Hôpital général g de Nipissing Ouest The West Nipissing General Hospital 725 ch. Coursol Rd., Sturgeon Falls, ONTARIO P2B 2Y6 TEL: (705) 753-3110 FAX: (705) 753-0210 TRADUCTION PROCÈS-VERBAL ABRÉGÉ DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION PRÉSENCES Sont présents : Sylvie Bélanger * Dre Klère Bourgault Collin Bourgeois * Cynthia Désormiers Charles Goulard Howard Longfellow Léo Malette Janet Parsons Daniel Richard Participants : Ryan Jeffers, directeur financier Marthe Levac, secrétaire rédactrice Absences prévues : * Dr A. Béhamdouni JoAnne Beninger Priscille Desjardins Julie Duhaime * Jo-Ann Lennon-Murphy * Dr Richard Katsuno Eric Stevens * Membres sans droit de vote 1. OUVERTURE ET BIENVENUE Le président, C. Bourgeois, ouvre la séance ordinaire du conseil d administration de l Hôpital général de Nipissing Ouest du 16 juin 2014 à 17 h 32. 2. PRÉSENTATION RESSOURCES HUMAINES C. Galarneau, la coordonnatrice des ressources humaines, présente aux membres un aperçu du service. Elle apporte des précisions sur le personnel des ressources humaines, les services, l utilisation, le budget de 2013-2014 et les besoins du service. 3. ADOPTION DU BLOC DE RÉSOLUTIONS Il est proposé par Sylvie Bélanger et appuyé par Daniel Richard «QUE LE BLOC DE RÉSOLUTIONS DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 16 JUIN 2014 SOIT ADOPTÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-59 4. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR HABITUEL «QUE L ORDRE DU JOUR HABITUEL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 16 JUIN 2014 SOIT ADOPTÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-60 5. DÉCLARATION D INTÉRÊT PÉCUNIAIRE Aucun conflit d intérêts n est déclaré. Page 1 sur 7
6. QUESTIONS DÉCOULANT DES AFFAIRES ET DES COMITÉS 1. Médecin-chef Rapport du conseil des médecins (Dre K. Bourgault) Dre Klère Bourgault, médecin-chef, invite les membres du conseil à assister à la fête qui aura lieu le samedi 21 juin 2014 pour souligner le départ à la retraite du Dr Jean Anawati et du Dr Atma Wadhwa. On peut se procurer des billets auprès de l administration de l hôpital. 2. Recommandations découlant de la réunion du comité des finances et de la vérification mai 2014 1. Rapport financier de fin d année 2013-2014 Le directeur financier, R. Jeffers, fait le point sur les états financiers vérifiés du dernier exercice qui étaient inclus dans les documents relatifs à la réunion du conseil et tels qu examinés à la dernière réunion du comité des finances et de la vérification. M. Jeffers apporte des précisions sur tous les écarts importants entre les périodes comptables comparatives de 2013 et 2014, indiquant un excédent avant l amortissement des bâtiments et des apports de capital reportés en date du 31 mars 2014. Le conseil examine la recommandation du comité des finances et de la vérification découlant de sa dernière réunion tenue en mai 2014. «QUE LES ÉTATS FINANCIERS POUR LA PÉRIODE SE TERMINANT LE 31 MARS 2014 SOIENT ACCEPTÉS TELS QUE PRÉSENTÉS.» Adoptée. M-14-61 2. Nomination d un cabinet de vérification pour l exercice 2014-2015 La trésorière, J. Parsons, mentionne que le comité des finances et de la vérification a examiné les états financiers annuels vérifiés, conjointement avec le rapport du vérificateur externe, et que le comité recommandera, à l assemblée annuelle de la Corporation, que le cabinet de comptables agréés BDO soit nommé de nouveau pour demeurer en fonction jusqu à la prochaine assemblée annuelle de la Corporation. 3. Membres de la Corporation Recommandation découlant de la réunion du comité de direction et de gouvernance mai 2014 Le conseil a examiné la liste des membres de la Corporation de l Hôpital général de Nipissing Ouest recommandée par le comité de direction et de gouvernance. «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION APPROUVE LA LISTE DES MEMBRES DE LA CORPORATION DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST TELLE QUE PRÉSENTÉE.» 7. POINTS DU BLOC DE RÉSOLUTIONS 1. Rapport de la directrice générale (C. Désormiers) Adoptée. M-14-62 Le bulletin de la directrice générale pour le mois de juin faisait partie des documents relatifs à la réunion remis à tous à titre d information. Page 2 sur 7
