Guide d utilisation du logiciel Regard version complète LE MODULE DE CIRCULATION 0
Conception : Chantal Vézina, bibliothécaire Réalisation : Bibliothécaires, Commission scolaire de Laval Équipe du CRP, Commission scolaire de Laval Date de création : Janvier 2010
TABLE DES MATIÈRES OUVERTURE D UNE SESSION REGARD 3 PRÊT DE DOCUMENTS 4 Trouver des emprunteurs 4 a. Par groupe d élèves 4 b. Pour un emprunteur à la fois 6 c. Pour un emprunteur à la fois avec «Code d emprunteur» 7 Effectuer le prêt de documents 8 Effectuer le renouvellement 10 a. Avec le document en main 10 b. Sans le document 10 RETOUR DE DOCUMENTS 11 a. Retour en lots 11 b. À partir du dossier de l emprunteur 12 HISTORIQUE DES PRÊTS 13 DOSSIER D EMPRUNTEUR 15 a. Création d un nouvel emprunteur 15 b. Modification d un dossier d emprunteur 16 PRODUCTION D UNE LISTE DES RETARDS 18 a. Pour l ensemble de l école 18 b. Pour un groupe 23 ANNEXE 1 : SÉLECTION D ITEMS 25 a. Un item 25 b. Plusieurs items 25 c. Tous les items 25 ANNEXE 2 : L ENVIRONNEMENT REGARD 26 RÉFÉRENCE 26 2
OUVERTURE D UNE SESSION REGARD 1. Pour ouvrir la session Novell sur l ordinateur de la bibliothèque, inscrivez à la fois comme nom d utilisateur et mot de passe «Biblio» plus le code de votre bâtisse. pour Nom d utilisateur : BiblioXXX Mot de passe : Annuler Avancé 2. Cliquez sur l icône pour ouvrir une session Regard. 3. Dans la fenêtre «Accès au logiciel Regard», identifiez-vous de la façon suivante : PRETXXX PRETXXX Inscrivez dans chacun des champs : «PRET» et le code de votre bâtisse. En utilisant le menu déroulant, sélectionnez : «RegardColl». Cliquez sur «OK». 3
PRÊT DE DOCUMENTS Accédez à la fenêtre de prêt en cliquant sur «Favoris» et ensuite sur «Circulation». Trouver des emprunteurs a. Par groupe d élèves 1. La fenêtre «Sélection de l emprunteur» doit être active (contour en bleu). Pour ce faire, cliquez dans cette fenêtre. 2. Cliquez sur l icône «Filtrer». Une nouvelle fenêtre s ouvrira. 4
3. Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez dans le champ «Index» pour que le curseur y apparaisse. 4. Cliquez ensuite sur l icône «Dictionnaire». Sélectionnez le champ «Groupe tuteur». Cliquez sur «OK». 5. Dans la nouvelle fenêtre, inscrivez le numéro de votre groupe sous «Requête». 6. Cliquez sur «Exécuter» pour accéder aux dossiers. Une nouvelle fenêtre s ouvrira. NOTE : Pour rechercher plusieurs groupes en même temps, inscrivez tous les numéros des groupes en les séparant d une barre oblique (/). 7. Vous pouvez maintenant passer à la section «Effectuer le prêt des documents» (p. 8). 5
b. Pour un emprunteur à la fois Si vous utilisez un cartable de codes à barres ou que vous connaissez le «Code d emprunteur», passez au point c. «Pour un emprunteur à la fois avec «Code d emprunteur»» (page 7). 1. La fenêtre «Sélection de l emprunteur» doit être active (contour en bleu). Pour ce faire, cliquez dans cette fenêtre. 2. Cliquez sur l icône «Filtrer». Une nouvelle fenêtre s ouvrira. 3. Si la fenêtre «Requêtes de la recherche» contient des données, cliquez sur «Nouvelle recherche» et répondez «Oui» au message «Toutes les requêtes vont êtres supprimées. Confirmez la mise à blanc des requêtes?». 4. Cliquez ensuite sous «Requête» pour que le curseur y apparaisse et inscrivez le nom et/ou le prénom de l emprunteur, peu importe l ordre. La recherche se fait automatiquement dans l index «Nom & Téléphone». 5. Cliquez sur «Exécuter» pour accéder aux dossiers d emprunteurs. 6. Vous pouvez maintenant passer à la section «Effectuer le prêt de documents» (page 8). 6
c. Pour un emprunteur à la fois avec «Code d emprunteur» 1. La fenêtre «Sélection de l emprunteur» doit être active (contour en bleu). Pour ce faire, cliquez dans cette fenêtre. 2. Cliquez sur l icône «Ouvrir dossier». Saisissez le code à barres puis cliquez sur «OK». 3. Vous pouvez maintenant passer à la section «Effectuer le prêt de documents» (page 8). 7
Effectuer le prêt de documents 1. Cliquez sur le nom de l emprunteur. Informations relatives au dossier de l emprunteur Le triangle noir dans la marge indique le dossier d emprunteur choisi. Documents présentement empruntés. 2. Cliquez dans la zone «Document» de la fenêtre «Prêt». 8
