TotEM Guide d utilisation de l application Janvier 2012 R001
TotEM Guide d utilisation de l application 1. Introduction 3 2. Les écrans de TotEM 7 3. Charger et visualiser un document 16 4. Le sommaire 24 5. Les données annexes 28 6. Les informations générales 37 7. Sceller un document 40
TotEM Guide d utilisation de l application 1. Introduction Le projet Actes Budgétaires 4 L application TotEM 5 Définitions générales 6
Le projet AB Dématérialisation des actes budgétaires s inscrit dans une démarche de modernisation de l Etat et des collectivités. Il porte sur la modernisation des moyens de: création transmission contrôle des documents budgétaires émis par les collectivités. Pour plus d information sur le projet et la procédure de dématérialisation, veuillez consulter les documents de référence disponibles sur le site odm-budgetaire.org ainsi que sur le site de la DGCL : Présentation générale du projet Actes Budgétaires Notice explicative: «Comment entrer dans la démarche de dématérialisation des documents budgétaires?» Concernant l installation de TotEM, veuillez consulter le Guide d installation de TotEM disponible sur le site odm-budgetaire.org. 4
L application TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) est le composant du projet Actes Budgétaires à destination des collectivités. Cet outil est mis à disposition des collectivités gratuitement par la Direction Générale des Collectivités Locales, et est téléchargeable librement sur le site odm-budgetaire.org. Les prérequis fonctionnels indispensables à l utilisation de TotEM sont détaillés dans les documents de référence. Pour rappel, afin de télétransmettre ses documents budgétaires, la collectivité doit : Utiliser un progiciel financier compatible Disposer d un accès Internet Avoir signé avec la préfecture une convention permettant la transmission au contrôle de légalité de pièces dématérialisées via l application ACTES 5
La dématérialisation La dématérialisation consiste à transformer les supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques. Le format de fichier XML Dans le cas des documents budgétaires, le format XML est un langage informatique structuré qui regroupe les données budgétaires extraites du progiciel de la collectivité. Ce format de fichier est commun avec l application Hélios. Le flux Le terme de flux dans ce guide désigne le document budgétaire au format informatique. 6
TotEM Guide d utilisation de l application 2. Les écrans de TotEM Ecran principal 8 Menus d un document budgétaire 11 Sous-menus d un document budgétaire 12
Lors du lancement de l application, l écran principal apparaît. Cet écran présente la liste des documents budgétaires existants dans TotEM: Lors de la première utilisation, la liste est vide. Par la suite la liste contiendra tous les documents sur lesquels vous avez travaillé. 8
Les boutons de l écran principal permettent d accéder aux différentes fonctionnalités de TotEM: Filtrer le contenu de la liste. Créer un nouveau document budgétaire dans TotEM. Supprimer un document budgétaire de la liste. Accéder aux fonctionnalités de sauvegarde de l application. (Cf. guide d installation) Accéder aux écran de paramétrage. (Cf. guide d installation) Accéder à l écran de gestion du document budgétaire (pour un document non-scellé). Consulter document budgétaire (pour un document scellé). Dupliquer le document budgétaire (pour un document scellé). Information sur l état de la visualisation du document budgétaire. 9
L icône en forme de crayon permet d accéder aux fonctionnalités d édition d un document budgétaire. L icône permet d accéder aux fonctionnalités de traitement de ce flux. 10
Plusieurs fonctionnalités sont disponibles à partir de l écran d un document budgétaire: Informations financières Annexes Contrôle des données Visualisation Ces fonctionnalités sont détaillées dans la suite du document. 1 2 Cet icône permet de déployer ou de cacher les sous menus. 11
