LIVRE BLANC : Gestion du portefeuille d applications Février 2012 Utilisation de CA PPM ClarityTM pour la gestion du portefeuille d applications David Werner CA Service & Portfolio Management agility made possible
Table des matières Résumé 3 Section 1 : 4 Un trop grand nombre d applications Redondance, sous-utilisation et obsolescence Un frein à l activité Mauvais alignement avec la stratégie IT Par où commencer? Section 2 : 5 Inventaire et évaluation Un inventaire précis Détermination de la valeur métier Détermination du statut technique Processus en dix étapes Prolongation de vos efforts en matière d APM Section 3 : 8 Transformation de votre portefeuille d applications Amélioration de l alignement avec les activités métier Stratégie de migration vers le Cloud Augmentation de la disponibilité des ressources Réduction des coûts Section 4 : 10 Conclusion 2
Résumé Défi Avec le temps, votre entreprise a accumulé toute une série d applications, qui sont peut-être aujourd hui redondantes, sous-utilisées ou obsolètes. Certaines peuvent ne plus être en adéquation avec la direction stratégique en matière de plate-forme ou bien ne plus être conformes aux règles. D autres compliquent peut-être les processus métier, ou ne sont simplement plus alignées avec vos besoins métier. L absence de gouvernance pour ces applications ralentit l activité et augmente les coûts informatiques. Le processus d identification des applications dont l utilisation doit être réduite ou devant être supprimées peut sembler titanesque. Si le simple inventaire de vos applications est déjà difficile, que penser de sa transformation? Solution La gestion du portefeuille d applications, ou APM (Application Portfolio Management), vous offre une compréhension totale de vos applications. Avec l APM, vous pouvez passer d un inventaire d applications peu lisible et n offrant qu une compréhension parcellaire des applications à un inventaire parfaitement défini. Il en résulte des données complètes sur la valeur métier et le statut technique de chaque application. Avec les fonctionnalités de gestion de portefeuilles avancées de CA Clarity Project & Portfolio Management (CA Clarity PPM), vous êtes en mesure d analyser votre inventaire et de prendre des décisions pouvant véritablement transformer votre portefeuille d applications. Cette solution vous permet d identifier les applications à optimiser, à mettre à jour, à supprimer ou à migrer vers le Cloud. Avantages N aimeriez-vous pas libérer des fonds pour investir dans de nouveaux projets? Ou encore alléger les charges de travail de vos employés et leur permettre ainsi de se concentrer sur d autres domaines? N aimeriez-vous pas également établir clairement une stratégie visant à déterminer les applications devant être migrées vers le Cloud? Les avantages apportés par la transformation de votre portefeuille d applications sont bien trop nombreux pour les citer tous. Ils peuvent aussi bien porter sur votre capacité à prendre des décisions stratégiques que sur la réduction immédiate des coûts superflus. L APM vous permet d analyser immédiatement votre portefeuille d applications, et de le maintenir aligné avec les besoins de votre entreprise et avec vos stratégies IT sur le long terme. Avec CA Clarity PPM for Application Portfolio Management (CA Clarity PPM for APM), vous pouvez maintenir un portefeuille d applications qui supporte efficacement les activités métier tout en se conformant aux stratégies et aux politiques IT. 3
Section 1 : Un trop grand nombre d applications Il est probable que votre entreprise exécute un très grand nombre d applications. À tel point que vous ne pouvez plus déterminer si l utilisation faite de ces applications est optimale ou non, ou pire encore, si ces applications sont nécessaires. Certaines applications génèrent sans doute une surcharge en termes de coûts et sont inefficaces du point de vue métier. Vous ne disposez toutefois pas de la visibilité sur la valeur technique et sur le statut technique de vos applications. Cette visibilité est primordiale pour la transformation de votre portefeuille, c est-à-dire pour l amélioration de son efficacité et de son alignement sur les activités métier. Redondance, sous-utilisation et obsolescence Les applications s accumulent au fil des acquisitions, des évolutions techniques et du temps. Elles peuvent créer de la complexité en raison de l hétérogénéité des architectures, et contrevenir ainsi à la conformité définie par vos règles et vos stratégies en matière de plate-forme. L incertitude quant au nombre d applications et le manque de visibilité sur leur utilisation et leur valeur métier réduisent à néant tout effort visant à réduire leur nombre. Bon nombre de ressources matérielles et humaines, ainsi que de coûts de maintenance sont ainsi gaspillés chaque année. Les ressources et les investissements alloués à ces applications pourraient être consacrés à de nouvelles initiatives ou à des domaines en manque de moyens. Un frein à l activité De nombreuses applications vieillissantes ralentissent votre activité car elles