Mai 2015 Lycée Polyvalent Alain-Fournier Mirande VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES CADRE GENERAL circulaire 2011-117 du 3-08-2011 les voyages: ne sont pas imposés par les programmes d enseignement mais justifiés par un objectif pédagogique. Ils ne peuvent excéder 5 jours sur le temps scolaire mais peuvent être organisés, hors temps scolaire, ou partiellement sur les deux. Ils sont facultatifs. Les sorties scolaires : sont de courte durée sans nuitée. Elles s inscrivent dans le cadre de l action éducative de l Etablissement. Elles peuvent être organisées en partie ou en totalité sur le temps scolaire, et peuvent bénéficier de source de financement diverses (associations, contribution des familles) auquel cas il convient en amont de voter en CA cette participation. De fait une sortie payante est forcément facultative. CADRE JURIDIQUE : Cadre pédagogique et général Les principes suivants édictés par les textes officiels seront respectés : - Les responsables du voyage doivent se poser la question des objectifs poursuivis (linguistiques, culturels, interdisciplinaires ), des modalités mises en œuvre pour atteindre ces objectifs (travail en binômes, échanges épistolaires, chat, carnets de bord..) et de l évaluation, notamment par le compte rendu du voyage ; - Le chef d établissement doit donner un avis favorable et décide ou non de le présenter en conseil d administration. - autorisation systématique des voyages en Conseil d'administration, - prévision du budget de chaque voyage et des modalités d'organisation, - L inscription d un élève n est valide qu avec : *l autorisation parentale signée *l engagement financier signé par le responsable légal *l attestation d assurance personnelle *l information de tout problème médical présenté par l élève *une situation en règle auprès de la caisse de l agent comptable (la liste des participants au voyage devant être communiquée par avance au service intendance). Toute modification de la liste des participants devra être effectuée en accord avec le chef d établissement et faire l objet d une information au service intendance. Mémento des voyages scolaires 1/7
Cadre financier du voyage - Principe de la participation des familles : L établissement est autorisé à percevoir par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses seront engagées dans la limite des sommes perçues. - Principe de prise en charge des frais engagés pour les accompagnateurs (leur nombre relève de la décision du chef d établissement) - Modalités d'utilisation des reliquats (seuil des 8 euros) - Cas d'annulation de voyage (reversement ou non des sommes déjà versées), - Désistement d'un élève (situation variable selon que son absence fait supporter un coût financier plus important ou non aux autres élèves ; si oui, restitution ou non des sommes déjà versées), Informer l intendance du désistement ou de la non participation d un élève. - Défaut de crédit pour chèques sans provision : les chèques rejetés devront être régularisés sous 8 jours. Mise en concurrence : - Le choix du prestataire du voyage ou du transport doit, en vertu du Code des Marchés Publics, s effectuer après une mise en concurrence adaptée. En conséquence, il convient d intégrer dans le calendrier d organisation du voyage les délais de mise en concurrence : les projets sont présentés au CA en fin d année scolaire précédente : à cette fin un programme détaillé sera remis au chef d établissement et au gestionnaire 6 semaines avant le dernier CA de l année scolaire en cours pour réalisation l année suivante. - Le choix du prestataire est effectué en concertation avec l enseignant porteur du projet. - Les conditions d annulation du voyage seront fonction de celles prévues dans le marché attribué au prestataire (option annulation). - Pour les sorties non obligatoires sur la journée aucun remboursement ne sera effectué par l établissement. - En cas de démission d un élève du voyage, le remboursement n est possible que dans les 3 cas suivants : 1*raison de santé interdisant la participation au voyage (sur production d un certificat médical) 2*cas de force majeure, après accord de l établissement (démission de l établissement) 3*remplacement par un autre élève du public ciblé initialement, qui règle alors l intégralité de la participation due au jour de son inscription. Mémento des voyages scolaires V.2015 2/7
