a - BL EDI L objectif de cette partie est de vous informer des modifications que nous avons apportées dans l envoi de nos BL EDI. Nous vous transmettons désormais un BL EDI qui correspond à une copie de la facture papier que vous allez recevoir dans le colis, celui-ci est multimarques. Il faut donc effectuer, selon votre logiciel HBJO, un paramétrage pour créer une marque associée au fournisseur CHRISTIAN BERNARD, pour permettre une intégration automatisée du BL EDI. Vous trouverez dans les pages à suivre, la liste des marques de correspondance, que nous vous transmettrons dans nos BL EDI, et les manuels de procédures fournis par les éditeurs HBJO pour vous indiquer où doit se trouver l information. Voici quelques rappels pour pouvoir fonctionner ensemble correctement : - Dans le cas où vous effectuez une modification de votre code client dans votre logiciel HBJO, merci de nous communiquer l information à l adresse email suivante (bledi@christianbernard.com), nous effectuerons la modification sans attendre dans notre environnement, avec en rappel votre adresse email EDI pour que nous contrôlions l utilisation de la bonne adresse, - Notre adresse EDI est désormais normalisée : edi@christianbernard.com. Nous continuons, bien entendu, à maintenir nos anciennes adresses pour recevoir vos commandes. 3
Liste de correspondance de marques MARQUE CB DESCRIPTION MARQUE A RENSEIGNER DS LE CHAMPS MARQUE BL EDI GUY LAROCHE MEN GUY LAROCHE HOMME ACIER GUY LAROCHE MEN GUY LAROCHE BIJ GUY LAROCHE FEMME JOAILLERIE BIJ. OR GUY LAROCHE JEELL JEEL CERAMIQUE JEELL ALLIANCES ACIER ALLIANCES GIRARD ACIER COLL ACIER DIFFUSION ALLIANCES PT ALLIANCES GIRARD PLATINE ALLIANCES ALLIANCES DIA. ALLIANCES GIRARD DIAMANT ALLIANCES ALLIANCES OR ALLIANCES GIRARD OR 750 ALLIANCES COLL. GENERALE COLLECTION JOAILLERIE CHRISTIAN BERNARD COLL OR DIFFUSION ESPACE DIAMANT ESPACE DIAMANT ESPACE DIAMANT GUY LAROCHE CER GUY LAROCHE FEMME JOAILLERIE BIJ. CERAMIQUE GUY LAROCHE ARGENT GEN. ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT AG CZ EVOL. ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT AG CZ CLA. ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT AG METAL EVOL. ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT AG METAL CLA. ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT PLAQUE OR PLAQUE OR CHRISTIAN BERNARD COLL PLAQUE OR DIFF PLQ CZ EVOL. PLAQUE OR CHRISTIAN BERNARD COLL PLAQUE OR DIFF PLQ CZ CLA. PLAQUE OR CHRISTIAN BERNARD COLL PLAQUE OR DIFF PLQ METAL EVOL. PLAQUE OR CHRISTIAN BERNARD COLL PLAQUE OR DIFF PLQ METAL CLA PLAQUE OR CHRISTIAN BERNARD COLL PLAQUE OR DIFF GEN. OR 375 OR DIFF. 375 CHRISTIAN BERNARD COLL OR 375 DIFF DIAMOUR ARGENT DIAMANT CHRISTIAN BERNARD (Diamour) ARGENT TOUT OR 375 OR DIFF. 375 CHRISTIAN BERNARD COLL OR 375 DIFF ARGENT DIAMANT ARGENT DIAMANT CHRISTIAN BERNARD ARGENT ULTIMATE CERAM. ULTIMATE CERAMIQUE ULTIMATE ARGENT COULEUR ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT ACIER FEMME ACIER CHRISTIAN BERNARD COLL ACIER DIFF SILVER CERAMIC ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT ARGENT CHAINAGE ARGENT CHRISTIAN BERNARD ARGENT FONTENAY STUDIO MONTRES FONTENAY MONTRES FONTENAY FONTENAY MONTRE MONTRES FONTENAY MONTRES FONTENAY CACHAREL MONTRE MONTRES CACHAREL MONTRES CACHAREL LA MANUFACTURE MONTRES LA MANUFACTURE LA MANUFACTURE MADISON Watches MONTRES MADISON MADISON OR - COLL. GEN. OR DIFF. 750 CHRISTIAN BERNARD COLL OR DIFFUSION OR - BF EXCLU. OR DIFF. 750 CHRISTIAN BERNARD COLL OR DIFFUSION CACHAREL BIJ AG BIJOUX CACHAREL CACHAREL AMORE ET BACI AMORE&BACI AMORE ET BACI SILVER ISLAND SILVER ISLAND SILVER ISLAND ALLIANCES 9K ALLIANCES GIRARD OR.375 ALLIANCES ALLIANCE 9K DIA ALLIANCES GIRARD OR.375 DIAMANT ALLIANCES 4
b - PROCEDURE ODEÏS La réception du bon de livraison fournisseur => l entrée en stock EDI : Un même bon de livraison reçu par EDI peut contenir plusieurs marques. Dans ce cas, Odéïs découpera le bon de livraison reçu en autant de bons de livraison qu il y a de marques. L intégration d un bon de livraison est possible via la fonction Entrées EDI L entrée EDI se trouve dans le menu «Stock» - «Entrées EDI» «Bons de livraisons FOURNISSEURS reçus par Email Internet» L écran suivant apparaît : Si vous répondez Oui, Odeïs se connecte sur votre Email EDI et rapatrie sur votre ordinateur tous les bons de livraison reçus. Mémo Si vous répondez Non, Odeïs affiche la liste des bons de livraisons fournisseurs rapatriés sur votre ordinateur mais pas encore intégrés dans votre stock. Votre boite aux lettres EDI ne doit servir exclusivement qu aux réceptions des Bls Fournisseurs et envoi de commande. L accès à votre boite aux lettres EDI ne doit être géré que par Odeïs => il est fortement déconseillé de : - Lire les messages de cette boite aux lettres sur Internet, - Gérer cette boite aux lettres via, par exemple Outlook. 5