ne supportent pas les processus métier nécessitant des fonctionnalités avancées ou sont redondantes vis-à-vis d applications utilisées pour réaliser les mêmes fonctions. D autres applications ralentissent littéralement l activité en raison de performances ou d une disponibilité anormalement faibles. Votre organisation IT ne dispose que rarement de la visibilité sur l utilisation métier permettant d identifier des méthodes de modification ou de réduction de l utilisation des applications. Les utilisateurs métier eux-mêmes n ont pas assez de retours pour comprendre comment ces applications pourraient être optimisées. Sur le plan des performances, votre organisation IT manque peut-être des outils de gestion des performances applicatives adéquats pour fournir des mesures adaptées, afin de procéder à la comparaison et à l évaluation des performances. Mauvais alignement avec la stratégie IT La majeure partie de vos applications ne sont plus alignées avec vos stratégies et vos règles informatiques, et pourtant, ces applications sont conservées. Il est par conséquent impératif de procéder à une évaluation en profondeur, de sorte à identifier les domaines au sein desquels ces applications contreviennent à vos stratégies. Sans cette visibilité et sans un responsable de programme APM objectif et capable d évaluer et de recommander des options, il peut être difficile de convaincre les décisionnaires métier de changer ou de mettre à niveau ces applications. Par où commencer? La reprise du contrôle de votre portefeuille d applications peut sembler véritablement titanesque. Les indispensables tâches de collecte et d analyse des données peuvent donner le vertige. Heureusement, CA Clarity PPM vous apporte une puissante fonctionnalité de gestion du portefeuille d applications, ainsi que la flexibilité dont vous avez besoin pour choisir une méthodologie préétablie ou que vous aurez élaborée. 4
Section 2 : Inventaire et évaluation Chaque entreprise utilise son propre catalogue d applications. De la même manière, chaque entreprise doit procéder à des évaluations qui lui sont propres en termes de valeur et de direction stratégique des applications. Un inventaire précis Vous ne disposez peut-être pas d une liste exhaustive de vos applications. Cela s explique en partie par le fait que votre organisation IT n a peut-être pas défini ce qui relève ou non de l application. La compilation d un inventaire précis de vos applications est un besoin essentiel à satisfaire avant toute prise de décision quant à la transformation de votre portefeuille. Cet inventaire doit comprendre l intégralité des données pertinentes concernant chaque application. Vous pourrez alors analyser chaque application séparément, par segments ou dans l ensemble du portefeuille. Détermination de la valeur métier Chaque application doit faire l objet d une compréhension totale de sa valeur métier. Sans cette compréhension, votre organisation IT se verra dans l impossibilité de prendre des décisions informées sur l optimisation ou la suppression des applications utilisées dans le cadre des activités métier. L évaluation complète de la valeur métier est obtenue par la collecte d informations portant sur différents sujets, auprès de personnes dont les rôles et les points de vue varient. CA Clarity PPM vous permet de collecter toutes ces mesures et de les traiter en vue d une analyse selon différentes perspectives. Détermination du statut technique Si la valeur métier d une application constitue le principal facteur d évaluation, le statut technique de l application doit également entrer en ligne de compte. Le statut technique d une application inclut, entre autres, sa qualité, ses performances, sa disponibilité et sa pertinence stratégique au sein de votre architecture. Votre organisation IT dispose déjà d une grande partie de ces informations. Toutefois, en interrogeant des employés aux rôles variés, tels que des utilisateurs, des responsables d application et le personnel de votre centre d assistance, vous obtiendrez une vision bien plus complète. Les rapports générés par les systèmes de centre d assistance, tels que CA Service Desk Manager, vous permettent d identifier le temps consacré à la résolution des problèmes et de déterminer ainsi le véritable coût de possession d une application. Par ailleurs, les mesures de performances peuvent être extraites d outils tels que CA Application Performance Management et importées dans CA Clarity PPM. CA Application Performance Management. Les mesures collectées par CA Application Performance Management offrent une évaluation robuste du statut technique des applications, aussi bien pour l évaluation initiale que pour la gouvernance continue des applications. CA Application Performance Management vous offre des fonctionnalités de supervision, d analyse et de reporting des transactions réalisées sur l ensemble de votre environnement IT, qu il soit physique, virtuel ou dans le Cloud. CA Application Performance Management et CA Clarity PPM for Application Portfolio Management forment ensemble une combinaison efficace pour la transformation de votre portefeuille d applications. Processus en dix étapes Les dix étapes énoncées ci-dessous présentent de manière détaillée un processus APM type obtenu avec CA Clarity PPM. Différentes méthodologies APM éprouvées s offrent à vous, notamment celles de Gartner et de Forrester. L architecture flexible de CA Clarity PPM vous permet d en choisir ou d en créer une. Quelle que soit la méthodologie que vous choisirez, elle reprendra en totalité ou en partie les dix étapes présentées ici. Quel que soit le processus que vous choisirez, CA Clarity PPM le supportera et vous offrira les fonctionnalités d organisation et d accessibilité nécessaires aux différents rôles exercés pour vos efforts de transformation. 5
