OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES» MANUEL D UTILISATION

OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES» MANUEL D UTILISATION WWW.FINISTERETOURISME.COM

SOMMAIRE 03 Se connecter à l outil 04 Configurer votre offre Décrire vos chambres d hôtes Décrire votre maison d hôtes Définir des Formules, Tranches d âge et Suppléments Définir les modalités de vente Personnaliser les éditions 10 Associer une grille tarifaire à chaque chambre Saisir mes tarifs Visualiser mes tarifs Saisir une promotion ou un tarif dégressif 16 Gérer mon outil au quotidien Suivi des réservations Mise à jour de mon planning 18 Intégrer la réservation en ligne sur mon propre site Le widget de recherche de disponibilités Le widget planning Le lien vers mon mini-site de réservation L application Facebook Finistère Tourisme met à disposition des professionnels du tourisme sa plateforme de réservation en ligne. Ce système s adresse à tous types d hébergements : hôtels, campings, résidences, locations, chambres d hôtes, gîtes d étape, villages vacances... La plateforme s adresse aussi aux agences immobilières et aux équipements de loisirs. Pour participer au dispositif, les structures doivent adhérer à Finistère Tourisme, et les hébergements doivent être labellisés et/ou classés. Ce système de réservation en ligne favorise la mise en relation directe entre le professionnel et l'internaute. Vous gérez de manière autonome votre planning, afin que les internautes puissent être assurés de la disponibilité et finaliser leur réservation en ligne. Si votre offre est réservée en ligne, vous en êtes automatiquement informé par e-mail. Plusieurs modes de réservation sont possibles : de la pré-réservation (simple demande d option) à la réservation (avec paiement sécurisé en ligne). Chaque professionnel choisit s il souhaite ou non mettre en place le paiement en ligne pour la réservation de son offre. 2 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

SE CONNECTER À L OUTIL Aide-mémoire Rappel de vos codes d accès Adresse de connexion : www.open-pro.fr Votre login : Votre mot de passe : La plateforme de réservation, pour les clients, est accessible à l adresse www.finisteretourisme.com Connectez-vous à Internet et saisissez dans la barre d adresse l url suivante : www.open-pro.fr. Entrez votre login et votre mot de passe. Astuce/conseil : - sauvegardez cette adresse de connexion dans vos favoris pour vous faciliter les prochaines connexions - veillez à bien respecter les majuscules/minuscules en saisissant vos identifiants - pour éviter de ressaisir vos identifiants à chaque connexion, cochez «rester connecté» OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 3

CONFIGURER VOTRE OFFRE Une fois connecté, vous arrivez sur l onglet Accueil : l hébergement ou les hébergements que vous avez inscrits à la réservation en ligne sont affichés (rappel : seront préenregistrées sur l outil, uniquement les chambres d hôtes labellisées). Pour décrire votre offre, il vous faut décrire chacune de vos chambres et décrire votre maison d hôtes! Décrire vos chambres d hôtes Dans l onglet Accueil, cliquez simplement sur l intitulé de la chambre que vous voulez configurer. Une fenêtre s ouvre avec trois rubriques Général, Photos, Caractéristiques (à gauche de l écran) : Informations générales Remplissez les champs de la rubrique Général. Nous vous invitons également à saisir les informations descriptives de vos chambres en langues étrangères, ce qui vous permettra de remonter dans l espace de réservation sur les versions anglaise et/ou allemande du site de Finistère Tourisme. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! 4 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

Photos Dans la rubrique Photos, vous disposez d une bibliothèque pour classer vos photos mais vous ne pouvez présenter que 9 photos à la fois pour chaque chambre. L ajout de photos se fait donc en deux étapes : ajout dans la bibliothèque, sélection des photos à afficher pour chacune des chambres. Cliquez sur Parcourir la bibliothèque, puis Ajouter des images/documents, puis Parcourir. Une fois les photos sélectionnées depuis votre ordinateur, cliquez sur Charger les fichiers. Les photos sont désormais présentes dans votre bibliothèque. Pour les associer à votre chambre, cochez la petite case à gauche en haut de chaque photo puis cliquez sur Ajouter les images/documents sélectionnés (rappel : vous pouvez afficher jusqu à 9 photos par chambre). Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Astuce/conseil : si vous avez une vidéo de présentation de vos chambres d hôtes hébergée sur le web, vous pouvez copier le lien vers cette vidéo dans la rubrique Photos. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 5

