HARR Y P O T TER ALLIANCE CHAPTERS RE SOURCES COMMENT REUSSIR UNE COLLECTE DE LIVRES (Un tel succès que vous ne serez que faire de vos 7000 livres collectés!) LE GUIDE TRÈS OFFICIEL DE COURTOISIE PAR EDMONTON POTTERWATCH Salut toi! Je m appelle Yara Kodershah, je suis l Animateur de Chapitres de Edmonton Potterwatch. C est le 1er Avril 2013, alors que notre chapitre n avait que 4 mois d ancienneté, que nous avons décidé de participer à notre première campagne Accio Book. Ce fut un succès fou avec plus de 7000 livres collectés. Aujourd hui, en tant que canadiens compétitifs grandement fascinés par les duels de caribous, nous avions pour but - et cela depuis le début - de collecter plus de bouquins que Miss Teigne a de poils. Bien malheureusement pour notre membre qui a eu la gentillesse de prêter son sous-sol comme réserve, aucun d entre nous à Edmonton Potterwatch n avait imaginé que notre but initial de trois (oui, comme le chiffre 3) livres serait dépassé de 6997 livres (plus ou moins). Suite à ces faits banales, je suis là pour vous donner à vous, apprentis collecteurs de livres, un guide détaillé pour atteindre ce succès, avec quelques améliorations et moins de préjugés. Et maintenant, sans plus de cérémonie, voici le véritable contenu : 1. ASSOCIEZ-VOUS Quand nous avions commencé à organiser notre collecte en mars, notre choix c était porté sur deux associations à qui envoyer nos livres. Cela a été très utile pour deux raisons : 1. Les noms de ces associations étaient présents sur tous nos posters et publicités. Ces associations étaient bien connues au sein de la communauté et a ainsi permis à Edmonton PotterWatch de le THEHP ALLIANCE. O. RG
pg. 2 devenir, au final cela nous a aider à attirer l'attention des passants. 2. Ces associations avaient leurs propres contacts, comptes sur les réseaux sociaux et ressources pour nous aider à promouvoir la collecte. Grâce à cela on a pu faire passer le message à travers une ville d un million d habitants. Ce qu on aurait fait différemment : prévoir EXACTEMENT le MAXIMUM de livres et PRECISEMENT quels genres de livres seront envoyés à chaque association. Soyez ambitieux et demandez-leur un maximum en partant du principe que vous obtiendrez cette quantité. Notre plan quelque peu judicieux fut de donner toute la littérature adulte à une association et la littérature jeunesse à la deuxième. Cependant, à la base ces associations ne pouvaient accepter que 700 livres - à elles deux - sur les 7000 collectés. À l heure où je vous écris, nous sommes au mois d août et nous sommes ENCORE en train de rechercher des associations à qui envoyer nos livres. J insiste vraiment : demander un maximum. Ca vous arrivera, croyez-moi. 2. CHARGEZ VOS MEMBRES DE NOUVELLES RESPONSABILITÉS Si vous êtes Animateur de Chapitre, vous allez crouler sous le travail à gérer le Chapitre. Afin d assurer le succès de votre collecte, déléguez du travail à deux ou trois membres du Chapitre qui sont motivés et prêts à donner de leur temps pour cet évènement. Ce qu on aurait fait différemment : faire une liste des tâches à éxecuter ainsi qu une liste de tous vos contacts AVANT de commencer la collecte et donnez un rôle (et des responsabilités) à chaque Responsable de Projets au sein de votre Chapitre. Nos trois responsables se sont tout de suite pris au jeu facilement, même s il a fallu plusieurs semaines pour s y habituer et diviser les tâches entre chacun. Voilà ce que nous recommandons pour ce qui est de diviser le travail : 1. Responsable de la Communication Interne : s occupe de gérer la collection de livres, du designs des flyers, des boites dans lesquelles les gens déposeront des livres...etc en communiquant avec les membres du Chapitre. Imaginez cette personne comme votre Général et les membres du Chapitre comme une armée. Il faut quelqu un qui puisse gérer l'organisation de l évènement tout en mobilisant et motivant vos membres. 2. Responsable de la Communication Externe : s occupe de contacter la bibliothèque/association allant recevoir vos livres, de l envoi de ces livres aux bénéficiaires jusqu à la bonne réception de ceux-ci. Pensez à un superbe hibou qui déchire grave en livrant du courrier. Genre, Hedwige! 3. Responsable des Relations Publiques : une version bien plus sympa de Rita Skeeter. Quelqu un qui a la responsabilité de communiquer avec la presse et sur les réseaux sociaux vous donnera une bonne réputation et vous aidera à garder une trace de votre médiatisation. Permettez à chacun d avoir accès à la fiche de contacts des autres membres. Dans notre Chapitre, une adresse email partagée avec le groupe nous permettait d envoyer des emails d entraide. N hésitez pas à déléguer quand cela est possible!