3. Scannez les documents un à la fois. Le logiciel changera de ligne pour chaque nouveau document scanné. NOTE : Si le code à barres est abîmé ou impossible à scanner, vous pouvez entrer manuellement le numéro du document dans le champ «Document», puis appuyez sur la touche «Retour». Si vous cliquez sur l icône «Actualiser» (ou que vous changez de dossier d emprunteur et revenez dans le dossier précédent), les prêts disparaîtront de la fenêtre «Prêt» pour apparaître dans la fenêtre «Liste des prêts de l emprunteur». 9
Effectuer le renouvellement a. Avec le document en main Dans le dossier de l emprunteur, scannez le document comme s il s agissait d un nouveau prêt. Vous constaterez qu il a été renouvelé et qu une nouvelle date de retour est affichée. 2009-10-01 2009-10-17 b. Sans le document 1. Dans le dossier de l emprunteur, cliquez dans la fenêtre «Liste des prêts de l emprunteur» et sélectionnez le ou les documents à renouveler 1. 2. Sélectionnez «Actions» dans le menu du haut, puis cliquez sur «Renouvellement». Vous constaterez qu ils ont été renouvelés par l incrémentation du nombre sous «Nb. Renouvellement» 1 Pour plus d information sur la sélection des documents, consultez l annexe 1. 10
RETOUR DE DOCUMENTS a. Retour en lots 1. Cliquez sur «Favoris» et ensuite sur «Retour». 2. Scannez les documents les uns après les autres, peu importe l emprunteur ou son groupe. Les documents seront automatiquement retirés du dossier des emprunteurs. NOTE : Si le code à barres est abîmé ou impossible à scanner, vous pouvez entrer manuellement le numéro du document dans le champ «Document», puis appuyez sur la touche «Retour». 11
b. À partir du dossier de l emprunteur 1. Dans la fenêtre «Liste des prêts de l emprunteur», sélectionnez le ou les documents à retourner 1. 2. Sélectionnez «Actions» dans le menu du haut, puis cliquez sur «Retour des documents». 1 Pour plus d information sur la sélection des documents, consultez l annexe 1. 12
HISTORIQUE DES PRÊTS L historique des prêts nous permet de consulter la liste des documents dont le retour a été effectué, et ce, pour chaque emprunteur. 1. Cliquez sur «Favoris», puis sélectionnez «Circulation». 2. Ouvrez un dossier d emprunteur (section «Trouver des emprunteurs», page 4). 3. Dans la fenêtre du bas, cliquez sur la flèche pour accéder au menu déroulant. Cliquez sur «Historique des prêts de l emprunteur». 13
La fenêtre affiche maintenant la liste des documents qui ont été empruntés, les dates d emprunt et de retour ainsi que le nombre de renouvellements. À tout moment, vous pouvez revenir à la «Liste des prêts de l emprunteur» à l aide du menu déroulant. 14
DOSSIER D EMPRUNTEUR a. Création d un nouvel emprunteur Les dossiers des élèves sont mis à jour une fois par semaine. Pour que le processus s effectue correctement, vous ne devez pas créer de dossier pour les nouveaux élèves. Par contre, vous devrez créer un dossier pour les autres nouveaux emprunteurs (adultes ou enseignants). 1. Cliquez sur «Favoris» et ensuite sur «Emprunteurs». 2. Remplissez les champs tel que spécifié dans l exemple ci-dessous. Code emprunteur : code de votre bâtisse + 3 premières lettres du nom de famille + la première lettre du prénom. Si ce «Code emprunteur» existe déjà, ajoutez la 2 e lettre du prénom. Inscrivez ensuite votre nom et votre prénom. Catégorie : Cliquez sur l icône du dictionnaire et sélectionnez «Enseignants» ou «Adultes (autres que enseignants)». Cliquez ensuite sur «OK». 3. Pour créer un autre dossier, cliquez sur l icône «Actualiser». Pour fermer le dossier, cliquez sur le «x» de la fenêtre «Emprunteurs». Dans les deux cas, le dossier sera automatiquement sauvegardé. 15
b. Modification d un dossier d emprunteur Les dossiers des élèves sont mis à jour une fois par semaine. Pour que le processus s effectue correctement, vous ne devez pas modifier le dossier d un élève. 1. Cliquez sur «Favoris» et ensuite sur «Emprunteurs». 2. Cliquez sur l icône «Filtrer». Une nouvelle fenêtre s ouvrira. 3. Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sous «Requête» pour que le curseur y apparaisse et inscrivez le nom et/ou le prénom de l emprunteur, peu importe l ordre. La recherche se fera automatiquement dans l index «Nom & Téléphone». 4. Cliquez sur «Exécuter». 16
5. Utilisez les flèches du haut de l écran pour atteindre le bon dossier. Modifiez les informations au besoin puis cliquez sur le «x» de la fenêtre «Emprunteurs» pour fermer le dossier. 17