Caractéristiques Dans la rubrique Caractéristiques, vous associez des caractéristiques prédéfinies à votre chambre. Ces caractéristiques sont rangées par famille (commodités, équipements, infrastructures, labels, langues, loisirs à proximité, présence dans un guide touristique, restauration, spécificités, caractéristiques personnalisées) : pensez à bien parcourir toutes les familles pour cocher les caractéristiques (mais évitez les doublons : en effet certaines caractéristiques sont présentes dans plusieurs familles). Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Recommencez cette procédure pour chacune de vos chambres préenregistrées sur l outil. Décrire votre maison d hôtes Dans l onglet Paramètres puis Coordonnées, vous retrouvez six rubriques (à gauche de l écran) : Vos coordonnées, Description de votre structure, Photos, Caractéristiques, Table d hôtes, Groupes. Comme vous venez de le faire pour les chambres, parcourez les rubriques pour y saisir les informations descriptives relatives à votre maison d hôtes. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! 6 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

Définir des Formules, Tranches d âge et Suppléments Dans l onglet Paramètres puis Formules, vous retrouvez par défaut une formule : Chambre avec petit déjeuner inclus. Vous pouvez librement modifier ou créer de nouvelles formules si nécessaire (chambre en demi-pension, pension complète, etc.). Attention, lorsque vous allez saisir vos tarifs pour chaque chambre, il vous sera demandé de les saisir pour chaque formule proposée à vos clients. Vous pourrez également choisir un tarif forfaitaire pour chaque formule ou un tarif spécifique en fonction de la tranche d âge. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 7

Dans l onglet Paramètres puis Tranches d âge, vous pouvez définir des tranches d âge si ce critère détermine vos tarifs. Votre compte Open Pro comprend par défaut trois tranches d âges : Adulte, Enfant, Bébé. Vous pouvez librement modifier ou supprimer ces tranches d âge. Pour chacune, vous devez indiquer l âge pris en compte. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Dans l onglet Paramètres puis Suppléments, vous pouvez proposer des options supplémentaires payantes et définir leurs tarifs. Vous avez le choix entre deux types de suppléments : supplément facultatif (le client peut le choisir, ex. supplément animal ) ou supplément obligatoire (automatiquement ajouté à la réservation, ex. frais de dossier ). Pour créer un supplément, cliquez sur Ajouter un supplément facultatif ou Ajouter un supplément Obligatoire. Pensez à Enregistrer (en haut à droite) avant de quitter chaque page! Définir les modalités de vente Dans l onglet Paramètres puis Modalités de vente, vous indiquez le montant des arrhes et les moyens de paiement acceptés. C est aussi ici que se trouvent vos conditions générales de vente : c est obligatoire pour la réservation sur Internet. Si vous avez choisi de proposer le paiement en ligne, il vous faudra passer par PayPal (portefeuille électronique) et vous créer un compte. Vous pouvez ensuite cocher Je possède un compte PayPal et je souhaite que les internautes puissent effectuer un paiement en ligne des arrhes (n hésitez pas à nous demander conseil pour le paiement en ligne). 8 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

Personnalisation des éditions Dans l onglet Paramètres puis Personnalisation des éditions, vous trouverez tout le nécessaire pour créer des documents de réservation pour vos clients (confirmation d option, envoi d un contrat de location par e-mail, etc.). Cela correspond à une utilisation plus poussée d Open Pro, dont vous pouvez vous passer si vous souhaitez continuer à envoyer à vos clients votre contrat de location habituel. Si l envoi de vos contrats de location par e-mail vous intéresse, n hésitez pas à nous contacter : la procédure à suivre vous sera expliquée. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 9

