AVC-Aphasie Laval
1 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1... 4 ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE... 4 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICE S COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES 9 ORIENTATION 3 : L ADÉQUATION DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES ET FINA NCIÈRES AVEC LES BES OINS ET L OFFRE DE SERVICES... 13 ORIENTATION 4 : LA CONSOLIDATION DU F ONCTIONNEMENT INTERNE... 16 ORIENTATION 5 : L ACCROISSEMENT DU RAYONNEMENT ET LE RENFORCEMENT DU TRAVAIL EN PARTENARIAT... 18
2 INTRODUCTION En janvier 2016, AVC-Aphasie Laval a adopté son plan stratégique 2017-2020. Ce plan comprend les orientations fondamentales (mission, vision et valeurs), la stratégie générale, ainsi que les orientations et les objectifs stratégiques à atteindre d ici 2020. Pour chaque année de la période couverte par le plan stratégique, un plan d action annuel demande d être développé. Ce premier plan d action 2017-2018 présente, pour chaque objectif stratégique prévu, les activités retenues, ainsi que les personnes, les ressources supplémentaires (au besoin), les échéanciers pour chaque action, ainsi que les indicateurs de résultats. Il s échelonne du mois de janvier 2017 au mois de mars 2018 (soit sur une période de quatorze mois). Rappelons qu étant donné que le plan stratégique s échelonne sur trois ans, certains objectifs contenus dans le plan stratégique triennal ne sont pas présents dans ce plan d action annuel 2017-2018, dans la mesure où il n est pas prévu qu ils soient poursuivis cette année. Les objectifs poursuivis en 2017-2018 sont présentés ci-dessous. ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE 1.2 Clarifier les rôles et responsabilités du C.A. et assurer une formation continue des administrateurs 1.3 Favoriser l intégration des nouveaux administrateurs 1.4 Implanter un processus de suivi des plans d AVC-Aphasie Laval et le mettre en œuvre 1.5 Mettre en place des comités du C.A. permanents et ad hoc, et au besoin des sous-comités mixtes 1.6 Développer et mettre en œuvre des mécanismes de suivis réguliers du travail effectué en sous-comité ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES 2.1 Documenter les phases pouvant être vécues par des personnes ayant eu un AVC/et ou une aphasie et leurs proches 2.2 Clarifier les clientèles visées ainsi que les conditions d acceptation des membres 2.3 Connaître en continu le profil, le nombre et les besoins des personnes ayant eu un AVC et/ou une aphasie à Laval ainsi que de leurs proches 2.4 Mettre en place un processus d intégration des nouveaux membres 2.5 Mettre en place un processus de plan de service individualisé (PSI) 2.6 Mettre en place des stratégies visant le développement de l entraide et du soutien entre membres 2.7 Mettre en place des stratégies visant le développement de l autonomisation (empowerment) chez les membres 2.8 Mettre en place des modes de fonctionnement permettant de s assurer que les personnes aphasiques pourront participer et se sentir à l aise dans le cadre des activités actuelles et futures
3 2.9 Consolider le programme «La Vie après l AVC» 2.10 Revoir, bonifier et redéployer l offre de services et d activités destinée à la clientèle des proches de personnes ayant vécu un AVC et/ou étant aphasiques 2.11 Consolider, poursuivre et développer l offre de services et d activités, particulièrement le volet orientation et information 2.12 Développer une offre de services et/ou consolider les partenariats de référence et de collaboration pour favoriser la réintégration des membres dans la communauté ORIENTATION 3 : L ADÉQUATION DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES AVEC LES BESOINS ET L OFFRE DE SERVICES 3.1 Maintenir et/ou consolider les liens avec les bailleurs de fonds actuels 3.2 Développer de nouveaux partenariats financiers pour les services et activités actuels et à développer 3.4 Disposer de locaux moins coûteux et adaptés aux besoins 3.5 Accroître les ressources humaines salariées et bénévoles (en temps et en nombre) pour assurer une réponse adéquate aux besoins, à l offre de services, à l augmentation de la clientèle, aux priorités du plan stratégique et pour assurer la consolidation de l organisme ORIENTATION 4 : LA CONSOLIDATION DU FONCTIONNEMENT INTERNE 4.1 Analyser la structure et les rôles et responsabilités et au besoin, procéder à une réorganisation 4.2 Procéder à l actualisation et au développement d outils de gestion des ressources humaines et