1/1 Levée de fonds par le mécénat pour les événements organisés par les chapitres de l'internet Society La tenue d'un atelier, séminaire, conférence ou événement spécial peut être une activité coûteuse pour un chapitre de l'isoc. Les dépenses de location de salle, traiteur, déplacements des conférenciers, accès haut débit, équipements et imprimerie peuvent facilement dépasser les recettes qu'apportent les droits d'inscriptions des participants. C'est pour cette raison que de nombreux chapitres de l'isoc demandent une aide financière supplémentaire pour leurs événements sous la forme d'un mécénat. Cela peut être fait sans sacrifier l'intégrité de votre événement ou de votre chapitre. Comprendre pourquoi les entreprises sont mécènes d'événements Pour bien réussir le mécénat, vous devez commencer par bien comprendre pourquoi votre événement intéresse l'entreprise. Les événements offrent aux entreprises une occasion unique de promouvoir leurs produits auprès de publics clés. Comme les événements rassemblent un grand nombre de personnes d'un secteur, d'une profession ou d'une communauté donnée, ils permettent aux entreprises mécènes de communiquer d'importants messages ou de faire affaires avec de nombreux clients ou prospects en une seule fois et en un seul lieu. Définissez ce que vous pouvez offrir à vos sponsors et développez un prospectus. Pour recruter des mécènes, vous devez déterminer les avantages que votre événement offre, les chiffrer et les énumérer de manière claire et concise. Un événement bien planifié vous offre plusieurs avantages pouvant être regroupés et vendus, sous forme de mécénat, à des entreprises intéressées. Approchez votre événement comme un magasin et faites l'inventaire de tous les avantages que vous pouvez offrir aux mécènes. Il peut s'agir d'avantages tangibles et d'une multitude d'occasions d'être reconnu jusqu'à l'événement et pendant l'événement. Prenez le temps de préparer une liste complète. Cela donnera de meilleurs résultats lorsque vous passerez à la phase de recrutement. Voici une liste des éléments relatifs à votre événement et pouvant être parrainés : Collations Petits déjeuners continentaux Pauses Déjeuners Réceptions et dîners Internet Society Galerie Jean- Malbuisson, 15 CH-1204 Genève Suisse Tél. : +41 22 807 1444 Fax : +41 22 807 1445 http://www.isoc.org 1775 Wiehle Ave. Suite 201 Reston, VA 20190, États-Unis Tél. : +1 703 439 2120 Fax : +1 703 326 9881 Email : info@isoc.org
2/2 Prévoyez de reconnaître chaque mécène de repas avant le repas ou la pause et placez le nom ou le logo de l'entreprise à côté de l'événement parrainé sur vos programmes imprimés et en ligne. Vous pouvez également placer un panneau présentant le logo du mécène à l'entrée de la zone de dîner ou de pause. Si la collation est servie assise, pensez à réserver une place pour le mécène à la table du maître de cérémonie. Temps du programme Conférenciers d honneur Sessions individuelles Divertissements Reconnaissez les entreprises qui parrainent un conférencier, une séance ou un divertissement tout comme vous le feriez pour le mécène d'un repas, notamment au micro, dans les programmes et avec des panneaux. Pensez également à inviter un représentant de la société mécène à assister à la présentation du conférencier ou de la séance. Cadeaux Cordons pour badges Sacs publicitaires Porte-documents Bloc-notes Stylos Clés USB Hubs multiports Calculatrices Tapis de souris S'il y a suffisamment de participants, vous devriez pouvoir acheter des articles-cadeaux comme ceux-là à un prix réduit et les faire imprimer avec le logo de l'entreprise mécène. Les grands articles peuvent même permettre d'y apposer deux logos : celui du mécène et un logo créé pour votre événement. Les mécènes aiment distribuer des cadeaux car leur valeur promotionnelle s'étend au-delà de la durée de l'événement. Donnez-leur un prix suffisamment élevé pour payer pour le coût du cadeau mais aussi pour payer une partie des dépenses de l'événement. Autres éléments Accès Internet Tables d'exposition Inscription ou passes gratuits
3/3 Si l'accès à Internet est considéré comme nécessaire pour votre événement, il est judicieux de trouver un mécène prêt à payer les frais ou à offrir l'accès comme une contribution en nature. Les mécènes aiment les tables d'exposition ou les stands car ils leur permettent de rencontrer en face-à-face les participants, de partager des informations et de développer des prospects. Une ou plusieurs inscriptions gratuites à votre événement sont également considérées comme de précieux avantages pour vos mécènes. Reconnaissance dans les médias Imprimés promotionnels (brochures, posters, prospectus) Site Web du chapitre, page Web d'événement e-newsletter Page introductive Programme sur site Panneaux, banderoles, toiles de fond Les médias imprimés et en ligne liés à votre événement offrent de précieuses opportunités de reconnaissance des mécènes (logos apposés) avant et pendant l'événement. Il est possible d'offrir ces opportunités aux mécènes afin de les reconnaître comme mécènes d'autres éléments ou il est possible de les regrouper et de les vendre séparément. (Par exemple, si vous avez un mécène pour l'accès Internet, il est conseillé de lui offrir la page introductive Internet.) Les opportunités de reconnaissance avant l'événement, telles que brochures, sites Web et newsletter pour la promotion de l'événement peuvent également être utilisées pour inciter les entreprises à s'engager tôt en tant que mécène, par exemple, avant une échéance d'imprimerie. Chaque événement offre différentes opportunités de mécénat. Pensez à votre propre événement et public et établissez votre liste unique. Il vous est suggéré de récapituler les possibilités de mécénat dans un prospectus de mécénat de 1 ou 2 pages comprenant une description et un prix pour chaque possibilité ainsi que des informations de base sur l'événement, le public attendu et des coordonnées d un interlocuteur pour les mécènes. Vous pouvez offrir ces possibilités individuellement ou les regrouper au sein d offres de mécénat à différents niveaux de prix (par exemple, Or, Argent et Bronze). Développez votre liste de prospects Une fois que vous avez déterminé les possibilités de mécénat pour votre événement, que vous avez décidé des tarifs à appliquer et que vous les avez décrits dans un prospectus, vous devez dresser une liste des mécènes potentiels. Vos meilleurs prospects sont les entreprises et les organisations qui veulent communiquer ou faire des affaires avec vos participants.