Suite à l appui sur un sousmenu, l écran associé s affiche à droite. 1 2 4 La partie haute de l écran contient une liste d éléments 3 La partie basse de l écran contient le détail d une ligne 12
1 Suite à l appui sur le bouton +: - Une ligne est ajoutée dans la liste précédé d un flèche verte - La zone dessous est saisissable et permet d ajouter un nouvel élément. 2 Suite à la saisie de l élément, le bouton OK se dégrise. 3 Suite à l appui sur le bouton OK: -la liste est réaffichée avec le nouvel élément. -la zone du bas est vidée. 13
1 Quand on sélectionne une ligne dans la liste : - La ligne est surlignée dans la liste. - La zone du bas s affiche avec les informations concernant cette ligne. Ces informations sont saisissables. 2 Quand on appui sur la croix rouge, une croix rouge est ajoutée devant la ligne. La ligne sera réellement supprimée suite à l appui sur le bouton enregistrer (la disquette). 3 Suite à l appui sur la disquette, les données sont réellement enregistrées. Les flèches vertes et croix rouges disparaissent de la liste. 14
Ce bouton permet d accéder aux fonctionnalités d import/export de données. Le bouton au coin de la liste permet d accéder à des fonctionnalités permettant de gérer l affichage des colonnes de la liste. 15
TotEM Guide d utilisation de l application 3. Charger et visualiser un document budgétaire Charger un flux document budgétaire 17 Contrôler le flux 18 Visualiser le document budgétaire 21
Le progiciel financier que vous utilisez habituellement pour gérer votre budget vous fournira un fichier au format XML. Ce fichier contient: A minima les informations budgétaires (parties I, II et III) Certaines données annexes lorsque votre progiciel financier gère également ces informations (partie IV). Ce fichier doit être enregistré sur votre disque dur pour être importé dans TotEM: 1 Appuyer sur le bouton + pour afficher le menu permettant d ajouter un nouveau flux document budgétaire. 2 Cliquer sur le menu «Nouveau document budgétaire à partir d un flux» pour ouvrir la fenêtre de sélection d un fichier. 3 Sélectionner le fichier XML puis cliquer sur «Ouvrir». Le document apparait dans la liste 17
La fonctionnalité de contrôle des données permet d identifier les erreurs concernant les lignes budgétaires de votre document. En particulier le respect du plan de compte réglementaire pour toutes les affectations budgétaires. 1 Cliquer sur le menu «Contrôle des données» 2 Cliquer sur le bouton «Lancer l analyse» Cas d un flux ne contenant aucune erreur Lorsque l analyse est terminée, un navigateur s ouvre et affiche le rapport d analyse. Dans cet exemple, le flux est conforme. 18
1 Cas d un flux contenant des erreurs d imputations budgétaires Une ligne budgétaire porte sur l article 888888, en dépense réelle. Ceci n est pas autorisé au travers du plan de compte. Le contrôle de données va donc afficher un message d erreur. 2 Cliquer sur le lien «x erreur». 19
Certains navigateurs nécessitent quelques manipulations supplémentaires pour visualiser les erreurs car ils bloquent le document. 1 Un clic sur le message permet d afficher le menu. 2 Cliquer sur le bouton «Autoriser le contenu bloqué». 3 Cliquer sur «Oui». 4 Vous pouvez maintenant cliquer sur le lien «x erreur». 20
La fonctionnalité «Visualiser le flux» du menu «Visualisation» permet de générer le document budgétaire rematérialisé consultable au format pdf ou html. 1 Un clic sur le menu «Visualiser le flux». 2 Cliquer sur le bouton «Lancer le processus de visualisation». Il vous faudra patienter environ 3 minutes pour obtenir le résultat. 3 La rematérialisation est en cours 4 Dès le traitement terminé, les visualisations sont disponibles. 21
La fonctionnalité de visualisation en pdf permet d ouvrir le document budgétaire au format pdf. Ce format est conseillé pour la sauvegarde du fichier sur votre disque dur ou dans le cas d une impression papier. 1 Un clic sur le bouton«visualiser au format pdf». 2 22
