docxconverter Guide Utilisateur Mac OS X

docxconverter Guide Utilisateur Mac OS X

docxconverter Guide utilisateur pour Mac OS X ii

docxconverter Guide utilisateur pour Mac OS X Table des matières Table des matières... iii Quel est le but de docxconverter?...1 Utilisation simple... 1 Que se passe-t-il?... 2 Fichiers Docx...2 Fichiers Xlsx...2 Qui sont les Utilisateurs Potentiels de docxconverter?...4 Utilisateurs de traitement de texte... 4 Utilisateurs de logiciels de PAO ou de logiciels graphiques... 4 Utilisateurs de tableurs et de logiciels de base de données.... 5 Utilisateurs de logiciels de courrier électronique... 5 Comment utiliser docxconverter...6 Opération en un temps... 6 Opération en deux temps... 7 Ajuster vos Préférences...9 Préférences des Fichiers docx... 11 Format de conversion...11 Location de la Sauvegarde...13 Ouverture des fichiers convertis...14 Préférences des Fichiers xlsx... 16 Format de conversion...16 Location de la sauvegarde...19 Ouverture des fichiers convertis...21 Logs & Notification... 23 Affichage des avertissements... 25 Appendice A: Import des Fichiers RTF...27 iii

docxconverter Guide utilisateur pour Mac OS X Import des fichiers RTF dans Adobe InDesign... 27 Import des fichiers RTF dans QuarkXPress... 29 iv

Quel est le but de docxconverter? docxconverter vous permets d ouvrir facilement des fichiers sauvegardés dans le nouveau format par défaut de Word 2007, docx ou sauvegardés dans le nouveau format par défaut de Excel 2007, xlsx. docxconverter vous permets d ouvrir ces fichiers même si aucun programme capable d ouvrir ce type de fichier n est installé sur votre ordinateur. docxconverter lit les fichiers docx ou xlsx que vous voulez ouvrir, puis les convertit en formats lisibles par des programmes que vous possédez déjà, sauvegarde le fichier traduit sur votre ordinateur et fait ouvrir le fichier traduit par un des programmes capable d ouvrir le fichier traduit. Dans le cas de fichiers docx le fichier converti retient une fidélité maximum et la conversion tient compte du contenu et de la mise en page. Dans le cas des fichiers xlsx le contenu des fichiers est converti mais le style ne l est pas. Utilisation simple Il est très simple d ouvrir les fichiers docx ou xlsx après l installation de docxconverter (pour les instructions d installation, voir le fichier Lisez-moi docxconverter). Il suffit de faire un double-clique sur le fichier docx ou xlsx ou bien de l ouvrir selon une des façons décrites dans le 1

chapitre Comment utiliser docxconverter, et le fichier s ouvrira avec un des programmes installés sur votre ordinateur. Bien que docxconverter vous offre la possibilité d ajuster les préférences suivant vos besoins personnels, il est vraisemblable que les préférences par défaut conviennent à vos besoins. Pour une description détaillée des préférences, voir le chapitre Ajuster vos préférences. Que se passe t il? Fichiers Docx docxconverter converti les fichiers docx en RTF qui est un format capable de préserver toutes les informations contenues dans le format docx mais qui peut être facilement lu par tous les traitements de texte courant et les programmes de mise en page. Après avoir converti le fichier docx en format RTF, docxconverter ouvre ce fichier avec l application désignée par le système d exploitation comme l application défaut pour ouvrir les fichiers RTF (vraisemblablement cette application sera le traitement de texte que vous utilisez). Si vous voulez faire ouvrir les fichiers docx par une autre application, vous pouvez instruire docxconverter de le faire en désignant l application de votre choix. Pour ceci voir Ouverture des fichiers convertis dans la section Préférences des fichiers docx dans le chapitre Ajustez vos préférences. Fichiers Xlsx docxconverter converti les fichiers xlsx en CSV qui est un 2

format qui peut être facilement lu par tous les tableurs et les base de données. Après avoir converti le fichier xlsx en format CSV, docxconverter ouvre ce fichier avec l application désignée par le système d exploitation comme l application défaut pour ouvrir les fichiers CSV (vraisemblablement cette application sera le tableur que vous utilisez). Si vous voulez faire ouvrir les fichiers xlsx par une autre application, vous pouvez instruire docxconverter de le faire. Pour ceci voir Ouverture des fichiers convertis dans la section Préférences des fichiers xlsx dans le chapitre Ajustez vos préférences. 3

