I Open Produit Billetterie. Sommaire :

I Open Produit Billetterie Sommaire : I Open Produit Billetterie... 1 Avertissement... 2 Identification... 2 Le menu... 3 Paramétrage... 3 Création d'une nouvelle fiche organisateur :... 3 Ajout du logo ou d'une photo :... 4 Ajout d une salle ou d un lieu :... 5 Ajout d une formule :... 6 Ajout d une catégorie de places :... 7 Ajout d un type tarifaire :... 7 Ajout d un type de billet :... 8 Saisie des tarifs :... 9 Création des billets :... 9 Taxe de groupe :... 13 Tous les billets :... 14 Onglet «Conditions de Vente»... 16 Onglet «Suivi des Ventes»... 17 1

Avertissement L application Open Pro utilise des fenêtres popups. Certaines de ces fenêtres (particulièrement la fenêtre permettant de choisir des dates) sont susceptibles d êtres bloquées par votre navigateur internet, par des extensions du navigateur, ou par des programmes de sécurités lancés sur l ordinateur (par exemple, la barre d outils google, Norton Internet Security, ). Veuillez vérifier les paramètres de ces programmes afin qu ils ne bloquent pas les fenêtres popups du site http://billet.open-system.fr. Identification Pour lancer l application, connectez vous à internet et ouvrez l adresse suivante dans votre navigateur : http://billet.open-system.fr. Figure 1 - Page d'identification Saisissez le login et le mot de passe (attention aux minuscules et majuscules) qui vous ont été fournis et cliquez sur le lien «Valider». Si votre identification est correcte, l application se lance et affiche le menu d'utilisation de votre compte Open Produit Billetterie. 2

Le menu Figure 2 Les onglets et la liste des rubriques Paramétrage Lorsque vous ouvrez l application pour la première fois, il est absolument nécessaire de la configurer en premier lieu. Pour cela il faut aller dans chacune des pages de la section Organisateurs, de vérifier les informations, les compléter si nécessaire, et de les enregistrer. Création d'une nouvelle fiche organisateur : il faut se situer sous l'onglet général :. on va cliquer sur (cf. figure 2) dans la fenêtre qui apparaît au milieu de l'écran on va cliquer sur : Et on remplit les champs suivants : Figure 3 Fiche organisateur 3

Identité : il faut rentrer les informations concernant l'adresse de la structure organisatrice des évènements à venir (comme le nom de la structure, le nom et prénom de l'organisateur, l'adresse du site internet...) Présentation : on ne remplit que le champ «thème de la billetterie». On a le choix entre plusieurs éléments comme «bien-être, remise en forme», «humour»,... Cette liste n est pas exhaustive et peut être étoffée par Alliance Réseaux sur simple demande. Réservation : on doit obligatoirement remplir le champ en jaune. C'est l'adresse mail de la personne ou de la structure organisatrice de l'évènement. Elle servira lors de l'envoi des mails de réservation ou de pré réservation. C'est elle aussi qui recevra les mails de réservation et de pré réservation des clients. Sous cet onglet, on rentre aussi le corps des mails de réservation et de pré réservation. On peut ajouter un Logo ou une photo pour la société. Pour cela il faut aller dans les onglets photos et logo suivant. Ajout du logo ou d'une photo : On clique sur le bouton «Parcourir»afin d'aller chercher l'adresse de notre photo sur le disque dur. Dans la nouvelle fenêtre qui s'est ouverte, on va cliquer sur l'image désirée et on clique sur le bouton ouvrir. Le champ «chargement» se remplit alors avec l'adresse de l'image, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton «ajouter fichier» pour la faire s'enregistrer dans l'interface. Une ligne avec une miniature de la photo s'affiche alors au dessus du champ «chargement». Pour associer un logo ou une photo il suffit alors que cliquer dessus, le champ «chemin d'accès» se remplit avec le nom de la photo ou de l'image. Pour valider ceci il ne nous reste plus qu'à cliquer sur le bouton «enregistrer». Nous vous permettons, pour faciliter l affichage, de ranger vos photos dans différents dossiers, de la manière suivante : - Avant de télécharger votre photo, créer un nouveau dossier en cliquant sur l icône. Ainsi le nouveau dossier se crée dans les 2 arborescences : 4