les mettre en application 4.3 Assurer la mise à jour et le développement des outils de gestion et des processus de gestion de l organisation et les mettre en application 4.4 Revoir l ensemble de l implication bénévole au sein de l organisme 4.6 Mettre en place des processus d évaluation continu des besoins des membres ainsi que de la qualité des services et activités ORIENTATION 5 : L ACCROISSEMENT DU RAYONNEMENT ET LE RENFORCEMENT DU TRAVAIL EN PARTENARIAT 5.1 Définir et mettre en œuvre une stratégie de communication pour être visible particulièrement auprès des personnes venant d être atteintes d aphasie ou victimes d un AVC et leurs proches 5.2 Consolider et développer des liens avec les acteurs du milieu de la santé et des services sociaux qui reçoivent des personnes ayant eu un AVC ou une aphasie afin de favoriser l «Agir tôt» (contact précoce) 5.3 Bonifier les outils de promotion et de communication existants et en créer de nouveaux au besoin, en fonction des publics cibles 5.4 Développer et renforcer les liens avec les partenaires et les ressources du milieu afin, notamment, de faciliter la référence et l échange de services et de ressources
4 ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE 1.2 Clarifier les rôles et responsabilités du C.A. et assurer une formation continue des administrateurs Identification des formations disponibles (rôles et responsabilités d un C.A, gestion de conflits, formations pointues, etc.) et choix de formations Formation sur les rôles et responsabilités d un C.A. (C.A. et DG) Offre de formations complémentaires au besoin Comité de gouvernance, d éthique, du risque et des finances (GERF) Comité GERF Comité GERF Emploi-Québec et ressource externe Emploi-Québec et ressource externe Emploi-Québec et ressource externe Élaboration d un outil d évaluation des risques Comité GERF CISSS de Laval (organisateur communautaire) et vérificateur de la firme d experts-comptables Élaboration d une politique et de procédures de gestion des risques Comité GERF CISSS de Laval (organisateur communautaire) et vérificateur de la firme d experts-comptables Avril 2017 Juin 2017 au plus tard et en continu au besoin En continu Mi-janvier à mars 2017 Mi-janvier à mars 2017 Mise en application des outils développés Direction générale Mars 2017 et en continu
5 ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE Élaboration d un processus d intégration au C.A. pour les nouveaux membres 1.3 Favoriser l intégration des nouveaux administrateurs Présidente du C.A. Avril 2017 à mars 2018 Élaboration d un outil de présentation de l organisme pour les administrateurs potentiels (procédures, défis de l organisme, orientations fondamentales et stratégiques, etc.) Élaboration du cahier de l administrateur (rôle, fonction, etc.) Direction générale Avril 2017 à mars 2018 Direction générale CISSS de Laval (organisateur communautaire) Actualisation des règlements généraux Direction générale CISSS de Laval (organisateur communautaire) ou autre ressource externe au besoin Mise en œuvre du processus d intégration auprès de chaque nouveau membre du C.A. Mi-janvier à mars 2017, et en continu Mi-janvier à mai 2017 (pour adoption à l AGA de mi-juin 2017) Présidente du C.A. En continu
6 ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE 1.4 Implanter un processus de suivi des plans d AVC-Aphasie Laval et le mettre en œuvre Élaboration de procédures de suivi des plans de Direction générale Fin janvier 2017 l organisme Élaboration d un tableau de bord de gestion Direction générale Septembre 2017 Mise en application des procédures de suivi des plans de l organisme Direction générale Février 2017 et en continu Identification de nouveaux comités de travail à mettre en place, ainsi que définition de leurs objectifs et leur fonctionnement (sous-comité du C.A. : ad hoc, permanent; sous-comité ad hoc et/ou permanents) Mise en place des comités (choix des personnes qui siégeront sur ces comités, élaboration d un calendrier de rencontres) 1.5 Mettre en place des comités du C.A. permanents et ad hoc, et au besoin des sous-comités mixtes Direction générale En continu Direction générale En continu
7 ORIENTATION 1 : LE RENFORCEMENT DE LA GOUVERNANCE 1.6 Développer et mettre en œuvre des mécanismes de suivis réguliers du travail effectué en sous-comité Identification de mécanismes de suivi des comités du C.A. Direction générale Janvier 2017 Suivi régulier du travail en comité auprès du C.A. Responsables de chaque comité En continu
