Portail Etafi.fr Validation d un compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Service d'assistance Téléphonique : 0 826 888 488 ou www.etafi.fr
1. Présentation de la migration Le Portail Déclaratif Etafi.fr, créé en 2001 pour répondre aux obligations des télé procédures EDI, a évolué pour répondre à vos attentes et préoccupations d aujourd hui. En tant que client abonné au Portail Déclaratif, vous bénéficiez des améliorations effectuées et pouvez accéder à de nouveaux services. La migration progressive des abonnements clients est effectuée par Cegid (transfert des abonnements de l ancien portail vers le nouveau). Tous les abonnements actifs rattachés à un même code client sont transférés. Un emailing est envoyé à chaque client pour l informer du transfert de ses comptes. Mode opératoire Connexion : Le client doit saisir les identifiants qu il utilise habituellement pour se connecter au portail Déclaratif (login, mot de passe). Validation inscription : le client doit valider l ouverture de son compte d abonnement et accepter les nouvelles conditions d adhésion (contrat portail), à l aide du formulaire de migration. Différents écrans lui permettent de compléter et de modifier ses coordonnées (contact, par exemple) et d accepter le nouveau contrat. Contrat d adhésion : Une fois la saisie complétée, le client peut imprimer les documents PDF et les envoyer à Cegid. Le contrat portail doit être signé et paraphé, en 2 exemplaires originaux (il annule et remplace le précédent contrat signé) ; Cegid lui renverra un exemplaire signé. Nouveaux services : le client peut commander de nouveaux services (Comptes utilisateur complémentaire, Gestion des Périmètres sociétés), à l aide du bon de commande disponible en dernière étape. Ces nouveaux services seront activés dès réception du bon de commande par Cegid. Un email informera le client. Connexion au portail Etafi.fr La connexion au portail Déclaratif Etafi.fr s effectue en saisissant directement l adresse https:// www.portail.etafi.fr Page de connexion du portail Déclaratif : Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 2 / 16
Clients déjà abonnés au portail Etafi.fr Saisie des identifiants Pour accéder au portail Déclaratif Etafi.fr, vous devez saisir vos identifiants habituels (login et mot de passe) du portail déclaratif Etafi, puis cliquer sur le bouton Connexion. Votre compte a été transféré Si votre compte a été transféré sur le nouveau portail, vous accédez automatiquement au formulaire de migration en ligne qui vous permet de valider votre nouveau compte d abonnement et d y accéder. Attention! La personne qui se connecte la 1 ère fois doit être habilitée à valider les différentes étapes de la migration, notamment à compléter et à accepter le nouveau contrat d adhésion au portail (informations de la société, représentant légal, ). Votre compte n a pas été transféré Si votre compte n a pas encore été transféré sur le nouveau portail, vous accédez automatiquement à l ancien portail et pouvez continuer à l utiliser. Le transfert de votre compte sera effectué ultérieurement. Nouveaux clients : abonnement au portail Etafi.fr Les différents documents permettent à un nouveau client de connaître la procédure à suivre pour adhérer aux télé procédures EDI et s abonner au portail Déclaratif Etafi.fr. Le contrat d adhésion et le bon de commande sont à retourner à CEGID pour création du compte d abonnement. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 3 / 16
2. Formulaire de migration en ligne Le formulaire de migration en ligne s affiche automatiquement dès qu un compte d abonnement a été transféré sur le nouveau portail Etafi.fr. Il comprend 4 écrans successifs : utilisez les boutons «Suivant» et «Précédent» pour vous déplacer et compléter les différentes informations. Etape 1/4 : Présentation En tant que client abonné au portail Déclaratif Etafi.fr, vous bénéficiez automatiquement des améliorations effectuées. Vous pourrez également commander de nouveaux services (Comptes utilisateurs complémentaires et Périmètres sociétés) en dernière étape. Attention! Cette procédure de migration doit être effectuée par une personne habilitée de la société, des informations liées au contrat d adhésion étant à renseigner (Siret, Capital, représentant légal, ) et l administrateur du compte d abonnement devant être défini. Pour accéder à l étape suivante, cochez la case «Vous déclarez être habilité à valider ce compte d abonnement». Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 4 / 16