Qui sont les Utilisateurs Potentiels de docxconverter? docxconverter a été conçu pour tous les utilisateurs recevant des fichiers de type docx ou xlsx et ne pouvant pas les ouvrir avec les programmes installés sur leur ordinateur. Utilisateurs de traitement de texte Si vous utilisez une version de MS Word qui n est pas compatible avec Word 2007 ou un traitement de texte autre que MS Word, docxconverter vous permets d ouvrir les fichiers docx directement dans votre traitement de texte. L ouverture des fichiers docx dans votre traitement de texte favori se fait en une opération simple. Tout ce qu il y a faire est d ouvrir le fichier avec docxconverter, et le fichier s ouvrira dans votre traitement de texte, avec tout le texte et le formatage intact. Utilisateurs de logiciels de PAO ou de logiciels graphiques Comme docxconverter convertit tous les fichiers docx en format RTF, vous pouvez utiliser votre logiciel de PAO pour importer le fichier RTF. Pour voir une explication de l import d un fichier RTF dans les logiciels de PAO les plus répandus, voir l Appendice A Import des fichiers RTF. Après l import du fichier RTF, votre logiciel de PAO affichera le texte du fichier 4

docx d origine dans son intégralité ainsi que les styles utilisés dans le fichier d origine. Utilisateurs de tableurs et de logiciels de base de données Si vous utilisez une version de MS Excel qui n est pas compatible avec Excel 2007 ou un tableur autre que MS Excel, docxconverter vous permets d ouvrir les fichiers xlsx directement dans votre tableur. L ouverture des fichiers xlsx dans votre tableur favori se fait en une opération simple. Tout ce qu il y a faire est d ouvrir le fichier avec docxconverter, et le fichier s ouvrira dans votre tableur, avec tout le texte et les données intactes. La conversion des feuilles de calcul ne préserve pas les formules, les éléments graphiques et les éléments de style. Elle préserve les données telles qu elles sont affichées dans le fichier d origine et garde les données dans leurs cellules. Utilisateurs de logiciels de courrier électronique Si vous utilisez votre ordinateur pour envoyer et recevoir du courrier et que vous ne possédez pas de logiciel de traitement de texte, vous pouvez aussi utiliser docxconverter pour convertir les fichiers joints en format texte que votre logiciel de courrier peut lire. 5

Comment utiliser docxconverter Opération en un temps Il est très simple d ouvrir un fichier docx ou xlsx avec docxconverter. Après avoir installé docxconverter (voir les instructions d installation dans le fichier lisez-moi), faites une des opérations suivante: Ou Ou Double-clique le fichier docx ou xlsx. Ctrl-clique le fichier docx ou xlsx. Faire glisser le fichier docx ou xlsx sur l icône de docxconverter. Toutes ces simples actions font démarrer la conversion de docxconverter et au terme de cette conversion: Le fichier docx est automatiquement ouvert par le logiciel défini dans votre system comme le logiciel de défaut pour lire les fichiers RTF (ce sera vraisemblablement votre traitement de texte favori). Le fichier xlsx est automatiquement ouvert par le logiciel défini dans votre system comme le logiciel de défaut pour lire les fichiers CSV (ce sera vraisemblablement votre tableur favori). Une explication détaillée concernant le changement du 6

