TD Bases de données - ACCESS Sujet : Formulaires et états sous Access (TD 4) L objectif de cette séance est de montrer l utilisation des formulaires sous Access. 1 Base de données Nous utilisons dans cette séance la base de données Salarie. Téléchargez la base salarie.mdb stockée à l adresse suivante : http://eric.univ-lyon2.fr/~jvelcin/public/access/salarie.mdb Lancez ACCESS et ouvrez la base de données salarie.mdb que vous venez de télécharger. 2 Les formulaires Un formulaire est une grille de présentation, de saisie et de modification des données d une base sans avoir à manipuler les tables directement. Un formulaire est obtenu à partir d une table ou d une requête. Sous Access, il existe deux façons pour créer un formulaire : (1) à l aide de l assistant ou (2) manuellement. 2.1 Créer un formulaire à l aide de l assistant L assistant permet de guider l utilisateur pendant toute la phase de création du formulaire. Pour créer un formulaire à l aide de l assistant, suivez les étapes suivantes : 1. Cliquez sur le bouton Formulaires ; 2. Choisir l option Créer un formulaire à l aide de l assistant ; 3. Dans la liste des Tables/Requêtes choisissez la table Personnel ; 4. Dans la liste des champs disponibles, faîtes déplacer les champs vers la zone Champs sélectionnés à l aide des boutons ou ; 5. Cliquez sur le bouton suivant, choisissez le format d affichage de votre formulaire à colonne simple ; Licence IDEA 1ère année Université Lumière (Lyon 2) c 2013 Responsable du cours : Julien Velcin
6. Cliquez sur le bouton suivant et choisissez le style d affichage de votre formulaire, sélectionnez l option Expédition ; 7. Cliquez sur suivant et nommez le formulaire F liste personnel, appuyez sur le bouton Terminer. Le résultat de cette manipulation est un formulaire d affichage qui contient tous les champs de la table sélectionnée.
Remarquez que Access a ajouté des boutons de navigation en bas du formulaire servant à la navigation dans la base de données. Cette barre est illustrée dans la figure ci-dessous. Attention : Le formulaire obtenu permet l insertion de nouveaux enregistrements dans la table Personnel. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement et remplissez les champs du formulaire. La saisie directe d un enregistrement sans l utilisation du bouton Ajouter un enregistrement provoque la modification du contenu des champs de l enregistrement en cours. 2.2 Création d un formulaire pour le résultat d une requête 1. Créez une nouvelle requête qui permet d afficher la liste des employés qui résident dans une rue. Pour cela, insérez l expression *rue* dans le critère du champ adresse ; nommez la requête Rue. 2. Créez un formulaire, à l aide de l assistant, permettant de visualiser le contenu de la requête Rue. Nommez le formulaire F rue. Ajoutez en utilisant le formulaire l enregistrement suivant : 3801 09-déc-83 Marselin Pierre 98 rue des roses Montréal QC H3V 0L3 20-mars-65 3. Vérifiez les données de la requête Rue et de la table Personnel. Remarques! 2.3 Création manuelle d un formulaire Pour créer un formulaire manuellement, Access met à votre disposition une boîte à outils comme sur la figure suivante :
Commencez par sélectionner l option Créer un formulaire en mode création afin d avoir la possibilité de le créer manuellement. La boîte à outils s affiche automatiquement ; si ce n est pas le cas, cliquez sur le bouton source de données.. La première opération à faire dans ce cas est d associer au formulaire une 1. Sélectionnez le formulaire (la zone grisée et non pas celle avec des rectangles!) et allez dans le menu Affichage/Propriétés ou cliquez sur le bouton dans la barre d outils. 2. Sélectionnez l onglet Toutes pour voir toutes les propriétés du formulaire. 3. Choisissez la table Personnel comme source de données. 4. Choisissez comme Légende du formulaire F Liste Personnel bis. Une fois la table sélectionnée, ses champs apparaissent et il suffit de glisser/déplacer les champs sur le formulaire pour l instancier. Reproduisez alors manuellement le formulaire automatique, obtenu précédemment, et enregistrez le sous le nom de F liste personnel bis.
Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les composants, reproduisez avec des boutons la barre de déplacement qu offre Access à la création d un formulaire. Utilisez pour cela le composant Boutons de commande de la boîte à outils. 5. Verrouillez le champs N employé afin qu il ne puisent pas être modifié par le formulaire. Pour cela, sélectionnez le champ, allez dans propriétés (cliquez sur le bouton ou Affichage > propriétés) puis l onglet Données. Mettez la valeur du champ Verrouillé à Oui. 6. Ajoutez au formulaire, à l aide des boutons de la boîte à outils, un bouton qui permet de fermer le formulaire. Remarques : On peut aussi créer un formulaire instantané à partir d une table ou d une requête. Pour cela, sélectionnez la table ou la requête et cliquez sur le bouton nouvel objet : formulaire automatique. 3 Les états Les formulaires permettent d afficher les données à l écran, de naviguer dans une base de données et de modifier ou d ajouter des données dans des tables. Une autre fonction importante est l édition des états. Un état permet de mettre en forme le contenu d une base de données pour des fins d impression. Nous allons illustrer l utilisation des états dans ce qui suit. 1. Créez un Etat à l aide de l assistant, reprendre les informations de la table Personnel. 2. Dans la fenêtre Etats, choisissez Créer un état à l aide de l assistant, glissez l ensemble des champs de la table Personnel dans la fenêtre Champs sélectionnés (bouton ).
3. Choisissez ensuite la disposition des données et le mode de présentation. 4. Choisissez un affichage Tabulaire et nommez votre Etat E Liste Personnel.
Vous obtenez alors un état contenant toutes les informations du personnel et prêt à l impression. La présentation de l état peut être modifiée en passant en mode création (position des contrôles, étiquettes, formules, etc.). 4 Exercices complémentaires 1. Créez un formulaire qui retourne les informations d une personne saisie au clavier. 2. Créez une requête permettant de calculer le salaire de chaque membre du personnel.
Sachant que le salaire de base de chaque employé est de 1000 euros, ce salaire est augmenté par le produit du nombre d année d expérience et de 10% du salaire de base. Nommez la requête P Salaire. Fonctions utiles : Pour calculer l arrondi d un réel, Access dispose de la fonction ENT(réel). Remarque : Access exprime la différence entre deux dates par le nombre de jours. 3. A partir de la requête P Salaire, créez un état éditant les fiches de paye des employés.