Etape 2/4 : Informations du compte d abonnement Cet écran présente les informations saisies lors de l ouverture de votre compte d abonnement au portail déclaratif Etafi.fr (annexe du précédent contrat) : coordonnées de la société, contact principal Tdfc ou Tva., procédures actives sur le compte (Tdfc et/ou Tva) et le nombre de sociétés souscrites. Abonnement, contacts et Administrateur Vous pouvez modifier les informations suivantes : l adresse de la société, les contacts Tdfc et Tva Le n d abonnement, le code client et la dénomination de la société ne sont pas modifiables. Le contact Tdfc ou Tva de votre ancien compte devient l Administrateur de votre nouveau compte. Si votre compte d abonnement comporte les deux procédures (Tdfc et Tva) et que vous saisissez deux contacts différents, vous devez sélectionner celui qui deviendra l Administrateur du compte d abonnement : le contact TDFC est proposé par défaut. Services «Procédures Tdfc/Tva» Les caractéristiques de votre abonnement sont automatiquement reconduites : procédure(s) préalablement souscrite(s) sur cet abonnement (TDFC et/ou TVA) ainsi que les tranches sociétés associées. Ces informations ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez les modifier, veuillez prendre contact avec votre ingénieur commercial ou utilisez le bon de commande disponible en dernière étape. Nouveaux services Vous avez la possibilité de commander de nouveaux services, à l aide du bon de commande accessible en dernière étape. Ils seront mis en œuvre par CEGID après réception du bon de commande. Pour plus d informations sur ces nouveaux services, consultez la plaquette ou visionnez la vidéo de présentation. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 5 / 16
Comptes utilisateurs Gestion de plusieurs utilisateurs sur un même compte d abonnement : identifiants dédiés (login, mot de passe), gestion de droits d accès (dépôt déclaration, consultation, ), notifications personnalisées, Périmètres sociétés Cette option vous permet de référencer les sociétés déposées sur le compte d abonnement (Siren, régime fiscal, date de dépôt, ), de les regrouper par périmètre (activité, zone géographique, ) et de les affecter aux différents utilisateurs. De nouveaux contrôles et alertes associés à ce service permettent de mieux sécuriser le dépôt des déclarations et des paiements. Par exemple, alerte si un paiement de TVA est redéposé ou a été omis. Etape 3/4 : Informations nécessaires au contrat d adhésion portail Cet écran permet de renseigner l identification de la société signataire du contrat d adhésion au portail Etafi.fr. Elles permettront l impression du contrat en dernière étape. Par défaut, les informations de l abonnement sont automatiquement reprises. Elles peuvent être complétées (Registre du commerce, Capital, Représentant légal, ), voire modifiées si la société signataire du contrat est différente de la société abonnée (groupe de sociétés par exemple). Etape 4/4 : Validation du compte d abonnement Cet écran permet d imprimer le contrat d adhésion avec les informations saisies précédemment, de commander de nouveaux services et de valider votre compte d abonnement. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 6 / 16
Contrat d adhésion Le contrat d adhésion au portail Déclaratif Etafi.fr est alimenté automatiquement par les informations saisies en étape ¾. Il annule et remplace le précédent contrat que vous aviez souscrits. Vous devez l imprimer en deux exemplaires, paraphez chaque page, signez et apposez votre tampon commercial en dernière page. Ensuite, envoyez-le à CEGID qui vous renverra un exemplaire dûment signé. Nouveaux services (bon de commande) Vous avez la possibilité de commander de nouveaux services, à l aide du bon de commande «Télé procédures EDI» qu il suffit d envoyer à CEGID. Dès réception, ils seront mis en œuvre sur votre compte d abonnement et un email vous en informera. Pour plus d informations sur ces nouveaux services, consultez la plaquette ou visionnez la vidéo de présentation. Comptes utilisateurs Gestion de plusieurs utilisateurs sur un même compte d abonnement : identifiants dédiés (login, mot de passe), gestion de droits d accès (dépôt déclaration, consultation, ), notifications personnalisées, Périmètres sociétés Cette option vous permet de référencer les sociétés déposées sur le compte d abonnement (Siren, régime fiscal, date de dépôt, ), de les regrouper par périmètre (activité, zone géographique, ) et de les affecter aux différents utilisateurs. De nouveaux contrôles et alertes associés à ce service permettent de mieux sécuriser le dépôt des déclarations et des paiements. Par exemple, alerte si un paiement de TVA est redéposé par erreur ou a été omis. Acceptation et validation Cochez la case «J ai pris connaissance et j accepte le contrat d adhésion au portail Etafi.fr» afin de valider définitivement l ouverture de votre compte d abonnement. Ainsi, vous accédez automatiquement à la page d accueil du portail Déclaratif Etafi.fr et aux différents menus : Dépôt, Chrono, Administrateur, Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 7 / 16
