E-Invoice Express Invoicing TNT Swiss Post AG Manuel de l'utilisateur
Table des matières 1.0 Aperçu sommaire 2 2.0 Notification par e-mail 2 3.0 Ecran de connexion 3 4.0 Ecran de facture 3 5.0 Recherche et tri de factures 6 6.0 Ecran de préférences 7 7.0 Configuration requise 8 E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 1/ 8
1.0 Aperçu sommaire Bienvenue dans Express Invoicing, le système de facturation électronique de TNT Swiss Post. Ce document fournit des indications aux clients de TNT pour utiliser le système de facturation électronique (Express Invoicing). Cet aperçu montre comment accéder au système et l'utiliser. Pour l utilisateur, ce système présente les avantages suivants: Réception plus rapide et plus efficace des avis de factures et d'avoirs Possibilité de visualiser une facture en format PDF et de télécharger les données de facturation Méthode plus sûre de réception des données Accès aux factures et aux avoirs des 26 dernières semaines L'accès aux informations de facturation électronique se fait sur le site Internet de TNT «https://express.tnt.com/ einvoicing» qui figure en lien et qui inclut des notifications par e-mail qui seront envoyées directement à l adresse e-mail que vous nous avez indiqué, chaque fois qu'une facture ou un avoir apparaîtra sur votre compte. TNT créera pour vous un identifiant et un mot de passe pour vous permettre d'accéder à ce site et vous les transmettra à l'avance. 2.0 Notification par e-mail Quand une facture ou un avoir sont édités, le système de facturation électronique de TNT envoie automatiquement une notification par e-mail au client. Pour accéder au site de Express Invoicing, cliquez sur le lien figurant dans l'e-mail qui vous amènera directement à l'écran de connexion et d'identification. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 2/ 8
3.0 Ecran de connexion Votre identifiant et votre mot de passe vous sont fournis par TNT avant que vous ne commenciez à utiliser le système de Express Invoicing. Si vous oubliez votre identifiant, vous devrez contacter l'administrateur du système. L'utilisateur peut retrouver un mot de passe oublié en cliquant sur «Mot de passe oublié» sur l'écran de connexion, nous lui enverrons un e-mail contenant le mot de passe de son compte. Pour accéder au système de facturation électronique, tapez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton Connexion (Login). 4.0 Ecran des factures Express Invoicing vous permet d'accéder à vos factures et avoirs et de visualiser au format PDF ou de télécharger les fichiers de données. Dès que l'on entre dans le système après s'être identifié, celui-ci affiche «Nouveau» pour les nouvelles factures. Cet écran liste les factures les plus récentes qui n'ont pas encore été téléchargées. Vous pouvez soit visualiser le document PDF, soit télécharger un seul fichier ou sélectionner plusieurs factures pour télécharger un fichier zip contenant plusieurs fichiers de données en cochant les cases et en cliquant sur le bouton «A télé charger». Une fois qu'une facture aura été téléchargée ou visualisée, le système attribue un nouvel état à la facture «Visualisée» ou «Téléchargée» et celle-ci passera de «Nouveau» à «Tout» lorsque la page sera rafraîchie. Pour changer l'affichage de «Nouveau» à «Tout», sélectionnez le bouton «Tout» et cliquez sur «Rechercher/ Rafraîchir». E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 3/ 8
Les fichiers PDF / CSV à afficher sélectionnés par l'utilisateur ne doivent pas dépasser un certain nombre défini par le système. Une fois sélectionnées, les données seront affichées de nouveau sur l'écran de l'utilisateur pour qu'il les enregistre ou les ouvre. S'il choisit «Ouvrir», chaque fichier s'affichera pour permettre à l'utilisateur de le visualiser. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 4/ 8
Si l'utilisateur dépasse le nombre de fichiers PDF / CSV dont le système autorise la visualisation, l'écran suivant s'affichera alors: L'utilisateur recevra un e-mail avec un lien hypertexte pour accéder aux fichiers précédemment sélectionnés. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 5/ 8
Lorsque l'utilisateur sélectionne le lien, l'écran de connexion au système de facturation électronique s'affichera (voir point 3), une fois identifié, l'utilisateur pourra visualiser les fichiers qu'il avait sélectionnés. 5.0 Recherche et tri de factures La recherche peut s'effectuer par: Numéro de compte Numéro de facture Date de facture En plus de ces options de recherche, l'utilisateur peut trier ses factures par colonne en cliquant sur les pointes de flèche haut/bas: Numéro de compte Numéro de facture Date de facture Montant A payer Veuillez noter que les factures ne restent que 24 semaines à l'écran, que la facture soit réglée ou non à ce moment-là. Lorsque qu'il y a plus de factures que l'écran ne peut en afficher, une barre de défilement permet d'accéder aux factures suivantes. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 6/ 8
6.0 Ecran de préférences Cet écran permet à l'utilisateur de modifier son mot de passe et les adresses e-mail liées à son compte, auxquelles il reçoit des e-mails de notification lorsqu'une nouvelle facture ou un nouveau fichier de données peuvent être visualisés. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 7/ 8
7.0 Configuration requise Pour utiliser le système, vous devez au moins avoir la configuration suivante: Indispensable Configuration système requise Navigateur: Microsoft Internet Explorer 5.5 SP2 (service pack 2) ou supérieur Adobe Acrobat v5.0 ou supérieur pour visualiser les factures au format PDF Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 ou XP Professional Processeur 500 MHz RAM 64 Mbytes Affichage: résolution de l'écran 800x600 et qualité couleur 16 bits Configuration logicielle requise Microsoft Excel 97 pour permettre de télécharger les données de facture dans le système du client. E-Invoice-Guide-fr V3 15 décembre 2008 Page 8/ 8