Séminaire de formation à la conduite de projet, l animation de réunions

Séminaire de formation à la conduite de projet, l animation de réunions Compte rendu des travaux Cabinet Gérard Guitton Conseil Le 10 mai 2007 CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc

SOMMAIRE 1. Introduction... 1 2. Définition du management et du management des bénévoles... 2 1. Se doter d une définition du management... 2 2. Pour ce qui est du management des bénévoles... 2 3. Comment conduire un projet?... 3 1. Les bases...3 2. Les 2 volets de la conduite de projet... 3 3. Préparation du projet... 4 4. Le «bon de commande du projet»... 4 5. Le plan d actions du projet... 4 6. La conduite des échanges... 4 4. Animer une réunion... 4 1. Les bases...4 2. Les éléments clés de l animation d une réunion... 4 3. La préparation de la réunion... 4 4. La conduite des échanges entre les participants au cours de la réunion... 4 5. Synthèse des évaluations de la satisfaction... 4

1. Introduction Les participants disposaient d une liste de 8 thèmes. Ils ont choisi en début de séminaire par ordre prioritaire : 1) Thème 2 : Construire un projet de Ligue ou un plan d actions pour l année qui servira de référence à toutes les parties prenantes (cadres, personnels, bénévoles, région ) Solliciter la contribution de ses Présidents de Clubs, de ses cadres, des autres personnels et autres personnes pour tout projet particulier 2) Thème 3 : Animer une réunion 3) Thème 6 : Animer un groupe de bénévoles avec : - un projet - des règles - un suivi Le groupe a estimé qu il fallait traiter le plus en profondeur possible les thèmes 2 et 3, en essayant de développer des éléments pour «animer un groupe de bénévoles». CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 1

2. Définition du management et du management des bénévoles 1. Se doter d une définition du management Pour pouvoir : 1- savoir ce qu on attend d un manager 2- faire partager par toutes les parties concernées cette définition 3- évaluer ses actes de management pour faire progresser ou adapter le management A priori 2 définitions majeures : Le manager est un chef charismatique : - mobilisant les énergies, - entraînant les équipes, - galvanisant les troupes, a minima motivant les collaborateurs de son équipe et tout son entourage. Le manager est un responsable qui pose des actes et qui a un discours en conséquence pour que son équipe atteigne la performance attendue tant au niveau de la production qu au niveau de l esprit d équipe, du développement des compétences. Il «doit» : - avoir et mettre en œuvre un plan d actions annuel, - animer une réunion d équipe régulière, - conduire un entretien de suivi d activité en tête à tête avec chacun de ses collaborateurs, - conduire un entretien annuel individuel de progrès, - rendre compte à son propre chef de l avancée de sa performance, - contribuer, participer, conduire des projets, dossiers en ayant des règles de travail et de relation partagées et en se formant de manière continue. 2. Pour ce qui est du management des bénévoles 1) Il faut rappeler les références : - le bénévole choisit de l être - le bénévole s engage dans un cadre défini (il ne peut pas faire ce qu il veut sinon il s en va!) 2) Il faut que ce management présente aux bénévoles le cadre de ce bénévolat Ce cadre contient 4 parties 1) la raison d être de l Association 2) l ambition ce que vous voulez le plus exemple : viser le haut niveau et décliner jusque dans les clubs 3) le projet, le plan d actions 4) les règles de travail et de relation, les principes qui guident l action et les relations CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 2

3. Comment conduire un projet? Nous étudierons cette conduite sous divers angles en particulier en traitant de la communication et de la manière de faire adhérer à ce projet. 1. Les bases Tout projet doit être : - défini par un «bon de commande», - conduit par un chef. Tout projet doit faire l objet d une communication spécifique en direction des bénéficiaires, du groupe projet, des décideurs, des partenaires y compris durant la période de confidentialité selon les modalités définies dès le départ. Tout projet doit être préparé avant d être lancé et mis en œuvre voir la roue de Deming ou P (Plan) D(Do) C (Check) A (Analyse) Analyser Préparer A P Vérifier C D Faire Donner toute l importance qu il faut à la préparation (P) puis au suivi(c) 2. Les 2 volets de la conduite de projet Tout projet contient 2 volets : - un volet méthodologique - un volet pilotage Volet 1 : le volet méthodologique Il contient 2 parties : 1) Tout projet peut se dérouler en 3 temps avec 3 contenus de plus en plus précis : - l avant projet sommaire - l avant projet détaillé - le projet définitif ou en 2 temps avec 2 contenus de plus en plus précis : - le pré projet - le projet définitif CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 3