3. Présentation du portail Déclaratif Etafi.fr Page d accueil Différentes informations sont accessibles sur la page d accueil du portail Déclaratif : - Actualités TDFC - Actualités TVA - Dépêches fiscale du groupe Revue Fiduciaire La barre de menus vous permet d accéder aux fonctions principales du portail : - Dépôt : dépôt des déclarations sur le portail - Chrono : suivi des déclarations - Mes paramètres : paramètres de l utilisateur connecté (notifications, identifiant, changement mot de passe, ) - Administration : accès au compte d abonnement, aux Comptes Utilisateurs et Périmètres sociétés (nouveaux services) - Portail Utilisateur et Mise à jour : accès au portail Utilisateurs Etafi (actualités, téléchargements des mises à jour, base de connaissance, assistance, ) Une aide en ligne est accessible sur chaque écran, en cliquant sur le bouton. Le bouton Déconnexion permet de quitter le portail Déclaratif. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 8 / 16
Dépôt des déclarations Cet écran permet aux utilisateurs ayant les droits d accès nécessaires, de déposer les déclarations TDFC et TVA sur le portail Etafi.fr Selon si le poste est équipé du composant Silverlight (Microsoft), l interface utilisateur de cet écran est légèrement différente. Un lien vous permet d installer ce composant afin de faciliter le dépôt de plusieurs fichiers. Sélection fichier par fichier (sans Silverlight) Pour chaque dépôt, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionner un fichier. Ensuite, cliquez sur le bouton Déposer. Sélection multi-fichiers (avec Silverlight) Cliquez sur le bouton Parcourir puis utiliser les touches Ctrl ou Maj pour sélectionner plusieurs fichiers. Ensuite, cliquez sur le bouton Envoyer pour les déposer sur le portail. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 9 / 16
Chrono (suivi des déclarations) Le chrono permet d effectuer le suivi de vos déclarations déposées sur le portail Déclaratif : vous devez le consulter régulièrement. Détail d'une déclaration Les informations détaillées de la déclaration sont visualisées, notamment le détail des télé règlements et la liste précise des formulaires transmis. En cas de rejet, un mode opératoire est proposé. Le bouton liste le détail des formulaires transmis. Regroupement par société Vous avez la possibilité de regrouper les différentes déclarations par société et par période, en cliquant sur le bouton. Pour visualiser les différents dépôts, cliquez sur le bouton. Critères de sélection Vous pouvez visualiser et rechercher vos déclarations en effectuant des sélections sur différents critères : - Procédure : TVA, TDFC - Dates : Millésime (année de dépôt), période de la déclaration, dates de dépôt - SIREN, Raison sociale de la société, régime fiscal Tdfc - Statut déclaration : Envoyée, Acceptée, Rejet portail, Rejet régularisé (rejet suivi d'une acceptation) ou non régularisé (déclaration toujours en rejet), Acceptée avec anomalie, Rejet formulaires - Déposant : utilisateur ayant effectué le dépôt de la déclaration, etc... Cliquez sur le bouton pour appliquer les critères de sélection. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 10 / 16
Export et impression du chrono L'export ou l'impression du chrono s'effectue selon les filtres sélectionnés ; il reprend l'ensemble des informations de chaque déclaration. Chrono ancien portail Vous accédez à l'historique de vos déclarations déposées sur l ancien portail déclaratif Etafi.fr (millésimes antérieurs à 2010), en cliquant sur le bouton. Mes paramètres Ce menu vous permet de visualiser et de mettre à jour le profil de l utilisateur connecté sur le compte d abonnement. Profil utilisateur Identifiant L identifiant permet à l'utilisateur de se connecter sur le portail Etafi.fr. Le numéro de votre abonnement est automatiquement ajouté à l'identifiant défini. Exemple : Nom-Prénom = MASSON Dominique ; Identifiant = DMASSON.200 Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 11 / 16
