Mode d emploi de L Application SuperPlan

Mode d emploi de L Application SuperPlan Mode d emploi Superplan Page 1/28 Elaboré par le CRI

Aspect général Cette application permet la saisie des emplois du temps des différents parcours constituants un diplôme LMD en prévoyant les salles, les enseignants et éventuellement une ressource matérielle. Personnes utilisatrices : Toute personne ayant les droits nécessaires au niveau de la maquette pour une habilitation donnée. Les enseignants peuvent notamment consulter leur emploi du temps hebdomadaire et l éditer au format PDF pour l imprimer. Saisie des emplois du temps : Enseignement Réunion Examen Blocage Il s agit d une réservation pour un diplôme, on peut y mettre : Un ou plusieurs enseignants Une ou plusieurs salles Un ou plusieurs AP avec éventuellement un groupe/ap Ce module est utile pour planifier tout type de réunion dans l établissement, les ressources peuvent être : Des salles Des individus pris dans l annuaire Eventuellement un objet (vidéo-projecteur, rétro-projecteur) Ces réunions sont publiées sur le Web. Ce mode de réservation ressemble au mode Enseignement sauf que l on recherche un Entête d examen et non un AP dans la maquette. Ce mode permet de bloquer une ressource dans le temps : Une salle qui est en travaux Un enseignant pour ses créneaux libres Mode d emploi Superplan Page 2/28 Elaboré par le CRI

Ecran principal : Par défaut, au lancement, c est l emploi du temps de la personne qui a lancé l application qui apparaît pour la semaine en cours. Comment changer la semaine visualisée? Les flèches permettent de se déplacer de semaines en semaines. Le calendrier permet de choisir directement l emploi du temps pour une date (semaine donnée). Comment se déplacer au niveau du créneau horaire? Les flèches permettent de se déplacer dans l affichage des heures Comment se déplacer dans les jours de la semaine? Les flèches permettent de faire apparaître le créneau du samedi par exemple Mode d emploi Superplan Page 3/28 Elaboré par le CRI

Comment changer la «ressource» visualisée? Il est possible de visualiser plusieurs types de ressources : Personne : par défaut celle de la personne qui lance l application ou celle que vous aurez choisie Enseignement parmi tous ceux ouverts ou parmi ceux prédéfinis par l utilisateur Salle que vous aurez choisie Objets tels que magnétoscope, rétroprojecteur, vidéoprojecteur. Type de ressource SALLE Sur cet exemple, n apparaît que les salles dont l utilisateur est dépositaire. En effet, si l utilisateur est un dépositaire, c'est-à-dire s il est habilité à gérer un certain nombre de salles, il a le choix entre les salles dont il a la responsabilité ou les autres «Toutes». Mode d emploi Superplan Page 4/28 Elaboré par le CRI

Au niveau de cet écran, il est également possible de voir les réservations effectuées pour un groupe de salles. Pour cela, cliquez sur l icône «Groupes de salles» Sélectionnez les salles dont vous souhaitez connaître le taux d occupation et cliquez sur «valider» Mode d emploi Superplan Page 5/28 Elaboré par le CRI

Le planning suivant apparaît : Ce planning groupé peut être également imprimé en cliquant sur Type de ressource OBJET Mode d emploi Superplan Page 6/28 Elaboré par le CRI

Permet de visualiser le planning des réservations d un type de matériel donné, ici les vidéo-projecteurs. Type de ressource ENSEIGNEMENT Dans cet exemple, les diplômes pré-définis par l utilisateur (radio bouton «Préf» activé) sont affichés. Cet écran permet de sélectionner un enseignement à partir de différents critères : Parcours du diplôme Semestre d enseignement Type d enseignement (CM, TD, TD ) Une fois l enseignement trouvé, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Valider» pour générer la recherche. Mode d emploi Superplan Page 7/28 Elaboré par le CRI

Pour éviter d avoir à rechercher les diplômes dans la liste à chaque utilisation, il est possible de créer une liste de préférences à l aide du menu Préférences ---Diplômes qui donne accès à la fenêtre suivante :: les flèches de remplir le panier des préférences après avoir sélectionner un diplôme dans le panier du bas la flèche permet de supprimer un diplôme des préférences. Mode d emploi Superplan Page 8/28 Elaboré par le CRI

Type ressource PERSONNE Cet écran présente les différentes possibilités de recherche offerte pour le type de ressources «Personne». La recherche peut s effectuer pour une personnes isolée ou pour un groupe de personnes. Un filtre est également possible sur la qualité de la personnes : Etudiante Non étudiante Dans le cas d une personne isolée, il suffit de sélectionner la personne et de clieur sur le bouton «Valider». Dans le cas d une visualisation des plannings d un groupe de personnes, il suffit de cliquer sur l icône «Groupe d individus» Mode d emploi Superplan Page 9/28 Elaboré par le CRI