logiciel utilisé par défaut pour ouvrir les fichiers docx ou xlsx se trouve dans le paragraphe Ouverture des fichiers convertis dans les sections Préférences des fichiers docx et Préférences des fichiers xlsx respectivement. Après avoir fait démarrer docxconverter au moyen d une de ces actions, le reste se fait complètement automatiquement. docxconverter ouvre de lui-même le fichier docx ou xlsx, le convertit en RTF ou en CSV, puis sauvegarde le fichier converti dans la location désignée dans les préférences (voir le paragraphe location de la sauvegarde dans la section Préférences des fichiers docx ou Préférences des fichiers xlsx respectivement). Une barre d état vous informe du progrès de la conversion. Lorsque la conversion est terminée docxconverter s arrête et le fichier est ouvert par le logiciel désigné pour ce fichier. Opération en deux temps Dans la section ci-dessus vous n avez pas besoin d ouvrir docxconverter pour ouvrir le fichier d origine. Alternativement, vous pouvez choisir d effectuer l opération de la manière suivante: 1. Ouvrez le logiciel docxconverter. Une petite fenêtre s ouvre (voir l illustration ci-dessous). 7

2. Faites glisser le fichier docx ou xlsx que vous voulez ouvrir sur la fenêtre de docxconverter. docxconverter lit le fichier docx ou xlsx et le convertit en RTF ou CSV, sauvegarde le fichier converti dans la location spécifiée par les préférences et fait ouvrir le fichier converti dans l application désignée pour ouvrir ces fichiers. Après cette opération docxconverter reste ouvert et vous pouvez faire glisser un autre fichier sur la fenêtre de docxconverter afin de le convertir. Ceci est pratique si vous avez plus d un fichier à convertir. 8

Ajuster vos Préférences Lorsque le logiciel docxconverter est ouvert, vous pouvez contrôler les opérations effectuées par docxconverter au moyen des contrôles disponibles dans le dialogue des préférences. Les préférences vous permettent de contrôler: Le format de conversion à employer pour les fichiers docx ou xlsx La location dans laquelle les fichiers convertis seront sauvegardés L ouverture du fichier converti après la conversion, et la définition du logiciel à utiliser pour ouvrir ce fichier La sauvegarde des fichiers logs et la location de cette sauvegarde La notification de l utilisateur à la fin de la conversion L affichage des avertissements Pour accéder au dialogue des Préférences: 1. Lancer DocXConverter. La fenêtre du logiciel apparait. 2. Choisissez Préférences dans le menu docxconverter 9

Le dialogue des Préférences s ouvre: 10

Préférences des Fichiers docx Pour configurer le format de conversion, la location de sauvegarde des fichiers convertis et définir le logiciel utilisé pour ouvrir les fichiers convertis cliquer sur l onglet Fichiers docx. Format de conversion Le menu local Convertir en: vous permets de choisir entre trois formats de conversion - RTF, Text et Unicode: RTF Ce format est la configuration par défaut. Le format RTF permet de convertir un fichier docx en retenant toutes les propriétés du fichier d origine (texte, formatage, mise en page et éléments 11

spéciaux). Lorsque ce format est sélectionné, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier portant le même nom que le fichier d origine mais avec le suffixe rtf. Ce fichier RTF, sera sauvegardé dans la location désignée par la préférence location de la sauvegarde (voir cidessous). Text Ce format retient le texte d origine du document d origine mais il ne retient pas les propriétés de formatage, de mise en page, les graphiques ou les éléments spéciaux. Sélectionnez ce format si vous n avez pas de logiciel capable de lire les fichiers RTF ou si vous voulez reformater le texte d origine. Lorsque ce format est sélectionné, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier portant le même nom que le fichier d origine mais avec le suffixe txt. Ce fichier txt, sera sauvegardé dans la location désignée par la préférence location de la sauvegarde (voir cidessous). Unicode Ce format est similaire au format texte en ce qui concerne les propriétés du texte qui sont retenues. Ce format est utilisé pour convertir des fichiers contenant des langages complexes comme le Japonais, le Chinois ou d autres langages asiatiques. 12