La fonctionnalité de visualisation en html permet d ouvrir une page de votre navigateur contenant le document budgétaire. Ce format est conseillé pour la lecture du document. Un clic sur le bouton «Visualiser au format HTML». 2 Un clic sur le sous-menu ouvre la page correspondante du document budgétaire. 23
TotEM Guide d utilisation de l application 4. Le sommaire Principe de fonctionnement 25 Ajouter un seul état au sommaire 26 Ajouter plusieurs états au sommaire 27
Le sommaire du document budgétaire est accessible dans TotEM. Menu: Informations Financières Sous-menu: Sommaire Les pages obligatoires du document budgétaire (partie I, II, III pour les BP et CA et l arrêté) ne sont pas renseignées dans le sommaire de ToTEM. Pour les autres pages (annexes ou les parties I, II, III pour les DM), il faut obligatoirement les renseigner dans le sommaire de TotEM, avec la case Présente cochée à la ligne correspondante pour les afficher dans le document budgétaire rematérialisé. Les pages pour lesquelles la case Présente n est pas cochée ou qui n ont pas de lignes dans le sommaire de TotEM ne s afficheront pas dans le document budgétaire. Il sera écrit Sans objet dans le sommaire du pdf du document rematérialisé. 25
Pour ajouter individuellement un état au sommaire: 1 Cliquer sur le sous menu «Sommaire» 2 Cliquer sur le bouton «+» 3 Choisir l état à ajouter via le menu déroulant 4 Cocher la case «Présente» 5 Cliquer sur «OK» 6 Le bloc de saisie présent sous la liste est grisé. La ligne ajoutée apparait dans la liste avec une flèche verte devant qui signifie que les données ne sont pas encore enregistrées. Cliquer sur la disquette pour enregistrer. La disparait, la ligne est enregistrée. L état ajouté apparaitra désormais dans le document rematérialisé. 26
Le bouton «Compléter la liste avec toutes les annexes disponibles» permet d ajouter tous les états possibles de la maquette. La case «Présente» sera cochée par défaut. Le bouton Cocher/Décocher permet de changer le statut de la case «Présente» pour l ensemble des lignes présentes. 1 Cliquer sur le bouton «Compléter la liste avec toutes les annexes disponibles» pour ajouter toutes les lignes au sommaire 2 Appuyer sur cocher/décocher pour changer le statut de toutes les lignes 3 Sauvegarder en cliquant sur la disquette 27
TotEM Guide d utilisation de l application 5. Les données annexes Principe de fonctionnement 29 Saisie d une annexe 30 Génération d un fichier exemple 33 Import d une annexe 34 Export d une annexe 36
Les informations concernant les annexes du document budgétaire (partie IV) peuvent être renseignées dans TotEM de plusieurs façons: Saisie des informations via les écrans de TotEM Import d un fichier XML généré par un logiciel de données annexes Import d un fichier Excel Les blocs annexes ont tous un fonctionnement similaire. Ils sont accessibles dans TotEM: Menu: Annexes Sous-menu: Les blocs annexes sont regroupées par catégorie et non par état. Par exemple le sous-menu «Emprunt» permet de renseigner plusieurs états (répartition par prêteur, par nature de dettes, par type de taux, de l encours (typologie) En passant avec la souris sur le sous menu «Emprunts», des informations s affichent dans une info-bulle pour préciser dans les cas les plus complexes la liste des états impactés par ce bloc d annexe. 29
Les écrans de saisie sont tous identiques. Leur fonctionnement est décrit dans le chapitre Description de l application (page 12 à 15). Des informations sont parfois disponibles pour certains champs: il suffit de cliquer sur le point d interrogation pour y accéder. En cliquant sur les boutons vous obtenez un aide qui peut vous indiquer les règles de remplissage de ce champ. 30
Suite à l appui sur le bouton OK, et sur la disquette, les informations concernant la ligne d emprunt apparaissent ainsi dans la liste. Pour les champs associés à une liste déroulante, c est le code qui apparait dans l écran du haut, dans la liste. Remarque: dans les fichiers, (Excel, csv ou xml) seul le code devra être présent. Il ne faut pas mettre le libellé visible dans la liste déroulante. Dans le module de saisie, en bas, dans les listes déroulantes, le code apparait suivi du libellé pour faciliter la saisie. 31