- Pour renommer votre dossier, cliquer une première fois dessus dans l arborescence centrale. Une fois sélectionnée, cliquer de nouveau dessus : Saisir le nouveau nom puis valider en bout de ligne. - Dans l arborescence de gauche, cliquer sur le dossier concerné pour l ouvrir puis télécharger la photo qui ira directement se placer à l intérieur du dossier en question : - Si vous désirez ranger dans un dossier une photo déjà téléchargée : cliquer sur l icône pour faire afficher dans l arborescence centrale la totalité de vos fichiers et dossiers, sélectionner la photo à déplacer puis cliquer sur l icône pour couper la photo. Dans l arborescence de gauche, ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez placer la photo puis cliquer sur l icône pour la coller. NB : Une fois l'image enregistrée on peut l'associer à n'importe quel organisateur. Ajout d une salle ou d un lieu : il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur salles / lieux (cf. figure 2) on clique alors sur puis remplir les champs suivants (cf. figure 4) Figure 4 Fiche Salles / Lieux On valide alors la saisie en cliquant sur 5

Ajout d une formule : L Open Produit Billetterie va vous permettre, pour un même billet, de pouvoir créer des tarifs croisés et ainsi de gérer une tarification plus ou moins complexe. EXEMPLE : Si pour un concert, je propose des places assises et des places debout mais que ces places ont un tarif différent suivant si elles sont occupées par un adulte ou un enfant : je vais alors créer une formule «Tarif adulte» et une formule «Tarif Enfant» comme cidessous. il faut se situer sous l'onglet général : on va cliquer sur Formules (cf. figure 2) on clique alors sur il faut alors remplir les champs suivants (cf. figure 5) Figure 5 Fiche Formules Nom interne ou code : si votre formule «Tarif Adulte» est associée à un code en interne, vous pourrez la noter ici. C est cet intitulé qui sera utilisé dans l Open Produit billetterie dans la suite du paramétrage mais il n apparaît pas sur Internet. Nom de la Formule (Web) : il faut comprendre ici, intitulé de la formule qui apparaîtra sur le site. Souvent le nom interne et le nom Web sont les mêmes. Description : conditions d application de cette formule. Si on reprend notre exemple, pour notre formule «Tarif Adulte», on pourrait inscrire : pour les personnes de + de 16 ans. Quantité Mini/Maxi : ici, saisir le nombre minimum et maximum de billets associés à cette formule est-ce que l on pourra acheter. Si, par exemple, au-delà de 10 billets, on passe en tarif groupe, on entrera 1 en mini et 10 en maxi. 6

On valide alors la saisie en cliquant sur Ajout d une catégorie de places : Si nous reprenons notre exemple de billet de concert, nous avons donc créé une formule «Tarif adulte» et une «Tarif enfant». En catégories de place, nous créerons donc une catégorie «Place assise» et une catégorie «Place debout» comme suit : se situer sous l'onglet général : cliquer sur (cf. figure 2) cliquer alors sur et remplir les champs suivants (cf. figure 6) Figure 6 Fiche Catégorie de places Nom interne ou code : si votre formule «Place assise» est associée à un code en interne, vous pourrez la noter ici. C est cet intitulé qui sera utilisé dans l Open Produit billetterie dans la suite du paramétrage mais il n apparaît pas sur Internet. Nom de la catégorie : il faut comprendre ici, intitulé de la formule qui apparaîtra sur le site. Souvent le nom interne et le nom Web sont les mêmes. Valider la saisie en cliquant sur Ajout d un type tarifaire : Le type tarifaire va nous permettre de faire la saisie des tarifs pour notre spectacle ou notre «activités». Ici, nous allons renseigner uniquement le nom du type tarifaire en mettant le nom du spectacle ou de notre activité. il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Type tarifaire (cf. figure 2) on clique alors sur il faut alors remplir les champs suivants (cf. figure 7) 7

Figure 7 Fiche Types tarifaires On valide alors la saisie en cliquant sur NB : On retrouvera les types tarifaires sous Tarifs qui se trouve juste un peu plus bas. Ajout d un type de billet : il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Type de billet (cf. figure 2) on clique alors sur il faut alors remplir les champs suivants (cf. figure 8) Figure 8 Fiche Type de billet On a le choix entre quatre (4) possibilités pour le mode de gestion : Si on connaît les dates et les heures de représentations : «représentation à date et heure fixe» Si on connaît seulement les dates : «représentation à date fixe (heure ignorée)» Si on veut autoriser n importe quand : «n importe quand sur la période de validité» Si on veut autoriser un client à choisir une date précise sur une période donnée : «Date fixe sur une période (avec blocage)». Ce mode de gestion fonctionne sur la base d'une période de validité, avec cependant la possibilité pour l'internaute de préciser la date à laquelle il souhaite venir à l'intérieur de cette période de disponibilité. 8

