Réduisez le nombre de produits défectueux fabriqués ou les réclamations clients grâce au contrôle qualité! Produit concerné : Sage 100 Gestion Commerciale i7- Pack Plus Contexte Vous avez une activité d achat-revente de marchandises, vous êtes dans l assemblage, vous faites de la transformation de produits, vous faites de l import-export et vous avez des problèmes de qualité au niveau de vos fournisseurs (produits non conformes, défectueux, hors normes )? Comment réduire l insatisfaction clients et la fabrication de produits défectueux? Grâce aux fonctions de «Contrôle Qualité» dans Sage 100 Gestion Commerciale i7 (version Pack Plus), vous pouvez imposer une vérification ponctuelle ou systématique de la conformité des marchandises reçues. L objectif est de contrôler en amont la qualité du produit, afin : d éviter de mettre des produits défectueux en vente ; de les inclure dans la chaîne de fabrication alors qu ils ne sont pas conformes ; d avoir des stocks plus justes car ne comprenant que des produits vérifiés comme étant conformes ; d accélérer les retours fournisseurs et de réduire les délais des réclamations avec la réalisation automatique de bons de retour ; d identifier les fournisseurs à problèmes afin de les traiter de manière différenciée. Ainsi, dès la réception des produits de vos fournisseurs, vous êtes en mesure d identifier les produits à risque. Vous avez la possibilité de mettre en place soit un contrôle qualité ponctuel (c est-à-dire commande par commande), soit un contrôle systématique (dans le cas de marchandises à forte valeur ou fragiles). A noter : le système de contrôle qualité peut aussi servir à contrôler une fabrication interne (via un contrôle systématique des produits fabriqués ou assemblés), ou encore à gérer les retours clients (via une vérification de la raison des retours produits avant acceptation définitive du retour et remise en stock/mise au rebut). 1/10
Le contrôle qualité ponctuel. 1 Définissez un emplacement de contrôle. Il faut tout d abord définir un emplacement de contrôle dans votre gestion commerciale mais aussi physiquement dans votre entrepôt (ex : une zone balisée au sol, une étagère ). Cela vous permettra : de séparer les stocks disponibles des produits valides des produits qui sont soumis à un contrôle (un «sas» avant d entrer dans le stock des produits disponibles pour les livraisons clients). de ne pas intégrer ces produits dans le stock des produits prêts à l emploi. La première étape consiste à activer la gestion du contrôle qualité dans Sage 100 Gestion Commerciale. Sélectionnez dans le menu de Sage 100 Gestion Commerciale «Fichier» puis «Paramètres Société», et sélectionnez «Logistique» : Dans «Gestion des Stocks» vérifiez que la fonction «Gérer les emplacements de contrôle» est bien cochée. 2/10
Ensuite, vous devez créer dans l application Sage 100 Gestion Commerciale votre emplacement de contrôle. Pour cela, rendez-vous dans «Structure», puis dans «Dépôts de Stockage» : Cliquez deux fois sur un dépôt existant (ou cliquez sur le bouton «ouvrir») pour ouvrir le dépôt pour lequel vous souhaitez ajouter un emplacement de contrôle. Puis dirigez vous dans l onglet «Emplacement» : 3/10
Cliquez sur le bouton «Ajouter», et ajoutez un emplacement de type «Contrôle», avec comme code et intitulé «Contrôle», et cliquez sur OK : Cliquez sur «OK» pour finaliser la création de l emplacement de contrôle. 2 Définissez une personne chargée du contrôle qualité. Afin que le contrôle qualité soit le plus efficace possible, il est indispensable de désigner une ou plusieurs personnes chargées du contrôle qualité (responsable qualité, chef d atelier, chef d équipe ). En effet pour plus d efficacité, il est conseillé que la personne qui vérifie ne soit pas la même que la personne qui réalise l action. Pour attribuer les droits du contrôle qualité, vous devez vous rendre dans le menu «Structure» puis sélectionner «Collaborateurs». Il suffit alors d «Ouvrir» le profil des collaborateurs qui en auront la charge. 4/10