ASSOCIER UNE GRILLE TARIFAIRE À CHAQUE CHAMBRE Une chambre ne peut être réservée en ligne si une grille de tarifs n a été définie pour elle. Dans l onglet Accueil, vous visualisez un planning par chambre composé de deux lignes : - 1ère ligne Réservation : correspond à l occupation ou la disponibilité de la chambre - 2nde ligne Tarif : indique l existence ou non d une grille tarifaire pour cette chambre Attention si la ligne tarif est vide (absence de ligne bleue), cela signifie qu aucun tarif n a été défini pour cette période. La chambre n est donc pas réservable (ex. chambre Galet). Pour ouvrir vos chambres à la réservation, vous devez donc leur définir une grille de tarifs. Cette opération est à renouveler chaque année, même si vos tarifs restent inchangés! 10 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

Saisir mes tarifs Avant de saisir vos tarifs, il faut définir le mode de tarification que vous avez adopté, en répondant aux questions suivantes : Est-ce que mes tarifs varient en fonction de la saison? Est-ce que le prix de ma chambre est forfaitaire (peu importe le nombre de personnes)? Est-ce que j applique un prix différent en fonction du nombre de personnes? Est-ce que mes tarifs varient en fonction des tranches d âge? Ces questions vous aideront à définir votre grille de tarifs et donc à les saisir dans votre compte Open Pro Chambres. Sur le planning de chaque chambre, cliquez sur Tarifs, puis Créer des tarifs. La rubrique Créer pour plusieurs séjours s ouvre : elle vous permet d associer un même tarif à plusieurs périodes de l année en une seule opération (si vos tarifs varient en fonction de la période). Sélectionner la chambre pour laquelle vous souhaitez ajouter des tarifs, dans le menu déroulant Hébergement. Entrez les dates d application (si une autre période de l année a le même tarif, cliquez sur Ajouter une période). Cochez ensuite la durée correspondante au tarif, soit 1 nuit et cochez les jours d arrivée possibles, soit Tous. Vous devez maintenant entrer vos tarifs dans le tableau : la case Prix par occupation totale permet de choisir le mode de tarification que vous voulez appliquer. Ci-dessous des exemples qui vous permettront de trouver le mode de saisie adapté à vos chambres. CAS N 1 Votre chambre de capacité 3 personnes (lit bébé ajouté gratuitement) est vendue à un montant forfaitaire de 100, quel que soit le nombre de personnes. Ne cochez pas la case Prix par occupation totale, entrez le tarif dans Montant forfaitaire. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 11

CAS N 2 Votre chambre de capacité 3 personnes (lit bébé ajouté gratuitement) est vendue à un montant forfaitaire de 100, auquel il faut ajouter 10 par adulte et 4 par enfant. Ne cochez pas la case Prix par occupation totale, entrez le tarif de base dans Montant forfaitaire et les tarifs par tranche d âge dans Prix par adulte et Prix par enfant. CAS N 3 Votre chambre de capacité 3 personnes (lit bébé ajouté gratuitement) est vendue 75 par adulte et 50 par enfant (il n y a pas de montant forfaitaire). Ne cochez pas la case Prix par occupation totale, entrez les tarifs par tranche d âge dans Prix par adulte et Prix par enfant. CAS N 4 Votre chambre de capacité 3 personnes (lit bébé ajouté gratuitement) est vendue à des tarifs différents en fonction du nombre de personnes qui occupent la chambre : - pour 1 pers : montant forfaitaire de 100 - pour 2 pers : montant forfaitaire de 120 - pour 3 pers : montant forfaitaire de 130 Cochez la case Prix par occupation totale, entrez les tarifs dans Montant forfaitaire. Une fois le tableau complété, cliquez sur Générer les tarifs. Un tableau récapitulatif apparaît listant les dates auxquelles vous venez d ajouter des tarifs. Cliquez sur Confirmer la création des tarifs en haut à droite de ce tableau. En retournant dans l onglet Accueil, vous pouvez voir que la ligne bleue apparaît désormais sur les périodes pour lesquelles vous venez de créer des tarifs. Continuez la saisie en recommençant l opération pour chaque période tarifaire différente. Une fois terminé, vérifiez que la ligne bleue est continue sur le planning et qu aucune période n est laissée sans tarif. Cette saisie des tarifs doit se faire pour chaque chambre d hôtes. 12 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

