ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION EBAC7/5 DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF 18 janvier 2003 Septième réunion Rapport de la septième réunion de la Commission de Vérification des Comptes du Conseil exécutif 1. La septième réunion de la Commission de Vérification des Comptes a eu lieu à Genève les 15 et 16 janvier 2003 sous la présidence du Dr Y.-J. Om (République de Corée). La liste des participants est jointe en annexe. Point 1 de l ordre du jour Ouverture de la réunion et adoption de l ordre du jour (document EBAC7/1) 2. L ordre du jour a été adopté. Les membres de la Commission ont noté que deux des rapports de réunion avaient été publiés avec un certain retard, mais ils apprécient qu il y ait eu une amélioration générale concernant les documents de la cent onzième session du Conseil exécutif. Rappelant une suggestion selon laquelle une étude devait être entreprise sur la production et la distribution des documents à l intention des organes directeurs pour trouver comment résoudre les questions opérationnelles, la Commission a accepté que celle-ci soit préparée par le Secrétariat et examinée par elle à sa prochaine réunion. Point 2 de l ordre du jour Questions concernant la vérification extérieure des comptes Point 2.1 de l ordre du jour Etat de la mise en oeuvre des recommandations (document EBAC7/2) 3. La Commission a examiné en détail le document mentionné et a été rassurée de constater que le Commissaire aux Comptes était globalement satisfait des réponses fournies sur les progrès réalisés, et qu il n y avait pas de désaccord fondamental entre lui et le Secrétariat. Sur les 148 recommandations comprises dans l inventaire actuel, 1 seules huit d entre elles étaient citées comme «non acceptées ou mises en oeuvre de façon inadéquate». Les discussions ont confirmé que les différences se situaient essentiellement au niveau de la mise en oeuvre plutôt qu au niveau politique. Le Commissaire aux Comptes a noté que, concernant les deux recommandations relatives à l environnement informatique général du Bureau régional de l Europe, ces questions avaient été récemment examinées lors d une vérification de suivi et que de nouvelles informations sur le résultat de cette étude seraient données dans son prochain rapport sur l état de la mise en oeuvre des recommandations soumis à la Commission. Trois recommandations soumises concernaient l application de la politique de l OMS 1 Document EBAC7/2, annexe.
relative à l inventaire du matériel durable, et la Commission a noté que la politique était conforme aux normes comptables du système des Nations Unies, mais qu elle n avait pas été appliquée de manière cohérente dans toute l Organisation. Il a été expliqué que, malgré cela, ni les dépenses ni le bilan de l Organisation tels qu ils étaient présentés dans le rapport financier n étaient incorrects, mais plutôt qu une des conditions des normes comptables du système des Nations Unies en matière de publication n avait pas été pleinement respectée. Conformément à son Règlement financier, l OMS doit suivre ces normes, selon lesquelles la valeur de l inventaire du matériel durable doit figurer sous forme de note dans le rapport financier. La Commission a pris note du fait que le Secrétariat appliquerait à l avenir ces recommandations ainsi que celles concernant l inventaire des immobilisations, les allocations de crédits et l évaluation du personnel à court terme. 4. La Commission a fait observer que c était la troisième fois qu elle examinait ce type de rapport, dans un format qu elle avait elle-même recommandé et qui, constatait-elle avec plaisir, évoluait à la lumière de l expérience. Elle a suggéré qu en cas de désaccord touchant une recommandation donnée, le Commissaire aux Comptes prévoie une analyse de l urgence et de l ampleur des risques encourus dans ses futurs rapports, afin que la Commission puisse estimer immédiatement les risques relatifs. Elle continuera de suivre la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire aux Comptes lors de ses réunions ultérieures, en appelant l attention sur la nécessité d élargir son champ d action en s intéressant au développement des technologies de l information, essentielles au fonctionnement futur de l Organisation. Point 2.2 de l ordre du jour Vérification extérieure des comptes pour l exercice 2002-2003 : plan de travail stratégique (document EBAC7/3) 5. Le Commissaire aux Comptes a décrit la nouvelle stratégie du Bureau du Contrôleur général de la République d Afrique du Sud, qui a insisté sur la satisfaction des besoins des parties prenantes et a fait un bon travail. La Commission a pris note du plan de travail proposé par le Commissaire aux Comptes, qui tient compte des suggestions faites précédemment par la Commission de Vérification des Comptes, le Comité de l Administration, du Budget et des Finances, et l Assemblée de la Santé. 