Location de la sauvegarde Le menu local Sauvegarde dans: vous permets de décider la location de la sauvegarde des fichiers convertis: Le même dossier que les fichiers d origine Ceci est la configuration par défaut. Le fichier converti est sauvegardé automatiquement dans le même dossier que le fichier docx d origine. Un dossier spécifique En sélectionnant cette option vous recevrez un dialogue vous permettant de choisir le dossier dans lequel vous souhaitez que les fichiers convertis soient sauvegardés. 13

Choisir au moment de la conversion Lorsque cette option est sélectionnée, un dialogue apparaitra au moment de la conversion et vous pourrez choisir le dossier de sauvegarde à ce moment. Ouverture des fichiers convertis Cochez la case Ouverture des fichiers convertis si vous voulez que le fichier converti (RTF, Text ou Unicode) soit ouvert automatiquement par une application. Décochez cette case si vous voulez juste convertir des fichiers mais ne voulez pas les ouvrir automatiquement. Ce mode d opération est en général préférable lorsque le but est d importer le texte dans un logiciel de PAO. Pour une explication de l import dans les logiciels de 14

PAO les plus répandus voir l Appendice A Import des fichiers RTF. Le menu local Ouvrir avec: vous permets de sélectionner l application qui ouvrira le fichier converti. L application par défaut Ceci est la configuration par défaut. Lorsque docxconverter termine la conversion du fichier docx suivant le format que vous avez choisi (RTF, Text ou Unicode), le fichier converti est ouvert par l application de défaut du système pour ce type de format. Par exemple, si vous avez demandé une conversion en format RTF et si Microsoft Word est l application par défaut désignée par le système pour ouvrir ce type de fichier, votre fichier converti sera ouvert par Microsoft Word. Une application spécifique Cette option vous permet de choisir l application qui ouvrira le fichier converti au terme de la conversion. Si cette option n est pas sélectionnée le fichier converti sera ouvert par l application par défaut désignée par le système (voir cidessus). 15

Préférences des Fichiers xlsx Pour configurer le format de conversion des fichiers xlsx, la location de sauvegarde des fichiers convertis et définir le logiciel utilisé pour ouvrir les fichiers convertis cliquer sur l onglet Fichiers xlsx: Format de conversion Le menu local Convertir en: vous permets de choisir entre trois formats de conversion CSV, Text et Unicode. 16

CSV Ce format est la configuration par défaut. Le format CSV (CSV est l'abréviation de l'anglais comma-separated values, c'est-à-dire des «valeurs séparées par des virgules») permet de convertir les fichiers xlsx en retenant les données telles qu elles sont affichées dans la feuille de calcul d origine. Ce format préserve la structure de la feuille de calcul d origine par rapport aux lignes, aux colonnes et aux cellules. Il est recommandé d utiliser ce format si vous voulez ouvrir le fichier converti avec un tableur ou un programme de base de données. Lorsque cette option est sélectionnée et que le document d origine contient une seule feuille de calcul, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier portant le même nom que 17

le fichier d origine mais avec le suffixe csv. Si le document d origine contient plusieurs feuilles de calcul, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier par feuille de calcul. Ce ou ces fichiers CSV, seront sauvegardés dans la location désignée par la préférence location de la sauvegarde (voir ci-dessous). Text Ce format préserve les données du fichier xlsx telles qu elles sont affichées dans la feuille de calcul d origine. Dans chaque ligne de données la position des colonnes est indiquée par un signe de tabulation et la fin de la ligne est indiquée par un signe de fin de ligne. Il est recommandé d utiliser ce format si vous voulez ouvrir le fichier converti avec un logiciel de traitement de texte ou si vous ne possédez pas de logiciel capable d ouvrir les fichiers CSV. Lorsque cette option est sélectionnée et que le document d origine contient une seule feuille de calcul, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier portant le même nom que le fichier d origine mais avec le suffixe txt. Si le document d origine contient plusieurs feuilles de calcul, durant la conversion docxconverter va créer et sauvegarder un fichier par feuille de calcul. Ce ou ces fichiers txt, seront sauvegardés dans la location désignée par la préférence location de la sauvegarde (voir ci-dessous). Unicode Ce format est similaire au format texte en ce qui concerne les propriétés du texte qui sont retenues. Ce format est utilisé pour convertir des 18

