MANUEL Q3 ASSOCIATION STANDARD, ADVANCED, PROFI Version de programme dès 2013, dès Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 ou plus élevée Version du manuel 09.2012 Ce manuel ne peut pas être polycopié ou reproduit dans aucune forme en extrait ou complètement sans l autorisation de Q3 Software SA. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Windows sont marques déposées enregistrées de la corporation Microsoft. Q3 Paiements, Q3 Comptabilité, Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Association, Q3 Association, Q3 Adresse sont marques de Q3 Software SA. Toutes les autres marques sont propriété de leurs respectif Titulaire de la marque. Tous les noms utilisé dans les exemples des produits, procédures, personnes ou événements sont inventé librement. Tous les ressemblances avec des entreprises, organisations, produits, noms ou événements sont absolument accidentels. 2006-2013 by Q3 Software AG, tous les droits réservés.
SOMMAIRE Introduction 3 Au sujet de ce manuel... 3 Concept d utilisation... 3 Installation 7 Installer Q3 Association... 7 Premier lancement du logiciel... 7 Attribution de la licence... 8 Protection d investition... 8 Désinstaller Q3 Association... 8 Concept d'utilisation 9 Déroulement... 9 Fichier d adresses... 9 Associations et coopératives... 9 Paiements... 10 Tableau de comptes... 10 Comptabiliser... 10 Formulaires... 12 Points en suspens... 12 Billets de notes... 12 Délais... 12 Cours de base 13 Leçon 1 Aide online... 13 Leçon 2 Préparation... 14 Leçon 3 Adresses... 15 Leçon 4 Expérimenté... 21 Leçon 5 Lettre circulaire (publipostage)... 21 Leçon 6 Sauvegarder des données... 23 Leçon 7 Recommencement... 23 Appendice 24 Abréviations par touches de clavier... 24 Fichiers... 24 Formulaires d adresses... 25 Exportation de données... 25 Positions de champs... 25 Tableau des touches de clavier 27 Manuel Q3 Association 2
INTRODUCTION Au sujet de ce manuel Ce manuel a pour but de vous aider à vous familiariser rapidement avec le logiciel Q3 Association. Une ample aide online est à votre disposition dans le logiciel pour les informations de détail. Q3 Association contient complètement le logiciel Q3 Comptabilité avec les deux variantes "comptabilité en partie double" et "comptabilité simple - livre de compte". Veuillez s. v. p. si besoin considérer le manuel correspondant. U Ce manuel traite uniquement les fonctions de la version standard. Vous obtiendrez des informations ultérieures sur les fonctions supplémentaires des versions advanced et profi dans le manuel Quickstart (tableaux par logiciel à la fin de ce manuel) ou directement dans l'aide du logiciel (touche F1). Comment travailler avec ce manuel Ce manuel est structuré en chapitres indépendants les uns des autres. Chapitre 1 Introduction Chapitre 2 Installation Vous êtes en train de la lire Première installation et attribution de la licence Chapitre 3 Concept d utilisation Comment travailler avec Q3 Association Chapitre 4 Cours de base Faire la connaissance de Q3 Association comme en jouant Vous devriez lire les chapitres 1 et 3 avant de commencer à travailler avec Q3 Association. Vous devriez ensuite procéder à l installation selon le chapitre 2. Le cours de base du chapitre 4 n est pas nécessaire pour les utilisateurs chevronnés. La simple lecture de ce chapitre suffit souvent, sans procéder aux exercices à l ordinateur. Concept d utilisation La rapidité d apprentissage d un logiciel et son utilisation efficace dépend dans une large mesure, outre du fonctionnement du programme, de sa conception et de son design. Pour cette raison, nous avons attaché particulièrement d attention à ces deux points. U Q3 Association est un logiciel qui fonctionne sous Windows. Le maniement des éléments d utilisation particuliers (menu, champs d entrée etc.) correspond donc en principe au standard Windows et n est pas expliqué en détail dans ce manuel. L écran de base Manuel Q3 Association 3
L écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre des symboles (petits boutons de commande pour l accès rapide aux fonctions de menu). L écran de base n a pas de fonction ultérieure: vous travaillerez toujours dans les fenêtres de travail et les fenêtres de dialogue. Manuel Q3 Association 4