Saisie des tarifs : il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Tarifs (cf. figure 2) on clique alors sur il faut alors remplir les champs suivants (cf. figure 9) Figure 9 Fiche Tarifs On choisit alors le type tarifaire correspondant, la catégorie de place et la formule et on renseigne le prix. On valide alors la saisie en cliquant sur NB : On crée autant de ligne qu il y a de combinaisons tarifaires Création des billets : il faut se situer sous l'onglet général : saisie des produits. on va cliquer sur Billets (cf. figure 2) on clique alors sur il faut alors remplir les champs suivants (cf. figure 10) 9

Figure 10 Fiche Billets Sous l'onglet description, on remplit les champs suivants : Dans le champ titre du billet/spectacle, on renseigne l'évènement que l'on présente. Dans le champ sous titre, on décrit (nom de l'artiste ) un peu plus l'évènement que l'on présente. Dans le champ tarif indicatif, on renseigne la plage du prix des places. Dans le champ date affichée, on saisit les dates de spectacle. Dans le champ résumé, on peut introduire une description de l'évènement. Nombre de jour avant commence signifie jusqu'à combien de jours avant la date du spectacle on peut réserver notre billet. Actif, signifie qu'ils sont visibles sur internet. Danse le champ organisateur, on choisit la structure organisatrice de l'évènement. Dans le champ Salle, on indique l'endroit où va avoir lieu le spectacle. 10

Dans le champ Type de billet on indique le type de billet pour savoir quel mode de gestion va être générer par ce billet. Dans les champs dates de mise en vente, on indique de quand à quand les billets vont êtres visibles sur internet. Sous l'onglet Présentation, on indique une présentation complémentaire mais au format HTML Sous l'onglet dates, On indique les jours pour lesquels le (ou les) billet(s) est (sont) valable(s). Pour le mode de gestion «Date fixe sur une période (avec blocage)» : Saisir les dates de début et de fin de validité de la disponibilité à créer et choisir le type tarifaire : Puis se rendre sur la rubrique Blocages : Ici, le prestataire pourra également exclure de cette disponibilité certaines journées à l'aide du mini planning. Si l'internaute essaye de choisir une date bloquée, un message apparaîtra et lui demandera de choisir une autre date. Cette possibilité peut ainsi permettre de gérer des jours de fermeture hebdomadaires par exemple. 11

Pour le mode de gestion «représentation à date et heure fixe» : On saisit la date de validité et l heure de représentation de l évènement dans le champ correspondant. On saisit le type tarifaire de notre billet pour aller lui associer les tarifs automatiquement. On dit si le billet est actif ou non : c'est-à-dire qu il remonte ou non sur internet. On rentre aussi le stock : on rentre la quantité initiale de billets que l on a à vendre (cf. notion de stock ci-dessous). Il n y a rien sous l onglet blocage. Pour le mode de gestion «représentation à date fixe (heure ignorée)» : On saisit la date de validité de représentation de l évènement dans le champ correspondant. On saisit le type tarifaire de notre billet pour aller lui associer les tarifs automatiquement. On dit si le billet est actif ou non : c'est-à-dire qu il remonte ou non sur internet. On rentre aussi le stock : on rentre la quantité initiale de billets que l on a à vendre (cf. notion de stock ci-dessous). Il n y a rien sous l onglet blocage. Pour le mode de gestion «n importe quand sur la période de validité» : On saisit la date de début et de fin de validité de représentation de l évènement dans le 12

