REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA VILLE DE ST.QUENTIN ET DES COLLECTIVITES AFFILIEES DU VENDREDI 26 OCTOBRE 2007. PROCES VERBAL Les membres du Conseil d Administration du Comité des Œuvres Sociales se sont réunis le vendredi 26 octobre 2007 à 14h30 dans la salle René Baube au 2 ème étage du Palais de Fervaques. Etaient présents : M. Dominique GAYRAUD Président M. Patrick GRIS Vice-président M. Alain WITTIER Secrétaire M. Laurent PIPART Secrétaire adjoint Melle Sylvie CARPENTIER Trésorière M. Jean-Marie PAYEN Trésorier adjoint Mme Christine FLAVIGNY Archiviste M. Yvon BRIN Membre du Conseil d Administration M. André CARDON " M. Michel DEAL " Mme Viviane GAYRAUD " Mme Séverine IDEE " Mme Marianne VERPLANCKE " M. Angelo MENDES " M. Nicolas HUGET " Mme Sylvaine GAGNEUR " M. Christian STIER " Absents excusés ayant donné pouvoir : Mme Monique BONON - M. Bruno BOCQUET Mme Georgette STRUVE - Membre consultatif excusé : M. VELY, représentant le C.C.A.S. et le S.I.A.D. Membres consultatifs présents : M. Laurent GOFFART, représentant le Sénateur Maire et le Directeur Général des services de la Ville, Mme Mathilde DIART, représentant le Directeur Général de la Communauté d Agglomération.
ORDRE DU JOUR Proposition Budget 2007 Fêtes de fin d année Activités de loisirs La séance est ouverte à 14h30 Le Président ouvre la séance et transmet les excuses pour absence des représentants des collectivités C.C.A.S. et S.I.A.D. Il propose avant d aborder l ordre du jour de mettre à l approbation le procès verbal de la réunion du Conseil d Administration du 31 juillet 2007. Aucune observation n étant formulée, le procès verbal est adopté à l unanimité. Le Président ouvre le débat et avant de donner la parole à la trésorière pour la présentation du budget 2007, il rappelle les différentes rencontres qui ont eu lieu afin de débattre du budget comme il en avait été décidé lors du précédent conseil d administration. Le 24 octobre 2007 le point a été fait sur la situation financière du C.O.S. avec M. BARRE et Mme DEMARET et une demande d audience a été déposée auprès de M. le Sénateur Maire. Le Président et la Trésorière du C.O.S. ont rencontré M. le Sénateur Maire pour exposer les orientations budgétaires et les décisions prises par le Conseil d Administration. M. le Sénateur Maire a fait un courrier donnant son accord pour le versement d une subvention complémentaire. Aujourd hui nous sommes donc en mesure d adopter un budget sincère et en équilibre. PROPOSITION DU BUDGET 2007 : La Trésorière fait la lecture détaillée du budget 2007, elle souligne que le budget est en équilibre, c'est-à-dire que les produits s élèvent à 587 302 les charges s élèvent à 587 302 Les lignes qui ont été revalorisées sont essentiellement les frais de fonctionnement et les prestations aux adhérents.