La barre de menus m La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une fonction différente. Les indications suivantes sont valables pour tous les menus: Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche A et la lettre soulignée (p.e. A+f pour le menu Fichier). De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier (hotkeys). Les combinaisons des touches apparaissent dans le menu à droite. Dans l appendice de ce manuel vous trouverez un aperçu de tous les menus et hotkeys (commandes du clavier). Le menu fichier sert à l accès à un fichier complet (p.e. journal). Les points de menu Fichier sont le plus souvent liés à la liste dans une fenêtre de travail. Le menu editer... se réfère à des éléments isolés (lots de données) d un même fichier. Vous constaterez très vite que vous utiliserez les fonctions du menu Editer le plus souvent et que vous connaîtrez bientôt les hotkeys correspondantes. Le menu detail... ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte (p.e. Detail+Propriétés dans la fenêtre Adresses). Le menu fonction... contient toutes les fonctions principales de Q3 Association(p.e. comtabiliser). Le menu analyse... contient toutes les analyses de Q3 Association (liste de soldes). Le menu?... mène à l aide online et à l enregistrement. le menu quick... aide à augmenter l efficacité du travail. Vous l ouvrez avec la touche droite de la souris. Manuel Q3 Association 5
La fenêtre de travail sert à l édition de lots de données dans un fichier (p.e. adresses dans le fichier d adresses). Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données (factures) momentanément disponibles. Si la liste est active, une barre apparaît sur l élément actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans la liste. La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d entrée pour la saisie d un nouveau lot de données ou pour la modification d un lot de données existant. Les menus Fichier, Editer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de travail. Les points de menu actifs diffèrent d une fenêtre de travail à l autre. La fenêtre de dialogue... sert à saisir des champs qui peuvent être importants pour la prochaine action ou qui ont un caractère de configuration. La fenêtre de configuration (premier lancement du programme) est une fenêtre de dialogue typique. La saisie d un nouveau lot de données ou la modification d un lot de données existant dans une fenêtre de travail est également identique à l utilisation d une fenêtre de dialogue. Nous ne ferons donc aucune différence dans les explications. Deux éléments d utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de dialogue: Le choix de champs: Si un champs est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou vers le bas), il y a un choix à disposition. ou en cliquant avec la souris, ouvre le choix. Avec E ou en cliquant deux fois avec la souris, vous choisissez la donnée désirée et fermez le choix. Le bouton de commande (button): un bouton de commande peut être rejoint comme chaque autre champ par la touche T. Le bouton de commande n est pas un champ d entrée, mais un champ d action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous déclenchez l action qui est inscrite sur le bouton. Comme dans le cas de la fenêtre de travail, les menus sont très importants pour les fenêtres de dialogue en premier lieu le menu Editer. Manuel Q3 Association 6
INSTALLATION Installer Q3 Association Tous les logiciels de Q3 Software SA se trouvent sur le CD Q3 Software. Dès que vous mettez le CD dans le lecteur CD-ROM, l ordinateur est préparé pour l installation d un Q3 logiciel. 2 Choisissez Exécuter dans le menu de lancement 3 Tapez d:setup. exe et confirmez l introduction avec Ok 4 Suivez les indications d installation à l écran U d: dans le point 2 indique la lettre du lecteur CD-ROM. Remplacez celle-ci par la lettre de votre lecteur CD-ROM le cas échéant. Premier lancement ent du logiciel Après l installation réussite, vous trouverez la mention Q3 Software dans le menu de lancement sous Programmes et au-dessous de celle-ci la mention Q3 Association. C est ici que vous lancez le logiciel. Q3 Association vous informe qu il s agit du premier lancement et vous demande votre numéro de licence. Vous trouverez ce numéro dans le certificat de licence ci-joint. Dès que vous aurez confirmé le numéro de licence valable avec Ok, vous pourrez travailler avec le logiciel. Pour continuer votre travail, vous allez déterminer les données de configuration de votre comptabilité (date d ouverture etc.) Consultez pour ceci le chapitre 4 (cours de base). Manuel Q3 Association 7
