Stage de Préparation à l Installation 9. Les documents contractuels et règlement des contentieux 9.1. Le devis 9.2. La facture 9.3. Les conditions générales de vente 9.4. Nouvelle attestation de TVA pour travaux immobiliers 9.5. Calculs avec TVA 9.6. Que faire en cas d impayé? 9.7. La médiation inter-entreprises et de la sous-traitance
9.1. Le devis Dans certains domaines professionnels, l établissement d un devis préalable au contrat, à la facture, est obligatoire. Il en est ainsi pour les entreprises qui sont amenées à effectuer des travaux dans des locaux d habitation par exemple. Dans tous les cas, le devis est d une utilité indéniable pour prévenir toute contestation sur le prix, dès lors que le prestataire à fait SIGNER SON DEVIS par le client. En effet, les conditions générales mentionnées seront alors opposables au client et celui-ci sera tenu de régler le prix mentionné sur le devis. Le prestataire est, quant à lui, tenu par le prix annoncé dans son devis même si ce document n est pas signé par le client. Pour les réparations ou l entretien dans le secteur du bâtiment, de l électroménager, un devis préalable est obligatoire pour toute prestation supérieure à 150 (ou si le client le réclame). Mentions obligatoires sur un devis : - Le terme «devis». - La date de rédaction. - Les références exactes de l entreprise, le nom du client. - L état initial des lieux ou de l appareil. - Le décompte détaillé, en qualité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire (le taux horaire de main d œuvre, le prix du mètre linéaire ou du m²). - Les frais de déplacement (le cas échéant). - La somme globale à payer HT et TTC et le ou les taux de TVA. - La durée de validité de l offre («prix en vigueur à la date du :..») et les conditions de révision du prix. - L indication du caractère payant ou gratuit du devis. Le devis, établi en double exemplaire, doit également comporter la mention suivante, rédigée, datée et signée par le client : «Devis reçu avant l exécution des travaux» Toutefois, ne sont pas soumises à ces dispositions, les entreprises qui interviennent dans le cadre de contrats d entretien ou de garantie et pour les prestations couvertes par des paiements forfaitaires effectués lors de la signature du contrat ou de son renouvellement. Ces dispositions doivent être respectées sous peine d amende de 1 500 et jusqu à 3 000 en cas de récidive.
Acceptation par le client des conditions générales de vente Il faut faire apparaître les conditions générales de vente très distinctement sur le devis. Les clauses importantes (réserve de propriété) doivent être spécifiées de façon très apparente : il vaut donc mieux les inscrire au recto du devis ou le client appose sa signature pour éviter toute contestation. Important : ne pas oublier d établir des avenants datés et signés pour toutes les modifications apportées au devis initial.
9.2. La facture Mentions obligatoires sur une facture La facture est obligatoire pour les ventes ou prestations de services réalisées entre professionnels (2 exemplaires, l un pour le vendeur, l autre pour l acheteur). Les prestataires de service ont également l obligation de remettre une note au particulier lorsque son montant est supérieur à 25 TTC. En dessous de ce seuil, la remise de la note n est obligatoire que si le client la demande. Si son format, sa couleur, le fait qu elle soit établie manuellement ou sur informatique restent libres, certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture : - Le terme «facture», le nom et l adresse de l entreprise qui facture. - Lorsque la facture émane d une société, la forme juridique de la société et le montant du capital (à défaut, une amende de 3 800 est encourue). - Le numéro unique d identification (SIREN) et le numéro d immatriculation au Répertoire des Métiers. Si double immatriculation la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le Greffe auprès duquel l entreprise est immatriculée et, le cas échéant, la qualité de locataire-gérant. En revanche, le numéro SIRET et le code d activité (NAF) ne sont pas obligatoires. - Si adhésion à un centre de gestion agréé, la mention suivante doit figurer sur les factures : «Règlements par chèque acceptés en qualité de membre d un Centre de Gestion Agréé». - Le nom et l adresse du client (si ce dernier veut déduire la TVA). - Le numéro de TVA intracommunautaire du prestataire doit obligatoirement figurer sur la facture, pour toutes les opérations facturées en France ou dans un autre Etat membre de la CEE (exportation). En revanche, le numéro de TVA intracommunautaire du client n est pas obligatoire pour les opérations facturées en France. - La numérotation des factures est obligatoire. - La date de la facture : c est la date de la vente ou de la prestation de services. - La date de règlement : les factures doivent obligatoirement mentionner la date précise à laquelle le paiement doit intervenir (les mentions «règlement à 30 jours fin de mois» ou «paiement comptant», «paiement à réception de la facture» sont interdites). - Les réductions de prix consentis (rabais, remises, ristournes), les conditions de l escompte applicable en cas de paiement anticipé. Si l escompte n est pas pratiqué, l absence d escompte doit également être mentionnée. - La quantité ainsi que la dénomination précise des marchandises et services. - Le prix unitaire HT des produits vendus ou des services rendus. - Le taux de TVA légalement applicable doit apparaître sur les factures (le taux de TVA doit être indiqué par produit ou service). - Pour les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA, mentionner sur la facture : «TVA non applicable, art. 293B du CGI».