VISUALISER MES TARIFS Sur le planning de votre chambre, cliquez sur Tarif puis Visualiser les tarifs. Cliquez sur Rechercher pour retrouver les différents tarifs que vous avez créés. SAISIR UNE PROMOTION OU UN TARIF DEGRESSIF L ajout d une promotion ou d un tarif dégressif doit être fait après avoir saisi les tarifs classiques (à la nuitée). Cette fonctionnalité permet d afficher le prix barré (prix initial) et le prix appliqué (remise déduite) : le client visualise alors la promotion dont il bénéficie. Saisir une promotion : sur le planning de la chambre concernée, cliquez sur la date de début de promotion au niveau de la ligne de tarifs, et cliquez sur Modifier. Une fenêtre s ouvre, dans laquelle vous visualisez le tarif initial. Entrez les dates de la période concernée par la promotion et cochez la case Saisir une remise : dans le tableau, vous pouvez alors saisir la remise (=somme à soustraite du tarif initial) que vous souhaitez appliquer. Pensez à Enregistrer avant de quitter la page. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 13

Saisir un tarif dégressif : vous avez la possibilité de créer des tarifs dégressifs si vos clients restent plusieurs nuits. Sur le planning de la chambre, cliquez sur Tarif puis Créer des tarifs. Entrez les dates de la période ou des périodes concernée(s) par les tarifs dégressifs. Indiquez la durée de séjour. Cochez les jours d arrivée possibles (Tous). Indiquez le tarif correspondant, non plus à la nuit, mais à la durée totale concernée par le tarif dégressif. Pensez à Enregistrer avant de quitter la page. Exemple : la chambre est vendue au tarif forfaitaire de 100 la nuit, mais elle est vendue 80 la nuit pour 2 nuits réservées (soit 160 les 2 nuits au lieu de 200 ). 14 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

Les deux types de tarifs sont donc enregistrés : Si le client interroge les disponibilités pour 2 nuits, c est automatiquement le tarif dégressif qui lui sera présenté ; s il veut réserver 1 nuit, ce sera le tarif classique. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 15

GÉRER MON OUTIL AU QUOTIDIEN Une fois l offre configurée, les paramètres renseignés et la grille de tarif créée, votre compte Open Pro Chambres peut être activé, la réservation en ligne devient alors possible. Demandez-nous l activation de votre compte. SUIVI DES RESERVATIONS Réservation effectuée en ligne : lorsqu une réservation est effectuée en ligne par un client, vous êtes averti par e-mail. Toute réservation effectuée sur Internet s ajoute automatiquement et bloque le planning de la chambre concernée, elle se matérialise par un bloc de couleur indiquant le nom du client : vous n avez donc aucune mise à jour à faire sur le planning. Vous devez juste recontacter le client pour finaliser avec lui sa réservation. Connectez-vous à votre compte Open Pro Chambres et rendez-vous dans l onglet Suivi des réservations : vous y retrouvez tous les derniers dossiers de réservation (pour prendre connaissance des coordonnées du client, confirmer un dossier en option, et le cas échéant envoyer le contrat de location par e-mail). 16 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

