Table des matières Données clients Page Création d un cours Page 5 Inscrire un client à un cours Page 6 Facturer Page 7 Modifier une facture Page 8 Annuler une facture Page 8 Consulter une facture Page 9 Saisir un paiement Page 0 Modifier un paiement Page Rechercher un paiement Page Saisir un rappel Page Annuler un rappel Page Imprimer un rappel Page Gestion du courrier Page Gestion des listes déroulantes Page 6
Une fois le client créé, on peut ajouter des photos. La première opération consiste à sélectionner une photo à importer. Clique sur le bouton «Parcourir».. Attention à la remarque. Que les formats JPG ou PNG sont pris en considération.
Dans l explorateur de fichiers, sélectionne la photo désirée. Le nom de la photo choisie apparaît dans la case appropriée. Il faut l importer en cliquant sur «Importer» (la photo sera copiée sur ton site infomaniak.com). Une fois importée, la photo apparaît à l écran. Tu peux importer autant de photos que tu veux pour le client. Une fois l importation terminée tu peux choisir quelle photo apparaîtra dans les données du client (voir page suivante).
5 Lorsque tu as plusieurs photos, il te suffit de passer le curseur sur la photo pour obtenir son nom,.. puis de la sélectionner dans la liste déroulante «Photo par défaut» et de cliquer sur le bouton «Photo par défaut». 6 8 5 6 7 7 8 Toutes les photo peuvent être détruite (bouton Détruire) sauf celle par défaut. Le bouton «Retour» permet de revenir sur les données du client
Lorsqu on crée un cours il est indispensable de savoir le prix qu il en coûtera d y participé. Les prix sont différents par type de participants (adultes, enfants etc ) Afin d éviter de devoir saisir ces prix à chaque création de cours, des paramètres par défaut peuvent être enregistrés. Il est donc judicieux d indiquer comme prix par défaut, ceux qui seront le plus fréquemment utilisés. Bien entendu si le prix affiché lors de la création du cours ne correspond pas, il peut être modifié. Lors de l inscription d un élève à un cours, le prix indiqué dans le cours sera automatiquement reporté dans l inscription. 5
5 Les champs grisés ne peuvent pas être modifiés. Ils sont calculés en fonction des valeurs saisies dans les autres champs. Le nombre de mois est à indiquer sans tenir compte du er BVR. Il détermine le prix par mois sur la base du montant figurant dans la colonne «Reste à répartir». Donc dans l exemple ci-dessus, le paiement du cours s échelonnera sur 5 mois ( er BVR + nbe de mois). Dans le cas où le danseur s inscrit en cours de période, le montant du er BVR peut être adapté et être donc différent que le prix par mois. Les dates auxquelles le danseur débute et termine le cours peuvent être différentes de celles du début et de fin du cours. Le danseur peut être inscrit plusieurs fois au même cours pour autant que les dates de début et de fin ne se chevauchent pas. Par défaut la date de l inscription est la date du jour. Elle peut être adaptée. Il est important de préciser si le bulletin doit mentionner le nombre de leçons ou de mois auxquels le danseur participe. Le défaut est : Mois. 5 Lors de l inscription, il est possible de produire la facture directement. Pour ce faire, il faut cocher la case «Facturer». Le champ «Échéance est lié à la case «Facturer» il indique l échéance à laquelle le premier paiement doit être effectué. Par défaut il est fixé au dernier jour du mois précédent le début du cours Il peut être modifié à la date souhaitée. Les bulletins de versement suivants auront, comme échéance de paiement, le dernier jour du mois d après et ainsi de suite jusqu au dernier bulletin de versement. En cas d erreur, ou de changement, une inscription peut être modifiée, ceci pour autant que la facture n ait pas encore été étalbie. 6
Si lors de l inscription la facturation immédiate n a pas été demandée, elle peut se faire par la suite, soit par «Client», soit par «Cours». A l exception de la date «d Échéance» du premier paiement, plus aucune donnée n est modifiable. En ce qui concerne la valeur de cette date, voir la remarque de la page précédente. Lors de la facturation par cours, tu peux choisir quel(s) client(s) tu veux facturer. Ceci peut être utile lorsque les dates d échéance des BVR ne sont pas identiques pour tous les clients. 7