Combien de temps faut-il conserver une facture? Il est indispensable de conserver les factures pendant un délai de 10 ans pour les raisons suivantes : - Sur le plan fiscal, le délai de conservation des documents comptables est de 6 ans. - En matière de contentieux commercial, la prescription est de 10 ans. - En matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. Sanctions pour facture irrégulière Le défaut de facturation ainsi que l omission d une des mentions légales est un délit lourdement sanctionné. L amende maximale est de 75 000. Sur le plan fiscal, lorsqu il est établi qu une personne n a pas respecté l obligation de délivrance d une facture ou un document en tenant lieu, (vente fictive, utilisation d un prêtenom ou falsification des noms ou adresses des fournisseurs ou clients) elle est redevable d une amende fiscale qui peut être égale à 50 % du montant de la transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende. A cela s ajoute une autre amende égale à 15 par omission ou inexactitude constatée (qui ne dépassera pas le quart du montant qui aurait dû être facturé). Les factures «Pro-forma» Une entreprise qui cherche à obtenir un crédit nécessaire à l acquisition d un matériel d équipement doit produire une facture dite «Pro-forma». Ce document ne constitue pas une véritable facture mais une attestation par le vendeur des conditions d une vente acceptée par lui. Attention : l utilisation frauduleuse d une facture «pro-forma» dans le but d obtenir un prêt supérieur à celui qui aurait été normalement consenti est passible de sanctions pénales et l entreprise qui établit la facture risque également des poursuites pour complicité.
9.3. Les conditions générales de vente Les dix principales clauses obligatoires à insérer dans vos conditions générales de vente Les conditions générales de vente doivent apparaître très clairement sur tous vos documents commerciaux et notamment sur vos bons de commande. Utiliser des termes clairs afin que votre client ne tente pas d échapper à vos conditions en prétextant le caractère illisible ou incompréhensible. - Les barèmes de prix : tous doivent être mentionnés y compris ceux qui tiennent compte de l importance des quantités commandées, du montant total facturé, du lieu de livraison, etc. - Les réductions accordées : sur prix en fonction des commandes antérieures ou prévues pour rémunérer la prise en charge par l acheteur de certains services : service après-vente, marquage de prix des produits. - Les modalités et délais de règlement : les délais de paiement entre professionnels ne peuvent pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d émission de la facture. A noter que les délais peuvent être réduits suite à accord des organisations professionnelles. - Les pénalités de retard : les pénalités de retard ne peuvent être inférieures à 3 fois le taux d intérêt légal. - Les avantages particuliers : lorsque vous accordez un avantage particulier à l un de vos clients, vous devez être en mesure de l accorder à tous ceux qui répondent aux mêmes conditions et donc l intégrer dans vos conditions générales de vente. - Les délais de livraison : Prévoir le délai de livraison simplement à titre indicatif, le dépassement ne pourra alors pas donner droit à dommages et intérêts (sauf cas exceptionnel). - La force majeure : prendre soin de définir certains cas en dressant une liste et en précisant qu elle n est pas limitative. Si vous prenez en charge la livraison, n oubliez pas dans la liste de prévoir les grèves de transports, de services postaux, etc. - La clause de réserve de propriété : réservez-vous la propriété des biens vendus jusqu au paiement complet du prix ce qui permettra de vous faire restituer les marchandises livrées en cas de non-paiement ou de la revendiquer en cas de dépôt de bilan de votre client ce qui vous permettra de disposer d un délai de 3 mois à compter de la publication du jugement d ouverture de la procédure pour revendiquer par lettre recommandée avec accusé de réception à l administrateur judiciaire. - La clause limitative de responsabilité : vous permet de limiter le montant des dommages et intérêts qui pourraient vous être réclamés en cas de manquement de votre part à l un de vos engagements et de préciser l étendue de vos obligations contractuelles. - La clause attributive de compétence : non applicable dans les rapports avec les consommateurs, cette clause permet entre commerçants, de soumettre tout litige relatif à la vente au tribunal de commerce le plus proche.
