Budget (AR 2006) Budget (AR 2006) Les dépenses éligibles pour les projets et les programmes Fiche technique réglementaire #2.2 I. Contenu de la fiche Décembre 2010 2ème version I. Contenu de la fiche... 1 II. Définition... 1 III. Critères d'éligibilité des dépenses...2 1. La dépense doit être prévue dans le budget approuvé du programme/projet;...2 2. La dépense doit être attestée par une pièce justificative originale qui satisfait aux normes réglementaires minimales;... 2 a) Combien de temps l'ong doit-elle conserver les documents justificatifs?...2 b) Que faire si le prestataire ne fournit pas de documents?...2 c) Document original ou copie?...2 d) Les rapports d'audit sont ils acceptés?...3 e) Quels documents justificatifs pour les consortiums?...3 3. La dépense est identifiable et contrôlable;...3 4. La dépense a effectivement été encourue par l'ong ou le partenaire pendant la période prévue par l'arrêté d'allocation du subside;... 3 a) Exceptions:... 4 b) Remarque:... 4 5. La dépense est enregistrée dans la comptabilité de l'ong et/ou du partenaire;...4 6. La dépense n'est pas couverte totalement par un ou d'autres bailleurs;...4 IV. Documents légaux... 5 V. Fiches techniques liées/documents à consulter...5 II. Définition Une dépense éligible est une dépense effectuée dans le cadre d'un programme/projet et qui répond à toute une série de critères fixés par la DG-D et qui peut dès lors être (co)financée par le subside de la DG- D. Selon le type de programme/projet, les dépenses peuvent être réalisées au Nord et/ou au Sud par différents acteurs reconnus par la DG-D: 1. l'ong qui a introduit le programme/projet 2. les associés de l'ong au Nord 3. le(s) partenaire(s) de l'ong au Sud 4. les représentants de l'ong au sud. Par représentant on entend toute personne mandatée explicitement par l'ong pour la représenter dans un pays du sud. Les dépenses ne sont éligibles qu à concurrence du total accepté dans l'am de subsidiation tenant compte des revenus générés potentiels et pour chaque poste budgétaire des éventuels transferts possibles entre postes et entre objectifs spécifiques (pour les programmes). Si l'ong dépasse ces montants, le surplus ne sera pas accepté comme dépense éligible du Budget - Fiche #1.2. Les dépenses éligibles 1/6
programme/projet et donc ne sera pas subsidiable par la DG-D ni par l'apport propre constituant le budget total du programme/projet. Le surplus est financé à 100% par l'ong hors programme/projet. III. Critères d'éligibilité des dépenses 1. La dépense doit être prévue dans le budget approuvé du programme/projet; Lors de l'établissement du budget de l'action, l'ong doit établir une prévision de toutes les dépenses de l'ong et de ses partenaires/associés nécessaires à la réalisation du programme/projet à répartir entre les coûts de gestion et les coûts opérationnels du budget du programme/projet. Le montant des frais de structure sera calculé par la DG-D et rajouté au budget du programme/projet. Les dépenses liées aux frais de structure devront également être justifiées, mais à la masse. Un budget est toujours prévisionnel et ne correspond pas toujours à la réalité de la mise en œuvre. En cours de mise en œuvre du programme/projet, il se peut donc que des modifications du budget soient nécessaires, soit pour ajouter des dépenses non prévues initialement (ex: l'ong décide d'acheter des vélos alors que dans le budget elle n'avait prévu que des voitures), soit pour augmenter ou réduire le montant de certaines lignes budgétaires. Dans tous les cas de modifications du budget initial, l'ong doit en informer la DG-D. Mais selon les cas, l'information doit être préalable et la modification approuvée par la DG-D avant sa mise en œuvre alors que dans d'autres cas, une simple information via le rapport intermédiaire ou final suffit. (Voir fiche sur les modifications budgétaires pour les projets et pour les programmes) 2. La dépense doit être attestée par une pièce justificative originale qui satisfait aux normes réglementaires minimales; Suivant le principe de bonne gestion comptable, toute opération de nature financière doit être constatée par une pièce justificative. Ce document devrait dans la mesure du possible inclure les indications suivantes: la date de l'émission du document l'identification du fournisseur et du client (nom du client = nom de l'ong, du partenaire ou le nom du programme/projet) la période à laquelle le service, l'équipement a été livré la nature de l'opération (service, équipement...) le numéro d'enregistrement du document chez le fournisseur le numéro et date d'enregistrement du document chez le client qui prouve que le document est bien inscrit dans la comptabilité du programme/projet le montant financier de l'opération le numéro de compte bancaire sur lequel le client doit payer l'opération a) Combien de temps l'ong doit-elle conserver les documents justificatifs? L'ensemble des pièces justificatives est rassemblé par l'ong qui les consolide dans son rapport financier annuel et final. Les