Production d une liste des retards a. Pour l ensemble de l école Il est fortement suggéré qu une seule personne dans l école soit en charge de produire la liste des retards. 1. Cliquez sur «Fichier», sélectionnez «Ouvrir», puis «Rapports» et enfin «Liste des retards». 2. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur «Jeux». 18
3. Dans la fenêtre «Jeux de paramètres», sélectionnez «Liste de retard» puis cliquez sur «OK». Nom de votre école 4. Inscrivez les dates de retour en suivant les étapes décrites ci-dessous : 1 - Cliquez sur cette ligne afin qu elle soit en surbrillance (en noir). 000 2009-09-01 2009-09-28 2 - Afin d obtenir la liste des documents en retard pour une période donnée, inscrivez une date de début dans le premier espace (par exemple, la date d ouverture de la bibliothèque) et inscrivez la date d aujourd hui dans le 2 e espace. 19
5. Choisissez la ou les «Catégorie d emprunteur» visée(s) par le rapport : Nom de votre école 1 - Cliquez sur cette ligne afin qu elle soit en surbrillance. 2 Cliquez sur le carré gris devant chacune des catégories désirées. Le crochet rouge signifie que la catégorie est sélectionnée. Cliquez sur les crochets rouges pour retirer des items sélectionnés. 6. Utilisez la barre de défilement verticale pour pouvoir accéder aux autres informations du formulaire. Sélectionnez votre école : 1 - Cliquez sur cette ligne afin qu elle soit en surbrillance. 000 Nom de votre 2 Cliquez sur le carré gris devant le nom de votre école pour y faire apparaître un crochet rouge. 20
7. Vérifiez ou complétez au besoin les informations suivantes : Nom de votre école Pour avoir une liste continue, assurez-vous que le choix soit «Aucun saut de page». Vous pouvez inscrire un titre à votre rapport tel que «Liste des retards date». Cliquez sur «Démarrer». 8. Vous êtes maintenant prêt à produire votre liste. Vous pouvez l imprimer ou la visualiser à l écran. 1 Sélectionnez «Liste des retards Liste standard» en utilisant le menu déroulant. 2 Sélectionnez ce format en utilisant le menu déroulant. 3 Cochez «Afficher». Plus loin, vous pourrez choisir de l imprimer ou non. 4 - Cliquez sur «Démarrer». NOTE : Lorsque vous cliquez sur «Démarrer», si un message d erreur concernant la taille du papier de l imprimante apparaît, cliquez sur «Oui». Il s agit d une mauvaise configuration de l imprimante. 21
9. La fenêtre «Progression Liste des retards» vous informe que le processus est en cours. 10. Le rapport est maintenant prêt. Vous pouvez le consulter à l écran. Utilisez les flèches dans la barre d outils pour passer d une page à l autre. Pour l imprimer, cliquez sur l icône «Imprimer». Date de production du rapport Nom de votre école Nom et groupe Titre du document Suivi du prêt 22
b. Pour un groupe 1. Trouvez votre groupe tel que mentionné au point a. «Par groupe d élèves» de la section «Trouver des emprunteurs» (page 4). 2. Cliquez sur «Actions» puis sur «Panier Vider». 3. Cliquez sur le carré gris de la fenêtre «Sélection de l emprunteur» afin de les sélectionner tous. 4. Cliquez sur «Actions» puis sur «Panier Ajouter». 23
5. Effectuez les étapes 1 à 6 du point a. «Pour l ensemble de l école» de cette section (page 18). 6. Complétez l information suivante : Nom de votre école 1 - Cliquez sur cette ligne afin qu elle soit en surbrillance. 2 Cliquez sur le bouton devant «Panier». 7. Poursuivez avec les étapes 7 à 10 du point a. «Pour l ensemble de l école» de cette section (page 20). 24
Annexe 1 : sélection d items a. Un item Cliquez dans la marge de l item. b. Plusieurs items Cliquez dans la marge de tous les items que vous voulez sélectionner. c. Tous les items Cliquez sur le carré en haut à gauche de la fenêtre. NOTE : Si vous voulez annuler la sélection d un seul item, cliquez dans la marge de celuici. Si vous voulez annuler toutes les sélections, cliquez sur une des cases déjà sélectionnées. 25
ANNEXE 2 : L ENVIRONNEMENT REGARD Description de la barre d outils de Regard. Mode détail / Mode liste Ouvrir dossier (Ctrl+0) Défaire (Ctrl+U) Dictionnaire (Ctrl+L) Supprimer dossier (Ctrl+D) Filtrer (Ctrl+F) Actualiser Flèches pour passer d un item à l autre. RÉFÉRENCE Société Grics, (2008). Regard Windows : Guide de l usager. Montréal : Société Grics, 8 p. 26