fichiers contenant des langages complexes comme le Japonais, le Chinois ou d autres langages asiatiques. Location de la sauvegarde Le menu local Sauvegarde dans: vous permets de décider la location de la sauvegarde des fichiers convertis: Le même dossier que les fichiers d origine Ceci est la configuration par défaut. Le fichier converti est sauvegardé automatiquement dans le même dossier que le fichier xlsx d origine. Un dossier spécifique En sélectionnant cette option vous recevrez un dialogue vous permettant de choisir le dossier dans lequel vous souhaitez que les fichiers convertis soient sauvegardés. 19

Choisir au moment de la conversion Lorsque cette option est sélectionnée, un dialogue apparaitra au moment de la conversion et vous pourrez choisir le dossier de sauvegarde à ce moment. 20

Ouverture des fichiers convertis Cochez la case Ouverture des fichiers convertis si vous voulez que le fichier converti (CSV, Text ou Unicode) soit ouvert automatiquement par une application. Décochez cette case si vous voulez juste convertir des fichiers mais ne voulez pas les ouvrir automatiquement. Ce mode d opération est en général préférable lorsque le but est d importer le contenu du fichier dans un logiciel de base de données. 21

Le menu local Ouvrir avec: vous permets de sélectionner l application qui ouvrira le fichier converti. L application par défaut Ceci est la configuration par défaut. Lorsque docxconverter termine la conversion du fichier docx suivant le format que vous avez choisi (CSV, Text ou Unicode), le fichier converti est ouvert par l application de défaut du système pour ce type de format. Par exemple, si vous avez demande une conversion en format CSV et si Microsoft Excel est l application par défaut désignée par le système pour ouvrir ce type de fichier, votre fichier converti sera ouvert par Microsoft Excel. Une application spécifique Cette option vous permet de choisir l application qui ouvrira le fichier converti au terme de la conversion. Si cette option n est pas sélectionnée le fichier converti sera ouvert par l application par défaut désignée par le système (voir ci-dessus). 22

Logs & Notification Afin de déterminer si les logs des conversions et des problèmes rencontrés seront sauvegardés sur votre disque cliquer sur l onglet Logs & Notification. Cochez la case Sauvegarde des fichiers log si vous voulez que les logs des conversions soient sauvegardés sur votre disque. Le menu local Sauvegarde dans: vous permet de décider ou les fichiers log seront sauvegardés: La location par défaut Le fichier log sera sauvegardé dans une location déterminée par docxconverter. Cette location est indiquée sous le menu local. Un dossier spécifique En sélectionnant cette option 23

vous recevrez un dialogue vous permettant de choisir le dossier dans lequel vous souhaitez que les fichiers log soient sauvegardés. Pour décider si vous voulez être notifiés par docxconverter au terme d une conversion: Cochez la case Lire le son si vous voulez recevoir une notification sonore. Le menu local à la droite de cette option vous permet de sélectionner le son de la notification. Cochez la case Afficher une alerte si vous voulez qu une alerte s affiche au terme de la conversion. Décochez ces deux cases si vous ne voulez pas être notifié de la fin d une opération de conversion. 24