8 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES CLARIFICATION DU MEMBERSHIP ET IDENTIFICATION DE LEURS BESOINS DIVERS ET CHANGEANTS Définition des diverses phases vécues par les personnes ayant subi un AVC et/ou une aphasie et par leurs proches, et identification des besoins en lien avec chaque phase (tant pour les personnes ayant subi un AVC et/ou une aphasie que par leurs proches) Identification des interventions où l implication d AVC-Aphasie Laval est possible à chaque phase et pour chaque type de clientèle 2.1 Documenter les phases pouvant être vécues par des personnes ayant eu un AVC/et ou une aphasie et leurs proches Direction générale Janvier à fin mars 2017 Direction générale Janvier à fin mars 2017 2.2 Clarifier les clientèles visées ainsi que les conditions d acceptation des membres Détermination des conditions d acceptation de la clientèle (ex. : critères : capacité cognitive minimum, capacité à interagir et participer, désir de faire des efforts [critère à plus long terme]) Élaboration d un outil d analyse des besoins pour les proches Élaboration d un outil d analyse des besoins et des limitations des personnes ayant eu un AVC et/ou une aphasie (OMC) Direction générale Septembre 2017 au 31 mars 2018 Direction générale Fin janvier 2017 Direction générale Fin janvier 2017
9 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES CLARIFICATION DU MEMBERSHIP ET IDENTIFICATION DE LEURS BESOINS DIVERS ET CHANGEANTS (suite) Obtention d informations de la part de partenaires sur le profil pour les trois types de catégorie de membres 2.3 Connaître en continu le profil, le nombre et les besoins des personnes ayant eu un AVC et/ou une aphasie à Laval ainsi que de leurs proches Intervenant psychosocial En continu MISE EN PLACE D UN MILIEU DE VIE ACCUEILLANT Élaboration des pratiques d intégration des nouveaux membres Mise en application des pratiques d intégration des nouveaux membres 2.4 Mettre en place un processus d intégration des nouveaux membres Intervenant psychosocial Fin janvier 2017 Intervenant psychosocial En continu 2.5 Mettre en place un processus de plan de service individualisé (PSI) Élaboration d un processus de plan de service individualisé (PSI) Intervenant psychosocial Soutien d une ressource externe (ex. : CISSS de Laval, Hôpital juif de réadaptation) Janvier à septembre 2017 Mise en application du PSI Intervenant psychosocial En continu
10 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES MISE EN PLACE D UN MILIEU DE VIE ACCUEILLANT (suite) 2.6 Mettre en place des stratégies visant le développement de l entraide et du soutien entre membres Création d un comité soutien, entraide et autonomisation Intervenant psychosocial Février 2017 Identification des besoins d entraide et de soutien entre membres Intervenant psychosocial et comité En continu Élaboration d activités et de moyens de valorisation de l entraide et du soutien Direction générale En continu entre membres 2.7 Mettre en place des stratégies visant le développement de l autonomisation (empowerment) chez les membres Révision des pratiques et des interventions afin d accroître l autonomisation Intervenant psychosocial et comité En continu Mise en place de moyens visant à favoriser l autonomisation Intervenant psychosocial et comité En continu 2.8 Mettre en place des modes de fonctionnement permettant de s assurer que les personnes aphasiques (difficulté d élocution) pourront participer et se sentir à l aise dans le cadre des activités actuelles et futures Mise en place d un groupe de sages aphasiques Intervenant psychosocial Février 2017 Identification de pistes de solutions Intervenant psychosocial En continu
11 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES CONSOLIDATION DE L OFFRE DE SERVICES ET DÉVELOPPEMENT DE LA RÉFÉRENCE 2.9 Consolider le programme «La Vie après l AVC» Participation aux rencontres avec le comité aviseur du CISSS de Laval Direction générale En continu Mise en place d une entente formelle (financement, attentes, reddition de comptes) Direction générale Septembre 2017 2.10 Revoir, bonifier et redéployer l offre de services et d activités destinée à la clientèle des proches de personnes ayant vécu un AVC et/ou étant aphasiques Élaboration de la demande de financement pour l Appui Laval (réponse à l appel de projets) Direction générale Réponse au début mars 2017 Maintien et développement des services en fonction des besoins et du financement obtenu Direction générale Déploiement en avril 2017, et en continu 2.11 Consolider, poursuivre