2. Procès-verbal de la réunion du conseil tenue le 12 mai 2014 «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE LUNDI 12 MAI 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-63 3. Comité médical consultatif Procès-verbal de la réunion du 17 avril 2014 Il est proposé par Howard Longfellow et appuyé par Sylvie Bélanger «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ MÉDICAL CONSULTATIF TENUE LE 17 AVRIL 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-64 1. Recommandations du comité d examen des titres découlant du procès-verbal Adoptée. M-14-65 Adoptée. M-14-66 4. Procès-verbal de la réunion du comité des finances et de la vérification du 26 mars 2014 Il est proposé par Daniel Richard et appuyé par Howard Longfellow «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ DES FINANCES ET DE LA VÉRIFICATION TENUE LE 26 MARS 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» 5. Procès-verbal de la réunion du conseil de la Fondation tenue le 21 mai 2014 Il est proposé par Daniel Richard et appuyé par Howard Longfellow Adoptée. M-14-67 «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL DE LA FONDATION DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST TENUE LE 21 MAI 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-68 6. Procès-verbal de la dernière réunion du comité d éthique (12 mai 2014) et demande de la part de l Université Laurentienne en vue d une étude de recherche Il est proposé par Sylvie Bélanger et appuyé par Howard Longfellow «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ D ÉTHIQUE DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST TENUE LE 21 MAI 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Il est proposé par Daniel Richard et appuyé par Sylvie Bélanger Adoptée. M-14-69 «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION APPUIE LA RECOMMANDATION DU COMITÉ D ÉTHIQUE VOULANT QUE LE PROJET DE RECHERCHE DE L UNIVERSITÉ LAURENTIENNE PORTANT SUR DES SUJETS HUMAINS ET INTITULÉ NEUROLOGICAL ASSESSMENT IN THE ACUTE PRACTICE ENVIRONMENT OF NORTHERN ONTARIO HOSPITALS (ÉVALUATION NEUROLOGIQUE DANS UN ENVIRONNEMENT OÙ SONT PRODIGUÉS DES SOINS ACTIFS DANS LES HÔPITAUX DU NORD DE L ONTARIO) SOIT APPROUVÉ.» Adoptée. M-14-70 Page 3 sur 7
7. Procès-verbal de la réunion du comité consultatif du Centre Alliance tenue le 13 mai 2014 «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ CONSULTATIF DU CENTRE ALLIANCE DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST TENUE LE 13 MAI 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-71 8. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,01 sur les emprunts 9. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,05 sur le code de conduite 10. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,08 sur le plan de travail du conseil d administration 11. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,09 sur les médias 12. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,12 sur l évaluation du conseil d administration «QUE LES RÉVISIONS PROPOSÉES AUX POLITIQUES SUIVANTES DU CONSEIL D ADMINISTRATION SOIENT ACCEPTÉES TELLES QUE PRÉSENTÉES: P N o 730,01 «Emprunts»; P N o 730,05 «Code de conduite»; P N o 730,08 «Plan de travail du conseil d administration»; P N o 730,09 «Médias»; P N o 730,12 «Évaluation du conseil d administration» Adoptée. M-14-72 13. Correspondance Recommandations en matière de politiques de santé de l AHO (OHA) L Association des hôpitaux de l Ontario (AHO) a fait parvenir un document aux membres du conseil d administration pour faire progresser la discussion sur les priorités du système de santé. Les membres ont aussi reçu les recommandations en matière de politiques de santé de l AHO et les points saillants et les messages clés liés à la santé relativement aux plateformes électorales des partis de l Ontario pour 2014 ainsi qu un communiqué de presse sur le fait que les hôpitaux doivent faire face aux pressions croissantes exercées sur les services. Les documents en question ont été publiés sur le portail Web du conseil. 14. Résultats des sondages sur l efficacité de la réunion (mai 2014) Le président, Collin Bourgeois, fait le point sur les résultats de l évaluation de l efficacité de la réunion du conseil tenue le mois dernier. Il demande aux membres de remplir leur sondage sur l efficacité de la réunion du conseil. 8. ASSURANCE DE LA QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES 1. Nouvelle politique du conseil d administration n o 730,59 sur l ordre du jour C. Désormiers présente de l information documentaire sur la nouvelle politique proposée. Page 4 sur 7
«QUE LA NOUVELLE POLITIQUE DU CONSEIL D ADMINISTRATION N O 730,59 INTITULÉE «ORDRE DU JOUR» SOIT ACCEPTÉE TELLE QUE PRÉSENTÉE.» Adoptée. M-14-73 2. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,06 sur les séances publiques du conseil d administration 3. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,07 sur l orientation des membres du conseil d administration C. Désormiers mentionne qu au cours de l été, elle travaillera en vue de fournir aux membres du conseil une séance de recyclage de l orientation. 4. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,11 sur les séances à huis clos du conseil d administration C. Désormiers mentionne que la définition juridique de «à huis clos» s entend d une séance qui se déroule en privé ou «à portes closes» dont le public et certains membres du personnel sont exclus. 5. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,34 sur le rôle du conseil d administration 6. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,22 sur le rôle du président ou de la présidente du conseil d administration 7. Examen des modifications apportées à politique du conseil n o 730,29 sur les rôles et responsabilités de chaque membre du conseil d administration «QUE LES RÉVISIONS PROPOSÉES AUX POLITIQUES SUIVANTES DU CONSEIL D ADMINISTRATION SOIENT ACCEPTÉES TELLES QUE PRÉSENTÉES: P N o 730,06 Séances publiques du conseil d'administration ; P N o 730,07 Orientation des membres du conseil d administration ; P N o 730,11 Séances à huis clos du conseil d administration ; P N o 730,22 Rôle du président ou de la présidente du conseil d administration ; P N o 730,29 Rôles et responsabilités de chaque membre du conseil d administration ; P N o 730,34 Rôle du conseil d administration.» Adoptée. M-14-74 8. Rapport du premier trimestre de 2014 sur les évènements sentinelles, accidents évités de justesse et évènements indésirables Les membres examinent le rapport du premier trimestre de 2014 sur les évènements sentinelles, les accidents évités de justesse et les évènements indésirables dont copie est distribuée à la réunion plutôt que publiée sur le portail Web du conseil. Le président demande que soient recueillies les copies du rapport confidentiel, dans le cadre du respect de la vie privée et de la confidentialité de l information. Page 5 sur 7
9. Éthique Demande du comité d éthique de la recherche du Centre régional de santé de North Bay en vue d un projet de recherche On demande au conseil de prendre en considération la demande de participation au projet de recherche sur le vaccin contre la grippe et les risques présentée par le Centre régional de santé de North Bay qui exige que l examen et l approbation soient accélérés et délégués afin que la recherche puisse être entreprise. Étant donné qu il n y aura pas de réunion du comité d éthique avant septembre et que le comité d éthique de la recherche du Centre régional de santé de North Bay a déjà approuvé le projet, il est proposé par Daniel Richard et appuyé par Howard Longfellow «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION APPUIE LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE DU CENTRE RÉGIONAL DE SANTÉ DE NORTH BAY POUR QUE SOIT RÉALISÉ UN PROJET DE RECHERCHE À L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST PORTANT SUR DES SUJETS HUMAINS ET INTITULÉ EVALUATIVE RISK TAKING BEHAVIOUR AND DECISION MAKING IN HEALTH CARE PROFESSIONALS: THE CASE OF MANADATORY FLU SHOT VACCINE (ÉVALUATION DU COMPORTEMENT ET DE LA PRISE DE DÉCISION À RISQUE CHEZ LES PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ : LE CAS DE LA VACCINATION ANTIGRIPPALE OBLIGATOIRE.» Adoptée. M-14-75 9. SÉANCE À HUIS CLOS Il est proposé par Howard Longfellow et appuyé par Daniel Richard «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION SIÈGE À HUIS CLOS LE LUNDI 16 JUIN 2014 À 18 H 55.» Adoptée. M-14-76 «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION REPRENNE LA SÉANCE GÉNÉRALE DU LUNDI 16 JUIN 2014 À 19 H 12.» Adoptée. M-14-81 10. RAPPORT FINANCIER DU VÉRIFICATEUR M. Dean Decaire, du cabinet BDO Canada s.r.l., présente au conseil le rapport sur les états financiers soumis à une vérification externe pour l exercice se terminant le 31 mars 2014. D. Decaire décrit les responsabilités de la direction et du vérificateur relativement aux états financiers, en plus d annoncer qu à la suite de la vérification de cette année, aucune inexactitude non corrigée n a été décelée. Il se réfère à la lettre du vérificateur se rapportant à la divulgation, qui satisfait à l indépendance du vérificateur externe et à la relation avec l Hôpital général de Nipissing Ouest. Il présente aussi un aperçu des notes d information figurant au rapport relativement aux questions touchant les résultats des activités et les flux de trésorerie, et aux variations de l actif net entre la clôture des exercices 2013 et 2014. Il est proposé par Howard Longfellow et appuyé par Sylvie Bélanger «QUE LE CONSEIL D ADMINISTRATION APPROUVE LE RAPPORT DE VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST PRÉPARÉ PAR LE CABINET BDO CANADA S.R.L. POUR L EXERCICE SE TERMINANT LE 31 MARS 2014, TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M-14-82 Page 6 sur 7
11. LEVÉE ET SONDAGE SUR L EFFICACITÉ DE LA RÉUNION Il est proposé par Howard Longfellow et appuyé par Daniel Richard «QUE LA RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 16 JUIN 2014 SOIT LEVÉE À 19 H 13.» Adoptée. M-14-83 Le président du conseil d administration, «Signé par» Collin Bourgeois La présidente-directrice générale, «Signé par» Cynthia Désormiers Page 7 sur 7