PROFESSION CADRE PROGRAMME RÉGIONAL DE RELÈVE DES CADRES INTERMÉDIAIRES DE LA MONTÉRÉGIE
Ce document a été produit par le comité de relève. C est dans le cadre des orientations proposées et entérinées par les DRH de la région que les pages qui suivent ont été développées. Ce document est de la propriété du Réseau de la santé et des services sociaux de la Montérégie. Il est partagé dans la région via l Oeil régional. Tout établissement de la région peut utiliser ledit document sans approbation écrite du comité. Le présent document appartient à l ensemble de la région. Tout changement apporté à l original est de la responsabilité de l établissement. Seul le document original pourra porter la signature authentique du comité. Tout établissement désirant s approprier les outils inclus dans le programme devra y insérer son propre logo, ainsi qu ajuster son contenu en fonction de sa réalité.
TABLE DES MATIÈRES 1. Positionnement du programme... 4 Objectif du programme... 4 Principes... 4 2. Représentation globale du programme régional de relève des cadres intermédiaires... 5 Niveau de responsabilité... 5 3. Processus du programme régional de relève des cadres intermédiaires... 6 3.1 Repérage des candidats... 7 Responsabilité... 7 Objectif... 7 Clientèle visée... 7 Critères d admissibilité... 8 Outils... 9 3.2 Recrutement et sélection... 10 Responsabilité... 10 Objectif... 10 Outils... 11 3.3 Intégration et développement... 12 Responsabilité... 12 Objectif... 12 Outils... 12 3.4 Soutien postnomination... 13 Responsabilité... 13 Objectif... 13 Outils... 13 4. Gestion du bassin de candidatures... 14 Responsabilité... 14 Principes... 14 Modalité... 14 5. Évaluation du programme... 15 Responsabilité... 15 Objectif... 15 Outils... 16 6. Déploiement du programme... 17 Objectif... 17 7. Rôles et responsabilités... 18 Responsable régional du programme... 18 Directeur des ressources humaines de l établissement... 18 8. Financement... 19
1. POSITIONNEMENT DU PROGRAMME Objectif du programme Préparer la relève de cadres intermédiaires, autant en termes de qualité que de quantité, afin de répondre aux besoins des établissements de santé et services sociaux de la Montérégie à l aide d un bassin régional. Principes 1. Cohérence avec le continuum de perfectionnement des cadres. 2. Standard du programme établi en fonction du profil de compétences (9). 3. Engagement au niveau local et régional et responsabilités partagées. 4. Équilibre entre la qualité et les coûts dans tout le processus. 5. Bassin régional constitué des meilleurs candidats, nonobstant les missions et les secteurs cliniques ou administratifs. 6. Diversité des candidats (critères d accessibilité au programme, intégration et développement). 7. Connaissance par les établissements de leur personnel respectif. 8. Adaptation du programme à la majorité des besoins des établissements. Intérêt, compétences et exigences Efforts, motivation et développement Relève des cadres intermédiaires 4 PROFESSION CADRE
2. REPRÉSENTATION GLOBALE DU PROGRAMME RÉGIONAL DE RELÈVE DES CADRES INTERMÉDIAIRES Le Programme régional de relève des cadres intermédiaires comprend cinq (5) étapes et a comme objectifs l attraction et la préparation d employés provenant des établissements publics et privés conventionnés du réseau de la santé et des services sociaux à la fonction de cadre intermédiaire. Repérage Recrutement et sélection Intégration et développement Soutien postnomination Évaluation du programme Niveau de responsabilité : Local Local et Régional Vous êtes invité à consulter les outils du Programme régional de relève des cadres intermédiaires sur l extranet réseau. PROFESSION CADRE 5