Étape 1 : nommer un responsable du programme APM La nomination du responsable du programme APM adéquat est un facteur décisif pour que vos efforts portent leurs fruits. Ce responsable doit disposer de l autorité nécessaire pour motiver et unir les efforts de l équipe, tout en restant objectif et réfléchi lors de l évaluation et de l analyse du portefeuille. Le responsable du programme doit faciliter la discussion sans toutefois soutenir une solution avant la fin des débats. Les critères suivants doivent entrer en ligne de compte pour la nomination du responsable du programme APM. Son responsable doit être au maximum un niveau au-dessous du DSI Affiliation BGP ou architecture Expérience dans différents domaines technologiques Expérience ou culture financière Étape 2 : définir ce qu est une application pour votre entreprise Votre organisation IT doit établir une définition claire de ce qu est une application pour pouvoir gérer votre portefeuille. Celle-ci peut varier en fonction des besoins métier, du paysage applicatif ou être une simple question d opinion, mais vous avez besoin d une définition unique pour pouvoir dresser votre inventaire. Exemple de définition d une application : Application : exécutable supportant directement un processus métier soit via sa propre interface soit en tant que service métier par l intermédiaire d une autre interface utilisateur. Étape 3 : dresser un inventaire Collectez les informations pertinentes sur toutes les applications et capturez-les dans CA Clarity PPM, manuellement ou par une importation. Classez ces données dans les différentes catégories prédéfinies de CA Clarity PPM, notamment : Statut Processus métier Source d acquisition Pour obtenir une meilleure visibilité sur chaque application de votre inventaire, renseignez-vous auprès des parties prenantes jouant un rôle différent afin d obtenir des points de vue variés. Vous pouvez par exemple demander : Qui est responsable de l application? À quel besoin métier cette application répond-elle? Quelles applications similaires servent le même besoin métier? 6
Étape 4 : définir vos mesures d évaluation Pour que les décisions relatives à la transformation de votre portefeuille d applications soient pertinentes, vous devez décider en consensus des mesures à partir desquelles ces décisions seront prises. Les méthodologies proposées par des groupes tels que Gartner ou Forrester en suggèrent certaines. Votre organisation doit toutefois déterminer les mesures les plus adaptées aux décisions que vous devez prendre. CA Clarity PPM fonctionnera quelles que soient les mesures choisies. Voici quelques exemples de types de mesures clés généralement utilisées. Valeur métier Coûts Avantages Pertinence stratégique Statut technique Évaluation de l éditeur Étape 5 : évaluer la valeur métier Faites votre enquête auprès des différents rôles de l organisation, afin de déterminer la valeur métier des applications du point de vue de chacun. Recueillez par exemple le témoignage de responsables, de collaborateurs, de gestionnaires, d analystes métier et de gestionnaires d applications. Voici quelques exemples de questions à poser pour découvrir la valeur métier de chaque application. Pourquoi l application a-t-elle été ajoutée? Dans quelle mesure l application répond-elle aux besoins fonctionnels actuels? Les utilisateurs sont-ils satisfaits de l application? Étape 6 : évaluer le statut technique Le statut technique d une application inclut, entre autres, sa qualité, ses performances, sa disponibilité et sa pertinence stratégique au sein de votre architecture. Ces informations peuvent être recueillies en interrogeant les différents acteurs de l entreprise, par exemple les utilisateurs, les gestionnaires d applications et le personnel de centre d assistance. Les mesures de performances et de qualité peuvent être extraites d outils tels que CA Application Performance Management et importées dans CA Clarity PPM. Voici quelques exemples de mesures à collecter pour chaque application afin d évaluer leur statut technique. Nombre d incidents liés à l application Coûts associés à la résolution de ces incidents Disponibilité Conformité aux règles et aux stratégies IT Étape 7 : évaluer le risque Vous devez définir pour vos applications un profil de risque qui tienne compte de critères tels que la sécurité, la reprise après sinistre et la viabilité de l éditeur. La conformité réglementaire, la confidentialité et d autres facteurs doivent parfois être inclus en fonction de vos besoins métier. Un système de notation personnalisé peut être créé pour prendre en charge votre approche d évaluation des risques. Il peut être configuré dans CA Clarity PPM. 7
