Comité de pilotage Carte Achats 16 février 2012
Ordre du jour Présentation des participants Rappel des principes de fonctionnement de la carte achat SBi Conseil Présentation de la société Mission SBi Conseil Planning d intervention de la société SBi Conseil Présentation du site UCANSS/APECA Points sur les projets en cours Points divers 2
Principes de fonctionnement de la carte achat 3
Encadrement de la carte achat La carte achat est une carte bancaire à autorisation systématique encadrée par deux textes réglementaires : Le décret du 26 octobre 2004 L instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique instruction comptabilité public.pdf Ces textes définissent les modalités pratiques d exécution et de paiement d une commande publique avec la carte achat : Les catégories d achats autorisés Les conditions d utilisation Les obligations de paramétrage Les obligations de l entité publique Le rôle et les documents attendus par le comptable public 4
Les catégories d achat autorisées Les fournitures, le mobilier de bureau, l informatique d appoint et les consommables, les services d imprimerie et de reprographie, les abonnements, l entretien, les réparations, la restauration, les fournitures industrielles, les services, le travail intérimaire Aucun achat récurrent n est exclu du périmètre de la Carte d Achat : Définition du périmètre Article 2 du Décret Carte Achat 2004-1144 du 26 octobre 2004 (exclusion : les marchés de travaux) 5
Le paiement dans un commerce Porteur de carte Magasin CM -CIC Prend ses produits dans le magasin Paye à la caisse avec sa carte via un T.P.E et demande une facture de caisse La composition du code confidentiel sur le T.P.E Valide le Service Fait = l opération ne peut pas être contestée. 6
Le paiement à distance Entité publique Fournisseur CM -CIC 1 Commande Enregistrement 2 AUTORISATION Validation Traitement 3 Réception 7 Livraison 4 Validation du Service Fait Facturation TELE-COLLECTE Compensation Relevé d opérations 8 6 Encaissement 5 Paiement Virement Comptable 7
Les textes réglementaires L arrêté de juin 2008 Le décret du 26 octobre 2004 L instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique Mais aussi : Vos règles internes Le contrat Crédit Mutuel 8
SBi Conseil : activité - mission - planning 9
Activité SBi Conseil État Commerce et Distribution Banques Secteur Privé Industrie Hôpitaux Secteur Public Conseils Généraux Mairies BTP Conseil Accompagnement Formation 10
Mission SBi Conseil Assistance maîtrise d ouvrage (AMOA) pour le compte de l UCANSS dans le cadre du projet carte achat : Deux axes : AMOA UCANSS : pilotage projet aide au déploiement - méthode projet 11
AMOA - pilotage projet Animation des comités de pilotage projet Carte Achat pour le compte de l UCANSS - objectif des comités : assurer un suivi de l état d avancement des différents projets et des points nécessitants des arbitrages. L ordre du jour des comités de pilotage : Point d avancement des projets Difficultés rencontrées Point prévisionnel sur les futurs projets Des points spécifiques seront ajoutés en fonction des événements particuliers Intervention ponctuelle du CIC - Crédit Mutuel? 12
AMOA - pilotage projet Réalisation d enquêtes Projet Carte Achat pour le compte de l UCANSS Piloter l évolution des projets : Suivi des projets en cours Détection des projets potentiels Ces enquêtes permettront de mesurer : l état d avancement des projets pilotes la satisfaction des utilisateurs l atteinte des objectifs visés mais également d avoir une vision nationale sur l année 2012 des réalisations et des potentiels de démarrage de projet carte achat pour l année 2013. 13
AMOA - pilotage projet Projets en cours 1 ère enquête : Mesurer l état d avancement du projet : le périmètre achat les catégories d achats le nombre de porteurs le niveau de données utilisé (niveau 1, 2 ou 3) les objectifs visés les difficultés rencontrées. 14
AMOA - pilotage projet Projets en cours 2 ème enquête : Bilan des projets pilotes après «n» mois d utilisation: le périmètre mis en œuvre Les catégories d achats et le CA l atteinte des objectifs le nombre de porteurs le nombre de transaction le panier moyen le niveau des données utilisé (niveau1, 2 et 3) le nombre de fournisseurs affiliés et en demande d affiliations les difficultés rencontrées les évolutions souhaitées 15
AMOA - pilotage projet Projets potentiels : Planifier les projets 2013 Niveau de connaissance Carte Achat Catégories d achats envisagées Freins détectés Aide demandée (formation ) Date potentielle de programme Chaque enquête fera l objet d un bilan qui sera présenté en comité de pilotage, et dans les réunions en région. Le bilan des enquêtes sera également présenté avec un retour national, ainsi qu une répartition par typologie permettant à l UCANSS d avoir une vision nationale de l évolution des projets Carte Achat. 16
AMOA - pilotage projet Reporting en régions - 5 réunions prévues : Ces rencontres s intègrent dans une journée thématique UCANSS, une demi-journée serait consacrée à la carte achat avec : Un retour d informations sur les projets en cours - UCANSS et SBi Conseil Un débat questions/réponses - UCANSS et SBi Conseil Une présentation APECA / DGFIP, les perspectives du marché, le développement Carte Achat au sein de la sphère publique, les évolutions réglementaires 17
AMOA aide déploiement - méthode Etude du circuit commande/paiement par type d organisme : Identifier les différents circuits et acteurs Identifier les impacts potentiels avec la mise en place d un paiement Carte Achat Cette étude permettra de créer un support méthode générique par type d organisme : «Guide de mise en œuvre carte achat UCANSS». 18