LE CONSEIL D ADMINISTRATION Par leur objectif éducatif, les voyages relèvent du service public de l enseignement et à ce titre, les dépenses et les recettes liées à ce voyage ont un caractère public et doivent être retracées dans la comptabilité de l établissement. Il en est de même pour le financement des sorties pédagogiques (don d une association ou participation financière des familles). Pour permettre au comptable d encaisser les recettes et de procéder aux dépenses liées au voyage, un acte du Conseil d Administration est obligatoire. Il en est de même pour le financement des sorties pédagogiques (dons du FSE par exemple ou participation des familles). Cet acte doit comporter les points suivants : Présentation du voyage : destination, date et objet, Les classes concernées, Le nombre de participants et d accompagnateurs Le budget qui doit comporter : - Les recettes (ainsi que leur mode de financement famille, subventions diverses, budget établissement, taxe d apprentissage, dons d associations ) - Les dépenses prévues (hébergement, transport, visite, restaurant ) l autorisation du chef d établissement à signer les contrats et conventions liées au voyage les autorisations du comptable à : - accepter le principe de dons - de percevoir le montant des dons, - de percevoir la participation des familles IMPORTANT : L acte doit être rendu exécutoire par les autorités de contrôle avant d engager les dépenses relatives au voyage (Un délai de 15 jours au minimum est nécessaire). Mémento des voyages scolaires V.2015 3/7
LA COLLECTE DES FONDS La collecte des fonds est organisée par le service d intendance en collaboration avec le professeur responsable du voyage. La participation des familles est fixée par le Conseil d Administration. Les fourchettes de prix sont interdites par les textes réglementaires. Le bilan financier établit réellement le montant de la participation des familles perçu. L échéancier de paiement (maximum 3 échéances) est fixé par le service d intendance, seul l agent comptable est habilité à en décider. La liste des élèves inscrits au voyage doit-être remise au service d intendance dès qu elle sera connue. Afin que le professeur responsable du voyage puisse récolter lui-même les chèques une convention de mandat devra être signée. L agent comptable normalement seul habilité à récolter les fonds l autorise ainsi ponctuellement à recueillir les chèques qu il classera dans l ordre de la liste fournie (alphabétique ou par classe selon les cas) avec au dos le nom de l élève concerné. Les espèces seront versées directement au service intendance par les familles. PAIEMENT DES DEPENSES PAR L AGENT COMPTABLE La règle : Le paiement des dépenses par l agent comptable ne peut être effectué qu après justification du service fait. Toutefois des dérogations sont prévues pour l organisation des sorties et voyages : L agent comptable à cet effet peut : Faire des avances sur frais (création d une régie cf : supra) Verser des arrhes en vue de la réservation par exemple de chambres Verser des acomptes aux agences de voyages dans la limite de 70 % du montant de la facture ; le versement du solde se fera lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour (exemple : remise des billets de transport) IMPORTANT : Sont soumis à la règle de paiement après service fait entre autre : Les auberges de jeunesse Les transporteurs (car ou SNCF cette dernière accepte le paiement différé) Les musées (la plupart acceptent, après avoir pris contact avec l agent comptable, que le professeur organisateur se présente au guichet avec un bon de commande signé au nom de l établissement). ATTENTION : Toutes les arrhes ou tous les acomptes sont perdues en cas d annulation du voyage (sauf dispositions contraires au contrat). Mémento des voyages scolaires V.2015 4/7
LA REGIE D AVANCE Lycée Alain Fournier/Collège de l Astarac PRINCIPE S il y a lieu et afin de faciliter l organisation du séjour, en évitant que les professeurs fassent l avance de certaines dépenses durant le voyage, une régie d avance est instituée par l agent comptable. Cette régie d un montant préalablement défini permettra à un professeur, chef de projet, nommé en tant que régisseur, de payer des dépenses spécifiques, sur site, durant le séjour. Un régisseur suppléant sera nommé également en cas d absence imprévue de ce dernier, au moment du départ. CADRE JURIDIQUE Le chef d établissement nomme le régisseur temporaire avec l agrément de l agent comptable. Toute ouverture de régie et toute nomination de régisseur font l objet, chacune, d