et développer l offre de services et d activités, particulièrement le volet orientation et information Identification des services et activités connexes dans le milieu Intervenante Mars 2017 Représentation et réalisation d activités de rayonnement afin de faire valoir la crédibilité et la Direction générale Juin 2017 notoriété de l organisme auprès des acteurs du milieu (CISSSL, GMF) Prise de contact et signatures d ententes formelles avec certains partenaires-clés (ex. : en répit, CISSS de Laval) Direction générale Mars et avril 2017 Appropriation et maîtrise de la connaissance des ressources par les intervenants Intervenante Mars 2017 Déploiement du volet orientation et information en lien avec l Appui Laval Direction générale Avril 2017
12 ORIENTATION 2 : LE DÉPLOIEMENT D UNE OFFRE DE SERVICES COHÉRENTE AVEC LES NOUVELLES ORIENTATIONS ET LES BESOINS DES MEMBRES CONSOLIDATION DE L OFFRE DE SERVICES ET DÉVELOPPEMENT DE LA RÉFÉRENCE (suite) 2.12 Développer une offre de services et/ou consolider les partenariats de référence et de collaboration pour favoriser la réintégration des membres dans la communauté Réflexion quant aux avenues possibles Direction générale Mars 2018
13 ORIENTATION 3 : L ADÉQUATION DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES AVEC LES BESOINS ET L OFFRE DE SERVICES Établissement d un contact plus formel et soutenu avec les principaux bailleurs de fonds (informer et faire du suivi) Démarches visant la consolidation du financement auprès du CISSL Développement d une entente de services avec l Appui Laval et suivi Identification de nouveaux bailleurs de fonds potentiels en fonction des opportunités 3.1 Maintenir et/ou consolider les liens avec les bailleurs de fonds actuels Direction générale En continu Direction générale En continu 3.2 Développer de nouveaux partenariats financiers pour les services et activités actuels et à développer Direction générale Janvier à mars 2017 Direction générale En continu
14 ORIENTATION 3 : L ADÉQUATION DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES AVEC LES BESOINS ET L OFFRE DE SERVICES Recherche de financement pour la démarche d acquisition d un bâtiment Négociation avec le propriétaire actuel Dépôt d une demande d exonération de taxes pour les locaux actuels à la Ville de Laval Mise en place d un comité d acquisition de bâtisse avec un autre organisme et réalisation d une étude de faisabilité d un achat commun Recherche d un local à louer en cas d échec du projet d acquisition de groupe ou de négociation du loyer actuel à la baisse 3.4 Disposer de locaux moins coûteux et adaptés aux besoins Direction générale Mars 2017 Comité de gouvernance, d éthique, du risque et des finances (GERF) Ressource externe (CISSSL ou notaire) Février 2017 Comité GERF 31 mars 2017 Direction générale Comité GERF Janvier à novembre 2017 Novembre 2017 à mars 2018
15 ORIENTATION 3 : L ADÉQUATION DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES AVEC LES BESOINS ET L OFFRE DE SERVICES 3.5 Accroître les ressources humaines salariées et bénévoles (en temps et en nombre) pour assurer une réponse adéquate aux besoins, à l offre de services, à l augmentation de la clientèle, aux priorités du plan stratégique et pour assurer la consolidation de l organisme Embauche d un intervenant psychosocial suite à l obtention du financement de l Appui Laval Comité de sélection Avril 2017 pour les proches aidants Augmentation des heures de travail d une partie du personnel Direction générale En fonction des ressources financières et du développement des activités
16 ORIENTATION 4 : LA CONSOLIDATION DU FONCTIONNEMENT INTERNE 4.1 Analyser la structure et les rôles et responsabilités et au besoin, procéder à une réorganisation Révision de l organigramme en fonction des besoins (faire à l interne ou avec un soutien externe) et de la structure (au besoin) Comité RH Emploi-Québec et/ou une autre ressource externe À déterminer en fonction des liquidités Recrutement pour les postes à combler suite à la révision de l organigramme (au besoin) (ex. : agent de communication, gestion des bénévoles) Comité de sélection À déterminer en fonction des liquidités 4.2 Procéder à l actualisation et au développement d outils de gestion des ressources humaines et les mettre en application Élaboration de nouveaux contrats de travail Direction générale Emploi-Québec et/ou une autre ressource externe Élaboration de nouvelles descriptions de tâches et mise à jour des descriptions de tâches existantes Direction générale Emploi-Québec et/ou une autre ressource externe Avril 2017 Pour les postes actuels : avril 2017 Pour les nouveaux postes : en continu Juin 2017 Élaboration des outils d évaluation du personnel Direction générale Emploi-Québec et/ou une autre ressource externe Mise à jour du guide de l employé (incluant la politique Direction générale Emploi-Québec et/ou une Juin 2017 salariale) autre ressource externe Mise en œuvre de l évaluation annuelle du personnel Direction générale Juin 2017
