Votre événement au Comité des Régions Guide pratique à l'usage des organisateurs d événements
Sommaire Accueil 3 Quelles institutions ou organisations peuvent organiser un événement au Comité des Régions? Quels types d événements peuvent-elles organiser? 4 Organiser un événement au CdR: en un clin d oeil 5-7 Ce que vous devez savoir avant de commencer 8 Equipements et services disponibles 9-10 Foire aux questions 11 Contact 13
Depuis l inauguration du siège actuel du Comité des Régions en 2004, le CdR est devenu le lieu de rencontre des régions et des villes d Europe. Il accueille environ 50 000 visiteurs par an, notamment des experts du secteur public, du secteur privé et d ONG, ainsi que le grand public. Ils viennent participer soit à l un des quelque 200 conférences, expositions ou autres événements qui s y tiennent annuellement, soit à l une des quelque 600 visites organisées chaque année pour le public souhaitant entrer en contact direct avec notre institution. Accueil La plupart de ces événements, accueillis au siège du CdR, sont organisés par des régions, des villes ou des associations. Ils présentent les résultats de projets européens et les expériences, les connaissances et les bonnes pratiques mises en œuvre par des autorités régionales et locales. D autres événements sont organisés par le Comité des Régions lui-même, souvent avec le Parlement européen, le Conseil de l UE ou la Commission européenne. Ces événements ont pour but de fournir des informations sur la stratégie de l UE, ses projets politiques et son processus décisionnel. La qualité et l impact d un événement dépendent dans une large mesure de sa préparation et de son suivi. Le présent guide a pour objectif d exposer les possibilités, les procédures, la logistique et d autres éléments dont les futurs organisateurs d événements doivent avoir connaissance s ils veulent garantir le succès de leur conférence ou de leur exposition. Je me réjouis de vous accueillir bientôt au Comité des Régions. Gerhard Stahl Secrétaire général Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 3
Quelles institutions ou organisations peuvent organiser un événement au Comité des Régions? Quels types d événement peuvent-elles organiser? Les institutions et organisations suivantes peuvent organiser des événements au siège du Comité des Régions: u les autorités, assemblées et parlements nationaux, régionaux ou locaux; u les institutions et organes de l UE ainsi que les partis politiques de l UE; u u les associations de régions et de villes; les groupes de réflexion, instituts de recherche, fondations, associations et réseaux s intéressant aux problématiques régionales et locales dans un but non lucratif. Les conférences, expositions et autres événements qui se tiennent au CdR doivent refléter ses objectifs et ses priorités politiques. Ils doivent en particulier faire connaître les intérêts et les positions des régions et des villes européennes concernant les affaires de l UE. Ils doivent également donner aux autorités régionales et locales l occasion d échanger des connaissances et des bonnes pratiques et de mettre en place des réseaux européens. En règle générale, la demande doit mentionner le parrainage d un membre du CdR. Cette exigence ne s applique pas aux autres institutions européennes. Outre les événements qu il organise lui-même, le CdR peut également co-organiser ou accueillir des événements mis sur pied par d autres institutions ou organisations. Les événements co-organisés sont préparés et documentés conjointement par l organisateur et le CdR. Dans certains cas, le CdR peut contribuer aux frais. Les événements accueillis sont préparés et documentés par l organisateur. Le CdR se limite alors à donner accès à ses locaux et à fournir un soutien logistique. Les organisateurs potentiels doivent suivre une procédure qui commence par une demande, introduite trois mois avant l événement, exposant le programme et donnant des informations telles que les dates et la durée prévues, les besoins logistiques et l objet de l événement. Une dizaine de jours après avoir reçu la demande, le CdR informe par écrit le demandeur de sa décision d accueillir ou non l événement. Les événements qui se déroulent dans les locaux du CdR ne peuvent avoir de finalité commerciale. Les organisateurs ne peuvent imposer de droit d entrée ou d inscription, ni se livrer à une quelconque activité commerciale, qu il s agisse de vente, de recrutement de membres payants ou d acceptation de commandes dans l enceinte du CdR, ni même dans un but caritatif ou de collecte de fonds. 4 Votre événement au Comité des Régions
