CAHIER DE CHARGE DOCUMENT D ORGANISATION ATHLÉTISME NIVEAU PROVINCIAL VERSION 1

CAHIER DE CHARGE DOCUMENT D ORGANISATION ATHLÉTISME NIVEAU PROVINCIAL VERSION 1

TABLE DES MATIÈRES Description des tâches des intervenants : Fédération Comité des officiels Officiel en chef Officiels Délégué technique Comité organisateur Directeur de rencontre Coordonnateur technique Bénévoles Description du rôle des services techniques: Secrétariat Photo-finish-résultats Responsables techniques Médical Alimentation Hébergement Description des services de communication : Protocole Relations publiques Description des services aux athlètes : Accueil Alimentation Médical Hébergement Renseignements spécifiques ( plateaux et locaux) : Aires Locaux Communications internes Matériel technique de compétition Matériel de secrétariat Matériel des juges Matériel protocolaire Annexes : Éléments d un document technique Plancher d effectif en officiels Plancher d effectif des bénévoles Liste d équipements

DESCRIPTION DE TÂCHES DES INTERVENANTS Fédération: Sanctionne l événement; Assure le suivi dans l organisation des compétitions; Donne son accord sur tous éléments techniques de la compétition; Désigne s il y a lieu un délégué technique; Forme un Comité d appel; Prépare les règlements spécifiques pour le championnat provincial et en assure la diffusion aux entraîneurs. Comité des officiels: Désigne l officiel en chef pour la compétition. Officiel en chef: Collabore avec le Directeur de la rencontre pour dresser la liste des officiels requis pour la compétition; Organise et anime la réunion des officiels (majeurs et mineurs) avant le début de la compétition; Participe également à la réunion des entraîneurs avant le début de la compétition afin de répondre à toutes les questions d ordre technique concernant le déroulement de la compétition; Achemine le rapport des dépenses des officiels au Directeur de la rencontre et au Comité des officiels. Officiel: Reçoit son assignation par l officiel en chef; Juge les performances des athlètes. Complète les feuilles de terrain; Dépose son compte de dépense. Délégué technique: Approuve le document technique avant l envoie aux Clubs; Approuve aussi l horaire de la compétition; Représente la Fédération pour la dure de la compétition; Assiste le Comité organisateur durant l événement. Comité Organisateur: Responsable de l organisation de l événement; Coordonne l ensemble des activités; Assure l encadrement humain, physique et matériel; Désigne le Directeur de la rencontre et le Coordonnateur technique; Nomme un responsable des bénévoles.

Directeur de rencontre : Responsable du bon déroulement de la compétition; Assure la liaison entre la Fédération et le Comité organisateur; Participe à la rédaction du document technique; Rencontre les responsables du site de la compétition; Réserve le site de la compétition (salles, locaux, terrains et pistes); Met sur pied les équipes nécessaires au bon déroulement de la compétition (secrétariat, photo-finish-résultats, technique, médical, alimentation, hébergement et annonceur); Confectionne l horaire définitif en fonction du nombre d entrées reçues. Coordonnateur technique : Bénévoles: Trace un plan du site avec l emplacement des différents plateaux et établit la liste des besoins en matériel pour les différentes épreuves; S assure de la conformité des plateaux aux règlements; Voit à la disponibilité du matériel technique requis pour le bon déroulement de la compétition (engins, poids, etc.). Personnes qui assistent les officiels et les organisateurs pour assurer le bon déroulement de la compétition

DESCRIPTION DU RÔLE DES SERVICES Secrétariat: Planifie et organise tout le travail de secrétariat à effectuer; Reçoit et traite les inscriptions; Prépare les feuilles de terrain par épreuve; Assure le suivi des inscriptions sur le site de la compétition; Affiche les résultats sur les lieux de la compétition de même que sur le site Web de la Fédération dans les meilleurs délais; Fournit la papeterie et le photocopieur pour la saisie et la publication. Photo-finish-résultats: Fournit et assure le bon fonctionnement de l équipement nécessaire (ordinateur, imprimante, etc.) pour déterminer le rang et le temps des athlètes, tout en sortant le résultat documenté des épreuves dans les meilleurs délais; Assure la compilation et la rédaction des résultats. Responsables techniques: Détermine les façons de faire: Piste - Coordonne la participation des athlètes avec les feuilles de terrain (inscriptions) et assure le suivi de l horaire et la liaison avec le secrétariat, le photo-finish-résultats, ligne d arrivée et annonceur. - - Voit à l installation, aux déplacements et à la bonne hauteur des haies, de même qu à la disponibilité des blocs de départ. Sauts - Assure le bon déroulement de la compétition (installation, équipement, officiels bénévoles et horaire). Lancers Assure le bon déroulement de la compétition (installation, équipement, officiels, bénévoles et horaire). Médical: Assure une présence sur le site de la compétition selon l horaire convenu; Fournit les services de physiothérapie et de massage; Évalue la condition des blessés et détermine le traitement et s il y a lieu l hospitalisation en communiquant avec le 911; Produit un rapport d activité à la fin de la compétition. Alimentation: Assure le bon fonctionnement de l alimentation; Fournit le service aux officiels et bénévoles.

Hébergement: Si possible, prend des arrangements avec différents hôtels; Rend les informations disponibles dans le document technique transmis aux Clubs.

DESCRIPTION DES SERVICES DE COMMUNICATION Protocole; - Inventorier et combler les besoins en ce qui concerne le personnel protocolaire requis; - Planifier les remise de médailles en fonction de l horaire de compétition; - S assurer de la présence du matériel protocolaire(coussin, médailles, podium, musique, système de son); - Déterminer le nombre d hôtes et hôtesses; Relations publiques: - Coordonner l ensemble de la publicité avant, pendant et après l événement; - Établir une liste de médias; - Préparer et produire les communiqués de presse; - Accueillir les journalistes; - Publier et diffuser les résultats après le championnat.