Attribution de la licence Q3 Association est équipé d un mécanisme d attribution de licence sophistiqué. Celuici permet l existence simultanée de tous les logiciels Q3 Software sur le même CD. Le numéro de licence vous permet d installer le logiciel acquis comme version complète. Vous pouvez installer sans problèmes tous les logiciels comme version démo. U Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées. Le numéro de licence mentionné sur le certificat de licence vous autorise à utiliser le logiciel complet Q3 Association pendant 60 jours. Vous avez donc assez de temps à vous faire enregistrer chez nous de manière officielle en nous envoyant le certificat de licence ci-joint. Vous recevrez ensuite sans délai un numéro supplémentaire qui vous permettra l utilisation illimitée de Q3 Association. Vous communiquez le numéro supplémentaire à Q3 Association ou bien lors du lancement du logiciel ou bien sous?+attribution de la licence. U Conservez bien le numéro de licence ainsi que le numéro supplémentaire. Vous en aurez besoin lors d une installation ultérieure de Q3 Association sur le même ou un autre ordinateur. Protection d investition S il existe une version plus actuelle de celle que vous avez acquérie, nous pourrons vous en informer sans délai grâce à votre enregistrement. Si vous le désirez, nous vous enverrons ensuite la nouvelle version. Votre logiciel sera ainsi continuellement mis à jour et vous vous conserverez votre capacité concurrentielle. Avec votre enregistrement, vous obtiendrez également le droit d acquérir des futures Upgrades et Updates. Désinstaller Q3 Association Si vous vendez votre ordinateur ou si vous l offrez à quelqu un, vous êtes tenu à déinstaller Q3 Association. Pour ne pas vous causer des soucis superflus, le programme SETUP de Q3 Association se charge complètement de ce travail. 1 Assurez-vous que Q3 Association n est pas lancé 2 Choisissez dans le menu de lancement Windows Réglage+Configuration du système 3 Choisissez l inscription Software 4 Cherchez dans la liste Q3 Association et choisissez Ajouter/Enlever Suivez ensuite les indications du programme de déinstallation. Manuel Q3 Association 8
CONCEPT D'UTILISATION Ce chapitre vous offre une vue d ensemble des fonctions et possibilités de Q3 Association et vous indique les règles générales du travail avec Q3 Association. Ce chapitre vous donnera les bases nécessaires pour travailler avec Q3 Association. Déroulement Quand vous lancez Q3 Association pour la première fois, le logiciel vous offre la possibilité d établir un fichier avec toutes les localités de la Suisse. Profitez-en: Plus tard, vous n aurez qu à introduire le numéro postal, et le logiciel trouvera la localité correspondante. Après l installation réussite de Q3 Association, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Association ouvre la fenêtre d adresses. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le logiciel. Lors de la première utilisation, vous établirez votre fichier d adresses et vos catégories des membres et vous assignerez les cotisations. Vous préparerez aussi votre plan comptable pour la comptabilité. Et maintenant c est le travail quotidien qui commence. Vous enverrez en particulier des listes d'adresses, des lettres et votre courrier électronique et saisirez les rentrées de paiements est les dépenses. Fichier d adresses Dans la fenêtre Adresses, vous éditez vos adresses (saisir, modifier, effacer). Vous pouvez appeler les fonctions les plus importantes moyennant les boutons de commande à droite dans la fenêtre Adresses. En plus, des fonctions supplémentaires sont à votre disposition dans le menu Fichier et Editer. Avec Lettre/Lettre circulaire vous pouvez imprimer une lettre pour l adresse actuelle ou pour toutes les adresses sélectionnées. Dans le travail quotidien, vous n appellerez guère la fenêtre Adresses moyennant le menu Fonctions. Vous avez un accès direct de la fenêtre Ordres sur le fichier d adresses. Pour chaque adresse vous saisissez moyennant Propriétés des informations supplémentaires utiles comme cotisation etc. Vous pouvez attribuer jusqu à cinq3 caractéristiques à chaque adresse. Associations et coopératives Si vous êtes caissier d une association ou d une coopérative, vous pouvez gérer les cotisations également sans établir des factures. Manuel Q3 Association 9
Paiements Saisissez pour chaque membre la catégorie de membres dans les propriétés. Attribuez la cotisation à chaque catégorie que vous saisissez. Vous pouvez choisir Traiter les membres dans la fenêtre Adresses dès que vous aurez saisi tous les membres et que vous les aurez attribués à la catégorie correspondante. Vous trouvez ici une fonction qui attribue automatiquement la cotisation correspondante à chaque membre moyennant la catégorie. Vous pouvez maintenant annoncer à tous vos membres que la cotisation est due. Ou vous n écrivez la lettre qu aux capitaines qui transmettront le message au joueurs. Pour l annoncement de la cotisation due il existe une lettre modèle ENCAISSE.SQT que vous pouvez sélectionner si vous choisissez Lettre/Lettre circulaire dans la fenêtre Adresses. Vous pouvez noter dans les propriétés d un membre si et quand la cotisation a été payée (champs payé le ) pour moyens de contrôle. Si vous choisissez Imprimer dans la fenêtre Adresses, vous pouvez imprimer une liste de tous les membres qui ont payé ou qui n ont pas payé avec les deux formulaires OUVERT et REGLE. Au début d une