Vous pouvez ajouter des colonnes dans la liste, ou les supprimer pour améliorer la visibilité de la liste à votre convenance.. En bas de la liste de colonnes, si vous cochez «Défilement horizontal», un ascenseur sera ajoutée sous la liste et il sera ainsi possible de visualiser plus de colonnes à la fois. En cliquant sur l icône au coin de la liste, la liste des champs de la liste s affiche. Si vous cochez le champ, la colonne sera ajoutée à la liste. Si vous décocher le champ, la colonne sera supprimée de la liste. 32
Les données peuvent être importées dans TotEM à partir de fichiers: XML CSV XLS (Microsoft Excel) que vous aurez générés (à partir d un autre progiciel financier) ou créés (avec excel par exemple). Les fichiers importés doivent absolument respecter le formalisme (ordre des colonnes, type de données, ) de TotEM. La fonctionnalité de génération de fichier exemple de TotEM permet de produire un modèle de fichier pour l annexe choisie. 1 Cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier 2 Sélectionner l option «Générer un fichier exemple» puis choisissez le format (XML, XLS ou CSV) 33
Une fois votre fichier annexe créé, vous pouvez l importer dans TotEM selon plusieurs formats de fichier: 1 Cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier 2 Sélectionner l option «Importer des données» 3 Rechercher le fichier sur le disque via le bouton 4 Sélectionner le format du fichier d import. 5 Sélectionner la méthode d import: Ajoute: si vous avez déjà d autres lignes dans TotEM pour cette annexe que vous souhaitez conserver 6 Cliquer sur OK, les lignes sont chargées dans TotEM 34
Si vous avez déjà saisi les données d une annexe sur un autre document (année précédente, ) vous pouvez utiliser la fonctionnalité d import à partir d un autre document budgétaire: les lignes seront tout simplement copiées. Cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier 1 Sélectionner l option «Importer des données» 2 Sélectionner la source de l import 3 4 Sélectionner le document budgétaire contenant les informations à importer 5 Sélectionner la méthode d import 35
La fonctionnalité d export d une annexe vous permet de générer un fichier Excel contenant l ensemble des données de cette annexe. Cliquez sur le bouton 1 Enregistrez vers Sélectionnez l option 2 l emplacement de votre choix. «Exporter les données vers MS Excel» 3 Le fichier généré contient toutes les colonnes existantes et leur intitulé. 4 36
TotEM Guide d utilisation de l application 6. Les informations générales Principes de fonctionnement 38 Saisie des informations 39
Les informations générales traitées dans TotEM sont accessibles: Menu: Informations financières Sous-menu: Informations générales Cette fonctionnalité permet de remplir les données statistiques et les ratios requis dans l état «Informations générales». Certaines informations générales se trouvant dans le reste du document sont également saisissables à cet endroit, par exemple: Seuil unitaire en deçà duquel les immobilisations de peu de valeur s amortissent sur un an (Etat «Amortissements Méthodes utilisées») Les données saisies dans cet écran sont les ratios et doivent donc avoir été préalablement calculées par la collectivité. Certaines de ces données seront déjà renseignées car auront été importées de votre progiciel financier via le flux XML. Point d attention: les données saisies dans cet écran sont au format texte: Si vous souhaitez afficher une virgule ou un symbole %, vous devez saisir «10,0%» et non «10%» ou «10,0». Si vous voulez un espace pour les milliers, vous devez le saisir. 38
Pour ajouter une information: 1 Cliquer sur le bouton «+» 2 Choisir l information à ajouter dans le menu déroulant. Cette liste contient toutes les informations saisissables pour cette maquette. 3 Saisir la donnée 4 Cliquer sur «OK» 5 Après avoir renseigné une ou plusieurs informations, ne pas oublier de cliquer sur la disquette pour enregistrer la saisie. 39
