culturel 2-4-1 la création graphique 2-4-2 le rétroplanning 2-4-3 le suivi d impression 2-5 Conseil et accompagnement 2
Article 3 lot n 2 impression des documents 3-1 Labels et qualités du papier 3-2 le journal municipal 3-2-1 descriptif technique 3-2-2 rétro planning 3-3 le guide pratique 3-2-1 descriptif technique 3-2-2 Rétro planning 3-4 L agenda culturel 3-4-1 descriptif technique 3-4-2 Rétro planning 3
Article 1 Objet du marché 1-1 Objet du marché Les stipulations du présent cahier des Clauses Particulières Techniques concernent les prestations ci-dessous désignées : La conception graphique et la mise en page de plusieurs supports de communication de la ville de Jarrie (le journal municipal, le guide pratique, l agenda culturel et la carte de vœux) L impression et le façonnage de ces mêmes supports (le journal municipal, le guide pratique et l agenda culturel) 1-2 les lots Ce marché est traité en 2 lots séparés Marché à bons de commande Lot n 1 la conception graphique et la mise en pages de supports de communication que sont le journal municipal, le guide pratique, l agenda culturel et la carte de vœux Lot n 2 l impression des supports de communication que sont le journal municipal, le guide pratique et l agenda culturel Les offres seront examinées lot par lot. 1-3 Durée du marché Pour le lot n 1 et le lot n 2 la durée du marché à bons de commande est fixée à 4 ans. Ce marché sera reconduit tous les ans par ordre de service. La décision du Pouvoir Adjudicateur de ne pas renouveler le contrat à l issu de chaque période prendra la forme d une lettre recommandée avec avis de réception adressée au titulaire du marché du lot dans un délai de 2 mois avant la date de l échéance. Le marché débutera le 1 er janvier 2018. L échéance annuelle est fixée au 1 er janvier de chaque année. Il s achèvera au 31 décembre 2021. 1-4 indication des montants minimum/ maximum (marchés à bons de commande) Lot n 1 montant minimum 0 euro HT/ montant maximum 80 000 euros HT Lot n 2 montant minimum 0 euro HT/ montant maximum 46 000 HT euros 4
Article 2 Lot n 1 conception et mise en page des supports de communication 2-1 journal municipal 2-1-1 caractéristiques principales Le journal municipal baptisé «Le Jarrie Mag» est un trimestriel (4 numéros par an). Il dispose d une pagination fixe de 24 pages. Il se décompose en rubriques. Certaines sont présentes à chaque numéros (édito, délibérations, travaux, actualité mairie) d autres peuvent ne pas être présentes à tous les numéros (culture, sociale, scolaire, etc.). 2-1-2 création graphique Le journal dispose d une charte graphique. Elle sera reprise par le prestataire : têtière, mise en page intérieure, etc. Par contre, il n est pas exclu de modifier ou faire évoluer cette mise en page durant la durée du contrat. Cette évolution sera décidée par la commune. Le prestataire a pour mission pour chaque numéro de mettre en page les éléments transmis par le service communication pour produire un journal de 24 pages comprenant des textes, des schémas, des illustrations et des photos. Il traitera les images si nécessaire. Il proposera si nécessaire des illustrations pour pallier le manque d image pour illustrer un article. Le prestataire tiendra compte des remarques et demandes liées à chaque mise en page, lors d une réunion où les fichiers seront transmis. A la fin du contrat, dans le cas où le graphiste ou l agence de communication ayant la gestion des supports de communication n est pas reconduite, le prestataire s engage à transmettre les fichiers au prestataire retenu pour l appel d offre suivant. Le tout afin de permettre une continuité dans la charte graphique du journal. 2-1-3 le rétro planning Le journal sort à date fixe. La commune de Jarrie s engage à transmettre les fichiers contenant les textes des articles et les visuels (photographies) au prestataire, le tout organisé dans un chemin de fer déjà bâti. Le prestataire dispose de 15 jours pour réaliser la mise en page. Durant ces 15 jours, il s engage à transmettre au bout d une semaine un fichier PDF au service communication afin que ce dernier fasse une relecture sur le fond (textes) et sur la forme (mise en pages). Ces échanges se feront jusqu au BAT définitif qui interviendra à la fin de ces 15 jours. 5