9.4. Attestations de TVA pour travaux immobiliers Le taux de TVA réduit s applique sur certains travaux d amélioration et d entretien dans le logement. Certains abus ayant été constatés, l administration a publié trois modèles d attestations visant à garantir que les strictes conditions requises pour son application ont été bien respectées. Pour quels travaux? La TVA à 7 % est réservé aux travaux d amélioration, de transformation, d aménagement et d entretien sur des locaux d habitation achevés depuis plus de 2 ans, dès lors que ces travaux ne concourent pas à la réalisation d un immeuble neuf. Attention : même s ils ne contribuent pas à la création d un immeuble neuf, les travaux peuvent échapper à la TVA à 7 % s ils aboutissent à la création de surfaces significatives (+10 %) Trois attestations Les modèles publiés par l administration diffèrent selon qu il s agit de travaux sur le gros œuvre (attestation normale), les éléments de second œuvre (attestation simplifiée) ou d autres travaux (attestation super simplifiée). Ils sont téléchargeables gratuitement sur le site www.impots.gouv.fr (rubrique documentation tapez «attestation de TVA taux réduit». Etant donné leur complexité, la notice explicative qui les accompagne est incontournable. A la charge du client L attestation doit être remplie par celui qui fait effectuer les travaux (propriétaire, locataire ou syndicat de copropriétaires). Un original doit ensuite être remis à chaque prestataire, avant le début des travaux ou au plus tard à leur facturation. Conservation : le client doit conserver une copie de l attestation ainsi que les factures et notes émises par le(s) prestataire(s) jusqu au 31 décembre de la 5 ème année suivant celle de leur réalisation (ex : jusqu au 31 décembre 2018 pour des travaux réalisés en 2014). Ces documents doivent pouvoir être présentés au fisc en cas de contrôle.
Dans l intérêt des entrepreneurs de travaux Là où les entrepreneurs se contentaient de faire signer une déclaration sur l honneur à leurs clients, ils peuvent désormais leur réclamer cette attestation le cas échéant, après l avoir remplie eux-mêmes, étant donné sa technicité. Le prix à payer pour s autoriser un recours contre le client qui serait ainsi solidaire avec l entreprise en cas de contrôle fiscal estimant indû le taux à 7 %. Rappel : en cas de doute sur le taux applicable, le contribuable peut toujours interroger le Fisc à l avance par le biais de la procédure de rescrit fiscal.
9.5. Calculs avec TVA A partir du HT Obtenir le TTC A partir du TTC obtenir le HT A partir du TTC obtenir la TVA A partir de la TVA obtenir le HT TVA 19,6 % HT x 1,196 TTC/ 1,196 = HT TTC x 16,39 % TVA/0,196 = HT ou ou 83,6 % x TTC = HT HT + TVA = TTC (HT x 19,6 % = TVA HT + TVA = TTC) TVA 7 % HT x 1,07 TTC/1,07 = HT TTC x 6,54 % TVA / 0,07 = HT (HT x 7 % = TVA ou HT + TVA = TTC) 93,46 % x TTC = HT
9.6. Que faire en cas d impayé? La phase Pré-contentieuse Elle se fait : - Soit par Lettre Recommandée avec A.R. indiquant :. La date limite de paiement. Les termes : «Je vous mets en demeure» Attention : conserver l avis de réception (et copie de la lettre) ou la lettre retournée non retirée, afin de pouvoir en justifier. - Soit par sommation de payer par huissier. N.B. : si le client est un particulier, seule une sommation de payer fait courir les intérêts au taux légal. La phase contentieuse (ou de recouvrement proprement dite) Il existe trois grandes voies de recouvrement : - L assignation en justice : c est la convocation que pourra rédiger l huissier de justice exposant les motifs de la demande de recouvrement. Contacter dès lors un professionnel (avocat). A la suite d une assignation : jugement ou ordonnance de référé. - Le dépôt d une requête en injonction de payer. A la suite d une injonction de payer : jugement ou ordonnance exécutoire. - Une déclaration au Greffe : le greffier convoquera ensuite par Lettre Recommandée avec AR les deux parties. La procédure d injonction de payer Dans quel cas pouvez-vous recourir à la procédure d injonction? - Si votre créance résulte d un contrat (devis accepté et facture, marché, commande) et qu elle est d un montant déterminé. - Si votre créance est une traite, un billet à ordre ou une reconnaissance de dettes (traite acceptée, décompte accepté). Comment présenter votre requête? Une demande écrite accompagnée des documents justificatifs de la créance au greffe du Tribunal d Instance ou au Greffe du Tribunal de Commerce ou devant le juge de proximité du domicile de votre débiteur. Vous pouvez retirer un imprimé au Greffe du Tribunal ou procéder sur papier libre.
