Guide d entretien des nouveaux salariés chez les grossistes en fruits et légumes sur marché En tant que référent ou responsable hiérarchique, vous allez accompagner un salarié nouvellement recruté dans votre entreprise. Recruter constitue un investissement important pour une entreprise. La période d intégration, au cours de laquelle le salarié va découvrir l entreprise, son environnement ainsi que son poste de travail, est déterminante. Vous trouverez dans ce guide pratique des conseils pour mener à bien cette mission et vous poser, à chaque étape, les questions essentielles, et ce dès la phase de préparation de l accueil du nouvel embauché. 1. Préparer l arrivée du nouveau salarié Lorsque le salarié sera dans l entreprise, vous aurez beaucoup d informations à lui communiquer. Il est préférable que son arrivée ait été préparée au mieux pour vous éviter de perdre du temps le jour venu. Check-list des points à préparer : Le référent est désigné et prévenu de l arrivée du salarié Le livret d accueil et ses documents annexes (règlement intérieur, règlement du marché, fiche de poste, ) ont été personnalisés et édités Les outils et l équipement professionnels du salarié ont été préparés (poste de travail, équipement informatique, mot de passe pour l accès au serveur de l entreprise, adresse mail, équipements individuels de sécurité, attribution d un casier au vestiaire, ) Les salariés de l entreprise ont été informés de l arrivée du nouvel embauché (affichage, réunion de service, communication informelle, ), de son nom et de la fonction qu il va occuper, qu ils soient ses collaborateurs directs ou indirects. Selon le poste occupé, les clients et fournisseurs doivent être également informés à l avance. Les horaires de travail et le planning ont été préparés Les activités à réaliser par le nouveau salarié au cours de la première semaine ont été identifiées et listées. Si des RDV sont nécessaires avec différents collaborateurs de l entreprise, ceux-ci ont été planifiés à l avance
[Page 2] Le chef d entreprise a été prévenu du jour d arrivée du nouveau salarié et se rendra disponible (lui ou son représentant) pour l accueillir Un mail ou un appel téléphonique passé quelques jours avant l arrivée du nouveau salarié dans l entreprise peut permettre de lui souhaiter la bienvenu et de lui communiquer quelques informations pratiques (heure d arrivée, personne contact, accès et stationnement, programme de la première journée, liste des documents à fournir pour compléter son dossier, ). Le choix et le rôle du référent Le choix de la personne qui va accompagner le nouvel embauché et assurer le relais avec la hiérarchie est déterminant pour la réussite de la période d intégration. Le référent aura comme missions : d accueillir le nouveau salarié à son arrivée, de lui donner les informations pratiques indispensables pour lui permettre de se repérer dans son nouvel environnement (règles de vie dans l entreprise, fonctionnement du marché, ), de l accompagner dans la prise en mains de son poste, de l aider en cas de difficulté. Il est préférable qu il travaille à proximité du nouvel embauché et aux mêmes horaires. Il est important que la personne assurant l accompagnement du nouveau salarié soit volontaire et connaisse bien l entreprise ainsi que le métier exercé par le nouvel embauché. Parmi les qualités requises, une bonne écoute, une capacité à se rendre disponible et à assurer une fonction de médiation. Pour cela, le référent veillera à : ménager de manière régulière des moments de convivialité, de détente avec le nouvel embauché : pauses, échanges informels, organiser son activité de manière à être disponible lorsque le nouvel embauché en a besoin, faire des points réguliers avec le nouvel embauché, même si celui-ci ne le sollicite pas. Cette fonction est à distinguer de celle du responsable hiérarchique, qui va fixer des objectifs, donner les consignes relatives au poste, évaluer la prise en mains du poste, veiller à l intégration du nouvel embauché au sein de l équipe et recadrer, si nécessaire.