nouvelle saison ou d une nouvelle année, vous pouvez effacer la date payé le pour tous les membres afin d être préparé pour l encaissement de la nouvelle période. Ce travail est exécuté automatiquement par Q3 Association. Utilisez de nouveau la fonction Traiter les membres dans la fenêtre Adresses. Vous pouvez comptabiliser les entrées de paiements directement à partir des adresses. Q3 Association introduit un paiement dans le journal. Tableau de comptes Le tableau de comptes peut compter un nombre illimité de comptes. A sa livraison, Q3 Association contient plusieurs tableaux de compte. Vous avez le choix d en adopter un et de l adapter à vos besoins ou de créer directement le vôtre. Le tableau de comptes peut être adapté et complété en permanence durant le travail avec Q3 Association. Les comptes ne peuvent toutefois plus être effacés dès que des écritures y ont été passées. Vous pouvez augmenter considérablement la vue d ensemble de votre tableau de comptes avec des titres et des lignes vierges. Q3 Association connaît les catégories fortune, dépenses et recettes. Dans la catégorie fortune se trouvent tous les comptes d argent (compte CP, compte bancaire, portemonnaie etc.), ainsi que les objets de valeur (bijoux, maison individuelle, meubles etc.). Comptabiliser Manuel Q3 Association 10
Q3 Association contient complètement le logiciel Q3 Comptabilité avec les deux variantes "comptabilité en partie double" et "comptabilité simple - livre de compte". Veuillez s. v. p. si besoin considérer le manuel correspondant. Manuel Q3 Association 11
Formulaires Des formulaires vous aident à concevoir des listes (étiquettes, listes d adresses, textes) selon vos besoins. Le logiciel vous met à disposition plusieurs formulaires prédéfinis. Au moins un formulaire pour chaque liste est à disposition sous le nom STANDARD. Nous avons essayé de choisir une présentation neutre et acceptable pour un grand nombre de clients. Chaque fois que vous établissez un nouveau formulaire, le contenu du formulaire STANDARD est affiché comme modèle. Ainsi vous n aurez pas à saisir chaque formulaire dès le début. Plusieurs formulaires sont à disposition pour la plupart des documents (factures, offres etc.) Essayez tous ces formulaires il y en a peut-être un qui correspondra plus au moins à vos besoins. Si vous nécessitez des formulaires individuellement adaptés, et si l établissement de propres formulaires nécessite trop de temps ou n est pas suffisant, vous pouvez nous contacter. Nous vous aiderons volontiers. Points en suspens Vous pouvez ouvrir le contrôle des points en suspens à tout moment, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire. Utilisez soit Menu Fonctions+Points en suspens, soit le raccourci C+&. Ici vous saisissez tous vos travaux en suspens. Vous pouvez attribuer un statut (en suspens, en travail, réglé) à chaque point en suspens et, si vous le souhaitez, un client. Billets de notes Délais advanced / profi Vous pouvez toujours ouvrir l archivage des billets de notes, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire: soit avec Fonctions+Notes soit directement avec la touche C+/. Vous pouvez saisir un nombre illimité de billets de notes. Vous pouvez les imprimer seuls ou complets. advanced / profi Vous pouvez toujours ouvrir vos délais, indépendamment du travail que vous êtes en train de faire: ou avec Fonctions+Délais ou directement avec la touche C+(. Vous attribuez jour, début et fin à chaque délai, et au besoin, un client. Q3 Association permet d imprimer une liste de délais générale ou liée aux clients pour la période désirée. Manuel Q3 Association 12
COURS DE BASE Lancez le logiciel. Q3 Association ouvre la fenêtre pour l attribution de la licence. C est ici que commence le cours de base. L'objet du cours de base est de vous mettre en courant de la manière de travailler avec Q3 Software. Vous trouverez les informations beaucoup plus détaillées en travaillant avec l'aide online. Et s'il y a quand même quelque chose qui est confus, n'hésitez pas d'appeler notre Helpline 0900 734 357. Leçon 1 Aide online L aide online sera pour vous une fidèle accompagnatrice, surtout dans la phase d apprentissage. Après le premier lancement du logiciel, la fenêtre pour l attribution de la licence apparaît. L aide online est maintenant à votre disposition. Pour commencer, nous aimerions savoir comment quitter le programme. 1 Ouvrez la fenêtre Aide avec! ou avec?+aide 2 Cliquez avec la souris sur Chercher 3 Tapez terminer 4 Cliquez avec la souris sur Lancer la recherche Une fenêtre d aide Menu de fichier apparaît avec des indications soulignées en vert. Une d elles est Quitter le logiciel. Si vous mettez le curseur de la souris sur cette indication, une main apparaît. Cela signifie qu il y a une autre explication derrière cette définition. 1 Cliquez sur Quitter le logiciel avec la touche gauche de la souris Le logiciel va sur le texte d aide Quitter le logiciel. Ici nous trouvons l information cherchée. 2 Fermez la fenêtre Aide Manuel Q3 Association 13