Dans l exemple ci-dessous, c est le collaborateur «Eddy Hamand» qui se voit attribuer le rôle de contrôleur qualité. Pour que les collaborateurs puissent connaître exactement les quantités disponibles (hors articles en cours de contrôle qualité), il est nécessaire d ajouter la colonne «Disponible» dans la fenêtre d interrogation de stock. Pour cela, rendez-vous dans une fiche «Article», et cliquez sur «Interroger» : Puis, faites un clic droit et sélectionnez «Personnaliser la liste» : Et enfin ajoutez la colonne «Disponible» : 5/10
À la suite de ce changement, dès que vous afficherez un article avec l option «Tous les emplacements», vous pourrez voir pour chaque article ceux qui sont disponibles et ceux qui sont en attente de contrôle qualité. 3 Enregistrez un contrôle qualité pour une livraison fournisseur. Lors de la réception des marchandises, vous pourrez choisir entre : Valider la qualité des produits et les entrer en stock dans votre dépôt. Ne pas valider la conformité du produit et mettre les articles au rebut (et supporter le coût de la non-conformité). Ne pas valider la qualité attendue et demander un retour fournisseur (et ainsi demander un remboursement, un avoir, un échange ). Pour cela, lors de l enregistrement du bon de livraison, vous devez saisir l emplacement de contrôle. C est pourquoi vous devrez ajouter une colonne «Emplacement» dans le bon de livraison. Il suffit de faire un clic droit et sélectionner «Personnaliser la liste»: 6/10
Ensuite, vous pouvez ajouter la colonne «Emplacement» : Dès lors, il suffit de cliquer sur la ligne de l article qui est concerné afin de modifier son emplacement et de le placer sur la zone de contrôle ou de renseigner l emplacement directement en saisie de ligne : A noter : l emplacement peut être prédéfini directement dans le bon de commande, par exemple si vous travaillez avec un nouveau fournisseur ou si vous avez un doute sur la qualité de la marchandise et que vous souhaitez que l ensemble des produits de la commande soit contrôlé. 4 Effectuez le contrôle qualité. Le contrôleur qualité peut alors faire ses contrôles du jour via le menu «Traitement» puis «Contrôle Qualité». 7/10
Il suffit alors de choisir les livraisons qui ont été effectuées depuis le dernier contrôle via la fenêtre de sélection : Le contrôleur doit alors analyser la marchandise et compléter les colonnes «Quantité validée», «Quantité Retour», le «Motif retour», la «Quantité rebut», le «Motif rebut» et «Emplacement de stockage». Dans l exemple ci-dessous, sur un bon de livraison de 15 articles, il y a 13 articles conformes qui seront stockés sur l emplacement principal de l article du dépôt d entrée, 1 article qui sera retourné au fournisseur pour un problème de couleur, et 1 qui sera mis au rebut car cassé suite à une erreur de manipulation. A noter : l emplacement de destination de l article est alors l emplacement par défaut de l article. 8/10
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer un état via le bouton «Imprimer» ou valider la saisie via le bouton «Valider» : Automatiquement l application vous propose de générer le bon de retour fournisseur pour les articles non conformes et un mouvement de stock (mouvement de sortie) pour les articles mis au rebut : A noter : il est conseillé d imprimer les documents afin de justifier les retours ou les mises au rebut avec la signature du responsable du contrôle qualité. Néanmoins, les documents sont toujours disponibles directement dans l application. 9/10
Le contrôle qualité systématique. Si vous souhaitez soumettre systématiquement un article au contrôle qualité (article fragile ou onéreux, fournisseur sensible ), il suffit d ajouter dans la fiche article un emplacement de contrôle. Pour paramétrer un «Emplacement de Contrôle», rendez-vous dans l onglet «Paramètres» puis, cliquez sur «Ouvrir». Ainsi, lors de la prochaine commande fournisseur, le bon de livraison sera automatiquement positionné sur l emplacement de contrôle et non pas, sur l emplacement principal de l article : A noter : les articles en contremarque ne peuvent pas être soumis au contrôle qualité, que cela soit en manuel ou en systématique. Sage 2013 Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000. Siège social : 10, rue Fructidor 75834 Paris cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Création : ND Conseil - Les informations contenues dans le présent document peuvent faire l objet de modifications sans notification préalable. 10/10