pg. 3 3. CALL ME MAYBE? Une fois que tout est en place, le travail commence. Voilà donc des détails qui vous seront utiles pour mettre tout ça en place. Et oui, c est à ce moment qu il va falloir rentrer en contact avec la race humaine : 1. Bénéficiaires de la collecte : si vous ne l avez pas encore fait, c est maintenant qu il faut contacter les associations à qui vous allez faire un don. Rentrer en contact avec quelqu un au sein de cette association que vous pourrez rappeler quand nécessaire pour les tenir au courant de l évolution de la collecte, des lieux de dépôt, des évènements à venir, etc. 2. Lieux de collecte: Edmonton Potterwatch a demandé à divers Starbucks à travers la ville si l on pouvait déposer un poster et une boite pour récupérer les livres dans leur café. Nous avons chargé un membre de vider la boite chaque semaine. 2000 de nos livres ont été récoltés ainsi. Comme autres lieux de collecte il peut y avoir : des écoles, églises, universités, bibliothèques, centres communautaires et même des cinémas! Là où il y a du monde, il y a des donateurs! 3. Donateurs : en plus de compter sur la bonté des Edmontoniens, nous avons contacté une quinzaine de librairies d occasion dans la ville et récolté des livres de cette façon. La Bilbiothèque Municipale d Edmonton nous a donné quatre boites pleines de livres, ça valait la peine de demander! 4. Presse : préparer un modèle de mail prêt à être envoyé pour transmettre des informations via newsletter, journaux et réseaux sociaux. Voyez quel genre de publicité vous pouvez faire! Assurezvous de préciser le nom de l'association à qui vous aller faire don - SURTOUT si c est une association locale! 5. Autres associations : comme nous ne sommes pas assez connus pour que le monde entende parler de nous rapidement, nous avons demandé à d autres associations si elles voudraient devenir nos partenaires. Une sororité de l Université de la région à pour mission de sensibiliser à l alphabétisation, elle nous a énormement aidé à rassembler des livres sur le campus de la part d autres sororités et fraternités. Être en partenariat avec des associations littéraires, des bibliothèques ou même des clubs peut s avérer très utile! Ce qu on aurait fait différemment : passer ses coups de fils le plus tôt possible. Plus vous prenez de l avance, plus les choses se dérouleront bien. Essayez de vous arranger pour que ses appels soient passés environ deux semaines avant le début de la collecte. 4. INCITEZ À PLUS D ACTIVITÉ Finis les nombreux coups de fil à vous en rendre sourd, il est temps que l action commence! Tenez les membres de votre communauté au courant de votre avancé en donnant des nouvelles via les médias sociaux. Suivez l évolution de vos membres pour vous assurer qu ils gèrent bien leurs zones attitrées où collecter les livres. Vérifier que vos différents lieux de collecte sont facilement accessibles pour s adapter aux différents horaires de vos membres OU qu ils aient des horaires de collecte précis et réguliers afin que vos membres puissent y adapter leur emploi du temps.