Étape 8 : analyser le portefeuille Analysez chaque application du portefeuille par rapport à vos mesures d évaluation. CA Clarity PPM dispose d une puissante fonctionnalité de gestion du portefeuille, afin de vous aider à analyser chaque application séparément, dans le cadre de chaque segment, puis sur le portefeuille dans son ensemble. Encore une fois, la flexibilité offerte par CA Clarity PPM vous permet de travailler sur la base des recommandations d analyse formulées par Gartner, par Forrester ou selon toute autre méthodologie de votre choix. Étape 9 : décider des actions à entreprendre Le responsable du programme APM met au point plusieurs scénarios d action potentiels, fondés sur l analyse des applications. Ces scénarios doivent inclure un résumé des résultats attendus en cas d application, notamment l impact sur le budget, le personnel, les règles et la stratégie. L équipe de direction concernée étudie ensuite ces scénarios et détermine ceux qui devront être concrétisés. Ces décisions sont capturées et suivies au sein de CA Clarity PPM. Étape 10 : mettre en oeuvre vos décisions Les actions dont la mise en oeuvre a été décidée génèrent souvent de nouveaux projets IT. Ces projets comprennent généralement les étapes suivantes. Migration d applications Suppression d applications Modernisation d applications Ils nécessitent généralement un traitement identique aux autres projets IT. Ainsi, vous devez établir un calendrier, allouer des ressources, planifier les coûts, mettre en oeuvre un plan de fourniture et traiter tous les autres aspects du projet. Ces informations étant déjà incluses dans CA Clarity PPM, il est facile de transformer les décisions en projets et de gérer ces derniers jusqu à leur livraison à l aide des fonctionnalités de CA Clarity PPM. Prolongation de vos efforts en matière d APM Pour les organisations désireuses d approfondir l APM au-delà de ce que propose CA Clarity PPM, CA Technologies a mis en place un partenariat avec Troux et d autres fournisseurs, dans le but de proposer des solutions encore plus étendues. Ces solutions incluent la collecte de données et le reporting sur les conséquences éventuelles des scénarios proposés, ou encore des comparaisons des mesures de qualité en vue d une possible mise à niveau. Ces solutions partenaires vous permettent d obtenir les niveaux avancés de gestion du portefeuille d applications nécessaires à votre activité. Section 3 : Transformation de votre portefeuille d applications Chaque action réalisée à la suite d une décision prise au cours du processus APM bénéficie à la fois à votre portefeuille d applications et à votre entreprise. Cette partie illustre les méthodes permettant d utiliser ces changements pour procéder à une transformation. 8
Amélioration de l alignement avec les activités métier La gestion du portefeuille d applications vous permet d optimiser les applications les plus utiles pour l activité et d investir dans celles-ci, tout en éliminant et en consolidant celles qui la ralentissent. Le processus APM initial vous permettra d aligner votre portefeuille d applications avec les besoins métier. L utilisation de l APM pour la gouvernance continue vous permettra par ailleurs de maintenir cet alignement. Par la suite, votre organisation IT deviendra ainsi un meilleur partenaire métier stratégique, car elle disposera d une compréhension en profondeur de la valeur métier des applications que vous gérez. De la même manière, les activités métier deviendront un partenaire de choix pour vos initiatives IT stratégiques affectant les applications clés, car vous pourrez étayer ces dernières de données exhaustives sur leur statut technique et leur valeur métier. Amélioration de la rapidité et de l efficacité. La suppression et la consolidation des applications qui compliquent les activités métier vous affranchiront de nombreux obstacles et inefficacités. L amélioration ou le remplacement des applications dont les performances, la qualité ou la disponibilité sont problématiques vous permettra littéralement d accélérer vos processus métier. La quasi-totalité des actions entreprises à la suite du processus d évaluation APM ont un impact positif sur un domaine métier. Stratégie de migration vers le Cloud En apportant des mesures relatives au Cloud, qui viennent compléter celles portant sur la valeur métier, sur le statut technique et les évaluations des risques, CA Clarity PPM vous permet de déterminer les applications de votre portefeuille devant être migrées vers le Cloud. Les scénarios et les décisions proposés peuvent notamment inclure la migration, immédiate ou future, des applications ou des fonctions appropriées vers le Cloud. Ces candidats à la migration vers