Apparaît 3 options : - mes services : listes des services pour lesquelles vous pouvez gérer les plannings - mes groupes - mes annuaires Il suffit de sélectionner les personnes et valider. L écran suivant présente le planning commun de l équipe de la présidence par exemple : Mode d emploi Superplan Page 10/28 Elaboré par le CRI

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A - Création d une réservation La création s effectue par l inspecteur en cliquant sur Partie destinée à la saisie : Du jour De l horaire Des semaines concernées Du type d affichage Du type de réservation De l année universitaire Partie destinée à la recherche des ressources concernées par cette réservation : Personne Salle Matière et examen Objets (Vidéo logiciels ) Le «Panier» regroupe toutes les ressources concernées. On ajoute la ressource recherchée dans le panier en cliquant sur la flèche vers le bas. Remarque : Type d affichage : signifie que la réservation sera Privée : visible uniquement par la ou les personnes enregistrée(s) dans la réservation Mode d emploi Superplan Page 12/28 Elaboré par le CRI

Service : visible par les membres du service de la personne enregistrée dans la résa (selon les groupes de l'annuaire), Public : visible pour tous. Saisie des semaines : La saisie se fait à la manière Excel : 39-45 signifie de la semaine 39 à la semaine 45 incluse 39 signifie la semaine 39 39 ;41 signifie la semaine 39 plus la semaine 41 Motif de la réservation Le motif est obligatoire sauf pour une réservation concernant un enseignement. Ressources du panier Pour un enseignement (CM,TD,TP), l UE doit être renseignée. La salle n est pas obligatoire : dans ce cas, la réservation ne sera pas complète mais enregistrée. Il est possible d indiquer plusieurs salles pour la même réservation «ferme». Il est aussi possible de renseigner plusieurs salles «Au choix» : dans ce cas, vous souhaitez une salle parmi celles indiquées. Dans ce cas aussi, la réservation ne sera pas complète mais renseignée. La personne n est pas obligatoire sauf dans le cas d une réservation d une salle pour une réunion. Il est également possible de saisir plusieurs personnes. Lorsque le panier est rempli avec toutes les ressources souhaitées et que vous cliquez sur le bouton «Valider», l application vérifie automatiquement que toutes les ressources concernées sont libres pour les semaines et les horaires indiqués. Dans le cas d une personne, la vérification s effectue de la manière suivante et sur les critères suivants : Les missions Les jours fériés L emploi du temps pour les IATOSS ou les indications que les enseignants auront bien voulu indiquer à l aide de l application AGENDA. Les vacances universitaires Les indisponibilités par diplôme Voir écran B - Modification d une réservation Lorsque que vous effectuez un clic droit sur le créneau à modifier au niveau du planning, le menu suivant apparaît : Mode d emploi Superplan Page 13/28 Elaboré par le CRI

Gestion des semaines : Permet d ajouter ou de retirer une semaine à la réservation en cours. : Editer une réservation : L inspecteur s ouvre et vous pouvez apporter les modifications nécessaires. Pour cela, cliquer sur le bouton Une fois les modifications apportées, cliquer sur le bouton pour valider. Le bouton Le bouton permet de supprimer une réservation. permet de commencer une nouvelle réservation. Mode d emploi Superplan Page 14/28 Elaboré par le CRI

Vous pouvez modifier et supprimer tout ou une partie des réservations : si vous avez saisi plusieurs n de semaine, vous pouvez agir sur toutes ou celles que vous sélectionner dans la fenêtre qui s affichera dans ce cas : Mode d emploi Superplan Page 15/28 Elaboré par le CRI

Le message suivant apparaît Le fait de cliquer sur le bouton «Supprimer» déclenche le message suivant et déclenche l envoi d un mail à la personne concernée. Modification graphique Par défaut, le planning est verrouillé. En cliquant sur l icône, le cadenas change de couleur et déverrouille le planning. Vous pouvez alors déplacer avec la souris un bloc (réservation) vers de nouvelles coordonnées horaires ou jour. Ces dernières s affichent en haut à droite de la fenêtre et modifie la réservation concernée. Ceci n est évidemment possible que dans le cas où vous avez le droit de modification sur cette réservation. Mode d emploi Superplan Page 16/28 Elaboré par le CRI

Ce déplacement entraînera les mêmes vérifications que celles faites lors d une modification par l inspecteur. C - Recherche d une réservation 1 D une personne Cliquez sur le menu d occupation d une personne. pour obtenir les créneaux L écran suivant apparaît : il permet la recherche d une personne. La recherche des créneaux s effectue en fonction du type d enseignement effectué : Tout : permet d afficher l ensemble des créneaux CM TD : permet de restreindre la recherche TP Ne pas oublier de renseigner l année universitaire. Il suffit de cliquer sur le bouton recherche. pour lancer la Mode d emploi Superplan Page 17/28 Elaboré par le CRI