pg. 4 Ce qu on aurait fait différemment : avoir un calendrier public officiel rassemblant tous les évènements en rapport avec la collecte de livres, jours de livraisons et récupérations de livres, et autres dates importantes. Affichez-le ou publiez-le à un endroit accessible à vos membres et votre communauté. Ce serait aussi un bon coup de main si votre association bénéficiaire le publiait sur leur site et/ou réseaux sociaux. Vous pouvez aussi créer une carte Google pour indiquer les différents lieux de collecte et en faciliter leur accès. Aussi, faites en sorte qu un membre en particulier soit chargé de vérifier que tout se passe bien pour les autres membres et qu ils assument leurs responsabilités. Ca ne donne pas une très bonne image de laisser une boite de collecte pleine à craquer, surtout dans un endroit public. **Remarque : dans la partie Encourager l activité, j aurai aussi tendance à ajouter toutes les autres activités plus spécifiques qui vont au-delà d une simple collecte de livre. C est maintenant qu il faut être créatif! Nous avions organisé une projection d un film Harry Potter, pour y participer il ne fallait pas payer un ticket mais donner un livre. Si il y a un gros évènement ou une convention de type comic con courant avril dans votre région, essayez de voir s il est possible de s associer avec eux et de faire parler de vous auprès de leur public. 5. ORGANISEZ MIEUX QUE JAMAIS C est l étape qui suit la collecte. Trier les livres, faire les comptes tout ça peut s avérer très exténuant, mais il y a moyen de rendre ça supportable (et même agréable). - Voyez si vous pouvez avoir des repas gratuits. Les restaurants locaux sont parfois prêts à faire des réductions ou même à donner de la nourriture gratuite aux groupes caritatifs pendant leurs évènements, il vous suffit de leur donner une bonne raison de le faire. Les pizzas sont devenues nos compagnons de route! - Utilisez cette nourriture pour soudoyer le plus de personnes possible. Si vous y parvenez, profitez en pour leur demander un coup de main. - Prenez plein de photos et identifier les personnes ayant contribué et aider lors de la collecte. Ils apprécieront ce geste et vous aurez plus de chance qu ils reviennent vous donner un coup de main pour votre prochaine campagne. - N hésitez pas à demander aux entreprises autour de vous si elles peuvent vous fournir des boites en carton. Starbucks nous a bien aidé pour ça. Demandez à parler au responsable des grandes chaînes, renseignez-vous sur les dates de livraisons et s ils seraient d accord pour que vous veniez et preniez les cartons vides. Ils envoient la plupart en recyclage de toute façon, au final ce n est pas une perte pour eux. Ce qu on aurait fait différemment : si vous aviez un nombre de livres et leur genre prédéterminés, rassembler les livres sera alors plus simple. Vous pouvez tout trier par association, les mettre dans des cartons et les envoyer à leur bénéficiaire. Nous n avons pas eu autant de chance, il nous a fallu les trier par genre et groupe d âge et ensuite en donner un nombre précis par association. Un processus bien plus épuisant!
pg. 5 Et voilà vous savez tout! Un guide un peu approximatif mais pourtant efficace pour collecter 7000 livres. Le tout en 5 étapes, pas si faciles mais faisables: Associez-vous Chargez vos membres de nouvelles responsabilités Call them, maybe? Incitez à plus d activité Organisez mieux que jamais En un tour de baguette, votre sortilège ACCIO sera aussi fabuleux que celui d Harry! Nous espérons que ce document fut utile et divertissant. Si vous avez la moindre question par rapport à ce guide, ou que vous ayez quelques questions curieuses sur notre campagne Accio Book, envoyez-nous un email à edmontonpotterwatch@gmail.com et nous serons heureux de vous répondre! Bonne chance pour Accio Books!