17 ORIENTATION 4 : LA CONSOLIDATION DU FONCTIONNEMENT INTERNE 4.3 Assurer la mise à jour et le développement des outils de gestion et des processus de gestion de l organisation et les mettre en application Élaboration des outils de communication Direction générale Ressource en communication : Michelle Bolduc Élaboration de procédures de plainte et mise en place Direction générale Emploi-Québec et/ou une d un comité de traitement des plaintes autre ressource externe Actualisation du code d éthique Direction générale Emploi-Québec et/ou une autre ressource externe 31 mars 2018 31 mars 2018 31 mars 2018 4.4 Revoir l ensemble de l implication bénévole au sein de l organisme (formes d implications, rôles et responsabilités, recrutement, gestion, encadrement, etc.) Révision des formes d implication bénévole Direction générale Mars 2018 Établissement des rôles et responsabilités des bénévoles Direction générale Mars 2018 4.6 Mettre en place des processus d évaluation continu des besoins des membres ainsi que de la qualité des services et activités Élaboration d un document d évaluation des activités et le mettre en œuvre Direction générale Janvier 2017 Évaluation en continu
18 ORIENTATION 5 : L ACCROISSEMENT DU RAYONNEMENT ET LE RENFORCEMENT DU TRAVAIL EN PARTENARIAT 5.1 Définir et mettre en œuvre une stratégie de communication pour être visible particulièrement auprès des personnes venant d être atteintes d aphasie ou victimes d un AVC et leurs proches Élaboration d un plan de communication Comité visibilité et promotion Ressource en communication : Michelle Bolduc Mars à septembre 2017 Dépôt d une demande d aide financière pour des activités de communication (bulletin et outils de promotion pour l ensemble des services) Comité visibilité et promotion Ressource en communication : Michelle Bolduc Mars 2017 Mise en œuvre du plan de communication Comité visibilité et promotion Septembre 2017 et en continu Consolidation des liens avec l Hôpital de la Cité de la santé et l Hôpital juif de réadaptation afin, notamment, de faciliter l intervention précoce Développement de nouveaux partenariats avec le milieu de la santé (Hôpital Sacré-Cœur, Hôpital de réadaptation Villa Médica, CHUM, CLSC) afin de favoriser, notamment, l intervention précoce auprès des personnes ayant eu un AVC et/ou une aphasie ainsi que leurs proches 5.2 Consolider et développer des liens avec les acteurs du milieu de la santé et des services sociaux qui reçoivent des personnes ayant eu un AVC ou une aphasie afin de favoriser l «Agir tôt» (contact précoce) Direction générale En continu Direction générale En continu
19 ORIENTATION 5 : L ACCROISSEMENT DU RAYONNEMENT ET LE RENFORCEMENT DU TRAVAIL EN PARTENARIAT 5.3 Bonifier les outils de promotion et de communication existants et en créer de nouveaux au besoin, en fonction des publics cibles Développement de l infolettre Direction générale Janvier 2017 Mise à jour du site Web et des réseaux sociaux (Facebook, etc.) en fonction des nouvelles orientations et s assurer de leur mise à jour constante Direction générale En continu 5.4 Développer et renforcer les liens avec les partenaires et les ressources du milieu afin, notamment, de faciliter la référence et l échange de services et de ressources Voir les activités en lien avec l objectif 5.2 Direction générale En continu Consolidation des liens existants avec des acteurs du milieu (Commission scolaire de Laval, Appui Laval, STL, etc.) afin, notamment, de faciliter la référence et l échange de services et de ressources Développement de nouveaux liens avec des acteurs du milieu (ex. : acteurs du répit et autres acteurs qui offrent des services aux proches aidants, popotes roulantes, cuisines collectives, AQDR Association québécoise de défense des droits des personnes retraitées et préretraitées, ACEF de l'île-jésus, Place des aînés, Rendez-vous des aînés de Laval, etc.) afin, notamment, de consolider la référence et l échange de services et de ressources Direction générale En continu Direction générale En continu