Voici l écran qui apparaît s il avait été sélectionné «Tout» au niveau du type : 2 -Des créneaux de réservation d un atome pédagogique Mode d emploi Superplan Page 18/28 Elaboré par le CRI

Cette recherche s effectue par le menu. Elle permet de retrouver les créneaux horaires ainsi que les intervenants. actif. Pour lancer la recherche, les zones suivantes doivent être saisies : Grade Parcours Diplôme Semestre Année universitaire Type AP Une fois ces champs remplis, le bouton est Mode d emploi Superplan Page 19/28 Elaboré par le CRI

D - Dépositaire d une salle Les dépositaires de salles sont les personnes qui "gèrent" ces salles en réalité. Il peut être décidé que certaines ne seraient que par une personne en particulier. Dans ce cas, elle est dépositaire de cette salle. Elle reçoit donc les demandes de réservation pour cette salle (Ex : lors d une réservation de la salle 110, les dépositaires de la salle 110 reçoivent un mail). Cette personne peut donc choisir de refuser la réservation (pas dispo pour travaux, réunion de service..) ou de modifier ou accepter ces demandes en cliquent sur le menu «Dépositaire» Ce principe est également utile pour arbitrer les réservations de salles quand plusieurs personnes veulent la même salle. E - Impression d un emploi du temps a d un enseignement En cliquant sur le bouton visualisé., vous pouvez imprimer l emploi du temps Mode d emploi Superplan Page 20/28 Elaboré par le CRI

Exemple d édition : Vous pouvez également afficher l emploi du temps d un diplôme ou d une salle sur le Web (au format PDF) en cliquant sur le menu «Fichier -> Exporter sur le Web». C est l emploi du temps affiché à l écran qui va être exporté. b d une personne Un format d impression particulier est disponible pour afficher les agendas d une personne. Il suffit de cliquer sur le format Tableau pour avoir le type d impression suivant : Exemple d édition : Mode d emploi Superplan Page 21/28 Elaboré par le CRI

Nom du fichier généré : MonAgenda.pdf F Divers 1 -Gestion des vacances scolaires Ce menu permet la saisie du début et fin de vacances universitaires pour chaque diplôme. Au niveau de cette liste n apparaît que les diplômes ouverts pour l année universitaire en cours Mode d emploi Superplan Page 22/28 Elaboré par le CRI

: permet de modifier un créneau de vacances : permet d enregistrer la saisie : permet de supprimer les vacances : permet de saisir des vacances 2 Recherche de créneaux de libre Ce menu permet de rechercher pour une personne, une salle, un enseignement les créneaux libres pour une période donnée. Prenons comme exemple, la recherche des créneaux libres d une salle donnée. Il suffit de sélectionner la salle concernée et de la basculer dans le panier du dessous. La recherche de créneaux peut s effectuer pour plusieurs salles, il suffit d en faire la sélection. Au niveau des critères de recherche, il faut renseigner : - la durée de réservation (1 heure, 2 heures ) - les dates concernées - le créneau (08h-12h, 08h-19h ) Mode d emploi Superplan Page 23/28 Elaboré par le CRI

et de lancer la recherche. Le résultat de la recherche indiquera l ensemble disponible ainsi que les créneaux horaires de libre pour la période saisie. Critères de recherche Ressources concernées par la recherche Résultat de la recherche Mode d emploi Superplan Page 24/28 Elaboré par le CRI

3 Gestion des objets A venir G Gestion des préférences Ce menu permet de gérer le paramétrage d affichage au sein de l applicatif. a Diplômes Permet de définir une liste de diplômes préférés : liste des diplômes dont vous avez la gestion par exemple. Il suffit de sélectionner un diplôme et de le basculer dans le panier du bas en cliquant sur le bouton Mode d emploi Superplan Page 25/28 Elaboré par le CRI

b Interface Permet de définir les préférences par utilisateur : - ne pas oublier de cocher NON pour Année civile - définir le planning affiché par défaut au lancement de l application c Gestion des couleurs d affichage des EC A près avoir sélection le diplôme concerné, choisir le parcours concerné ainsi que le semestre. Une liste d EC apparaît : cliquez sur un élément puis sur le bouton apparaître la palette de couleurs. pour faire Mode d emploi Superplan Page 26/28 Elaboré par le CRI

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H Code des couleurs Différentes couleurs apparaissent lors de la saisie des réservations : : vacances scolaires : TD : CM : Réunion : TP Mode d emploi Superplan Page 28/28 Elaboré par le CRI