Leçon 2 Préparation Comme il s agit du premier lancement de Q3 Association, le logiciel nous offre la possibilité de saisir le numéro de licence. 1 Tapez votre nom et votre entreprise ou votre lieu de domicile dans les deux champs Nom 2 Prenez votre carte de licence et tapez votre numéro de licence personnel dans le champ Numéro de licence 3 Tapez votre numéro supplémentaire personnel dans le champ Numéro supplémentaire U Si vous n avez pas encore demandé votre numéro supplémentaire, vous laissez ce champ vide. 4 Choisissez Sauvegarder Q3 Association vous propose maintenant d établir un fichier avec toutes les localités de la Suisse. Profitez-en: Plus tard, vous n aurez qu à introduire le numéro postal, et le logiciel trouvera la localité correspondante. Pour la conclusion de la première installation, Q3 Association vous offre dans la fenêtre de configuration la possibilité de reprendre un plan comptable prédéfinis. 1 Choisissez un tableau prédéfinis 2 Saisissez dans la section 'données de base' votre adresse 3 Avec le bouton sauvegarder, vous dirigez Q3 Association vers la terminaison de l'installation Nous attendons un petit instant jusqu'au moment que Q3 Association a terminé l'installation. Voilà - la fenêtre d'adresses nous se présente pour la première fois. Il restera toujours ouverte. Manuel Q3 Association 14
Leçon 3 Adresses Nous voulons tout d abord établir notre fichier d adresses. Une barre vide montre qu il n y a pas encore d adresses. Des fonctions comme Fichier+Imprimer ou Editer+Nouveau sont à disposition. 2 Ouvrez le menu Editer avec A+e 3 Ouvrez le menu Fichier avec A+f 4 Ouvrez le menu Détail avec A+i Vous avez pu voir ce qui serait possible. Répétez cette procédure après avoir saisi des adresses. Beaucoup de points de menu ne seront actifs qu après la saisie d adresses. Les points de menu les plus importants seront également à disposition comme boutons de commande à droite dans la fenêtre de travail. Saisir une adresse Nous saisissons notre membre Luc Jardin : 1 Fermez le menu ouvert avec 2 Changez avec Editer+Nouveau ou Nouveau dans le mode Resaisir Chaque adresse reçoit un numéro d adresse. Elle désigne le numéro de client. Q3 Association propose le numéro 00001. 1 Sautez le champ No. adresse 2 Tapez Luc dans le champ Prénom 2 Tapez Jardin dans le premier champ Nom 3 Tapez Rue brouillon 77 dans le premier champ Adresse 4 Tapez 4571 dans le champ NPA (+T) Q3 Association a automatiquement rempli le champ Localité avec Lüterkofen. Toutes les localités de la Suisse sont enregistrées dans le fichier NPA/lieu. Avec dans le champ NPA ou dans le champ Lieu vous ouvrez une fenêtre de travail avec ces lieux. Vous pouvez saisir de nouvelles lieux par exemple des lieux à l étranger. 1 Choisissez Propriétés La fenêtre Propriétés contient des registres différents pour des informations supplémentaires pour chaque adresse. Dans le premier registre, les associations et coopératives peuvent introduire des indications supplémentaires pour leurs membres. Manuel Q3 Association 15
2 Tapez Actif dans le champ Catégorie (+T) Puisque Q3 Association ne connaît pas encore la catégorie Actif, la fenêtre de travail s ouvre pour la saisie de catégories. La nouvelle catégorie est directement proposée par Q3 Association. 3 Sauvegardez la nouvelle catégorie avec Sauvegarder 4 Choisissez la nouvelle catégorie avec E ou en cliquant deux fois avec la souris. La catégorie Actif est reprise dans les propriétés d adresses. 5 Fermez la fenêtre Propriétés avec Fermer 6 Sauvegardez l adresse saisie avec Sauvegarder L adresse est sauvegardée et Luc Jardin apparaît comme seul élément dans la liste. U Si vous désirez saisir plusieurs adresses une après l autre, Sauvegarder+Nouveau (au lieu de Sauvegarder) vous épargne un pas de travail. Saisissez quelques autres adresses! Modifier une adresse Nous avons oublié de saisir le numéro de téléphone de la Luc Jardin. 1 Déplacez la barre de sélection sur Luc Jardin dans la liste d adresses 2 Changez dans le mode de modification avec Modifier 3 Tapez 099 / 998 89 98 dans le champ Téléphone1 4 Quittez le mode de modification avec Sauvegarder La liste d adresses est de nouveau active et la barre de sélection se trouve sur l adresse modifiée. Effacer une adresse Nous choisissons cette fonction uniquement pour des moyens d exercice: 1 Déplacez la barre de sélection sur Luc Jardin dans la liste d adresses 2 Choisissez Effacer Et il a disparu, notre Luc. L adresse se trouve pourtant sur notre liste des adresses à saisir. Nous devons donc la ressaisir. S il n y a pas d autres moyens. Si, il y a un autre moyen: Manuel Q3 Association 16