DESCIPTIONS DES SERVICES AUX ATHLÈTES Accueil: - Prévoir la réception et l accréditation des athlètes, entraîneurs, officiels majeurs et bénévoles; - Prévoir un local assez grand pour l accréditation. Alimentation: - Assurer un service d alimentation pouvant répondre aux athlètes et spectateurs. Médical: - Prévoir le nombre de personnes à ce service; - Prendre une entente avec des personnes compétentes pour assurer ce service; - Prévoir un moyen de communication entre le site de compétition et le service; - Faire un rapport sur le nombre de blessures et leur nature. Hébergement: - Négocier avec les hôtels avoisinants afin d obtenir des taux préférentiels; - Mettre ces informations dans le document technique qui sera transmis aux clubs.

RENSEIGNEMENTS SPÉCIFIQUES PLATEAUX ET LOCAUX Locaux: - Localiser, réserver et préparer les locaux nécessaires à la rencontre; - Prévoir les frais de location; - S assurer de la disponibilité de chacun des locaux; - Voir à l ouverture et fermeture des locaux. Communication interne: - Prévoir un système de communication entre les principaux intervenants de la compétition; Matériel technique de compétition: - Faire la liste d équipements et matériels pour la compétition; - Prévoir l arrivée au moins deux à trois journées de la compétition; - Avoir une balance; - Liste de matériel par plateau (voir annexe) Matériel de secrétariat: - Voir les besoins des officiels; - Faire les photocopies des différentes feuilles de travail; - Liste de matériel (voir annexe) Matériel protocolaire: - Podium; - Cousins; - Médailles (quantité suffisante)

ANNEXE DOCUMENT TECHNIQUE Éléments essentiels - Sanction(s) - Date de l événement - Endroit - Description technique des sites de compétition - Adresse d envoi des inscriptions - Date limite des inscriptions - Catégories au programme - Coût des inscriptions/ épreuves - Formulaire d inscription - Horaire préliminaire

ANNEXE Plancher d effectifs d officiels EN SALLE Piste Concours (officiel/plateau) Arbitre : 1 Arbitre : 1 Starter : 2 Sauts Horizontaux : 3 Photo : 1 Saut en hauteur : 2 Commissaire : 5 Saut à la perche : 2 Photo : 2 Lancers : 2 Juge marche : 3 EXTÉRIEUR Arbitre : 1 Arbitre : 2 Starter : 2 Épreuves combinées : 1 Photo : 1 Sauts Horizontaux : 3 Commissaire : 6 Saut en hauteur : 2 Juge marche : 3 Saut à la perche : 2 Lancers : 3

ANNEXE Plancher d effectifs en bénévoles EN SALLE Piste Concours (bénévole/plateau) Aide starter : 1 Sauts Horizontaux : 3 Commissaire : 3 Saut en hauteur : 3 Saut à la perche : 4 Lancers : 3 EXTÉRIEUR Aide starter : 1-2 Sauts Horizontaux : 4 Commissaire : 4 Saut en hauteur : 3 Anémomètre : 1 Saut à la perche : 4 Lancers : 3

ANNEXE LISTE D ÉQUIPEMENTS PISTE Un anémomètre, seize blocs de départ, un chariot pour les transporter, deux tables, 4 chaises, cent haies (pliantes régulière), drapeaux rouges et blanches, compteur de tours et cloche, quatre haies de steeple, petits drapeaux jaunes, temoins (8) Secrétariat : Cinq tables et dix chaises. Annonceur : Une table et deux chaises. Chambre d appel : Deux tables et trois chaises. Alimentation : 10 tables et 60 chaises SAUTS Longueur et Triple : Deux rateaux, une pelle, deux tables, quatre chaises, un anémomètre, tableau indicateur de performance, deux planches d appel, un ruban à mesurer de 15m et un ruban à mesurer de 30m. Hauteur : Une table, deux chaises, sets de matelas complet, quatre montants, quatre barres transversales et un indicateur de performance. Perche :

Une table, deux chaises, sets de matelas complet, une barre transversale, deux montants, un monte-barre et un indicateur de performance. LANCERS Disque : Trois disques de 600 g, trois disques de 800g, trois disques de 1Kg, trois disques de 1.5Kg, trois disques de 1,75Kg, trois disques de 2Kg, deux lignes de secteur de 50 mètres, un ruban à mesurer de 100m, un tableau indicateur de performance, une table, deux chaises et broches pour les lignes. Poids : Trois poids de 2Kg, trois poids de 3Kg, trois poids de 4Kg, trois poids de 5Kg, trois poids de 6Kg, trois poids de 7.26Kg, deux lignes de secteur de 50 mètres, un ruban à mesurer de 30 mètres, un tableau indicateur de performance, une table, deux chaises et borches pour les lignes. Javelot : Trois javelots de 400g, trois javelots de 500g, trois javelots de 600g, trois javelots de 700g, trois javelots de 800g,deux lignes de secteur de 70 mètres, un ruban à mesurer de 100m, un tableau indicateur de performance, une table, deux chaises et broches pour les lignes. Marteau : Trois marteaux de 3Kg, trois marteau de 4Kg, trois marteaux de 5Kg, trois marteaux de 6Kg, trois marteaux de 7.26Kg, lignes de secteur de 70 mètres, un ruban à mesurer de 100m, un tableau indicateur de performance, une table, deux chaises et broches pour les lignes.