Changer le mot de passe Vous pouvez changer le mot de passe à tout moment. Celui-ci fait l'objet d'une sécurité renforcée. Il doit comprendre 8 caractères minimum : - 4 lettres minimum (dont au moins 2 lettres en majuscules), - 2 chiffres minimum, - 1 caractère spécial minimum (virgule, point virgule, point, point d'exclamation,...) Exemple : DMASSON09! Email - Email complémentaire Renseignez l'adresse e-mail de l'utilisateur afin qu'il reçoive toutes les informations du portail Etafi.fr, notamment les notifications envoyées pour le suivi des déclarations. Un ou plusieurs e-mails complémentaires (séparés par un ;) peuvent être ajoutés afin de notifier d'autres collaborateurs. Notifications Les notifications envoyées par le portail Etafi.fr (e-mails) sont totalement paramétrables par chaque utilisateur. Par défaut, la fréquence des envois est immédiate et les choix suivants sont paramétrés : Accepté et Rejeté par le portail ; Accepté et Rejeté par le Destinataire. Fréquence des alertes Immédiatement : Chaque dépôt de déclarations ou chaque compte-rendu du destinataire déclenche une notification immédiate. Une fois par jour ou Une fois par semaine : Les notifications relatives à un ensemble de déclarations sont regroupées, dans un seul e-mail. Celui-ci est envoyé quotidiennement ou hebdomadairement. Statut des déclarations Les notifications sont paramétrables selon leur statut. Portail Etafi.fr : Accepté, Rejeté, Envoi Une notification est envoyée si la déclaration est acceptée ou rejetée par le portail Etafi.fr et dès que l'envoi au destinataire est effectué. Destinataire : Accepté, Rejeté Une alerte est déclenchée dès réception du compte-rendu du destinataire (DGFiP, par exemple), selon le statut de la déclaration et/ou du télé règlement : Accepté ou Rejeté. Dans le cas d'un rejet, le code erreur et le mode opératoire associé sont précisés dans le mail. Alertes sur les Périmètres sociétés (option) Des contrôles et alertes complémentaires sont associés à l'option Périmètre sociétés, selon les informations que vous avez renseignées au préalable sur chaque société : régime fiscal, date de clôture, jour de dépôt Tva,... Les périmètres sociétés permettent de référencer précisément l'ensemble des sociétés que vous déposerez. Le code SIREN, identifiant de chaque société, peut ainsi être contrôlé par le portail, au moment du dépôt d'une déclaration. Ces alertes dépendent également du choix défini sur le compte d'abonnement et seront mises en œuvre uniquement si un des choix "Vérification du périmètre" a été paramétré par l'administrateur sur le compte d'abonnement. Autorisations Différents droits d'accès permettent d'autoriser ou non les utilisateurs à accéder aux fonctions du portail déclaratif, à effectuer le dépôt de déclarations,... Cette gestion est définie par l'administrateur de l'abonnement ou par les utilisateurs ayant les droits d'accès nécessaires (Option Comptes Utilisateurs). Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 12 / 16
Administration Le menu Administration vous permet d accéder aux informations de votre compte d abonnement ainsi qu à la Gestion des Comptes Utilisateurs et Périmètres sociétés (nouveaux services). Abonnement Vous accédez aux caractéristiques de votre abonnement. L Administrateur du compte peut modifier des informations : adresse de la société, contacts Tdfc et Tva et imprimer le contrat d adhésion au portail. Pour commander des services, utilisez l annexe 1 qui fait office de bon de commande. Comptes Utilisateurs (option) Cette option vous permet de créer différents comptes utilisateurs, de leur affecter des droits d'accès, des périmètres sociétés,... Le nombre d'utilisateurs est défini au moment de la commande de cette option. Celui-ci peut être différent entre les deux procédures. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 13 / 16
Profil utilisateur Identifiants (login, mot de passe) Des identifiants (login, mot de passe) sont définis pour chaque utilisateur afin qu ils se connectent au portail Etafi.fr. Le numéro de l abonnement est automatiquement ajouté à l'identifiant défini. Le mot de passe fait l objet d une sécurité forte. Il doit comprendre 8 caractères minimum : - 4 lettres minimum (dont au moins 2 lettres en majuscules), - 2 chiffres minimum, - 1 caractère spécial minimum (virgule, point virgule, point, point d'exclamation,...) Email - Email complémentaire Renseignez l'adresse e-mail de l'utilisateur afin qu'il reçoive toutes les informations du portail Etafi.fr, notamment les notifications envoyées pour le suivi des déclarations. Un ou plusieurs e-mails complémentaires (séparés par un ;) peuvent être ajoutés afin de notifier d'autres collaborateurs. Autorisations Différents droits d'accès permettent d'autoriser ou non les utilisateurs à accéder aux fonctions du portail déclaratif, à effectuer le dépôt de déclarations. Dépôt et consultation de ses dépôts Par procédure (Tdfc, Tva), un utilisateur peut ou non être autorisé à déposer des déclarations sur le portail Etafi.fr. Si un utilisateur n'ayant pas les droits, tente de déposer une déclaration, celle-ci sera automatiquement rejetée par le portail. Consultation de tous les dépôts Par procédure (Tdfc, Tva), un utilisateur peut ou non visualiser l'ensemble des déclarations déposées sur le compte