Organiser un événement au CdR: en un clin d oeil Voici un aperçu chronologique des dispositions que vous et le CdR devez prendre avant, pendant et après votre événement. Pour le CdR, les règles relatives à l organisation d événements dans ses locaux sont fixées par une décision que vous pouvez consulter sur notre site internet, à la rubrique Actualités et événements > Evénements > Comment organiser un événement au CdR?, où vous trouverez également un formulaire de demande et des informations pratiques et logistiques. Veuillez noter que, conformément à nos règles, tout événement accueilli ou co-organisé peut être annulé à tout moment si les locaux doivent accueillir des réunions statutaires du CdR. 3-6 mois avant la date de votre événement: vous décidez du format, de la durée, de la date, des orateurs, du public cible, du budget, etc., de votre événement. Si vous souhaitez demander au CdR de l organiser avec vous, c est le moment de contacter l unité Événements et de convenir d un rendez-vous avec l un de ses responsables. Nous vous recommandons une visite préparatoire de nos bâtiments, ce qui permet de répondre à vos questions sur place. À cet effet, veuillez prendre contact avec un membre de l unité Événements du CdR. Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 5
12 semaines avant la date de votre événement: date limite à laquelle vous pouvez envoyer votre formulaire de demande complété et un projet de programme comprenant les noms des orateurs prévus et les organisations dont ils émanent, ainsi que toutes les informations ons techniques et logistiques. Pour des raisons de transparence, vous devez également soumettre une déclaration détaillant le budget de l événement et son financement. Les demandes portant sur l organisation d événements artistiques et culturels doivent en outre être accompagnées d une description complète et de photos des œuvres artistiques ou culturelles (taille, poids, etc.), ainsi que des textes que vous avez l intention d afficher ou d exposer dans les locaux du CdR. 10 jours ouvrables après la réception de votre demande: vous recevez un courrier électronique vous informant que le CdR accepte ou non d accueillir ou d organiser avec vous votre événement. Si votre demande a été acceptée, lisez très attentivement le courrier électronique de confirmation que vous recevrez ultérieurement, car il contient des informations et des instructions importantes concernant la logistique de l événement. À partir de ce moment, l organisateur de votre événement doit immédiatement informer l unité Événements du CdR de tout changement de programme ou de date de l événement ou de la conférence. Entre 10 et 2 semaines es avant votre événement: vous mettez au point et vous peaufinez le contenu et la logistique de votre événement en collaboration avec l unité Événements du CdR. Veillez à informer vos participants que pour obtenir leur badge, ils devront présenter leur passeport, carte d identité ou permis de conduire à leur arrivée. Au plus tard 3 jours ouvrables avant votre événement: si le CdR est co-organisateur et fournit des services d interprétation, c est la date limite à laquelle vous devez nous faire parvenir toutes les présentations et/ou discours écrits, que nous transmettrons aux interprètes. 6 Votre événement au Comité des Régions
3 jours ouvrables avant votre événement: c est la date limite à laquelle vous devez nous faire parvenir la liste des participants ants avec leurs prénom, nom de famille et le nom de l organisation qu ils représentent. Cette liste doit également mentionner tous les organisateurs, orateurs, interprètes (s ils sont extérieurs) et toute autre personne extérieure qui doit avoir accès au CdR dans le cadre de votre événement. nt. Le jour de votre événement: en général, vous devez commencer l enregistrement des inscriptions entre une heure et une demi-heure avant le début de votre événement. Veillez à ce que vous-même et votre équipe disposiez du temps nécessaire pour bien préparer le bureau d enregistrement et le lieu où la conférence ou l événement doit se dérouler. S il s agit d une exposition, un représentant du CdR et l organisateur de votre événement procèdent ensemble à un dernier contrôle des objets exposés. Immédiatement après la fin de l événement: nous vous demandons de reprendre tout le matériel que vous avez apporté (brochures, res, stands, etc.). 3 semaines après votre événement: si votre événement est co-organisé par le CdR, c est la date limite à laquelle vous devez fournir au CdR un rapport écrit et d autres éléments comme des photos, des présentations en PowerPoint ou un lien vers un site web pertinent. Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 7