2) Tout projet se divise en 3 phases successives : - la préparation - le lancement - la réalisation décrites ci-après CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 4

SCHEMA DIRECTEUR DE CONDUITE DE PROJET PREPARATION LANCEMENT REALISATION AUDIT idée de départ Définition du projet QQOCQPC Scénario plan de mise en œuvre Validation Suivi Suivi Clôture du projet Audit de pérennité ou de consolidation Décideur Chef de projet Communication Entrée en applications Exploitation de l'expérience acquise avec ce projet construire l'argumentaire du projet pour la suite à réaliser car l'expérience servira demain et aide à communiquer sur le projet fini CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 5

Volet 2 : le volet méthodologique Il contient 6 constituants : 1) la nomination du Chef de projet 2) la constitution de l équipe projet autour du Chef de projet (la plus petite, la plus compétente, la plus mobilisée possible) 3) la communication 4) la traçabilité de l avancée du projet 5) les tableaux de bord de gestion du projet 6) et surtout la conduite des échanges Il faut ajouter 3 éléments clés à propos du constituant n 3 à savoir la communication : 1) communiquer tout au long de la préparation pour faire adhérer et faire s engager les bénévoles et autres, 2) communiquer au moment des passages de «jalon» quand on passe à une étape majeure du projet en parlant de cette étape, de celle d avant et de celle d après, 3) communiquer avec le langage des verbes et au futur (verbes au futur simple). 3. Préparation du projet Dans la préparation du projet, il y a lieu d anticiper : 1) les leviers de la réussite, les facteurs clés de succès à mobiliser ou à utiliser, 2) les risques à maîtriser : Exemples : le risque de maladie ou accident du chef de projet les statuts inadaptés la part administrative trop conséquente Ces 2 éléments aident à «sécuriser» le projet, à garantir sa performance. Toutefois, il faut disposer de libertés, de possibilités d initiatives dans cette phase de préparation, voire dans la réalisation se référer à la logique des 3 P Permissions (Libertés) Protections Performance CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 6

Il faut aussi imaginer le plus en amont possible tous les impacts du projet Logique des cercles concentriques, «du caillou lancé dans l eau» Dernier impact 1 er impact Enfin, il faut imaginer que la réalisation du projet peut connaître une phase régressive, une fois la vitesse de croisière atteinte. Il y a lieu de se préparer à stimuler, maintenir le niveau d engagement approprié Risque de régression Lancement Développement Maturation CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 7

4. Le «bon de commande du projet» Exemple d un «bon de commande» qui définit le projet : Partir d une idée pour arriver à une formalisation détaillée claire pour faciliter : - la préparation - le lancement - et la réalisation Exemple 1 ère formulation Ouvrir 1 (ou 2) club(s) en escrime avec l emploi d un salarié 2 ème formulation Rechercher 1 ou 2 commune(s) pouvant mettre à disposition un local 3 ème formulation Créer dans une commune une amorce d activités d escrime «Le bon de commande» est le quoi le plus précis obtenu après une réflexion, souvent à plusieurs et en plusieurs étapes Arriver à formaliser, ce «bon de commande» avec la méthode QQOCQPC Quoi = voir ci avant Qui = le Président (sera Chef de ce projet) + 1 bénévole Où = 2 communes Quand = 4 ème trimestre 2007 Comment = via les établissements scolaires Pour quoi = développement personnel pratiquer 1 sport rendant les enfants calmes, posés, pratiquant en silence se socialiser via un club Ce «pour quoi» est capital, il va aider à justifier le projet, il va être le cœur de la communication du projet Il est formulé dans un langage clair, vrai, immédiatement compréhensible CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 8

5. Le plan d actions du projet Scénario de déroulement ou plan de déroulement ou plan d actions ou programme planning d actions du projet Il s agit de ne porter que les actions majeures indispensables pour répondre au «bon de commande» du projet. Généralement pour des projets standards, il y a entre 7 et 15 actions. Etapes Contenus Actions 1- Rencontrer les Directeurs des 3 Etablissements de la Ville 2- Sensibiliser dans les écoles 3- Rencontrer la Mairie pour obtenir 1 local Constituer 1 groupe de parents et de professeurs : 4- avec le bénévole avec le Maître d armes avec la Ligue 5- Aller rendre visite à un club d escrime dans une ville de même type 6- Etc. 7- Etc. Elaborer nos évaluations : 8-1) au niveau de l Association créée 2) au niveau des bénéficiaires Chef de projet X Qui Autres + 1 bénévole Date début Quand Date fin F PF ENC Résultats Observations Définir ce sur quoi et comment nous 9- communiquerons avec les Collèges, la Mairie, la Ligue 10- Etc. 11- Etc. Fixer les modalités du lancement officiel 12- Communication importante ici F = fait - PF = pas fait - ENC = en cours CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 9