4/4 Dressez une liste complète des prospects après avoir tenu compte des questions suivantes : Quels genres de produits et services les participants à votre événement achètent-ils ou utilisent-ils? (Concentrez-vous sur les intérêts d'achat uniques de votre public.) Quelles entreprises de votre pays ou région offrent des produits ou services correspondant à votre public? Quelles entreprises de votre pays ou région emploient des personnes dont les connaissances et les compétences professionnelles correspondent à celles de votre public? (Les entreprises souhaitent parfois parrainer un événement qui peut servir de moyen de recrutement.) Quelles entreprises de votre pays ou région parrainent actuellement des événements semblables pour des publics semblables? Quelles entreprises ont montré un intérêt par rapport aux membres de votre chapitre lors des événements précédents? La réponse à ces questions vous aidera à développer une liste des entreprises et organisations à approcher pour le mécénat. Au travers du réseau qu'offre votre chapitre de l'isoc, identifiez une personne de chaque entreprise à approcher pour lui proposer le mécénat de votre événement. Si aucune personne de votre chapitre n'a de contacts dans une entreprise donnée, pensez à approcher les directeurs des services suivants : marketing, relations publiques, gestion de la marque, gestion des produits, ressources humaines, publicité, relations publiques et dons d'entreprise. Dans les grandes entreprises, différents services peuvent s'intéresser à votre événement. Si le premier directeur de service refuse, contactez-en un autre. Recrutement de mécènes Les e-mails et les sites Web sont des inventions merveilleuses, mais utilisées toutes seules, elles ne vous permettront pas de décrocher des mécènes pour votre événement. Demander le mécénat pour des événements de chapitre réussit le mieux lorsque l'on contacte les personnes concernées par téléphone ou lorsqu'on les rencontre en face-àface. Dans votre conversation, rappelez-vous que l'entreprise s'intéresse à votre événement car il lui permettra d'atteindre votre public. Bien que votre prospectus offre un menu des événements accompagnés de collations et de cadeaux, il vous faut souligner que le mécénat donne à l'entreprise candidate accès à votre public unique. Vous pouvez même fournir des informations démographiques expliquant le type de public que votre événement devrait attirer : leurs fonctions, les secteurs qu'ils représentent et leur pouvoir d'achat. Gardez le contact après votre conversation par l'envoi du prospectus de mécénat et de détails supplémentaires pouvant influencer le prospect.
5/5 Une fois que vous avez convaincu le prospect et que vous avez convenu du type ou du niveau de mécénat, il est suggéré de faire un suivi avec un e-mail de confirmation, un court contrat et une facture. Suivi et reconnaissance finale Une fois que vous avez confirmé vos mécènes d'événement et reçu paiement, il est important de livrer les avantages promis. Ceci peut inclure le suivi des mécènes afin d'obtenir les logos dans divers formats de fichiers, leur fournir des formulaires d'inscription gratuits, les conseiller sur les emplacements dans la salle d'exposition, les horaires d exposition ou la coordination de leur participation au microphone. Il est recommandé de tenir vos mécènes au courant de l'événement et de faire tout votre possible pour vous assurer que l'événement soit un succès pour eux. Ce faisant, vous allez développer un lien fort entre votre chapitre ISOC et le mécène. Ceci accroît la possibilité que l'entreprise puisse renouveler son mécénat lors des futurs événements du chapitre. Votre dernier acte doit comprendre une lettre de remerciement officielle à chaque mécène.