Ce que vous devez savoir avant de commencer u Un minimum de 50 participants doivent assister à votre événement. Programmation de l événement L ordre du jour de votre conférence doit respecter les horaires de travail habituels du CdR: u Lundi: de 9 h 30 à 17 h 30 u Mardi-jeudi: de 9 h 00 à 17 h 30 u Vendredi: de 9 h 00 à 15 h 30 Le CdR est fermé les week-ends et jours fériés, y compris lors de la Journée de l Europe (9 mai) et de la fête nationale belge (21 juillet). Salles de conférence et leur capacité Le CdR dispose de 4 salles de conférence aux 5e et 7e étages de son siège situé rue Belliard, 99-101, à Bruxelles, et une cinquième salle dans la rue Van Maerlant (en face de notre bâtiment principal). u JDE 51: 109 sièges + tribune pour 13 orateurs, 11 cabines d interprétation u JDE 52: 150 sièges + tribune pour 15 orateurs, 13 cabines d interprétation u JDE 53: 55 sièges + tribune pour 7 orateurs, 3 cabines d interprétation u JDE 70: 50 sièges + tribune pour 16 orateurs, 7 cabines d interprétation u VM1: 80 sièges + 55 sièges sans écouteurs/micros permanents + tribune pour 11 orateurs, 10 cabines d interprétation. Espaces de réception et d exposition: u Atrium 5: réceptions et autres événements similaires (capacité: 500 personnes) u Foyer 5: expositions et réseautage (capacité: 120 personnes) 8 Votre événement au Comité des Régions
Equipements et services disponibles Équipement technique Les salles de conférence sont équipées d une tribune pour les orateurs, d un ordinateur connecté à l internet, de microphones enregistreurs, d écouteurs et d écrans pour suivre les présentations. Interprétation Toutes les salles de conférence sont équipées de cabines d interprétation de la dernière génération. Le CdR ne fournit des services d interprétation que dans le cadre d événements co-organisés, dans les limites de son budget. Les organisateurs d événements accueillis peuvent faire appel à des interprètes extérieurs. Sur demande, le CdR peut fournir une liste non contractuelle de bureaux d interprétation. Internet Accès gratuit à l internet/wifi dans tous nos bâtiments à l intérieur des salles de conférence et des espaces de réseautage. Restauration Le CdR ne fournit pas de services de restauration (déjeuners/réceptions, pauses café, eau) pour les événements accueillis. Les organisateurs peuvent prendre directement contact avec le service de restauration du CdR, Sodexo (Dimitri Levin Tél.: +32 2 546 9939 Dimitri.Levin@eesc.europa.eu), ou utiliser leur propre service de restauration, sous réserve d arrangements pratiques avec Sodexo. Demandes Pour les conférences et les événements, les demandes doivent être envoyées par courriel en français ou en anglais à l adresse ConferencesCdR@cor.europa.eu. Pour les expositions, veuillez faire parvenir votre demande à l adresse expocdr@cor.europa.eu quatre à six mois à l avance, en précisant le thème et les spécifications techniques. La durée des expositions est en général de deux semaines. Activités médiatiques Pour les activités médiatiques concernant votre événement (par exemple, conférence de presse, équipes de prises de vues ou couverture photographique), veuillez vous mettre en rapport avec nos services. Les journalistes peuvent utiliser le «Centre de presse» au 5e étage du bâtiment principal du CdR, qui est équipé d ordinateurs connectés à l internet, d un espace pour les interviews et de photocopieurs et télécopieurs. Adresse du lieu Comité des Régions, Rue Belliard 99-101 B- 1040 Bruxelles Le bâtiment principal du CdR est appelé «bâtiment Jacques Delors». Une carte géographique est disponible sur le site internet du CdR (voir «Contact», en haut de la page d accueil). En métro La station de métro la plus proche du CdR est Maelbeek lignes 1 et 5 (voir stib.be). En bus L arrêt de bus le plus proche est celui du Parc Léopold lignes 21, 27, 59, 64 (voir stib.be). En train Les gares les plus proches sont Bruxelles- Luxembourg et Bruxelles-Schuman. Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 9
Stationnement/livraison de matériel Les organisateurs de conférences peuvent obtenir un accès limité aux aires de stationnement du CdR. Le matériel volumineux doit être livré à une entrée spéciale. Veuillez prendre contact avec l unité «Événements» pour pouvoir y accéder. Accessibilité pour les personnes handicapées Tous les bâtiments du CdR ont été conçus de manière à être accessibles aux personnes handicapées ou à mobilité réduite. Si l un de vos participants a des difficultés à se déplacer et estime utile de le signaler à l avance, veuillez en informer l unité «Événements» en temps opportun pour permettre à celle-ci de prendre les dispositions nécessaires (accès facilité aux bâtiments, accès prioritaire aux ascenseurs, etc.). 10 Votre événement au Comité des Régions