3. PROCESSUS DU PROGRAMME RÉGIONAL DE RELÈVE DES CADRES INTERMÉDIAIRES Macro-processus Identification des besoins régionaux 100 postes à combler par année 50 places dans le Programme régional de relève des cadres intermédiaires Repérage LOCAL 1. Lancement de la campagne promotionnelle; 2. Repérage par direction; 3. Auto-évaluation. Recrutement et sélection LOCAL 1) Pré-sélection Critères d admissibilité: - Détenir un diplôme universitaire en gestion comportant un minimum de 5 cours ou s engager à l obtenir à l intérieur de 3 ans; - Avoir un minimum d un an de service dans son établissement. Dossier; Entrevue. RÉGIONAL 2) Sélection Évaluation de potentiel des 76 candidatures reçues pour retenir les 50 meilleurs candidats pour la banque. Candidats non-inclus au programme Candidats inclus au programme (banque de 50 candidats) PDI pour chaque candidat / Banque de substituts (du 51 e au 76 e ) Ne détient pas de diplôme universitaire de 1 er ou de 2 e cycle en gestion A débuté un programme universitaire en gestion Détient un diplôme universitaire de 1 er ou de 2 e cycle en gestion Intégration au programme et offre régionale de développement Cohorte Microprogramme (1 er ou 2 e cycle) avec une université (5 cours) Analyse: Le programme universitaire rencontre les objectifs du programme de relève régional (9 compétences). Non Totalement ou en partie Séminaire: Formation adaptée aux besoins de la cohorte, en lien avec le profil régional de compétences. Soutien: Intérim, projets spéciaux ou autres Bassin de candidatures Nomination à un poste cadre Soutien postnomination Accueil et intégration des nouveaux cadres (période de 12 mois) Programme de formation pour nouveaux cadres (6 mois à 2 ans) Évaluation du programme 6 PROFESSION CADRE
3.1 REPÉRAGE DES CANDIDATS Envoi d'une lettre de lancement aux gestionnaires et affichage d'une publicité sur le programme Session d'information (remise de l'outil d'aide à la décision et de la grille d'autoévaluation) Analyse de la gestion de la contribution par les supérieurs immédiats et la DRH 1 2 3 Rencontre par Identification des Préparation du dossier direction pour candidats à retenir de candidature discussion des pour le processus de (candidat et supérieur candidats à haut sélection immédiat) potentiel et/ou et et envoi du ayant démontré suivi auprès des dossier à sa direction, de l'intérêt candidats 4 5 puis à la DRH 6 Local Responsabilité Locale Objectif L objectif du repérage est de remarquer les employés à haut potentiel, qui ont de l intérêt à atteindre un poste de cadre intermédiaire. Clientèle visée Le repérage des candidats est effectué à l intérieur d un bassin d employés qui démontrent un intérêt et un haut potentiel pour la fonction de cadre intermédiaire et qui occupent un poste dans un établissement public ou privé conventionné du réseau de la santé et des services sociaux ou à l Agence de la santé et des services sociaux. PROFESSION CADRE 7
Critères d admissibilité Le dossier de candidature doit respecter les critères suivants : avoir cinq (5) ans d expérience pertinente ou plus, à moins que l évaluation de son potentiel, sa scolarité et/ou son expérience justifient son admissibilité ; avoir complété une (1) année de service ; détenir une formation académique pertinente à la profession exercée. Cette exigence peut être modulée selon le type de poste ; détenir ou être en voie d obtenir un diplôme universitaire de 1 er ou 2 e cycle en gestion ou dans un domaine connexe comprenant un minimum de cinq (5) cours : i. Dans certains cas, une personne peut être inscrite au programme de relève à la condition de terminer ses études pour l obtention de son diplôme ; ii. Dans tous les cas, elle ne pourra devenir titulaire d un poste cadre sans avoir obtenu le diplôme requis ou s engager à l obtenir à l intérieur de trois (3) ans. Pour être admissible au programme, le candidat doit : s engager à réaliser son plan de développement individualisé (PDI), s il y a lieu et être en mesure d occuper la fonction de cadre intermédiaire dans un délai maximal de trois (3) ans à la suite de son admission au programme ; avoir obtenu l engagement de son établissement à le soutenir dans la réalisation de son PDI et à lui confier des mandats de cadre intermédiaire ; soumettre son dossier de candidature complet. 8 PROFESSION CADRE
Outils Guide de repérage Envoi d une lettre de lancement aux gestionnaires et affichage d une publicité sur le programme Lettre aux gestionnaires pour lancement Publicité Session d information (remise de l outil d aide à la décision et de la grille d autoévaluation) Ordre du jour Rencontre d information PowerPoint Rencontre d information Outil d aide à la décision Grille d autoévaluation Analyse de la gestion de la contribution par les supérieurs immédiats et la DRH Analyse de la gestion de la contribution Rencontre par direction pour discussion des candidats à haut potentiel et/ou ayant démontré de l intérêt Exercice d identification de la relève Préparation du dossier de candidature (candidat et supérieur immédiat) et envoi à sa direction, puis à la DRH Fiche d inscription Lettre de motivation du candidat repéré (réf. : Guide de repérage) Curriculum vitæ du candidat repéré (réf. : Guide de repérage) PROFESSION CADRE 9