Les Membres du Conseil d Administration consultent les documents budgétaires et la Trésorière demande si il y a des questions sur les lignes budgétaires proposées. Le Président apporte quelques éléments complémentaires, sur le déroulement de la rencontre du 24 octobre : Mme DEMARET, dans le cadre de ses fonctions, a fait une analyse de la situation financière vue de l extérieur, analyse qui rejoignait la nôtre. L augmentation des frais de fonctionnement est due en grande partie aux frais engendrés par les élections professionnelles soit un surcoût de 6 000 auxquels il faut ajouter les frais postaux, les frais de papeterie et d entretien du matériel photocopieur et ordinateurs. Un élu F.A. demande ce qui est compris dans les frais de location du matériel et souligne une augmentation conséquente, la Trésorière précise qu il s agit du photocopieur, fax, imprimantes, scanner avec les consommables : papier, encre, les contrats d entretien des ordinateurs, des logiciels comptables et de l entretien du véhicule Kangoo. Le Président précise qu auparavant le C.O.S. était propriétaire du photocopieur, la Société Champagne Reprographie a fait une proposition de contrat de location de photocopieur avec changement de matériel sans augmentation, le C.O.S. a opté pour cette formule qui est moins onéreuse, pour 2007 il faut donc prendre en considération le montant de ce nouveau contrat. Au niveau des élections, on peut ressortir tout le matériel qui a été utilisé : notes d infos supplémentaires pour les modalités d inscription, de vote, l achat des enveloppes, d étiquettes, l impression des bulletins de vote, des professions de foi et aussi le nombre des adhérents qui augmente ce qui entraîne plus de frais de fonctionnement. Un élu F.A. demande si les lignes : fournitures administratives - location - affranchissements concernent les frais des élections. La Trésorière énumère les fournitures achetées, des encreurs et des marqueurs supplémentaires, les enveloppes environ 2 000 Il faut savoir que chaque mois on a plus de 700 envois, la situation au 15 septembre 2007 pour l affranchissement et le téléphone s élèvent à 1 505 les frais d affranchissements et de téléphone seront facturés en fin d année par la Ville. A noter que les bons d achat de Noël ne sont pas distribués dans les services, ils sont envoyés par le courrier Ville afin d éviter des indélicatesses. Pour les bons d achat de Noël, il faut compter 900 envois c'est-à-dire 900 lettres d accompagnement, enveloppes, étiquettes et frais postaux. La Trésorière souligne que les étiquettes sont onéreuses, précédemment les étiquettes étaient éditées par le service informatique alors que maintenant le C.O.S. gère le fichier ; cela permet une mise à jour régulière notamment pour les retraités et les agents en congé parental. Un élu F.A. demande d autres informations sur les frais téléphoniques, le Président précise que le C.O.S. a deux lignes : une ligne France Télécom et une ligne reliée au standard de la Ville. Le Président informe que la Trésorière peut sur demande communiquer les informations avec les lignes détaillées sans aucun problème.
Un élu F.A. demande si l augmentation des frais de personnel est due aux élections. Le Président apporte des précisions, il faut savoir que le C.O.S. emploie une salariée à mi-temps et que le SMIC a été revalorisé. La deuxième ligne concerne les prestations du cabinet d expertise comptable et aussi les chéquiers d heure de mise à disposition du personnel, cela peut varier d une année sur l autre en fonction des besoins. Les lignes budgétaires qui vous sont proposées sont très proches de la réalité étant donné que le budget prévisionnel 2007 vous est présenté en octobre. Le surcoût des frais de personnel s explique aussi par le remplacement de la secrétaire qui a été quatre mois en arrêt de travail suite à une hospitalisation. Le Président rappelle qu en début d année, la Trésorière a évalué un déficit provisoire de 49 659 qui sont couverts par la subvention complémentaire de 50 000 accordée par la Ville. Le budget est maintenant présenté en équilibre. Les trois lignes qui étaient source de déficit sont : les frais de fonctionnement les prestations aux adhérents la mutuelle des retraités en parallèle, des mesures ont été prises pour faire face : le bal de la St Sylvestre dont le coût était de 6 000 en 2006, n aura pas lieu cette année, réduction du coût des colis retraités qui passe de 38 à 30, de même pour le sachet de friandises. Dans plusieurs domaines, on veille à resserrer le budget, on prend des mesures pour anticiper les choses par rapport à l augmentation du collège retraités ce qui veut dire que dans les années à venir la subvention devra en tenir compte. Des débats sont en cours avec l administration et les différentes rencontres qui ont déjà eu lieu sont plutôt rassurantes quant aux objectifs de la collectivité sur les besoins budgétaires du C.O.S. Malgré les subventions susceptibles d être accordées, le Conseil d Administration restera rigoureux dans l utilisation des budgets. Un élu C.G.T. intervient pour préciser que les frais de personnel seraient multiplier par 3 voire 4 si on comptabilisait le temps passé par les administrateurs pour assurer la gestion C.O.S., les permanences et l administratif. Il faut savoir que ce temps est pris en grande partie sur les congés, le C.O.S. est une entreprise, nous sommes 2000 adhérents. Si aujourd hui l ensemble des administrateurs rentrait dans le quota des heures le budget de fonctionnement exploserait et ce ne serait pas tenable. Ce qui n empêche pas d engager des débats, le C.O.S. est un organisme au même titre que les autres et les élus du personnel qui viennent travailler dans le C.O.S. devraient comme les représentants syndicaux, les élus en C.A.P. ou C.T.P., avoir des délégations de service et être dégagés sur leur temps de travail. Ce n est pas le cas actuellement, quand la Trésorière vient le mardi matin et vendredi matin, elle dépose des chéquiers d heures qui nous sont facturés au tarif horaire de son grade. Le Président demande si il y a d autres questions sur le budget, on peut continuer le débat, c est intéressant, cela permet au moins de clarifier et mieux comprendre le fonctionnement.