3 Choisissez Editer+Annuler Voilà notre Luc est de nouveau là, comme si nous ne l avions jamais effacée! Cette fonction d annulation nous prêtera encore souvent de bons services! Imprimer des adresses Nous avons saisi toutes nos adresses. Nous voulons imprimer une liste d adresses pour moyens de contrôle. Nous pouvons faire ceci directement dans la fenêtre d adresses ou avec Analyses+Liste d adresses. Nous restons dans la fenêtre d adresses: 1 Choisissez Fichier+Imprimer La fenêtre d impression pour adresses s ouvre. La partie supérieure contient des indications particulières aux adresses, la partie inférieure contient les paramètres d impression habituels. 2 Ouvrez dans le champ Formulaire un choix avec tous les formulaires d adresses à disposition 3 Allez sur Standard avec la barre de sélection et choisissez ce formulaire avec Enter ou par clic de souris 4 Allumez l imprimante et choisissez Imprimer U Si vous ne voulez pas utiliser du papier pour ce cours de base, choisissez simplement Aperçu au lieu d Imprimer. Le succès se montre également à l écran! Imprimer des adresses avec texte Vous pouvez éditer un texte pour chaque adresse. Vous pouvez également imprimer ce texte dans une liste d adresses si le formulaire choisi est adapté à ce but. Nous voulons donc définir un nouveau formulaire sous le nom TEXTE : 1 Ouvrez la fenêtre d impression avec Imprimer dans la fenêtre d adresses et choisissez Formulaires Une fenêtre avec une liste de tous les formulaires d adresses disponibles s ouvre. Si vous n avez pas encore créé de propres formulaires, vous verrez entre autres les formulaires STANDARD, NOTES et MEMBRE. Nous voulons concevoir un nouveau formulaire: 2 Choisissez Nouveau 3 Tapez TEXTE dans le champ Nom 4 Sauvegardez l introduction du formulaire avec Sauvegarder ou avec E Manuel Q3 Association 17
Q3 Association a copié le formulaire STANDARD comme modèle dans le formulaire TEXTE. Une ligne avec nom, adresse et NPA/localité est imprimée par adresse. Nous voulons maintenant imprimer le texte d adresses après chaque adresse. A côté des lignes normales, vous pouvez définir des lignes d en-tête et des lignes de fin de page pour chaque formulaire. Celles-ci apparaissent sur chaque page. Nous voulons écrire dans les lignes d en-tête qu il s agit d une liste d adresses avec texte: 1 Choisissez Lignes d en-tête Une fenêtre de textes s ouvre. Vous pouvez voir les lignes d en-tête reprises du formulaire STANDARD. Sur la première ligne à gauche est écrite Liste d adresses. Nous voulons surécrire ce titre. 2 Tapez Adresses avec texte et tapez 17 fois Del (reraccourcir la ligne) 3 Sauvegardez les lignes d en-tête avec Sauvegarder Nous voulons maintenant compléter les Lignes par adresse avec la position de champ pour les textes d adresses. 1 Choisissez Adresse Une fenêtre de textes s ouvre de nouveau. Vous pouvez voir les positions de champs différentes pour les champs d adresses sur la première ligne. La deuxième ligne est vide. Ceci produit une ligne vierge entre chacune des adresses. Le nom de la position de champ pour le texte est #Texte. Nous voulons mettre cette position de champ au-dessous de la position de champ pour l adresse. Nous voulons garder la ligne vierge existante. 1 Allez avec le curseur sur la deuxième ligne et là directement au-dessous de la position de champ #Adresse1 2 Ouvrez le champ Positions de champs au-dessus du texte 3 Déplacez la barre de sélection jusqu à la position de champ Texte et sélectionnez-la La position de champ est écrite ensemble avec le caractère spécial # à la position actuelle du curseur. U Vous pourriez également directement taper #texte dans le texte sans passer par la sélection des positions de champs. Notez pourtant qu une position de champ tapée de manière incorrecte ne pourra pas être traitée par Q3 Association. 4 Produisez une nouvelle ligne vierge avec E 5 Sauvegardez les Lignes par adresse avec Sauvegarder Manuel Q3 Association 18
6 Fermez la fenêtre Formulaires Afin de pouvoir tester notre formulaire, nous devons saisir un texte pour nos deux adresses. 1 Déplacez-vous sur l adresse Luc Jardin avec la barre de sélection 2 Choisissez Modifier 3 Tapez Meilleur client dans le champ Texte 4 Choisissez Sauvegarder 5 Déplacez la barre de sélection sur l adresse Piedlangue SA 6 Choisissez Modifier 7 Tapez Bon client dans le champ Texte et allez avec E sur la deuxième ligne 8 Tapez Paie toujours retardé et sauvegardez les modifications avec Sauvegarder Nous voulons tester maintenant si l adaptation du formulaire fonctionne. 1 Choisissez Fichier+Imprimer 2 Choisissez le nouveau formulaire TEXTE dans le champ Formulaire 3 Choisissez Aperçu dans la fenêtre d impression Vous pouvez constater que les deux textes saisis apparaissent dans les deux adresses. 