6. La conduite des échanges Dans le pilotage du projet, la conduite des échanges est importante car elle facilite le traitement des situations pour avancer au mieux. Eléments clés sur la conduite de ces échanges. Voir la «pyramide du respect» a anime e les échanges r dans des relations claires c r créant la confiance en se basant sur le respect des personnes 1) il faut animer les échanges et respecter les personnes 2) il faut animer les échanges en faisant attention : à bien distinguer, faire ressortir ce qui relève des faits, des opinions et des sentiments à revenir aux faits quand les choses se dégradent sur les opinions ou les sentiments. les faits sont indépendants des personnes les opinions sont du registre TORT ou RAISON les sentiments sont du registre de la compréhension et du partage mais sont personnels CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 10

4. Animer une réunion 1. Les bases Comme la conduite de projet, elle suppose : - 1 bon de commande - et 1 animateur désigné ou volontaire Elle contient également 2 volets : 1) la méthodologie (le plan, les raisonnements à avoir ) 2) la conduite des échanges pour suivre le plan et atteindre le résultat fixé 2. Les éléments clés de l animation d une réunion Les 7 éléments clés à considérer pour animer une réunion sont les suivants : 1) Souvent, une réunion se situe dans une chaîne de travaux nécessitant plusieurs réunions. Il y a en plus des réunions pour traiter d un évènement significatif, d un problème particulier. 2) Une réunion se définit par le résultat à atteindre en fin de réunion (à afficher). 3) Toute réunion suppose : - une préparation, - une animation, - et un suivi. 4) Toute réunion appelle un travail de préparation à l avance par chaque participant. 5) Le compte rendu de réunion est fait pendant la réunion. 6) Tout sujet traité doit faire l objet d un plan affiché. 7) Tout le travail réalisé au fur et à mesure de la réunion doit être mis en exergue et montré, dit au groupe. Points complémentaires sur les comptes rendus : Les comptes rendus doivent pour certaines réunions répondre à des obligations statutaires ou réglementaires. Dans les autres types de réunions, il est possible que le compte rendu ne soit constitué que d un tableau des décisions prises et de leurs réalisations. Exemple : voir page ci-après CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 11

REUNION DE L EQUIPE PROJET SUR LE PROJET :... Date :... Heures :... Animateur : Participants : Sujets Décisions prises Responsables Dates F/ PF / ENC Observations F = fait - PF = pas fait - ENC = en cours CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 12

3. La préparation de la réunion C est l étape 1 ère majeure. Cette préparation contient 3 parties à réaliser successivement : 1) la réflexion sur le sujet et l animation (travail «au brouillon») qui aboutit entre autres à rédiger le plan 2) le plan avec le cheminement, les façons de travailler à chaque étape du plan qui aboutit à la préparation matérielle 3) la préparation : logistique ordre du jour échantillons, objets, cartes, supports transparents Cette préparation aboutit aussi : 1) à définir le travail de chaque participant dont la contribution, donc la présence ont été reconnues nécessaires 2) à l écrire dans l ordre du jour ou sur une feuille jointe 3) à rappeler si besoin par email ou par téléphone 2 à 3 jours avant à chaque participant pour lui rappeler ce qu il doit préparer. 3.1. Conduire la réflexion première Cette réflexion 1 ère doit répondre aux questions suivantes : Quoi Il s agit de traiter quel sujet Quel est le bon de commande? Comment Comment traiter le sujet? En vue de quoi Quel résultat précis atteindre? Avec qui Qui solliciter pour le traiter? Avec quoi Et quelles préparations doivent-ils réaliser et venir avec? Quand Quand faire la réunion? En combien de temps? Où Où aura-t-elle lieu? CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 13