Si le client participe à plusieurs cours, la sélection du cours peut être effectuée. La date d échéance ainsi que le montant de la facture peuvent être modifié. Dans tous les cas il faut indiquer la raison de la modification. ATTENTION : LE MONTANT D UNE FACTURE NE DEVRAIT ETRE MODIFIE QUE DANS DES CAS EXCEPTIONNELS ET POUR DES RAISONS CLAIRES. CECI CAR SUITE À LA MODIFICATION, IL SE PEUT QUE LE TOTAL FINAL DE LA FACTURE NE CORRESPONDE PLUS AVEC LE TOTAL FIGURANT SUR LE FORMULAIRE D'INSCRIPTION SIGNÉ PAR LE CLIENT. Astuce : si tu désires modifier uniquement la «Remarque», il te suffit de redonner la même date «d Echéance», puis de saisir une nouvelle remarque ou de compléter l ancienne. Pour l annulation d une facture, les mêmes remarques que ci-dessus sont valables. 8
5 Le but du menu consulter une facture est de pouvoir avoir une vue d ensemble sur l historique des factures pour un client à un cours défini. Les informations sur la facture (no, date, si payé ou pas, remarques etc ) Tous les paiements effectués pour cette facture (date, montant etc ). Les éventuels rappels établis. 5 Par défaut les factures annulées ne sont pas visibles. Si nécessaire, cliquer sur le bouton «Y compris annulées». 9
Lors de la saisie d un paiement, ce dernier peut être : - total - partiel (les divers paiements sont affichés, le solde à payer est indiqué) - une note de crédit. Cette dernière option permet d éviter d annuler une facture. Dans tous les cas la remarque est obligatoire. Par défaut la date de l encaissement est fixée au jour de la saisie. Elle peut toutefois être changée. Lors de la saisie d un paiement, toutes les factures pour tous les cours du client sélectionné sont affichées. Attention a bien coché la facture pour le bon cours. 0
Lorsque tu veux modifier un paiement assure-toi que les données affichées soient celles du cours désiré. Si le client est inscrit à plusieurs cours, il est possible que le cours qui est affiché par défaut ne contienne aucun paiement. Le «Montant», la «Date d encaissement» ou la «Remarque» peuvent être modifiés. Selon ta demande, la remarque est obligatoire (no ccp, paiement contant etc ) Des paiements peuvent être recherchés selon les critères ci-dessus. Pour la date, il est possible de ne mentionner que le jour ou le mois ou l année. Si tu veux une date précise, il faut la saisir au format américain soit 0-0-8. Uniquement les paiements non annulés peuvent être «Modifier»
5 5 Les rappels peuvent être établis soit de manière «Individuelle» soit de manière «Groupée». En mode «Individuel» les factures, de tous les cours dont ce client est inscrit, sont affichées dans l ordre croissant des dates d échéances. Attention donc à choisir la bonne facture resp. le bon cours. Si le choix d une «Sommation» a été décidé, il suffit de cliquer dans la case «Sommation». A noter que la «Sommation» ne peut être crée qu en mode «Individuel». En mode «Groupé», toutes les factures qui auraient dû être acquittées, ce jour, sont affichées. Elles sont triées dans l ordre croissant des dates d échéance puis des noms de clients. Parmi la liste affichée, les rappels ne seront créés que pour les factures cochées.
En cas d erreur (par exemple rappel établi deux fois), un rappel peut être annulé. Si nécessaire, un rappel peut être réimprimé. Toutefois la date sera celle du jour de réimpression.
Des e-mails ainsi que des entêtes de lettre peuvent être créés pour certaines catégories de clients. - Pour le client = Un client spécifique, tous les clients, que les actifs ou que les inactifs. - Aux participants du cours = Tous les clients inscrits au cour que tu sélectionnes dans la liste. - Aux participants de danse = Tous les clients qui ont pris part à un cours de la danse sélectionnée dans la liste. - Pour le groupe = Un groupe que tu as créé toi-même (Menu Courrier / Groupes, voir ci-dessous). Dans tous les cas, uniquement les clients dont la case «Courriel» (menu Clients / Modifier) est cochée seront pris en considération.
Tu peux créer autant de groupe que tu veux (bouton Ajouter). Il faut définir si le groupe fait partie de la catégorie «E-Mail» ou «Lettre». Une fois le groupe créé, tu peux y ajouter tous les clients que tu veux pour autant que la case «Courriel» (menu Clients / Modifier) soit cochée. Si ce n est pas le cas, le client ne figurera pas dans la liste déroulante (Ajouter). 5
Le menu Divers / Catégorie te permet de créer et compléter des listes déroulantes qui sont : - Studio. Nom des salles de danses utilisées. - Titre. Représente les civilités possibles pours les données sur les personnes. 6