Désormais, le formulaire de requête est également disponible sur www.infogreffe.fr, vous pouvez facilement le compléter en ligne et ainsi agir encore plus vite pour recouvrer votre créance. Comment la procédure se déroule-t-elle devant les tribunaux? S il estime votre requête justifiée, le tribunal ou le juge de proximité (dans la limite de 4.000 ) rend une ordonnance portant injonction de payer. Le débiteur a un mois pour contester l ordonnance. Alors, le tribunal vous convoque avec le débiteur, il entend vos explications et statue. Vous pouvez vous faire représenter devant le tribunal par un avocat. Quel juge saisir pour recouvrer la créance? Le choix du tribunal est fonction de l identité du mauvais payeur et du montant de l impayé Créancier Débiteur Commerçant Société Commerciale Artisan Agriculteur Profession libérale Particuliers Société Commerciale Tribunal de Commerce - Juge de proximité si créance 4.000 - Tribunal d instance si : 4.000 < créance 10.000 - Tribunal de grande instance si créance > 10.000 Artisan - Juge de proximité si créance 4.000 - Tribunal d instance si : 4.000 < créance 10.000 - Tribunal de grande instance si créance > 10.000 - Tribunal de commerce si le créancier le souhaite, quel que soit le montant de la créance - Juge de proximité si créance 4.000 - Tribunal d instance si : 4.000 < créance 10.000 - Tribunal de grande instance si créance > 10.000 Les décisions du juge de proximité sont sans appel (si le montant du litige est inférieur ou égal à 4 000 ). Pour les décisions du Tribunal de commerce ou d instance un appel pourra être engagé (montant > à 4 000 ). Deux exceptions : les litiges en matière de baux d habitation et de crédit à la consommation relève du Tribunal d instance.
9.7. La Médiation inter-entreprises et de la sous-traitance Objectifs principaux - Ré-humaniser la relation entre clients et fournisseurs/sous-traitants. - Favoriser la conscience de responsabilité de filière pour les grandes entreprises. - Insister sur la nécessité pour les PME d assurer leur indépendance stratégique. Pratiques abusives : quelques exemples - Un fournisseur contraint d accepter une évolution de prix dans le temps sans engagement de volume et de durée de la part du client. - Un client rompt brutalement la relation commerciale au mépris des dispositions contractuelles et sans indemnisation. - Un client fait supporter à ses sous-traitants des dispositions contractuelles exorbitantes sur le cahier des charges ou la qualité des produits finis. - Les droits de propriétés intellectuelles du sous-traitant sont notoirement ignorés. - Les délais légaux de règlements ne sont pas respectés. - Un fournisseur est incité à se délocaliser. Les modalités d action de la médiation L intervention du médiateur se structure autour de 3 axes : - Assurer une médiation collective dès lors que plusieurs demandes convergentes lui sont adressées concernant un même donneur d ordre. - Mettre en œuvre une médiation individuelle dès lors qu une entreprise plaignante en exprime la demande. - Contribuer à améliorer dans la durée la relation donneur d ordre / sous-traitants au sein des filières industrielles. L intervention du médiateur s inscrit en dehors de toute procédure contentieuse ou juridique. Saisine de la médiation : Comment saisir le médiateur régional? La médiation est une démarche simple, gratuite et totalement confidentielle : - Dépôt de la demande en ligne sur le site www.mediateur.industrie.gouv.fr. - Prise de contact par le médiateur régional, avec l entreprise concernée et définition avec elle d un schéma d action.
- Médiation proprement dite, selon les modalités et les délais définis entre le médiateur régional et le demandeur. Organisation du dispositif en Rhône-Alpes : Deux médiateurs régionaux issus de la DIRECCTE : - Ain, Ardèche, Loire et Rhône : Patrick METRAL - Drôme, Isère, Savoie et Haute-Savoie : Patrick GEOFFRAY Plus d info : www.isere.pref.gouv.fr