3.2 RECRUTEMENT ET SÉLECTION Évaluation du dossier de mise en candidature Évaluation du dossier de l'employé et prise de Entrevue devant jury Entrevue de rétroaction et PDI pour les candidats non 1 références 2 3 retenus 4 Envoi des dossiers de mise en candidature à l'agence Évaluation de potentiel (maximum 76 candidatures) Transmission de décision PDI pour les candidats non retenus à la suite de l'évaluation 5 6 7 de potentiel 8 Local Régional Responsabilité Locale et régionale Objectif L objectif du recrutement et de la sélection est d évaluer de façon équitable chaque candidat, afin de retenir les meilleurs candidats au bassin régional de relève des cadres intermédiaires. Les résultats d évaluation sont traités en toute confidentialité et sous la supervision d un conseiller qualifié (psychologue et/ou conseiller en orientation) de la firme d évaluation retenue. Un engagement à ce propos est établi par cette firme avec toutes les personnes admises au programme. Veuillez noter que seules les ressources professionnelles externes (psychologue et/ou conseiller en orientation) auront accès aux dossiers et informations confidentielles des candidats évalués. L établissement et le responsable régional de l ASSS auront un bref sommaire de l évaluation de chaque candidat. 10 PROFESSION CADRE
Outils Évaluation du dossier de mise en candidature Formulaire d évaluation du dossier de mise en candidature Évaluation du dossier de l employé et prise de références Éléments à vérifier dans le dossier du candidat Grille pour la prise de références Entrevue devant jury Canevas d entrevue Grille de pointage Entrevue de rétroaction et PDI pour les candidats non retenus Lettre de refus Lettre d acceptation Entrevue de rétroaction Modèle de PDI PDI pour les candidats non retenus à la suite de l évaluation de potentiel Modèle de PDI PROFESSION CADRE 11
3.3 INTÉGRATION ET DÉVELOPPEMENT Évaluation des écarts Compétences Exigences de scolarité Formation Opportunités 1 académique 2 Séminaire 3 de développement 4 Suivi des candidats 5 (s'il y a lieu) (soutien) Local Régional Local et régional Responsabilité Locale et régionale Objectif L objectif de l intégration et du développement des candidats est de leur permettre d approfondir leurs connaissances par le biais d un volet académique et de développer ou d expérimenter leurs compétences de gestion en les intégrant à des fonctions de gestionnaire. Outils Séminaire Procédure pour le transfert d apprentissage Opportunités de développement Affichage accéléré Exemples d activités de développement Procédure d attribution des stages, intérims et mandats spéciaux Suivi des candidats Modèle de PDI 12 PROFESSION CADRE
3.4 SOUTIEN POSTNOMINATION Accueil 1 Développement 2 Soutien 3 Local Local et régional Responsabilité Locale et régionale Objectif L objectif du soutien postnomination est d accueillir, d intégrer et d accompagner le nouveau cadre dans ses fonctions, afin qu il se sente supporté et qu il puisse continuer de se développer dans son poste de cadre intermédiaire. Outils Accueil Programme d accueil et d intégration Fournisseurs Évaluation de personnalité (réf. : Programme d accueil et d intégration) Développement Programme nouveaux cadres (PNC) Procédure pour le transfert d apprentissage Soutien Programme de mentorat (réf. : Programme d accueil et d intégration) Formulaire d appréciation de la contribution (réf. : Programme d accueil et d intégration) PROFESSION CADRE 13