un acte. Ces deux actes sont, ensuite, transmis au service de la direction départementale des finances publiques (DDFIP). IMPORTANT : Compte tenu des délais en DDFIP, il convient donc de prévoir assez tôt si une régie est nécessaire, dans le cadre du voyage que l on désire entreprendre. OBLIGATION DU REGISSEUR : Il doit : - Tenir la comptabilité des dépenses occasionnées par le séjour, - Veiller à récupérer, pour chaque dépense, une facture (ou au moins un ticket de caisse) - Restituer, dés son retour, à l agent comptable, les pièces justificatives des dépenses et le solde de l avance consentie. RESPONSABILITE DU REGISSEUR : Les régisseurs sont personnellement et pécuniairement responsables des sommes qui leur sont confiées. Cependant, compte tenu du caractère temporaire de la régie, aucun cautionnement n est exigé. Mémento des voyages scolaires V.2015 5/7
Bilan pédagogique et financier du voyage et présentation au conseil d administration Le bilan du voyage tant au niveau pédagogique que financier doit être présenté aux membres du CA. Le bilan pédagogique rendra compte de l apport pour les élèves participants, le bilan financier rappellera les recettes et les dépenses réellement réalisées. LA GESTION DES RELIQUATS : Le Conseil d Administration ne peut pas décider globalement d affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis et pour leur(s) propre(s) enfant(s). Il n est donc pas possible de conserver ces sommes pour un autre voyage. Deux cas de figure sont possibles : les reliquats sont supérieurs à 8 euros : on doit les reverser aux familles, dans la mesure où elles ont réglé l intégralité de la participation demandée et qui ne sont pas par ailleurs débitrices de l établissement ils sont inférieurs à 8 euros : ils ne sont pas reversés automatiquement aux familles ; chaque famille fera l objet d une notification et elle aura 3 mois pour en demander le remboursement. - si demande de remboursement : mandat émis - si absence de réponse dans le délai requis : l affectation de cette recette exceptionnelle sera décidée par les membres du CA. En cas de bilan déficitaire, situation anormale : Les membres du conseil d administration devront délibérer sur le moyen de combler ce déficit : nouvelle participation des familles budget de l établissement autres (dons divers) Mémento des voyages scolaires V.2015 6/7
Informations diverses : - Lors de l inscription des élèves au voyage, il convient donc d informer les élèves sur les diverses possibilités d aides qui peuvent être apportées - La gestion financière par le foyer socio éducatif, l AS ou d autres associations est strictement interdite (gestion de fait) pour les voyages comme pour les sorties sur temps scolaire. - La gratuité des accompagnateurs doit être votée en conseil d administration et ne peut en aucun cas alourdir la participation des familles, d où la nécessité de trouver une source de financement (fonds de roulement). - Le versement d une somme forfaitaire par le voyagiste pour la préparation du voyage au profit du chef de projet ainsi que la gratuité de certains accompagnateurs doivent être écartés au bénéfice d une diminution du coût du voyage répartie sur l ensemble des participants. - Au retour du voyage un compte rendu pédagogique sera remis à la Proviseure/Principale ou son adjoint et le compte rendu financier détaillé sera réalisé avec le service intendance. Ces bilans seront présentés en CA. Les reliquats supérieurs à 8 seront obligatoirement reversés aux familles, ceux inférieurs à 8 : le reversement sera proposé, sans réponse dans un délai de 3 mois les sommes seront acquises à l établissement. - Les dons (foyer par exemple ou autre association) : leur acceptation doit être soumise à l approbation du CA, ils figurent au total des recettes et bénéficient à l ensemble des participants. - L EPLE ne peut être organisateur lui même de kermesses ou ventes diverses pour financer le voyage. Aucun déplacement en voiture particulière ne peut être autorisé sauf cas exceptionnel autorisés par le chef d établissement. Le chef d établissement est le seul à pouvoir engager juridiquement le lycée ou le collège (signer des contrats, bons de réservation ) Penser aux modalités d accueil et de prise en charge des élèves qui ne partent pas et en informer l équipe de direction. En cas de problème ou toute difficulté sur place contacter l établissement. 1 seul interlocuteur par voyage ou sortie. Mémento des voyages scolaires V.2015 7/7