d'abonnement (chrono). Un utilisateur n'ayant pas les droits visualisera uniquement les déclarations qu'il aura déposées. Réception des notifications de tous les utilisateurs Par procédure (Tdfc, Tva), un utilisateur peut ou non réceptionner l'ensemble des notifications paramétrées par les différents utilisateurs. Notifications Les notifications envoyées par le portail Etafi.fr (e-mails) sont totalement paramétrables par chaque utilisateur. Consultez le paragraphe «Mes paramètres» pour plus de précisions. Périmètres sociétés (option) Ce nouveau service vous permet : - de référencer et d'identifier les sociétés que vous devez télétransmettre - de renforcer les contrôles et alertes déclenchés par le portail Etafi.fr - de regrouper les différentes sociétés selon un critère : nature de l'activité, zone géographique, groupes d'utilisateurs,... - d'autoriser ou non le dépôt des sociétés par les différents utilisateurs. De nouveaux contrôles et alertes permettent ainsi de mieux sécuriser le dépôt des déclarations et des paiements. Informations société Chaque société est identifiée par son numéro SIREN. Les obligations légales renseignées sur chaque société (régime fiscal, clôture exercice, date de dépôt,...) permettent au portail d'effectuer des contrôles et d'alerter les utilisateurs, lors du dépôt de déclarations. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 14 / 16
Dates limites de dépôt Celles-ci sont proposées par le portail, selon les informations saisies (date de clôture, jour limite de dépôt) et le calendrier publié par la DGFiP annuellement. Elles sont utilisées pour alerter les utilisateurs (notifications), particulièrement lors du dépôt des paiements de la TVA. Périmètres sociétés Vous avez la possibilité de regrouper les différentes sociétés selon un critère (périmètre) : nature de l'activité, zone géographique, groupes d'utilisateurs,... Chaque périmètre regroupant les sociétés pourra ensuite être affecté aux différents utilisateurs afin de les autoriser ou non à déposer les déclarations de ces sociétés. Dans le chrono, un filtre permet de visualiser les déclarations par périmètre. Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 15 / 16
Alertes sur les Périmètres sociétés (option) Des contrôles et alertes complémentaires sont associés à l'option Périmètre sociétés, selon les informations que vous avez renseignées au préalable sur chaque société : régime fiscal, date de clôture, jour de dépôt Tva,... Les périmètres sociétés permettent de référencer précisément l'ensemble des sociétés que vous déposerez. Le code SIREN, identifiant de chaque société, peut ainsi être contrôlé par le portail, au moment du dépôt d'une déclaration. Ces alertes dépendent également du choix défini sur le compte d'abonnement et seront mises en œuvre uniquement si un des choix "Vérification du périmètre" a été paramétré par l'administrateur sur le compte d'abonnement. Société déposée hors périmètre Vous êtes alerté dans le cas où une société non référencée dans les Périmètres sociétés est déposée (code SIREN non présent dans la liste des sociétés). Si vous souhaitez interdire ce type de dépôt, le choix "Vérification du périmètre avec erreur" doit avoir été défini sur le compte d'abonnement. Société non déposée ou non redéposée à DLD - n jours (*) Selon la Date Limite de Dépôt de la déclaration renseignée dans les Périmètres sociétés, vous êtes alerté quelques jours avant cette date si la société n'a pas été déposée sur le portail Etafi.fr ou si elle n'a pas été redéposée suite à un rejet du destinataire. Définissez le nombre de jours qui permettra de déclencher ces alertes avant la Date Limite de Dépôt. (* ) DLD = Date Limite de Dépôt réelle calculée par le portail Etafi.fr, selon le calendrier DGFiP : Déclaration de résultat : Les DLD réelles sont calculées selon la date de clôture de l'exercice saisi sur la société et selon le type de formulaires déposés : déclaration de résultat (liasse), liquidation IS (2066, 2079A, 2029B), DGE (2059H-I). Déclaration de TVA : Les DLD réelles sont calculées selon le jour de dépôt théorique saisi sur la société et les jours ouvrés. Exemple Tdfc : Clôture exercice = 31/12/2009 - Alerte paramétrée à DLD - 3 jours Liasse fiscale Liquidation IS DGE Date Limite Dépôt 20/05/2009 15/04/2009 30/06/2009 Réception alerte 17/05/2009 12/04/2009 27/06/2009 Portail Utilisateurs et Mises à jour Ces deux menus vous permettent d accéder au portail Utilisateurs Etafi.fr : - Actualités, BOI, - Assistance - Base de connaissance - Calendrier prévisionnel et téléchargement des mises à jour des produits : Etafi, Etafi Tva, Editaxe, Fisc Archives, etc Portail Etafi.fr Validation compte d abonnement sur le portail Déclaratif Etafi.fr Page 16 / 16