4 Fermez la fenêtre d impression Selection d adresses determinees Si vous feuilletez dans la liste d adresses, vous trouverez normalement toutes les adresses disponibles. Il serait pourtant parfois mieux de ne voir que les adresses qui correspondent à un certain critère. Par exemple, nous ne voulons avoir dans la liste que les adresses avec le numéro postal 4571. 1 Choisissez dans la fenêtre d adresses Fichier+Sélection 2 Choisissez la position de champ NPA dans le premier champ de sélection (nom du champ) 3 Sautez le champ de comparaison avec T 4 Tapez 4571 (contenu du champ) 5 Choisissez Utiliser Manuel Q3 Association 19
La fenêtre de sélection est fermée. Dans la fenêtre d adresses, vous ne pouvez voir que l adresse de Luc Jardin. La sélection reste ouverte jusqu à ce que vous fermiez la fenêtre d adresses ou jusqu à ce que vous choisissiez une nouvelle sélection. Quand vous ouvrirez la fenêtre d adresses pour la prochaine fois, la sélection ne sera pas encore active. Vous devez d abord de nouveau ouvrir la fenêtre de sélection et choisir Utiliser. U Si une sélection est active et vous choisissez Imprimer, le logiciel n imprimera que les adresses qui correspondent à la sélection active. Manuel Q3 Association 20
Leçon 4 Expérimenté Nous nous sommes occupés à fond avec la fenêtre d adresses. Ce n est naturellement pas sans raison. Nous rencontrerons la même utilisation sans cesse dans toutes les fenêtres de travail de Q3 Association. Ressaisir, modifier, effacer, imprimer etc. vous effectuerez sans cesse les mêmes procédures de travail moyennant les menus Fichier, Editer et le menu de détail ou moyennant les boutons de commandes à droite dans la fenêtre de travail. U Exercez-vous moyennant la fenêtre d adresses jusqu à ce que vous vous sentiez sûr dans toutes les fonctions de menu. Vous connaîtrez ainsi beaucoup plus vite les autres fonctions. Vous aurez même l impression de déjà savoir comment cela fonctionne. Leçon 5 Lettre circulaire (publipostage) Nous voulons informer tous nos membres du premier entraînement avec une lettre circulaire: 1 Choisissez Fonctions+Editeur de textes Puisque nous n avons pas encore édité de textes jusqu à présent, la fenêtre Textes est vide, et dans le titre de la fenêtre est uniquement écrit Fenêtre de textes. 2 Saisissez le texte suivant: #Nom1 Cher Membre #Adresse1 #NPA #Lieu Le premier entraînement après les vacances a lieu lundi à 20 heures. Avec les salutations les meilleures Votre président Vous pouvez voir que là où des informations d adresses doivent être imprimées, des noms de champs (qui commencent par le caractère spécial #) y sont mis. Vous n avez pas besoin de les écrire à la main: Si vous choisissez une donnée dans le champ Positions de champ, celle-ci sera automatiquement écrite à la position actuelle du curseur. Vous trouverez une énumération de tous les positions de champs dans l appendice. Avant de lancer l impression circulaire, nous voulons d abord effectuer une impression de test. Manuel Q3 Association 21
1 Choisissez Fichier+Imprimer 2 Choisissez dans le champ Numéro d adresse Luc Jardin 3 Choisissez Aperçu La lettre apparaît dans l aperçu. Vous pouvez voir que les positions de champs ont été remplacées par les champs d adresses de Luc. 4 Fermez l aperçu et la fenêtre d impression Le test a réussi, nous allons donc sauvegarder la lettre circulaire. 1 Choisissez Sauvegarder U Puisque le texte actuel n a pas encore de nom, une fenêtre de choix de fichier s ouvre comme si vous aviez choisi Sauvegarder sous. 2 Tapez Info1 dans le champ Fichier 3 Confirmez le choix du fichier avec Sauvegarder Nous devons aller dans la fenêtre Adresses pour pouvoir imprimer des lettres circulaires. On peut directement y voir quelles adresses doivent être reprises (liste de la fenêtre de travail). 1 Fermez la fenêtre Textes 2 Choisissez Lettre/Lettre circulaire dans la fenêtre d adresses 3 Ouvrez le choix de fichier avec dans le champ Lettre 4 Choisissez la lettre Info1 5 Choisissez Aperçu Une lettre apparaît pour chaque adresse du fichier d adresses. Si vous ne voulez pas envoyer la lettre circulaire à toutes les adresses, vous pouvez limiter les adresses à reprendre dans la fenêtre d adresses avec Fichier+Sélection Si vous ne voulez envoyer la lettre qu à quelques adresses déterminées, vous pouvez marquer ces adresses avec le barre d espace et vous épargner de passer par une sélection. Manuel Q3 Association 22