6. En ce qui concerne l examen des progrès réalisés pour mettre en oeuvre l initiative en faveur des pays, on a appelé l attention sur la nécessité de veiller à ce que des mesures administratives rationalisées soient également mises en place. Une suggestion intéressant à la fois le Commissaire aux Comptes et le vérificateur intérieur des comptes consiste à examiner les mécanismes permettant de soutenir l application de la budgétisation de l OMS fondée sur les résultats, compte tenu de la grande proportion de fonds extrabudgétaires susceptibles d être affectés et limités dans le temps. Point 3 de l ordre du jour Rapports du Corps commun d inspection 7. La Commission a apprécié les rapports du Corps commun d inspection (CCI), et notamment le point de vue concernant d autres organisations du système des Nations Unies, ainsi que leur application à l OMS, et a noté que tous les rapports du CCI étaient accessibles publiquement sur le site Web de l unité. En réponse à une demande générale au sujet de la question de savoir si le CCI avait pu évaluer les répercussions financières de ses recommandations concernant une entreprise précédente, la Commission a été informée des difficultés concrètes que l on avait rencontrées. Dans ce contexte, elle a également été informée des dispositions figurant dans la procédure de traitement des rapports du CCI adoptée par l organe législatif d une des organisations du système des Nations Unies, selon laquelle le chef de secrétariat informe l organe législatif compétent des répercussions financières de la mise en oeuvre des recommandations du CCI. 2
Point 3.1 de l ordre du jour Rapports récents du CCI (document EB111/23) 8. Les recommandations figurant dans le document JIU/REP/2001/4 sur le renforcement des fonctions de contrôle des organes délibérants chargés de la gouvernance ont particulièrement retenu l attention de la Commission, car, en outre, certaines d entre elles concernent les travaux des deux Comités et de la Commission du Conseil exécutif. Si les relations entre ces Comités et cette Commission devaient être examinées à l avenir, il serait bon de transmettre ce rapport du CCI à l organe chargé de ces discussions. 9. La Commission a également examiné trois rapports du CCI établis en 2002, qui présentent un intérêt direct pour l OMS. En ce qui concerne les recommandations sur l examen de la participation des organisations de la société civile autres que les organisations non gouvernementales et le secteur privé aux activités de coopération technique (document JIU/REP/2002/1), il a été reconnu que le CCI utilise des définitions qui ne sont pas encore courantes dans le système des Nations Unies. Comme le monde scientifique reste important pour les travaux de l OMS, il a été souligné que les universités pourraient aussi faire partie de la société civile. 10. La Commission s est particulièrement intéressée aux recommandations figurant dans le document JIU/REP/2002/3 sur les dépenses d appui relatives aux activités extrabudgétaires dans les organisations du système des Nations Unies, et notamment à celles qui appellent une meilleure harmonisation de ces dépenses parmi ces organisations. La Commission a relevé que, plus l OMS s oriente vers une utilisation concomitante de crédits du budget ordinaire et de fonds extrabudgétaires dans le cadre de l établissement et de l exécution du budget programme stratégique, de nouvelles perspectives vont probablement s ajouter à un débat déjà complexe. A part cela, l Organisation craint toujours que le budget ordinaire ne subventionne indûment les dépenses administratives liées à la gestion des fonds extrabudgétaires, risque qui tend à s accroître avec l administration de financements modestes et faibles. 