Application de gestion des licences Triathlon Guide d utilisation de l application Pour les clubs et la fédération Mis à jour le : 17/08/2011
Sommaire 1 Pré-requis 2 Connexion à l application 2-1 Modification des paramètres de connexion 3 Liste des licenciés 3-1 Rechercher un ou plusieurs licenciés 3-2 Visualiser une fiche 3-3 Charger la photo d identité d un licencié 3-4 Visualiser les informations «licence» 4 Les demandes de licence 4-1 Créer une demande de licence 4-2 Modifier une demande de licence 5 Edition des licences 5-1 Editer les licences par sélection de critères et/ou date de demande 5-2 Editer la licence d un ou plusieurs licenciés 6 Exportation EXCEL Page 2 sur 18
1 Pré-requis Pour se connecter à l application vous devez disposer d un ordinateur muni d une connexion internet, d un navigateur internet récent (Internet Explorer 7 ou +, Mozilla Firefox 3.0 ou +, Google Chrome ) et du logiciel Adobe Acrobat Reader (version 6 ou +). La résolution minimale pour visualiser correctement cette application est 1024x768 pixels, la résolution optimale est 1280x1024 pixels. Page 3 sur 18
2 Connexion à l application Ouvrer votre navigateur internet (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ou autre) puis saisir l adresse suivante dans la barre d adresse : http://www.tahititriathlon.pf/gestlic Vous accédez à la page de connexion de l application. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe dans les champs correspondants, puis cliquez sur le bouton Valider. Remarque : Les noms d utilisateurs et les mots de passe sont transmis par la fédération à chaque club, quelques jours avant que l application soit disponible. Pour toutes informations concernant la connexion, contactez Eric à la fédération Tahitienne de Triathlon ATTENTION : Le mot de passe lors de la première connexion est : «fttri» 2-1 Modification des paramètres de connexion Si vous vous connectez à l application pour la première fois, après avoir saisi les informations de connexion, vous serez redirigé vers la page de modification de vos paramètres. Page 4 sur 18
Saisissez votre nouvel identifiant et votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous accédez alors à la page d accueil de l application de gestion des affectations. Cliquez pour se déconnecter de l application Page 5 sur 18
3 Liste des licenciés Sur la page d accueil, vous visualisez la liste des licenciés de votre club classée par ordre alphabétique. Nombre de licenciés de votre club trouvés Remarque : Dans la colonne nommée Etat, les lignes possédant le symbole indique que la demande de licence est complète, c'est-à-dire que le certificat médical a été fourni et la cotisation payée. Si la ligne possède le symbole la demande est incomplète (CM manquant ou cotisation non payée) La dernière colonne de la liste des licenciés indique l état de traitement de la demande. Le symbole indique que la demande est en cours de traitement par la fédération. Le symbole indique que la demande a été validée. 3-1 Rechercher un licencié Vous avez la possibilité d affiner l affichage de la liste des licenciés en utilisant le formulaire de recherche situé à gauche de cette liste. Vous pouvez effectuer une recherche par Nom, prénom, catégorie, sexe, état de la licence ( ATTENTE DE VALIDATION, VALIDEE, SUPPRIMEE), année de la licence. Saisissez et/ou sélectionner vos critères de recherche puis cliquez sur le bouton Rechercher Exemple de recherche par nom et catégorie : Vous pouvez saisir uniquement la ou les premières lettres du nom (et/ou du prénom) recherché, dans cet exemple nous recherchons tous les licenciés dont le nom commence par «va» et qui appartiennent à la catégorie «Sénior 4» Page 6 sur 18
Résultats de la recherche : Nombre de licenciés trouvés 3-2 Visualiser une fiche Dans la liste des licenciés de votre club, cliquez sur le nom de la personne dont vous voulez visualiser la fiche. Vous accédez à la fiche détaillée de cette personne 3-3 Charger une photo d identité Dans la liste des licenciés de votre club, cliquez sur le nom de la personne dont vous voulez charger la photo. Puis cliquez sur le Bouton Parcourir afin d aller chercher la photo d identité à télécharger. ATTENTION La photo envoyée ne doit pas excéder 2 Mo. Cette photo est automatiquement redimensionnée afin de correspondre au format photo d identité (95x114 pixels). Si vous envoyé une photo plus petite que les dimensions précédentes, la qualité peut être détériorée du fait du redimensionnement, l idéal étant d envoyé des photos déjà au format identité. Page 7 sur 18
Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez la photo à rattacher, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Le champ de formulaire Photo d identité est alors alimenté. Cliquez sur le bouton Sauvegarder la photo pour charger la photo. Lorsque le chargement s est effectué correctement, la photo apparait sur la fiche de la personne. Elle apparaitra également lors de l édition de la licence de cette personne. 3-4 Visualiser les informations «licence» Dans la liste des licenciés de votre club, cliquez sur l image dans la colonne «Etat» afin de visualiser les informations propre à la licence. Page 8 sur 18
Vous accédez à la fiche détaillée de cette personne 4 Les demandes de licence 4-1 Créer une demande de licence Dans le menu principal de l application, cliquez sur l onglet Créer un nouveau licencié Le formulaire de saisie des informations concernant le licencié apparait. Saisissez le maximum d informations concernant la personne puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Page 9 sur 18