Le rétro planning s établit comme suit Journal Date de transmission des BAT définitif fichiers par la commune Numéro du mois de janvier Autour du 5 décembre Entre le 20 et 22 décembre Numéro du mois d avril Autour du 10 mars Entre le 20 et 24 mars Numéro du mois de juillet Autour du 10 juin Entre le 20 et 24 juin Numéro du mois d octobre Autour du 10 septembre Entre le 20 et 24 septembre Ce rétro planning pourra fait l objet d adaptation en fonction de certaines contraintes : - d actualité pour la mairie. Il peut être décalé d un à 5 jours maximum si l actualité de la commune le nécessite 2-1-4 le suivi d impression Le prestataire aura la charge du suivi d impression en machine chez l imprimeur. Le suivi d impression permet d évaluer la qualité couleur du document à imprimer mais aussi si aucun problème technique ne s est produit entre le fichier et la sortie traceur (conflit de police, titrage difficilement lisible etc.). Si dans le cadre du suivi d impression, le prestataire et ou l imprimeur impriment le document ne correspondant pas au PDF (ex. conflit de police, textes décalés etc.) à charge pour les deux de trouver un arrangement commun et de livrer un nouveau document à la commune répondant parfaitement au PDF validé. 2-2 le guide pratique 2-2-1 guide pratique caractéristiques générales Le guide pratique est un document de 32 pages qui sort une fois par an à la fin du mois d août. Il présente tous les équipements existants dans la commune (musée, bibliothèque, etc.), l ensemble des activités associatives ainsi que des numéros utiles. 2-2-2 création graphique Le guide pratique dispose d une identité graphique. Le prestataire retenu s engage à poursuivre dans cette identité graphique. Néanmoins, selon les besoins ou l évolution des éléments contenus dans le guide, il n est pas exclu qu au cours du marché, ce guide puisse faire l objet d une évolution pendant la durée du contrat. Cette évolution sera décidée par la commune. 6
Le prestataire a pour mission de mettre en page les éléments transmis par le service communication pour produire un guide pratique d un nombre fixe de 32 pages comprenant des textes et des illustrations photos. Il traitera les images si nécessaire. Le prestataire tiendra compte des remarques et demandes liées à chaque mise en page, lors d une réunion où les fichiers seront transmis. A la fin du contrat, dans le cas où le graphiste ou l agence de communication ayant la gestion des supports de communication n est pas reconduite, le prestataire s engage à transmettre les fichiers au prestataire retenu pour l appel d offre suivant. Le tout afin de permettre une continuité dans la charte graphique du guide pratique. 2-2-3 le rétro-planning Le guide pratique sort une fois par an avant la rentrée scolaire du mois de septembre. La commune s engage donc à donner les fichiers comprenant les textes mis en page dans un chemin de fer et les photos d illustrations durant les premiers jours de juillet. La mise en page du guide devra être achevée avant le 25 juillet. Le prestataire dispose de 3 semaines pour réaliser la mise en page du document. Dès la mise en page réalisée, il s engage à envoyer sous format PDF le document au service communication de la mairie de Jarrie. Ce document sera relu autant de fois que nécessaire avant d être transmis à l imprimeur. 2-2-4 le suivi d impression Le prestataire aura la charge du suivi d impression en machine chez l imprimeur. Le suivi d impression permet d évaluer la qualité couleur du document à imprimer mais aussi si aucun problème technique ne s est produit entre le fichier et la sortie traceur (conflit de police, titrage difficilement lisible etc.). Si dans le cadre du suivi d impression, le prestataire et ou l imprimeur impriment le document ne correspondant pas au PDF (ex. conflit de police, textes décalés etc.) à charge pour les deux de trouver un arrangement commun et de livrer un nouveau document à la commune répondant parfaitement au PDF validé. 2-3 la carte de vœux La carte de vœux est éditée une fois par an. Son envoi débute dès le 1 er décembre jusqu au 31 janvier. 2-3-1 la création graphique La carte de vœux fait l objet d une création graphique chaque année. Un premier travail de réflexion est réalisé par le service communication de la commune. Les éléments sont transmis au prestataire au début du mois d octobre. A charge pour le prestataire d avoir des idées et de transformer l ensemble de cette réflexion afin de produire une carte de vœux répondant aux attentes de la commune. Le prestataire fera plusieurs propositions créatives au service communication. 7