[Page 3] 2. Accueillir le salarié dans l entreprise Un accueil au sein de l entreprise par le chef d entreprise (ou son représentant) et par le responsable hiérarchique direct Cet accueil est l occasion de : revenir si ce n est pas déjà fait sur le contenu du contrat de travail, qui doit impérativement être signé dans les deux jours de l arrivée du nouveau salarié au plus tard, remettre le livret d accueil, en le commentant et en insistant particulièrement sur le règlement intérieur de l entreprise et le règlement du marché, réaliser une visite de l entreprise et une présentation formelle du nouvel embauché aux différents collaborateurs présents, présenter le référent qui va accompagner l intégration du nouveau salarié dans l entreprise. Un accueil au sein du service par le responsable hiérarchique direct et le référent Il convient dès à présent de faciliter la prise en mains du poste de travail par le nouvel embauché. Un entretien approfondi, conduit de préférence en présence du référent, permettra au responsable hiérarchique : de remettre le planning de la première semaine, quinzaine, ou du premier mois, incluant, le cas échéant des RDV avec les différents collaborateurs de l entreprise voire des contacts externes à l entreprise, sachant qu il est toujours utile de permettre au nouveau salarié de passer par les différents services de l entreprise au cours de sa première semaine. Cela lui permet d identifier les missions de ses collègues de travail et de prendre plus facilement part à la communication au sein de l entreprise (quelles informations je dois transmettre à quels services et pourquoi? qui est impacté par mon activité en amont et en aval de mon poste? quelles sont les conséquences si je ne transmets pas telle information? ), de présenter au nouvel embauché les activités qui sont attendues de lui au cours de la première période de son intégration (la première semaine par exemple), de lui expliquer comment va s effectuer son suivi au cours de la période d intégration. Pour cela, des RDV réguliers doivent être fixés, dès l arrivée en entreprise : - au moins une fois par semaine avec le référent pour faire le point sur, les activités réalisées, les éventuelles questions ou difficultés ainsi que sur l intégration au sein de l entreprise, - au moins deux fois en cours de période d essai et une fois en fin de période d essai avec le responsable hiérarchique pour évaluer la prise en mains du poste et recadrer en cas de besoin. de lui remettre ses équipements et outils de travail : EPI, équipements informatiques, de téléphonie,
[Page 4] 3. Accompagner la prise de poste Accompagnement au quotidien Que le nouveau salarié dispose ou pas d expérience professionnelle, un accompagnement à la prise de poste sera nécessaire pour qu il puisse intégrer l entreprise dans les meilleures conditions possibles. Le référent sera présent auprès de nouveau salarié au quotidien pour l épauler, l encourager et lui permettre de progresser. Il s agit donc pour le référent de transmettre ses compétences en : fixant des objectifs à atteindre, des activités à réaliser, permettant au nouveau salarié de découvrir les activités par lui-même, demandant au nouveau salarié de prendre progressivement de l autonomie, élargissant par étape les activités confiées, plaçant le nouveau salarié dans des situations de résolution d incidents une fois qu il maîtrise les activités visées. A chaque étape, le référent observe, guide, accompagne, contrôle, réajuste les objectifs, aide le nouveau salarié à identifier sa progression, en se souvenant que les adultes apprennent ce qu ils veulent apprendre, apprennent en prenant des responsabilités et attendent un retour en termes d évaluation. Chaque fois que possible, le référent souligne les acquis, indique les erreurs, même de façon informelle, et recadre rapidement en cas de problème. Des formations de tuteur existent et sont proposées par INTERGROS. Renseignez-vous auprès de la Délégation Régionale!
[Page 5] Quelques points de repère pour les référents Les adultes apprennent ce qu ils veulent apprendre L apprentissage est une expérience qui ne peut être stimulée que par la personne elle-même On ne peut pas imposer l apprentissage La personne décide de ce qui est important et significatif en fonction du sens et de l application qu elle découvre La plus grande ressource de l apprentissage, c est celui qui apprend En tant que référent - J écoute la personne que j accompagne sur ses motivations et sur les activités qu elle a envie de réaliser - J explique le sens du travail réalisé L apprentissage est lié à la prise de responsabilités Il faut pratiquer soi-même pour apprendre Apprendre un métier, c est faire des erreurs et les analyser, gérer des incidents en analysant la situation En tant que référent - Je laisse la personne que j accompagne réaliser des activités en autonomie - Je laisse la personne que j accompagne faire des erreurs ou traiter des incidents, et je les analyse ensuite avec elle - J aide la personne qua j accompagne à analyser elle-même son activité (au besoin, je lui demande un écrit, )
[Page 6] Un suivi régulier par le référent Tout au long de la période d intégration, des RDV de suivi seront fixés, par exemple une fois par semaine. Ils permettront de faire le point, pour chaque période sur les objectifs, les acquis, les difficultés et les besoins du nouveau salarié. Un écrit peut être utile pour formaliser ce suivi : Période du au Nom du salarié en période d intégration : Nom du référent : Rappel des objectifs de la période : Activités réalisées au cours de la période : Acquis de la période : Des points d étape formalisés avec le responsable hiérarchique En complément du suivi effectué par le référent, des points d étape avec le responsable hiérarchique sont indispensables, de préférence une à deux fois au cours de la période d essai et une fois en fin de période d essai. Ils doivent être précédés d un échange entre le responsable hiérarchique et le référent ou d une observation par le responsable hiérarchique du nouveau salarié en exercice. Il est important que ces points d étape prennent appui sur des critères mesurables et observables. Des fiches de suivi vous sont proposées en annexe pour les métiers clefs du secteur.
[Page 7] 4. Formaliser la fin de la période d essai A la fin de la période d essai, un entretien devra être conduit avec le responsable hiérarchique et le chef d entreprise pour signifier au nouveau salarié la fin de sa période d essai et dresser un bilan de son intégration dans l entreprise. Ce retour d expérience sera utile à l entreprise : pour identifier les éventuels besoins du nouveau salarié en termes de formation, pour mettre en place les accompagnements dont il aurait besoin à l interne, pour faire évoluer les pratiques en matière d intégration et faire un retour au référent, le cas échéant, pour expliciter les raisons de la non validation ou du prolongement de sa période d essai. Annexes Annexe 1 : Fiche de suivi générique Annexe 2 : Fiche de suivi «acheteur vendeur» Annexe 3 : Fiche de suivi «vendeur» Annexe 4 : Fiche de suivi «préparateur de commandes» Annexe 5 : Fiche de suivi «caissier facturier» Annexe 6 : Fiche de suivi «réceptionnaire agréeur»
[Page 8] Outil conçu et validé par les partenaires sociaux INTERGROS octobre 2016