Après la validation des informations concernant la personne, vous accédez à un nouveau formulaire concernant cette fois la licence en elle-même. Saisissez les champs obligatoires puis valider votre demande de licence en cliquant sur le bouton Enregistrer la licence Si l enregistrement de la licence a été effectué correctement, vous êtes automatiquement rediriger vers la liste des licenciés de votre club, qui comporte à présent la nouvelle demande de licence. REMARQUE Une fois l enregistrement effectué, la demande de licence est en attente de validation par la fédération. Le numéro de licence sera généré automatiquement lorsque la fédération validera la demande. Vous pourrez alors éditer la licence de la ou des personnes concernées. Page 10 sur 18
4-1 Modifier une demande de licence Pour modifier une demande de licence vous avez 2 possibiltés en fonction du type de données à mettre à jour. Si la modification concerne une donnée propre à la personne (Nom, prénom, date de naissance..) vous pouvez accéder au formulaire de modification en cliquant sur le nom de la personne dans la liste de licenciés puis dans la page qui apparait cliquer sur le bouton Modifier. Saisissez vos modifications puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos changements. REMARQUE Si vous modifiez la date de naissance de la personne, l application mettra à jour automatiquement la catégorie correspondant à la date saisie. Si la licence de la personne a été validée par la fédération, un nouveau numéro de licence sera généré en tenant compte de la nouvelle catégorie. Idem pour un changement de sexe. Page 11 sur 18
Si la modification concerne les données licence (catégorie de licence, certificat médical, cotisation ) vous pouvez accéder au formulaire de modification en cliquant sur l image de la colonne état ( ou ) dans la liste de licenciés puis dans la page qui apparait cliquer sur le bouton Modifier la licence. Saisissez vos modifications puis cliquez sur le bouton Enregistre la licencer pour valider vos changements. REMARQUE Sur la fiche de modification des données de la personne, en cliquant sur le bouton Modifier la licence de l année en cours, vous accédez également au formulaire de modification de la licence. Page 12 sur 18
5 Edition des licences 5-1 Editer les licences par sélection de critères ou dates de demande Dans le menu principal de l application, cliquez sur l onglet Edition des licences Vous accédez alors au formulaire d édition des licences. Vous pouvez choisir d éditer les licences selon : - Le type de licence (le type est unique pour les clubs) - La catégorie de licence (Compétition ou dirigeant pour les clubs) - La date de demande de licence Remarque : Les champs de formulaire «Date de demande de licence est initialisé avec la date du jour. Vous pouvez effacer le champ «Date de demande de licence», dans ce cas, vous éditerez toutes les licences dont la date de demande est antérieure ou égale à la date du jour. Vous pouvez également utiliser la liste de choix située devant le champ de date, qui vous offre la possibilité d éditer les licences demandées Avant ou Après la date renseignée. Sélectionnez vos critères d édition, puis cliquez sur le bouton Editer le fichier L application génère un fichier au format PDF que vous pourrez ouvrir directement ou enregistrer sur votre ordinateur. Page 13 sur 18
Il est conseillé de sauvegarder ce fichier afin de pouvoir, si besoin, réimprimer rapidement une ou plusieurs licences. Dans la boite de dialogue qui apparait à l écran, sélectionnez l action à exécuter. Enregistrer le fichier PDF Imprimer les licences 5-2 Editer la licence d un ou plusieurs licenciés Sur la page de gestion des éditions de licences, vous avez la possibilité d éditer la licence d un ou plusieurs élèves en utilisant le formulaire ci-dessous : Champs permettant de rechercher les licenciés Page 14 sur 18
Liste des licenciés trouvés Liste des licenciés à éditer Saisissez et/ou sélectionner un ou plusieurs critères de recherche puis cliquez sur le bouton OK. Exemple : on recherche toutes les licenciées dont le nom commence par «v» et dont la catégorie de licence est «compétition» Astuce : La touche Entrée permet de valider le formulaire de recherche licencié. Le résultat de la recherche apparait alors dans la liste des licenciés. Sélectionner le ou les licenciés dont vous voulez éditer la licence puis cliquez sur le bouton Ajouter Astuce : Maintenir la touche CTRL appuyée et cliquer sur les élèves pour faire une sélection multiple. La liste des licences à éditer est alors alimentée avec les licenciés sélectionnés précédemment. Vous pouvez à nouveau effectuer une recherche et ajouter de la même façon les licenciés dont vous voulez éditer les licences. Page 15 sur 18
Une fois votre liste des licences à éditer complète, cliquez sur le bouton Editer le fichier afin de générer le fichier d impression des licences. 5-3 Editer la licence d une personne à partir de la liste des licenciés Dans la page de liste des licenciés de votre club, cliquez sur le numéro de licence ou sur l image vous voulez éditer la licence. de la personne dont Page 16 sur 18
L application génère un fichier au format PDF que vous pourrez ouvrir directement ou enregistrer sur votre ordinateur. Dans la boite de dialogue qui apparait à l écran, sélectionnez l action à exécuter. 6 Exportation EXCEL Vous avez la possibilité d exporter toutes les données concernant votre club sous la forme d un fichier EXCEL. Dans la page de liste des licenciés, sous le formulaire de recherche, cliquez sur le lien Exportation EXCEL puis dans la boite de dialogue qui s ouvre cliquez sur Enregistrer. Une fois le fichier enregistré sur votre ordinateur, ouvrez le. Un message peut apparaitre vous indiquant que le format du fichier n est pas correct et vous demandant si vous voulez toujours ouvrir ce fichier. Cliquez sur OUI. Page 17 sur 18
ATTENTION Le fichier généré est au format EXCEL brut, pour pouvoir l utiliser correctement il est préférable, une fois le fichier ouvert, de l enregistrer à partir de votre logiciel au format courant (format Microsoft EXCEL 2003 ou +). Page 18 sur 18