TotEM Guide d utilisation de l application 7. Sceller et enregistrer le document budgétaire Les états du document budgétaire dans TotEM 41 Figer le flux en vue du vote de l assemblée 42 Remplir les annexes arrêté et signature 44 Modifier le document suite au vote 45 Sceller le document 46 Récupérer le fichier à transmettre en préfecture 47
Les différents états du document budgétaire dans TotEM sont: «En cours»: élaboration du document budgétaire «En validation»: le document budgétaire est figé en attente du vote «Scellé»: le document budgétaire est scellé après le vote en vue de l envoi en préfecture. Lorsque toutes les informations sont complétées, le document budgétaire peut être figé en vue du vote par l assemblée. Suite au vote de l assemblée, le document peut: Etre modifié si le vote de l assemblée le nécessite. Etre scellé en vue de l envoi à la préfecture. Les états du document budgétaire dans TotEM Le document budgétaire est proposé au vote de l assemblé En cours En validation Scellé Le document doit être modifié suite au vote de l assemblée L assemblée a voté le document sans le modifier 41
Lorsque toutes les informations sont complétées, le document budgétaire peut être figé en vue du vote par l assemblée: Les annexes «Arrêté» et «Signatures» sont modifiables afin de remplir les informations du vote de l assemblée. Les autres annexes ne sont pas accessibles. 1 2 Cliquer sur le menu «Valider et sceller le flux». Cliquer sur le bouton «Validation en cours». 3 Le document est figé. Point d attention: Pour figer le flux, vous devez avoir effectuer une visualisation du document au préalable. Si ce n est pas le cas, le message d erreur suivant s affiche. 42
Aucun sous-menu du menu «Informations financières» n est accessible. Dans le menu «Annexes», seuls les sous-menus «Arrêtés» et «Signatures» sont accessibles. Les menus «Contrôle» et «Visualisation» sont accessibles. Le statut du document est visible dans l écran principal. 43
Après le vote de l assemblée, les informations concernant les signatures et l arrêté peuvent être saisies. L annexe signature permet de remplir le nom des signataires. L annexe arrêté permet de remplir les informations concernant le vote de l assemblée (nombre de votants, date, lieu, ). 44
Après le vote de l assemblée, si nécessaire, il est possible de modifier le document. Cliquer sur le bouton «Annuler validation en cours». Après avoir effectué les modifications dans votre progiciel de comptabilité: Générer un nouveau flux conforme au vote de l assemblé via votre progiciel. Importer ce flux dans TotEM. Point d attention: afin de ne pas effacer toutes les données annexes remplies dans TotEM, il est possible d importer uniquement les lignes budgétaires de votre nouveau fichier XML: Menu: Informations financières Sous-menu: Importer un flux existant 1 2 3 Choisir le fichier et l analyser. Cocher les boutons souhaités. Cliquer sur le bouton Importer. 45
Après le vote de l assemblée, modification des données et saisie des informations concernant le vote, il est nécessaire de sceller le flux pour le transmettre à la préfecture de manière dématérialisée via votre tiers de télétransmission. 1 2 Cliquer sur le bouton «Valider et sceller le flux» Attendre quelques minutes. 3 Le document est scellé. 46
Le fichier scellé doit être récupéré pour l envoi en préfecture via votre tiers de télétransmission. Juste après l étape de scellement: Cliquer sur le bouton «Récupérer le fichier généré». Enregistrer le fichier sur votre disque dur. Vous pouvez le faire à postériori: A partir de l écran principal: Afficher les documents scellés en sélectionnant le filtre «Voir les flux scellés». Cliquer sur l œil de la ligne du document souhaité pour accéder aux fonctionnalités de gestion de ce document. Cliquer sur le sous-menu «Télécharger le flux» dans le menu «Visualisation». Enregistrer le fichier sur votre disque dur. 47