Un élu F.A. revient sur la question de l agenda qui avait déjà été abordée. Le format de l agenda est trop grand, les actifs voudraient un format de poche, il propose deux formats : le grand modèle pour les retraités et le petit modèle pour les actifs. Le Président précise que l agenda de cette année est déjà très avancé dans sa conception, on peut y réfléchir pour l année prochaine, mais c est aussi un coût. En cours d année 2008, on lancera une information et en fonction des retours que l on aura on optera pour un format. Cette année l agenda ne sera pas mis sous enveloppe pour réduire le coût. Un élu F.A. demande si c est une obligation d avoir à la fois un commissaire aux comptes et un expert comptable. Le Président précise que c est une obligation légale. En plus des lignes de fonctionnement, je voudrais vous faire remarquer que la ligne budgétaire loisir a été resserrée. Un élu F.A. sollicite l augmentation du bon d achat de Noël des adhérents. La Trésorière répond que budgétairement c est impossible. Le Président intervient, on n est pas dans une phase où l on va pouvoir augmenter tout au moins dans l immédiat. Le Président souligne que c est important que l on analyse le budget, c est aussi le moyen de mener des réflexions et dégager des perspectives pour les années à venir, celles ci feront l objet d un débat au conseil d administration pour des lignes budgétaires avec éventuellement des prestations nouvelles aux adhérents. Le budget est soumis au vote à main levée, on se positionne sur 18 voix au lieu de 20 : deux absents excusés n ont pas donné de pouvoir. Le budget est adopté à la majorité avec 14 voix pour et 4 voix d abstention. LES FETES DE FIN D ANNEE : Le Président rappelle les dates des activités pour les fêtes de fin d années : Le spectacle de l arbre de Noël aura lieu le samedi 1 er décembre 2007 sous un chapiteau de 1500 places, une pré inscription est lancée, le spectacle est gratuit pour les parents des enfants concernés et l on permet l accès au spectacle pour 5 la place aux autres personnes. La distribution des jouets et friandises se déroulera au Palais de Fervaques comme les années précédentes le 1 er décembre et le lundi 2 décembre toute la journée. Les séances de cinéma : on garde le même principe que l an dernier, un bon sera transmis et pourra être échangé contre une place de cinéma. Pour les accompagnants Cinéquai annonce la place à 6.50 au lieu de 5.50 l année dernière. L après-midi récréatif des retraités aura lieu le mardi 27 novembre, animé par l orchestre Bojanek, la distribution des colis se fera les 27 28 et 29 novembre.
LES ACTIVITES DE LOISIRS : Le parc d attraction Disneyland est retenu pour le samedi 8 décembre 2007 dans le cadre de l anniversaire de Disney avec des prix très intéressants. Le spectacle de Chantal Goya n était pas prévu au début de la saison culturelle, on a obtenu 50 places et comme pour les autres spectacles on prend une participation de 10 par place Le séjour «Les Issambres» : pour le transport en TGV, la SNCF propose un devis à 227 pour un aller-retour par personne, à rajouter sur le coût du séjour et toutes les excursions sur place sont de 35.50 à 38.50 au lieu de 5.50 donc conserver le bus sur place est plus intéressant. La séance se termine à 15h40 Saint-Quentin, le 8 février 2007 Le Président, Le Secrétaire, D. GAYRAUD A. WITTIER