champ correspondant. On saisit le type tarifaire de notre billet pour aller lui associer les tarifs automatiquement. On dit si le billet est actif ou non : c'est-à-dire qu il remonte ou non sur internet. Il n y a rien sous l onglet blocage. Sous les onglets photos, on peut insérer des photos pour le billet. Se référer à la partie Paramétrage insertion de photo ci-dessus. Taxe de groupe : Ceci permet de gérer une prestation obligatoire s'ajoutant à la totalité des billets d'un prestataire. Il faut pour cela créer une catégorie et une formule qui ne servent qu'à cette prestation et ajouter une ligne dans les tarifs pour le type tarifaire concerné. Attention cependant : Il n'est pas possible de choisir entre plusieurs prestations obligatoires. (Dans ce cas là, il faut créer un autre type de billet et un autre billet). Exemple de gestion de frais de port : On va créer une catégorie "Livraison à domicile" On va créer une formule "Frais de port" et la rendre obligatoire. Dans la grille de tarif du type tarifaire "billet envoyé à domicile", il va pouvoir ajouter une ligne Livraison à domicile - Frais de port = 2 euros. Du coup, à chaque fois qu'un internaute achètera des billets livrés à domicile, les frais seront ajoutés une fois quelque soit le nombre de billets. Notion de stock : 13

Cette fonctionnalité ne concerne que les deux modes de gestion suivants : * Représentation à date et heure fixe * Représentation à date fixe (heure ignorée). Et ne concernent donc pas les modes de gestion : * N'importe quand sur la période de validité * N'importe quand sur la période de validité avec blocage. Le stock est associé au moment de la création du billet, dans l'onglet <Dates> comme cidessous : Ce stock se décrémente au fur et à mesure des ventes et tous les billets avec un stock égal à 0 n'apparaissent plus dans l'open System. Tous les billets : Cette partie nous servira pour faire un export des informations saisies dans le logiciel afin de pouvoir créer des marques blanches spécifiques à accès direct à certaines étapes de la réservation. Ex : ne plus passer par la présentation du billet et accéder directement à la réservation du billet. Pour cela nous aurons besoin certains éléments qui ne sont pas directement visibles : - IdBillet :? Afin de trouver cette information, nous irons dans la partie Tous les billets. Une fois que nous sommes dans cette partie, nous avons la liste de tous les billets créés dans le logiciel. 14

En début de ligne, il y a une case de sélection qui permettra la sélection des éléments à exporter sous excel. Il suffit de cocher la case sur la ligne du billet souhaité. A ce moment là, en bas de la page sur la gauche les commandes suivantes vont apparaître : : servira directement pour l export vers Excel des informations. : servira pour supprimer d un seul coup les billets sélectionnés. Suppression définitive et opération irréversible : servira pour générer un pdf des descriptifs des billets avec toutes les informations qui auront été saisies dans le logiciel : 1 fiche par billet. : servira pour générer un catalogue dans la langue souhaitée avec les dates de représentations et les prix pour chaque billet sélectionné. 15

Onglet «Conditions de Vente» C est à partir de cet onglet que le prestataire va pouvoir saisir ses conditions générales de vente qui apparaîtront pour l internaute sur le dernière étape de réservation en ligne : Choisir la langue de saisie et d affichage puis dans le cadre central, venir saisir les conditions de vente. En dessous, le menu déroulant permet au prestataire de choisir le mode de règlement à attribuer à sa boutique : Pas d acompte, paiement 100% de la commande Pourcentage : saisir la valeur du pourcentage d acompte Somme fixe : saisir le montant en Euros Ces trois choix s appliquent à tous les prestataires qu ils proposent ou non de la réservation ferme avec paiement sécurisé. Après toute modification sur cette page, il est indispensable de sauvegarder votre saisie en cliquant sur. 16

Onglet «Suivi des Ventes» Lors de l ouverture de cet onglet, le prestataire va retrouver la liste des dernières ventes effectuées en ligne : Le menu gauche lui permet de visualiser les dernières ventes réalisées A partir de l écran central, les ventes sont classées par ordre de date de la plus récente à la plus éloignée. Il est tout a fait possible de les trier par colonne en se servant des petites flèches présentes sur chaque colonne. Il est possible également à partir de cet écran d envoyer un mail directement au client en cliquant sur. 17

Enfin, en cliquant sur on va accéder au détail des achats du client On retrouve également en haut, à gauche la possibilité de visualiser une copie du mail de confirmation reçu par le client. d effectuer une recherche parmi toutes les ventes réalisées Cette recherche peut se faire par les coordonnées du client, par type de réservation, date de commande Le résultat de la recherche est alors exportable vers Excel en cliquant sur en haut du tableau de résultat comme ci-dessous : 18

de connaître mois par mois, les ventes réalisées et leur statut (pré réservations ou réservations fermes) 19