Foire aux questions Le CdR fait-il payer l utilisation de ses locaux et de ses infrastructures? Actuellement, l utilisation des salles et des infrastructures techniques n est pas payante. Les organisateurs d événements accueillis sont toutefois censés prendre eux-mêmes en charge leurs frais d interprétation et de restauration. Quelle est la différence entre un événement co-organisé et un événement accueilli au CdR? Un événement coorganisé est organisé conjointement par le CdR et un autre organisateur sur la base d une approche commune élaborée environ six mois avant la conférence ou l exposition prévue. Le concept, le programme, les travaux préparatoires et le budget sont partagés entre les parties en fonction de leurs besoins et de leurs capacités. Les partenaires du CdR sont très souvent d autres institutions de l UE (par ex., Semaines européennes). La plupart des événements accueillis par le CdR sont organisés par des régions, des associations européennes ou des réseaux européens. Dans ce cas, l organisateur est le seul responsable du programme et du financement de l événement. Comment savoir si des salles de conférence sont disponibles à une certaine date? Les salles de conférence et les espaces d exposition nécessaires aux réunions statutaires du CdR et à ses propres événements sont généralement réservés plusieurs mois à l avance. Si vous avez fixé une ou plusieurs dates pour votre événement, il vous est par conséquent conseillé de prendre contact avec l unité Événements du CdR pour vérifier si des salles sont disponibles. N oubliez pas que vous ne pouvez réserver de salles qu après avoir soumis un formulaire de demande dûment complété. Comment le CdR traite-t-il les demandes? Un comité interne chargé des événements vérifie et évalue les demandes dûment complétées et rend son avis au Secrétaire général, qui prend la décision finale. Les organisateurs de l événement reçoivent une confirmation écrite de la décision environ dix jours après avoir introduit leur demande. La diffusion sur l internet est-elle possible? La diffusion en direct sur l internet peut éventuellement être fournie, mais elle est gérée à l extérieur du CdR et ne peut dès lors être garantie. Toutes les conférences peuvent être enregistrées en audio sans frais. Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 11
Comment rendre votre événement plus «vert»? Le Comité des Régions est très attentif à l impact environnemental de ses activités et de ses bâtiments. En 2011, il a obtenu les certifications EMAS et ISO 14001. L organisation d un événement peut avoir un impact important sur l environnement (consommation d énergie, papier, nourriture,...). C est pourquoi nous vous conseillons de tenir compte des aspects suivants: Matériel prévu pour l événement Limitez le plus possible le matériel et les gadgets distribués aux participants. Utilisez des produits recyclés et réutilisables, ou au moins des produits recyclables. Réduisez le plus possible les emballages. Communication Utilisez au maximum le courrier électronique pour communiquer avec les participants avant et après l événement, réduisez autant que possible les imprimés et utilisez du papier recyclé et sans chlore. Restauration Choisissez un traiteur proposant des aliments locaux et de saison et pourquoi pas? issus de l agriculture biologique. Évaluez correctement le nombre des participants pour éviter de gaspiller de la nourriture. Logement Suggérez aux participants de choisir un hôtel écologique (liste disponible sur demande). Mobilité Pour encourager l utilisation des transports publics, fournissez aux participants un plan d accès au CdR. 12 Votre événement au Comité des Régions
Contact Unité Événements tel.: +32 2 2822026 tel.: +32 2 2822564 Courriel: ConferencesCdR@cor.europa.eu Vous trouverez de plus amples informations et le formulaire de demande sur le site www.cor.europa.eu > Actualités et événements > Evénements > Comment organiser un événement au CdR? Guide pratique à l usage des organisateurs d événements 13
Notes 14 Votre événement au Comité des Régions
Bureaux d architecture Atelier Paul Noël sprl - Art & Build s.a.
cdr_1632/fr/9-2012 UNION EUROPÉENNE Comité des Régions Rue Belliard/Belliardstraat, 101 1040 Bruxelles/Brussel _ BELGIQUE/BELGIË Tel. +32 22822211 _ Fax +32 22822325 www.cor.europa.eu