4. GESTION DU BASSIN DE CANDIDATURES Le bassin de candidatures constitue l objectif principal du Programme régional de relève des cadres intermédiaires. Le bassin est composé des personnes inscrites au programme, c est-à-dire qui ont complété avec succès leur évaluation de potentiel et qui se classent parmi les 50 premiers. Responsabilité Régionale Principes Le responsable régional du programme (ASSS Montérégie) est le mandataire du bassin. Il assume la responsabilité de la gestion de celui-ci. Afin d assurer l impartialité du processus de recrutement et de sélection pour des postes de cadres intermédiaires, l Agence n intervient à aucun moment. Il est de la responsabilité de chaque candidat d effectuer les démarches prescrites à l ouverture du poste de cadre intermédiaire convoité. Modalités L ASSS de la Montérégie est le mandataire du bassin de candidatures. Elle est ainsi responsable d y maintenir les informations sur les candidats dans le respect et la protection des renseignements qu ils lui sont confiés. 1) Dépôt des candidatures au bassin L Agence effectue le dépôt des candidatures dans le bassin, lorsque les candidats ont été intégrés au programme et qu ils ont débuté leur développement. 2) Utilisation du bassin Le mandataire du bassin ne conserve que les informations qui lui permettent de rendre des comptes sur le programme. Les candidats sont responsables des démarches entreprises afin d obtenir différents postes. 3) Services offerts aux candidats du bassin Sont offerts aux candidats du bassin de candidature : le soutien et l accompagnement prévus au programme ; la publication de la liste des candidats qui ont réussi l évaluation de potentiel. Chaque candidat doit donner son consentement à cette fin et demeure libre de refuser la publication de sa candidature au programme. 14 PROFESSION CADRE
5. ÉVALUATION DU PROGRAMME Outil d'évaluation du Programme de relève des cadres 1 Entrevues de départ Compilation de statistiques 2 3 et des indicateurs Local Régional Responsabilité Locale et régionale Objectif L objectif de l évaluation du programme de relève est de constater l impact du programme sur la relève des cadres intermédiaires. Les constats relevés permettront d ajuster le programme en cours de route, afin de maximiser sa valeur ajoutée. PROFESSION CADRE 15
Indicateurs de résultats 1. Le nombre de candidats ayant obtenu un poste de cadre intermédiaire à la suite de leur participation au programme. 2. Le taux de satisfaction par rapport au programme : pour les candidats : i. S ils considèrent avoir été outillés dans le cadre du programme ; ii. Si l intégration dans leurs nouvelles fonctions a été facilitée par le programme. pour les responsables locaux : i. S ils considèrent que les nouveaux cadres intermédiaires ont été outillés dans le cadre du programme ; ii. Si l intégration des nouveaux cadres intermédiaires dans leurs fonctions a été facilitée par le programme. 3. La persistance dans le poste, dans le but de déterminer si le programme améliore la rétention des cadres intermédiaires. Outils Outil d évaluation du Programme de relève des cadres intermédiaires Formulaire d évaluation du programme régional de relève des cadres intermédiaires pour les participants (à venir) Formulaire d évaluation du programme régional de relève des cadres intermédiaires pour les responsables des établissements (à venir) Entrevue de départ Formulaire d entrevue de départ 16 PROFESSION CADRE
6. DÉPLOIEMENT DU PROGRAMME Objectifs Les objectifs suivants sont poursuivis : mettre en œuvre le Programme régional de relève des cadres intermédiaires dans l ensemble du réseau de la santé et des services sociaux de la Montérégie ; au besoin, démarrer chaque année une cohorte ; s assurer de l implication et de l engagement des établissements et de l Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie. PROFESSION CADRE 17
7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Responsable régional du programme : L Agence : coordonne le Programme régional de relève des cadres intermédiaires ; soutient et finance en partie la mise en œuvre du programme ; assure les liens avec les fournisseurs de services et les divers comités ; effectue la gestion du bassin de candidatures ; s assure de la promotion régionale du programme et de sa visibilité ; effectue le suivi et l évaluation des résultats du programme. Directeur des ressources humaines de l établissement : Il a la responsabilité de : coordonner le repérage et la sélection des candidats à haut potentiel, pour des postes d encadrement intermédiaire ; transmettre les dossiers de candidatures à l Agence ; s assurer que l établissement soutient les candidats tout au long de leur parcours de développement. 18 PROFESSION CADRE
8. FINANCEMENT Veuillez vous référer au document «Répartition budgétaire du programme». PROFESSION CADRE 19