documents ne sont pas envoyés à la DG-D, ils sont conservés par l'ong ou son partenaire. Le délai minimum de conservation des documents est de 7ans à partir du dernier jour de mise en œuvre du projet/programme. b) Que faire si le prestataire ne fournit pas de documents? Dans certains cas de dépenses non significatives (taxis, repas, taux de change...), et dans certains pays, il n'est pas d'usage de remettre un document justificatif. Nous recommandons cependant aux ONG d'être en possession, même pour les petites dépenses, de documents externes, meilleure preuve que les documents internes (ex: ayez toujours un carnet de reçu vierge avec vous et faites-le remplir par le fournisseur ou prestataire de service si celui-ci ne vous fournit pas de document.) Budget - Fiche #1.2. Les dépenses éligibles 2/6
c) Document original ou copie? Ce document justificatif doit être un original. La perte de la pièce originale entraîne l'inéligibilité de la dépense, l'ong a donc intérêt à mettre en place un système interne de gestion et de suivis des documents et des dépenses afin de minimiser les risques de perte ou de destruction de tels documents. La Directive établit également que pour les dépenses réalisées par le partenaire ou par le représentant de l'ong dans le sud, les originaux ou les copies des pièces probantes sont considérées comme pièces justificatives. Un rapport d'audit original peut également servir de pièce justificative et remplacer les pièces relatives aux dépenses. d) Les rapports d'audit sont ils acceptés? Le rapport d'audit original des comptes du partenaire, établi par un auditeur indépendant et accrédité, comprenant tous les éléments cités à l'article 5.1.5 de la directive sur les aspects comptables et financiers des programme/projets, peut être considéré comme un document justificatif pour le contrôle en Belgique des pièces justificatives du partenaire. Ces pièces justificatives doivent rester à disposition localement et le partenaire doit les conserver pendant une période de 7ans. Le rapport d'audit ne remplace pas le rapport financier à soumettre à la DG-D comprenant la liste des dépenses des différents partenaires et de l'ong. Il permet à l'ong et à son partenaire de ne pas devoir envoyer des copies de tous les documents justificatifs. Pour ses comptes, l'ong doit faire appel en Belgique à un réviseur d'entreprise pour les projets, ou à un commissaire aux comptes pour les programmes, qui certifiera, via le modèle 1, la véracité et l'exactitude des chiffres présentés dans les rapports financiers. Pour les projets, seules les ONG dont les recettes annuelles dépassent 250.000 EUR doivent faire certifier leurs comptes par un réviseur d'entreprise. Pour les programmes, toutes les ONG doivent faire appel à un commissaire aux comptes. e) Quels documents justificatifs pour les consortiums? Lorsqu'une ONG travaille en consortium avec d'autres organisations (sur base de l'art.3 de l'ar06), l'ong réalise des transferts vers ses associés pour couvrir les frais liés au programme/projet mais il ne peut y avoir de factures émises par l'un des acteurs pour service presté. En effet les factures internes sont considérées comme des dépenses non subsidiables et la DG-D considère les factures entre ONG membres d'un consortium comme des factures internes. 3. La dépense est identifiable et contrôlable; Toute dépense imputée au budget doit être clairement liée à une ou plusieurs activités du programme/projet afin d'être identifiée en tant que coût opérationnel, de gestion ou de structure. La dépense est contrôlable sur base des documents justificatifs et du système comptable de l'organisation. Les coûts doivent être enregistrés dans les états de compte de l'ong et/ou de ses partenaires et être déterminés conformément aux standards de comptabilité belge et/ou du pays où le partenaire est établi et en conformité avec les pratiques comptables habituelles de l'ong. 4. La dépense a effectivement été encourue par l'ong ou le partenaire pendant la période prévue par l'arrêté d'allocation du subside; La période couverte par l'arrêté d'allocation du subside est de 3 ans (36 mois) pour les programmes et de maximum 24 mois pour les projets. Les dates de début et de fin du programme/projet sont indiquées dans l'am de subsidiation. Toutes les charges du programme/projet doivent se rapporter à la période fixée par l'arrêté d'allocation du subside. Tous les coûts encourus avant la date de début ou après la fin du programme établie dans l'am ne sont donc pas éligibles. (exception: les frais de préparation du dossier peuvent être mis à charge des frais de structure du programme/projet) Budget - Fiche #1.2. Les dépenses éligibles 3/6