11. Il a également été pris note des recommandations figurant dans le document JIU/REP/2002/5 sur la réforme de l administration de la justice dans le système des Nations Unies. Point 3.2 de l ordre du jour Rapports antérieurs du CCI : mise en oeuvre des recommandations (document EB111/24) 12. La Commission a fait observer que c est la première fois qu elle examinait un rapport de suivi sur l état d avancement des recommandations du CCI, et elle s est félicitée de la présentation. L équipe du CCI a exprimé ses remerciements à l OMS pour le sérieux de son examen et de son action de suivi en général, ainsi que pour le rapport d exécution détaillé, relevant que la présentation pourrait éventuellement servir de modèle de meilleure pratique pour d autres organisations. Le document EB111/24 a mis en relief les progrès accomplis dans la mise en oeuvre des 12 recommandations du rapport du CCI intitulé «La gestion et l administration à l Organisation mondiale de la Santé» (document JIU/REP/2001/5), qui a été soumis au Conseil exécutif à sa cent neuvième session. La Commission a noté avec satisfaction les progrès réalisés jusqu ici, soulignant notamment l importance primordiale des recommandations relatives à la représentation de l OMS dans les pays et à l initiative en faveur des pays (recommandation 1, par exemple), et souscrivant au processus de budgétisation stratégique qui permet de suivre l exécution du budget et de rendre compte des résultats escomptés (recommandation 5). En ce qui concerne les observations sur la nécessité d examiner en permanence la question de la parité hommes/femmes au sein de l Organisation (recommandation 9), la Commission a été informée qu un rapport sur le sujet serait présenté à la Cinquante-Sixième Assemblée mondiale de la Santé. 3
Point 4 de l ordre du jour Questions concernant la vérification intérieure des comptes Point 4.1 de l ordre du jour Plan de travail du vérificateur intérieur des comptes (document EBAC7/4) 13. La Commission a accueilli avec satisfaction les précisions supplémentaires sur le plan de travail pour 2003 fournies par le vérificateur intérieur des comptes dans son exposé oral. Elle a reçu des informations sur les critères et mécanismes utilisés par le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance pour évaluer les risques et classer, ainsi, ses activités par ordre de priorité. La Commission a noté qu il fallait maintenir un équilibre rigoureux entre le plan de travail proposé et la dotation en personnel. Elle a en outre noté que le vérificateur intérieur des comptes jugeait satisfaisante la mise en oeuvre des recommandations sur la vérification intérieure, même s il faudra davantage de temps pour résoudre les questions complexes. Point 5 de l ordre du jour Confirmation de la date et du lieu de la prochaine réunion 14. Compte tenu de la nécessité de se réunir avant que le Comité de l Administration, du Budget et des Finances n achève ses travaux avant la Cinquante-Sixième Assemblée mondiale de la Santé, la Commission a décidé de convoquer sa huitième réunion le mercredi 14 mai 2003 à Genève, sous réserve de confirmation par le Conseil exécutif à sa cent onzième session. Selon la pratique habituelle, l ordre du jour, complété par le point évoqué au paragraphe 2 du présent rapport, sera établi à la lumière des travaux du Conseil à sa cent onzième session, sur la base du mandat de la Commission. Les membres pourront également faire part de toute suggestion concernant l ordre du jour au Président, qui sera chargé d approuver définitivement l ordre du jour au nom de la Commission. 4
ANNEXE LISTE DES PARTICIPANTS MEMBRES, 1 SUPPLEANTS ET CONSEILLERS République de Corée Dr Y.-J. Om (Président) Colombie Dra. L. Silvani de Moreno Egypte Professeur M. N. El-Tayeb Gabon Dr J.-B. Ndong Maldives M. M. A. Didi (suppléant du Dr A. A. Yoosuf) Suède Mme A.-C. Filipsson AUTRES MEMBRES, SUPPLEANTS ET CONSEILLERS DU CONSEIL EXECUTIF M. H. Selim (Egypte) (conseiller du Professeur M. N. El-Tayeb) M. P. Chernikov (Fédération de Russie) (suppléant du Professeur Y. L. Shevchenko) M. A. Kofi (Ghana) REPRESENTANTS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES M. T. Nombembe M. G. Randall Mme J. Englund 1 Décision EB110(4). 5
Annexe OBSERVATEURS M. S. Kuyama, Corps commun d inspection M. L.-D. Ouedraogo, Corps commun d inspection ETATS MEMBRES NON REPRESENTES AU CONSEIL EXECUTIF Canada (Dr J. Larivière, M. D. MacPhee) = = = 6