A partir d un exemple Réunion à la Ligue de F. Plan référence : 4 parties distinctes 1- Approbations des PV 2- Informations du Président 3- Courriers fédéraux Echanges d informations 4- Vœux soumis aux clubs à l AG 5- Vœux venant des clubs Echanges sur les voeux 6- Problème de création d un groupe féminin intermédiaire 7- Suite de l étude sur l image de la Ligue et du District Analyse et résolution de problèmes, de dossiers 8- Questions diverses Réponses aux questions Il est préférable d avoir un plan en 4 parties bien distinctes : - pour faire des synthèses entre chaque - pour faire le compte rendu de la partie traitée - pour mieux rythmer l animation et la participation Il faudrait réfléchir à l animation de la 1 ère partie : ne prend-t-elle pas trop de temps? il y a-t-il une «valeur ajoutée» à cette partie? voir si on ne pourrait pas envoyer tous ces documents aux participants 8 jours avant la réunion, ils les liraient et viendraient avec des questions Il faut se poser la question du (ou des) résultat(s) attendu(s) de cette réunion 1 texte / 1 mois 1 liste de vœux 1 choix 1 groupe d étude Il faut aussi définir ce que les participants doivent apporter, avoir préparé pour venir Exemples : Monsieur AB : une 1 ère réflexion à soumettre sur l arbitrage Monsieur CD : une pré réflexion sur le «à partir de quand un club est spolié par un autre qui lui prend ses meilleurs joueurs?» CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 14

3.2. Faire le plan Il faut afficher le plan 1- Accueil 2- Résultat attendu de la réunion l afficher 3- Retour vers les participants pour savoir Rappeler à l ordre / féliciter s ils ont fait ce qu ils devaient faire 4- Déroulement 1) Infos Pause / questions 2) Vœux Pause / questions 3) Analyse et traitement Pause / questions 4) Questions Faire court Marquer sur le paper board les points acquis ou décisions Répondre ou dire qu on apportera la réponse à la prochaine séance 5- Conclusions Synthèse des décisions 4. La conduite des échanges entre les participants au cours de la réunion Avoir 12 actes de conduite : 1- Tout faire produire par le groupe (et non par l Animateur) 2- Valoriser les productions du groupe (les afficher, féliciter si les choses avancent) 3- Faire échanger entre les participants 4- Faire des mini synthèses pour mettre tout le monde au même niveau à certains moments clés utiliser le NOUS et le ON éviter le JE 5- Faire un arrêt sur les désaccords - le dire - utiliser le passage par les faits 6- Ne pas faire plus de 3 phrases, donner la parole au groupe 7- Cadrer l intervention des experts 8- Bien regarder toute la salle 9- Arrêter les attaques personnelles entre les participants (reprendre la personne en tête à tête ensuite) 10- Obtenir l accord de tous sur les points de décisions 11- Traiter les apartés avec attention 12- Evaluer la satisfaction du groupe sur le résultat, le plan, la participation et la qualité des échanges CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 15

5. Synthèse des évaluations de la satisfaction Appréciations de 1 à 4 Participants Contenus traités par rapport aux attentes Degré de participation Qualité de l'animation Moyenne Phrase synthèse sur la formation 1- F 3,5 3 4 3,5 Beaucoup d'éléments concrets directement utilisables 2- B 3 3 3 3 3- C 3,5 3,5 3 3,3 4- L 3 3 3 3 5- R 3 3 4 3,3 6- R 4 4 4 4 7- B 3 3 4 3,3 8- D 3 3 4 3,3 9- P 3,5 3 3,5 3,3 10- A 4 3 4 3,7 11- S 3,5 4 4 3,8 Moyenne générale 3,36 3,23 3,68 3,42 Il y a du pain sur la planche C'était disparate, ce que je savais. Je suis rasséréné, c'est bien de passer une telle journée, ça met en ordre et c'est compréhensible par tous, pratique et concret Il va falloir en tirer quelque chose maintenant, quelque chose à faire. Ça donne des idées, ça recadre certaines choses. Très bien J'ai appris beaucoup plus de choses que je ne le prévoyais. Le paper board, c'est très bien Beaucoup d'idées pratiques, faciles à mettre en œuvre. C'est clair, oui très clair et beaucoup de précisions dans l'exposé et des exemples très bien Très bien fait, il y a pas mal d'évolutions ici, il y a un nouveau discours et de nouvelles méthodes sur ces sujets et ça s'adapte bien aux situations d'aujourd'hui Comme Monsieur Jourdain, on en faisait. Ça a permis de traiter de quelques méthodes et outils utiles concrètement La journée fut très intéressante. On avait vu "dans une vie antérieure" la conduite de projet mais là par des échanges intéressants, on a quelques pistes tout à fait nouvelles J'avais le choix entre la plage et ici! J'ai choisi ici, je ne le regrette pas! C'est plus que satisfaisant. J'ai des points que j'ai appris. Très bien, penser à un perfectionnement Ça donne l'idée de mettre sur pied un grand projet de formation des Dirigeants avec du management, du budget, du juridique, etc. CROS 0507- CR - Séminaire 21 avril 2007.doc 16