le Cloud peuvent faire l objet d une analyse complémentaire de sorte à déterminer les avantages et les inconvénients de la migration. Cette analyse permet également d établir une priorité pour la migration, tout cela grâce aux puissantes fonctions de prise de décision de CA Clarity PPM. Votre organisation IT doit par conséquent définir clairement une stratégie de migration des applications vers le Cloud, portant sur les applications à migrer, la date de leur migration et la raison de leur migration. Augmentation de la disponibilité des ressources Les actions entreprises en vue de l élimination et de la consolidation des applications permettront, une fois menées à leur terme, d accroître la disponibilité de vos ressources IT. La mise à jour ou le remplacement des applications problématiques, qui mobilisent excessivement l attention de votre personnel, vous permet de réduire les charges de travail. La capacité des ressources matérielles, telles que les serveurs, augmentera à mesure que le nombre d applications est réduit ou que celles-ci sont migrées vers le Cloud. Combinés, tous ces résultats permettent d améliorer la disponibilité des ressources pour votre organisation IT, disponibilité pouvant être mise à profit pour de nouveaux projets, de nouvelles initiatives ou consacrées à des domaines nécessitant davantage d attention. Réduction des coûts Les applications supprimées ou réduites suite au processus APM présentent généralement des coûts continus, notamment pour leur support, leur maintenance et l acquittement de leurs licences. La suppression ou la réduction des applications se traduit par une réduction de ces coûts. Dans certaines entreprises, ces réductions de coûts peuvent être relativement importantes. Les clients qui tirent parti de CA Clarity PPM pour l APM sont parvenus à identifier des économies qui se comptent en millions de dollars au cours des premières années. ROI immédiat. Les coûts des applications étant collectés lors de l inventaire, les économies pouvant être réalisées par l élimination ou la réduction des applications sont immédiatement calculables. L impact financier de chaque décision peut par ailleurs être suivi. Le ROI total de vos efforts en matière d APM peut ainsi faire l objet d un rapport à tout moment du processus. 9
Section 4 : Conclusion La reprise du contrôle de votre portefeuille d applications peut sembler véritablement titanesque. CA Clarity PPM for Application Portfolio Management permet toutefois de faciliter cette entreprise et ouvre la voie à des avantages de taille, pour votre organisation IT comme pour les activités métier. Votre activité peut bénéficier d une amélioration de l efficacité des processus et d une réduction des coûts. Votre organisation informatique peut bénéficier d une amélioration de la disponibilité du personnel et d une stratégie Cloud plus claire. Cependant, les bénéfices de la gestion du portefeuille d applications seront ressentis aussi bien par l activité que par l organisation informatique, car les besoins de chacune seront mieux alignés. L APM vous permet de maintenir un portefeuille d applications qui supporte efficacement les activités métier tout en se conformant aux stratégies et aux politiques IT. CA Technologies est un éditeur de logiciels et de solutions intégrées de gestion des systèmes d information dont l expertise couvre tous les environnements informatiques, du mainframe au Cloud et des systèmes distribués aux infrastructures virtuelles. CA Technologies gère et sécurise les environnements informatiques et permet à ses clients de fournir des services informatiques plus flexibles. Grâce aux produits et aux services innovants de CA Technologies, les organisations informatiques disposent de la connaissance et des contrôles nécessaires pour renforcer l agilité métier. La majorité des entreprises du classement Global Fortune 500 s appuient sur CA Technologies pour gérer leurs écosystèmes informatiques en constante évolution. Pour plus d informations, suivez l actualité de CA Technologies sur ca.com/fr. Copyright 2011 CA. Tous droits réservés. Tous les noms et marques déposées, dénominations commerciales, ainsi que tous les logos référencés dans le présent document demeurent la propriété de leurs détenteurs respectifs. Ce document est uniquement fourni à titre d information. CA décline toute responsabilité quant à l exactitude ou l exhaustivité des informations qu il contient. Dans les limites permises par la loi applicable, CA fournit le présent document «tel quel», sans garantie d aucune sorte, expresse ou tacite, notamment concernant la qualité marchande, l adéquation à un besoin particulier ou l absence de contrefaçon. En aucun cas, CA ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte ou de dommage, direct ou indirect, résultant de l utilisation de ce document, notamment la perte de profits, l interruption de l activité professionnelle, la perte de clientèle ou la perte de données, et ce même dans l hypothèse où CA aurait été expressément informé de la survenance possible de tels dommages. CS1788_0212