En plus de la carte de vœux simple, le graphiste ou l agence aura la charge dans le respect du choix créatif défini de réaliser en plus : - le carton d invitation à la cérémonie des vœux du maire à la population - le carton d invitation à la cérémonie des vœux du maire au personnel - le carton sur lequel figure les vœux type du maire - le carton sur lequel ne figure aucun message 2-3-2 la carte de vœux électronique Une fois la création achevée, une version électronique de la carte de vœux devra être réalisée. 2-3-3 le retro planning Les pistes de réflexion seront apportées par le service communication au début du mois d octobre. La carte devra être achevée le 15 novembre pour être transmise à l imprimeur. 2-3-4 le suivi d impression Le prestataire aura la charge du suivi d impression en machine chez l imprimeur. Le suivi d impression permet d évaluer la qualité couleur du document à imprimer mais aussi si aucun problème technique ne s est produit entre le fichier et la sortie traceur (conflit de police, titrage difficilement lisible etc.). Si dans le cadre du suivi d impression, le prestataire et ou l imprimeur impriment le document ne correspondant pas au PDF (ex. conflit de police, textes décalés etc.) à charge pour les deux de trouver un arrangement commun et de livrer un nouveau document à la commune répondant parfaitement au PDF validé. 2-4 l agenda culturel L agenda culturel a été créé en 2016. Il a été créé pour donner une meilleure visibilité aux nombreuses dates de manifestations qui se déroulent sur le territoire communal. Il a permis aussi de libérer de la place dans le journal municipal et ainsi en améliorer son confort de lecture. Il s agit d un document comprenant un nombre fixe de 4 pages (format fermé 14 cm sur 29,7 cm et ouvert 28 cm sur 29,7 cm). Il est réalisé en quadrichromie et est agrafé au centre de chaque numéro du journal municipal. Il est agrémenté par des photos. 2-4-1 la création graphique L agenda culturel dispose d une charte graphique créée, il y a un peu plus d un an. Le prestataire (agence ou graphiste indépendant) aura la charge de mettre en page ce document en respectant la charte graphique existante (police, couverture, têtière, utilisation d images, mise en page du document, etc.). Néanmoins, selon les besoins ou l évolution des éléments contenus dans l agenda culturel, il n est pas exclu qu au cours du marché, cet agenda puisse faire l objet 8
d une évolution qui sera décidée par la commune. Dans ce son identité graphique pourra aussi évoluer mais tout en gardant certains codes pour qu il transition soit évidente pour les lecteurs entre les deux créations graphiques. Le prestataire a pour mission de mettre en page les éléments transmis par le service communication pour produire l agenda culturel comprenant des textes et des illustrations photos. Il traitera les images si nécessaire. Le prestataire tiendra compte des remarques et demandes liées à chaque mise en page, lors d une réunion où les fichiers seront transmis. A la fin du contrat, dans le cas où le graphiste ou l agence de communication ayant la gestion des supports de communication n est pas reconduite, le prestataire s engage à transmettre les fichiers au prestataire retenu pour l appel d offre suivant. Le tout afin de permettre une continuité dans la charte graphique du guide pratique. 2-4-2 le rétroplanning L agenda est joint au journal municipal. Le rétro-planning est donc lié à celui du journal municipal. Se référer au chapitre 2-1-3. La commune s engage lors de la livraison des éléments pour réaliser le journal à transmettre dans un document distinct les éléments de texte et de photos pouvant permettre de mettre en page l agenda culturel. Si la publication du journal est amenée à être retardée pour une question d actualité par ex. l agenda suivra les changements de rétro-planning du journal et ne sera pas publié à part. 2-4-3 le suivi d impression Le prestataire aura la charge du suivi d impression en machine chez l imprimeur. Le suivi d impression permet d évaluer la qualité couleur du document à imprimer mais aussi si aucun problème technique ne s est produit entre le fichier et la sortie traceur (conflit de police, titrage difficilement lisible etc.). Si dans le cadre du suivi d impression, le prestataire et ou l imprimeur impriment le document ne correspondant pas au PDF (ex. conflit de police, textes décalés etc.) à charge pour les deux de trouver un arrangement commun et de livrer un nouveau document à la commune répondant parfaitement au PDF validé. 2-5 Conseil et accompagnement Le prestataire aura aussi un rôle de conseil sur les choix graphiques des supports dont il a la charge. Au coup par coup, il accompagnera la commune de Jarrie dans ses choix et sa stratégie de communication sur les supports intégrés au marché. 9