MISE A JOUR DE MON PLANNING Par contre lorsqu un client effectue une réservation directement auprès de vous (mail, appel téléphonique), c est à vous de mettre à jour et de bloquer le planning dès que possible pour éviter une double réservation! Vous pouvez alors utiliser deux méthodes : Créer un dossier de réservation : vous enregistrez les données du client que vous pourrez utiliser pour constituer un fichier clients par exemple. o Sur le planning, cliquez sur la date d arrivée du client au niveau de la ligne Réservation o Sélectionnez Créer un dossier o Dans la fenêtre qui s ouvre, renseignez le dossier étape par étape et cliquez sur Valider o La période ainsi bloquée est alors matérialisée par un bloc de couleur Créer des interdictions de vente : c est la méthode la plus simple et la plus rapide. Elle peut également servir à bloquer des périodes que vous ne souhaitez par louer. o Sur le planning, cliquez sur la date d arrivée du client au niveau de la ligne Réservation o Sélectionnez Créer des interdictions de vente o Dans la fenêtre qui s ouvre, entrez les dates de la période à bloquer et cliquez sur Appliquer o La période ainsi bloquée est alors hachurée sur le planning La seconde méthode (plus rapide) ne vous empêche pas de venir créer un dossier client plus tard, mais au moins la période demandée ne sera plus réservable par un autre client. Cette mise à jour du planning est très importante, elle permet de présenter aux internautes les disponibilités de vos chambres d hôtes en temps réel! OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 17

INTEGRER LA RESERVATION EN LIGNE SUR MON PROPRE SITE Pourquoi proposer la réservation en ligne à vos clients depuis votre site Internet... Donner une image plus «pro» à votre site Offrir un service supplémentaire à vos clients : la liberté de réserver à tout moment Compléter les modes de réservation classiques (téléphone, mail) Depuis votre compte Open Pro Chambres, accédez à l onglet Diffuser votre offre puis Widgets de réservation : plusieurs solutions existent pour intégrer la réservation en ligne sur votre site. Peu importe la solution d intégration que vous choisissez (différentes options présentées dans le menu à gauche de l écran), vous pouvez jouer avec les options d affichage et récupérer le code HTML qui s affiche dessous : il vous suffit alors de le copier / coller dans les pages de votre site Internet. Astuce/conseil : privilégiez toujours une insertion de la réservation en ligne en haut sur la page d accueil de votre site pour lui donner de la visibilité. Si possible intégrer le module de réservation sur toutes les pages de votre site : en effet, si les clients trouvent votre site web en tapant des mots clés dans un moteur de recherche, ils n arriveront pas forcément sur la page d accueil de votre site! Le widget de recherche de disponibilités Il s agit d un mini-moteur de recherche de disponibilités, prêt à l emploi, à insérer dans les pages de votre site. Vos clients sélectionnent leurs dates de séjour pour vérifier la disponibilité de vos chambres et peuvent finaliser en ligne leur réservation 18 OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION

LE WIDGET PLANNING Grâce à l affichage en mode calendrier, vos clients peuvent voir en un clin d œil à quelles périodes votre chambre est disponible. Ce mini-calendrier de disponibilités indique également les dates d arrivée possibles. En cliquant simplement sur une date, l internaute accède à la réservation en ligne de votre hébergement. LE LIEN VERS MON MINI-SITE DE RESERVATION Il s agit d un simple lien vers le mini-site de réservation dédié à vos chambres. Il vous suffit d insérer le lien sur votre site et, en cliquant dessus, vos clients sont dirigés vers ce mini-site de réservation. Le lien peut prendre la forme que vous voulez : bouton «Réservez en ligne», rubrique du menu de votre site... L APPLICATION FACEBOOK Si vous administrez une page Facebook pour vos chambres d hôtes, vous pouvez ajouter un onglet à cette page qui permettra à vos clients d'effectuer une réservation directement depuis votre page Facebook. Suivez les instructions... Connectez-vous à votre compte Open Pro Chambres et rendez-vous dans l onglet Diffuser votre offre puis Widget de réservation puis Application Facebook. Cliquez sur le lien Rendez-vous sur la page Facebook de l application et suivez les instructions qui y sont décrites. Vous êtes alors invité à vous connecter sur votre compte Facebook, à Ajouter un onglet de page et à saisir l identifiant Open System de votre offre (identifiant donné dans la rubrique Application Facebook de votre compte Open Pro Chambres). Vos clients peuvent alors réserver depuis votre site Internet et votre page Facebook en seulement quelques clics. OPEN PRO «CHAMBRES D HÔTES», MANUEL D UTILISATION 19

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