Si un service a été effectivement presté ou une marchandise effectivement livrée en cours de programme/projet, il est éligible. Les charges doivent être attribuées à la période à laquelle elles se réfèrent, même si le paiement ou la date de la facture se situent durant une autre période. Des instruments comptables existent à cet effet à savoir les comptes «Factures à recevoir (Notes de crédit)» et «Comptes de régularisation et comptes d attente» et une imputation correcte des charges est possible. Cette position a par ailleurs été confirmée lors de la Journée d études organisé par l Institut des Réviseurs, le 25 janvier 2010, pendant laquelle il a été précisé par la DG-D que: «L exigence de dépenser les subsides reçus par la DG-D dans la période fixée par l'am (36mois pour les programmes et maximum 24mois pour les projets) n impose pas que toutes les factures soient datées de cette période mais que ce sont les engagements de frais qui doivent être réalisés endéans cette période. Peu importe si les factures y afférentes sont datées d un peu après mais cela ne doit pas être trop éloigné de la fin de la période afin de permettre le contrôle de l utilisation des subsides dans un délai raisonnable par la DG-D». De surcroit, il est à remarquer que la date d une facture reste un élément de contrôle et l Administration se conserve le droit d apprécier l opportunité d une dépense. a) Exceptions: Les coûts de préparation d'un programme/projet comme l'étude de faisabilité, la recherche de partenaires, la constitution du dossier de subside peuvent être mis à charge des frais de structure. Le subside d actions déjà entamées ne peut être octroyé que dans les cas où l'ong peut justifier la nécessité du démarrage de l action avant la date de début du programme indiquée dans l'am. Les missions d'audit final, d'évaluation finale, de révisorat peuvent avoir lieu après la durée de mise en œuvre définie dans l'am à condition que les contrats soient signés pendant la durée de mise en œuvre et que ces missions aient lieu et soient payées avant la remise du rapport final à la DG-D. b) Remarque: Pour la mise en œuvre des plans d'action sous l'ar97, il était permis pour les partenaires de dépenser les fonds transférés par l'ong du Nord jusque fin mars de l'année N+1. Cette possibilité n'existe plus sous la réglementation AR06. Toutes les actions doivent être mises en œuvre durant la période du programme/projet, sauf les exceptions précitées. 5. La dépense est enregistrée dans la comptabilité de l'ong et/ou du partenaire; Toute transaction financière liée au programme/projet doit être reprise dans la comptabilité du programme/projet, de l'ong et de ses partenaires de manière transparente et complète afin qu'il soit possible de déterminer de manière juste les charges et produits du programme/projet. Les comptabilités de chacun des acteurs (ONG, partenaire, représentation) doivent correspondre, et principalement dans le cas des transferts. Si l'ong transfère 1000 EUR à son partenaire/sa représentation, ce transfert doit être repris en tant que charge dans la rubrique relative aux transferts de la comptabilité de l'ong, et en tant que recette dans la rubrique correspondante de la comptabilité du partenaire / de la représentation. 6. La dépense n'est pas couverte totalement par un ou d'autres bailleurs; Dans le cas de programmes/projets financés par la DG-D d'une part et par un autre bailleur quel qu'il soit, l'ong doit tenir à jour un tableau récapitulatif de l'origine des fonds nécessaires à la réalisation de l'action. Budget - Fiche #1.2. Les dépenses éligibles 4/6
L'objectif de tout bailleur est d'éviter un «enrichissement de l'ong» en obtenant un financement (DG-D et autres bailleurs) supérieur aux dépenses. Il est logique d'éviter qu'une même dépense soit financée au delà de son montant suite à l'intervention des bailleurs. Selon nous, il est tout aussi logique de pouvoir considérer que certaines dépenses puissent être financées entièrement par d'autres bailleurs et que pour ces dépenses l'apport DG-D soit nul (cf les valorisations, certaines dépenses de personnels ou des actions financées spécifiquement par un des bailleurs...) Mais, pour des facilités de rapportage financier et de calcul d'éventuel remboursement, la DG-D considère que toute dépense rejetée ou non subsidiable a été cofinancée à 80% par la DG-D et 20% par l'ong (et donc son montant doit être remboursé à 80% à la DG-D). Cette considération, que les ONG acceptent pour le calcul du remboursement, ne repose cependant sur aucune base réglementaire et ne peut donc pas s'appliquer de manière large en considérant que dès qu'un autre bailleur couvrirait plus de 20% d'une dépense, celle-ci deviendrait inéligible car déjà couverte. IV. Documents légaux Directive administrative sur les aspects comptables et financiers des programmes 5.1.3 Les dépenses 5.1.4 Les pièces justificatives Directive administrative sur les aspects comptables et financiers des projets 5.3. Les dépenses 5.4. Les pièces justificatives Guide DG-D pour l utilisation, la justification et le contrôle des subsides III. ELIGIBILITE V. Fiches techniques liées/documents à consulter Les Dépenses non subsidiables (FTR 2.3) Les rapports financiers (FTR 6.1-6.3) Cette fiche réglementaire fait partie d'un ensemble de fiches rédigées par ACODEV (www.acodev.be) Avec le soutien de