Affichage des avertissements Afin de déterminer si les avertissements seront affichés cliquer sur l onglet Avertissement. Cochez la première case (application par défaut) si vous voulez voir une boite de dialogue permettant d indiquer au système de définir docxconverter comme l application par défaut pour ouvrir les fichiers docx et xlsx. Cochez la deuxième case (menu contextuel) si vous voulez voir une boite de dialogue permettant d installer le menu contextuel de docxconverter. Cochez la troisième case (grand nombre de fichiers) si vous voulez voir une boite de dialogue lorsque 25

docxconverter s apprête à ouvrir un grand nombre de fichiers. Parfois, vous voulez convertir un grand nombre de fichiers en une fois mais vous ne désirez pas que tous ces fichiers soient ouverts par l application définie pour ouvrir ce type de fichier. Cochez la quatrième case (fichiers non docx ou xlsx) si vous voulez voir une boite de dialogue lorsque docxconverter a reconnu l application susceptible d ouvrir un fichier non docx ou xlsx. Par exemple, docxconverter peux reconnaitre que vous avez fait glisser un fichier pdf sur la fenêtre de docxconverter et peux vous proposer d ouvrir ce fichier avec le lecteur Acrobat. 26

Appendice A: Import des Fichiers RTF Tous les logiciels de PAO sont capables d importer des fichiers RTF en préservant tous les éléments de style. Si votre logiciel de PAO n est pas capable de lire les fichiers docx, vous pouvez utiliser docxconverter pour convertir ces fichiers docx en format RTF. Lorsque le but est juste de convertir les fichiers docx en RTF il est préférable de décocher la case ouverture des fichiers convertis dans les préférences liées aux fichiers docx (voir la section ouverture des fichiers convertis). Les sections ci-dessous expliquent comment importer les fichiers RTF dans les logiciels de PAO les plus utilisés. Note: Si vous êtes un expert en logiciel PAO il et possible que vous utilisez d autres méthodes pour importer les fichiers RTF. L explication ci-dessous est destinée aux utilisateurs qui ne sont pas familier avec l import des fichiers RTF. Import des fichiers RTF dans Adobe InDesign Pour importer le fichier RTF créé par docxconverter dans InDesign: 1. Dans InDesign, créer un nouveau document en sélectionnant Nouveau Document du menu Fichier. Cliquez OK Dans la fenêtre Nouveau Document. 27

2. Dans le nouveau document, sélectionner Placer dans le menu Fichier. La boite de dialogue Placer apparaitra. 3. Choisissez le fichier RTF à importer dans le dialogue Placer et cliquer sur le bouton Ouvrir. Le curseur change et prends le symbole du curseur utilisé pour introduire du texte. 4. Maintenez la touche Shift enfoncée. Le curseur change et prends le symbole du curseur utilisé pour introduire du texte en continu: 28

5. Cliquez le coin gauche de la boite de texte tout en maintenant la touche Shift enfoncée. Le texte du fichier RTF est positionné automatiquement dans le nouveau document et de nouvelles pages sont ajoutées au fur et a mesure afin de permettre le placement de tout le texte contenu dans le fichier RTF. Import des fichiers RTF dans QuarkXPress Pour importer le fichier RTF créé par docxconverter dans QuarkXPress: 1. Dans QuarkXPress, créer un nouveau projet en 29

sélectionnant Nouveau Projet du menu Fichier. 2. Dans le dialogue Nouveau Projet, cochez la case Boite de texte automatique et cliquez OK 3. Dans la page du nouveau projet, sélectionnez l outil représenté par la main et le curseur de texte, puis cliquez n importe où dans la boite de texte. Le point d insertion du texte se situe sur le coté gauche de la boite de texte. Lorsque vous bougez le curseur il se transforme en curseur d insertion de texte. 30

4. Sélectionnez Import de Texte dans le menu Fichier. Le dialogue d Import de Texte apparaitra. 5. Sélectionnez le fichier RTF que vous voulez importer ans le dialogue d Import de Texte. Après avoir sélectionné le fichier cochez la case Inclure les styles. Cliquez Ouvrir. Le texte du fichier RTF est importé tout en préservant les styles et les pages nécessaires sont ajoutées automatiquement. 31