Leçon 6 Sauvegarder des données Plus vous utilisez votre ordinateur, plus les données résultant de vos travaux prennent de l importance. 1 Créez un dossier «Sauvegardes»sur l un de vos disques. 2 Choisissez Fichier+Sauvegarde de données 3 Choisissez Sauvgarder données (backup) dans le champ «Action» et choisissez démarrer le backup 4 Choisissez le dossier «Sauvegardes» Les données seront sauvegardées quelques secondes plus tard. Q3 Association vous confirmera la réussite de la sauvegarde. Copiez maintenant les données sauvegardées sur un CD-ROM, un DVD-ROM, une disquette ou une bande magnétique. U Si vous devez un jour reprendre une sauvegarde de données, vous effectuerez ceci également avec Fichier+Sauvegarde de données. Choisissez simplement Récupérer données (restore). Leçon 7 Recommencement Le cours de base touche à sa fin. A vous maintenant! Vous recommencez avec Fichier+Recommencement et saisissez maintenant vos vrais données. Manuel Q3 Association 23
APPENDICE Abréviations par touches de clavier Q3 Software peut être utilisé avec la souris ainsi qu avec le clavier. Dans cet appendice, vous trouverez la liste des abréviations par touches de clavier en double. Retirez un exemplaire du manuel et mettez-le à côté de votre ordinateur quand vous travaillez. Ce que vous devez ez faire (exemple) A+a maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a A+a, a maintenez la touche A pressée et tapez brièvement la touche a, lâchez les deux touches et tapez encore une fois la touche a U Les abréviations par touches de clavier signifient que vous pouvez directement lancer un traitement déterminé moyennant une combinaison de touches. Si vous connaissez quelquesunes de ces abréviations, vous pourrez travailler considérablement plus vite. Fichiers Les logiciels Q3 sont faciles à utiliser et vous évitent en principe chaque contact avec le système d exploitation. Une technologie sophistiquée est naturellement nécessaire pour vous offrir ce confort. Banques de données source dans le gestionnaire de fichier de programme: SWS_BASE.SQC SWA_PLZ.SQO Notes, réglages de programme Numéros postaux, localités Un sous-fichier est ouvert dans le gestionnaire de fichier de programme sous le nom Standard Standard. Les fichiers suivants y sont mis: SWS_MAND.SQC SWA_FIBK.SQF SWA_FIBJ.SQF SWA_ADR.SQA SWA_TIME.SQJ Configuration Comptes Journal Fichier d adresses principal Délais Les formulaires saisis ou modifiés sont mis dans le gestionnaire de fichier de programme: *.AFF Liste d adresses, liste d articles Manuel Q3 Association 24
Formulaires d adresses LISTE Liste d adresses avec téléphone ETI2x7 Etiquettes d adresses 2x7 ETI3x7 Etiquettes d adresses 3x7 NOTES Liste d adresses avec notes MEMBRE Liste de membres avec cotisation REGLE Liste de tous les membres qui ont payé OUVERT Liste de tous les membres qui n ont pas encore payé Exportation de données Si vous vous trouvez dans une fenêtre de travail (User, Configuration de l imprimante etc.) et si la liste est active, les données de cette liste peuvent être écrites dans un fichier ASCII avec Q3 Association profi moyennant Fichier+Exportation de données. Une ligne est écrite par lot de données. A l intérieur de la même ligne, chaque champ est séparé du prochain par un point-virgule. Positions de champs Vous pouvez créer vous-même certains formulaires. Des positions de champs sont à votre disposition pour les champs les plus importants. Les positions de champs sont désignées par le caractère #. Date du jour (aujourd hui) #Date Page actuelle #Page Fichier actuel (complet avec chemin) #Fichier Nom du fichier actuel #NomFichier Notes #Notes Donnees de base (fichier+configuration) #M_TVA_No, #M_Adr1, #M_Adr2, #M_Adr3, #M_NPA, #M_Lieu, #M_Info1, #M_Info2 Adresse (fenetre adresses) #NoAdresse, #Libellé, #Prénom, #Nom1, #Nom2, #Adresse1, #Adresse2, #NPA, #Lieu, #Texte, #Téléphone1, #Téléphone2, #Portable, #EMail, #WWW, #Groupe, #Responsable Proprietes d adresses (membre) #Catégorie, #Cotisation, #Payé, #Fonction, #Team Propriétés d adresses (caractéristiques) #Caract1, #Caract2, #Caract3, #Caract4, #Caract5 Manuel Q3 Association 25
Proprietes d adresses (personnelles) #Sexe, #EtatCivil, #Pays, #Anniversaire, #ZNuméro1, #ZNuméro2, #ZDate1, #Ident1, #ZTexte1 Manuel Q3 Association 26
TABLEAU DES TOUCHES DE CLAVIER Ouvrir le menu Fichier A+f Travailler avec le fichier actuel, quitter le programme Editer A+e Travailler avec lot de données actuel Détail A+i Fonctions spéciales dans la fenêtre actuelle Fonction A+o Analyse A+a Fonctions Analyses Déclencher une action Fichier+Chercher % Editer+Choisir E Fichier+Poursuivre C+u Editer+Introduction Ok C+s Fichier+Chercher en arrière C+r Editer+Sauvegarder C+s Fichier+Aller à & Editer+Retour Fichier+Imprimer C+p Editer+Sauveg.+Nouveau C+n Fichier+Aperçu " Editer+Découper C+x Fichier+Impression rapide Editer+Copier C+c Editer+Insérer Editer+Nouveau Editer+Modifier Editer+Effacer Editer+Annuler C+v C+n C+m C+e C+z Fichier+Terminer A+$ Editer+Notes C+t Manuel Q3 Association 27