Dans tous les cas, l écran suivant s affiche : Manuel : une confirmation sur chaque article entré vous sera demandée (fonction modification de fiche article ) Validation : entrée en stock des articles du bon Saisir le code fournisseur du bon à intégrer. (zone obligatoire) Mémorise ce qui est saisi dans la fenêtre (y compris les répartitions). ions). Automatique : l ensemble des articles du bon est intégré automatiquement en une seule fois Liste des références du bon sélectionné Liste des bons de livraison. Un même bon de livraison (ex : 80013447) peut être décliné par marque : La marque s affiche dans ce cas dans la barre re de message Il est obligatoire, pour intégrer la référence, d indiquer la famille, et le prix de vente. Si cette référence a déjà été présente dans la boutique, Odeïs affichera automatiquement ces informations, il ne vous reste plus qu à les contrôler. Pour isoler les articles par marque vous pouvez créer un code fournisseur spécifique (voir page 6). 6
La validation d un bon entraîne : - l entrée en stock des produits - l alimentation du contrôle des entrées - la génération, si désiré, des étiquettes produits - la création automatique, si la répartition multiboutiques est active, de prébons de transferts (voir documentation sur les transferts inter-magasins) Des fonctions de suppression et de contrôle peuvent être effectuées sur un bon de livraison EDI : La suppression complète du Bon sélectionné : Cette fonction permet de supprimer le bon sélectionné : le bon n apparaitra alors plus et l intégration sera impossible. Le contrôle déjà intégré : Si ces articles ont déjà été intégrés, Odéïs indique la date de la première intégration, et le bon de livraison ne peut pas être une nouvelle fois intégré 7
Basculer Vers : Cette fonction vous permet, en cas d erreur d arrivée du bon EDI, de re-router le bon EDI vers un de vos magasins. Liste des articles affectés au magasin sélectionné Liste des magasins 8
Création ou choix d une marque (code fournisseur) à partir de l entrée EDI Comme nous l avons évoqué précédemment, il est obligatoire d indiquer à Odeis le code fournisseur (ou la marque) pour intégrer un bon de livraison EDI. En cliquant sur le la liste des codes fournisseurs s affiche. Si votre marque existe déjà, sélectionnez la et Si la marque n existe pas, cliquez sur l option : l écran de création d un code fournisseur apparait, 9
Enregistrer le nouveau code fournisseur (marque) Saisir un code identifiant ce fournisseur. Ce code est sur 4 caractères maximum. Saisir un libellé pour nommer ce fournisseur. Cette information peut être intéressante car elle permettra de regrouper vos marques afin d avoir une vision globale de l activité du fournisseur (voir page suivante) * Lorsque la création est validée, votre nouveau fournisseur apparaitra dans la liste : il suffira de le sélectionner pour le bon de livraison que vous souhaitez intégrer. 10
La marque sera alors affectée au bon de livraison sélectionné : Le code groupement dans la fiche fournisseur Grace à ce code, il est possible de regrouper des marques. Ce regroupement permet facilement de sélectionner toutes les marques dans les états de gestion d Odeis (recherche de stock, statistiques, ) 11
c - PROCEDURE BIJOU3 Creation fournisseur Lien EDI - marques Dans le cas d un BL multimarques transmis par nos soins, il faut que dans votre logiciel BIJOU3 soit créé un fournisseur par marque, lié avec votre fournisseur principal CHRISTIAN BERNARD. Cliquez sur «fichier / fournisseurs», vous obtiendrez la fenêtre suivante : Ceci doit être votre fournisseur principal : CBER, nous allons associer les autres fournisseurs avec chacune de nos marques. L adresse edi étant toujours identique : edi@christianbernard.com 12
Dans notre exemple, nous avons créé un fournisseur GUY LAROCHE Les 3 notions les plus importantes sont : - «Maison mère» = zone dans laquelle vous spécifierez CBER (code fournisseur principal Christian Bernard), - «Marque (EDI)» = zone dans laquelle vous devez indiquer l information correspondante à la marque (cf liste page 4), - «Code client» = zone dans laquelle vous devez renseigner votre code client chez Christian Bernard (Utilisez le bouton se situant à droite de cette zone de saisie pour spécifier plusieurs codes clients dans le cas d un Bijou3 Multi-magasin). Dans le menu, cliquer sur : «Entrées/Sorties Articles Lien avec Fournisseur Christian Bernard Diffusion» puis cliquer sur le bouton «Paramétrage de la liaison» La fenêtre suivante apparait, vous devez avoir dans ce cas le lien entre le code CBER et les fournisseurs «marque», permettant une intégration multimarques des BL EDI. 13
Cliquer depuis la fenêtre sur le bouton pour rajouter un fournisseur associé à CBER. Il suffit ensuite de saisir le code fournisseur associé existant dans BIJOU3. 14