Article 3 lot n 2 impression des documents 3-1 Labels et qualités du papier La commune sensible aux questions environnementales demandent que l ensemble des supports concernés par ce marché soient imprimés : - sur des papiers labellisés PEFC Il est par ailleurs indispensable que l imprimeur dispose à minima du label Imprim vert. Nous demandons à l imprimeur de faire figurer les logos de l ensemble des labels du papier utilisé et de ceux obtenus par l imprimeur dans l ours de l ensemble des supports imprimés dans le cadre du dit marché ou dans un espace approprié si l ours n existe pas. 3-2 le journal municipal Le prestataire de ce lot aura la charge de l impression du journal municipal 3-2-1 descriptif technique Le journal le «Jarrie Mag» se constitue de la façon suivant - nombre d exemplaires par numéro : 2100 - nombre de pages 24 - impression en quadrichromie recto verso - format fermé : 21X29,7cm - format ouvert : 29,7X 42 cm - façonnage un pli central + 2 points métal - papier : grammage 150 gr Le journal actuel est produit avec du papier couché moderne satiné. Dans un souci de faire évoluer les supports de communication municipaux et d intégrer au mieux les questions écologiques dans les activités de communication municipales, nous demandons aux candidats : - de faire une proposition tarifaire avec le papier actuellement utilisé (papier couché moderne satiné) - de faire une proposition tarifaire avec un papier recyclé blanc de 150g pour la couverture et de 135g pour les pages intérieures. Nous demandons que l imprimeur pour cette seconde proposition fournisse un échantillon du dit papier - de faire une dernière proposition tarifaire avec un papier recyclé standard 150g pour la couverture et 135g pour les pages intérieures. Nous 10
demandons que l imprimeur pour cette seconde proposition fournisse un échantillon du dit papier. 3-2-2 rétro planning Le journal doit être édité à des dates fixes pour être livré à des dates fixes Journal/ période Numéro de janvier Numéro d avril Numéro de juillet Numéro d octobre Entre le 22 et 25 septembre Dépôt chez l imprimeur Livraison en mairie Entre 20 et 22 décembre Premiers jours de janvier Livraison entre le 22 et le 1 er avril 25 mars Livraison du fichier entre 1 er juillet le 22 et le 25 juin 1 er octobre Les 2100 ex. seront livrés à la mairie de Jarrie 100 Montée de la Creuse 38 560 Jarrie 3-3 le guide pratique Le guide pratique est réalisé une fois par an 3-3-1 descriptif technique Le guide pratique est édité une fois par an et se présente de la façon suivante - nombre d exemplaires par numéro : 2400 - nombre de pages 32 - impression en quadrichromie recto verso - format fermé : 15X21 cm - format ouvert : 30X21 cm - façonnage un pli central + 2 points métal - papier : grammage 150 gr Le guide pratique est produit avec du papier couché moderne. Dans un souci de faire évoluer les supports de communication municipaux et d intégrer au mieux les questions écologiques dans les activités de communication municipales, nous demandons aux candidats : - de faire une proposition tarifaire avec le papier actuellement utilisé (papier couché moderne satiné) - de faire une proposition tarifaire avec un papier recyclé blanc de 150g pour la couverture et de 135g pour les pages intérieures. Nous demandons que l imprimeur pour cette seconde proposition fournisse un échantillon du dit papier 11
- de faire une dernière proposition tarifaire avec un papier recyclé standard 150g pour la couverture et 135g pour les pages intérieures. Nous demandons que l imprimeur pour cette seconde proposition fournisse un échantillon du dit papier. 3-3-2 Rétro-planning Le guide sera livré à l imprimeur par le graphiste ou l agence de communication sous format d un fichier PDF haute-définition. Il sera transmis fin juillet. L imprimeur doit livrer le guide imprimé impérativement avant la dernière semaine d août. La livraison se fera en mairie de Jarrie 100 Montée de la Creuse 38 560 Jarrie. 3-4 L agenda culturel L agenda culturel est un document qui est édité à la même périodicité que le journal. Il est agrafé au centre du journal. Dans un souci de faire évoluer les supports de communication municipaux et d intégrer au mieux les questions écologiques dans les activités de communication municipales, nous demandons aux candidats : - de faire une proposition tarifaire avec le papier actuellement utilisé (papier couché moderne satiné 150g) - de faire une proposition tarifaire avec un papier recyclé blanc 135 g. - de faire une dernière proposition tarifaire avec un papier recyclé standard de 135g. 3-4-1 descriptif technique L agenda culturel se constitue de la manière suivante : - nombre d exemplaires par numéro : 2100 - nombre de pages 4 - impression en quadrichromie recto verso - format fermé : 14,5X29,7 cm - format ouvert : 29X 29,7 cm - façonnage : agrafé aux 2 points métal du journal entre la page 12 et 13 - papier actuel : grammage 150 gr 3-4-2 Rétro planning Se référer au rétroplanning du journal (3-1-2). 12