AMOA aide déploiement - méthode Guide générique UCANSS «mettre en place son projet»: La carte achat Le produit, sa vocation La législation s appliquant à la carte achat Mettre en œuvre son projet Carte Achat : Les étapes projet à suivre La chaîne des acteurs (de l ordonnateur au comptable) Qui sont mes interlocuteurs et à quels moments interviennentils dans le projet (UCANSS,Crédit Mutuel ) Comment définir un périmètre de déploiement Comment réaliser une cartographie des processus Comment évaluer les gains Comment évaluer les impacts métiers Comment lever les freins Lancer le démarrage opérationnel du projet Suivre le bon déroulement de son projet 19
AMOA aide déploiement - méthode Guide générique UCANSS «utilisateurs carte achat» : Ce guide est un modèle sur les consignes à délivrer aux utilisateurs pour le bon déroulement du programme. Introduction de l UCANSS Présentation de la carte achat Les avantages du programme et ses objectifs Les rôles et responsabilités de chaque acteur La passation d une commande avec la carte achat (schéma en proximité et à distance) La gestion des litiges, des avoirs et les contestations Le traitement du relevé d opération Les consignes de sécurité Perte ou vol de cartes Dépôt des cartes pendant les congés Les Achats Autorisés La Liste de fournisseurs Affiliés La Liste des Contacts 20
AMOA aide déploiement - méthode Ateliers de travail : L UCANSS organisera des ateliers de travail autour de la méthode projet carte achat, les thématiques proposés sont : La gestion du changement La cartographie périmètre Carte Achat La définition et validation du pilote L engagement dans le système d information comptable/la liquidation/le traitement du relevé d opérations L objectif est de proposer des sessions de travail autour de chaque thème en fonction des travaux réalisés ou en cours. 21
AMOA aide déploiement - méthode Gestion du changement : Travail préparatoire : Identification des questions, des appréhensions et des objections. Traitement en séance : Réponses argumentées aux questions Comment lever les appréhensions Traitement des objections Comment créer l adhésion autour du projet 22
AMOA aide déploiement - méthode La cartographie carte achat : Travail préparatoire : Identification des commandes par montant, par fournisseur, nombre de factures générées, différenciation des commandes hors marchés et marchés, canal d approvisionnement. Traitement en séance : Identification des commandes pouvant être exécutées par Carte Achat Identification du ou des pilotes potentiels Comment chiffrer les gains potentiels 23
AMOA aide déploiement - méthode La définition et la validation du pilote : Travail préparatoire : Réalisation d une cartographie «sommaire» d exécution de la commande sur le pilote envisagé (du besoin jusqu au paiement) Traitement en séance : Définition du processus pilote avec la mise en place du paiement carte achat Les éléments de paramétrage du programme Les porteurs Les autorisations du programme (plafond, limites..) Les fournisseurs et marchés affilés Identification des impacts organisationnels 24
AMOA aide déploiement - méthode L engagement, la liquidation, le traitement du relevé d opérations : Travail préparatoire : Identification préalable du mode d engagement dans le système d information, de la liquidation des engagements et du paiement des fournisseurs. Traitement en séance : Mode d engagement sur les programmes cartes achats Mode traitement des liquidations Nombre de relevés d opérations Mode de traitement des relevés d opérations 25
Aide au déploiement des programmes Pilotage Planning SBi Conseil AMOA UCANSS Année 2012 AMOA UCANSS SBi Conseil 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Comité de Pilotage Enquêtes Analyses résulats bilans enquêtes Réunions UCANSS Régions Etude circuit commandes_paiement Synthèse Etude Guide générique projet Guide générique utilisateur Carte Atelier gestion du changement Aletier cartographie périmètre Carte Achat Atelier definition et validation du pilote Atelier engagement/liquidation/virement 26
UNCANSS - APECA 27
Site internet UCANSS / APECA L UCANSS est membre de l association APECA (association des professionnels européens de la carte achat et de la transaction dématérialisée) L UCANSS souhaite mettre à disposition à l ensemble des caisses un site dédié et sécurisé sur lequel elles pourront trouver toute la documentation utile au sujet de la carte achat L ensemble des organismes pourront y accéder et chaque personne aura un login et un mot de passe pour se connecter. Ce site est géré et maintenu par l APECA 28
Site internet UCANSS / APECA Le contenu du site : Editos Interviews de M. Ferraris et des correspondants par branches La carte d achat les généralités: synthèse des caractéristiques principales les chiffres clés zoom sur les enquêtes les programmes en cours Côté acheteurs : procédures d accès au marché méthodologie spécifique les documents réglementaires les pièces justificatives attendues par le comptable Côté fournisseurs: accès direct aux annuaires APECA FAQ 29
Site internet UCANSS / APECA agenda des événements réunions en régions dates des comités de pilotage dates des ateliers compte-rendu de réunions comité de pilotage par exemple nous contacter pour les questions qui n auraient pas de réponse évidente dans l espace ou demandes qui pourraient nous inciter à revoir/ rajouter des infos, page supplémentaire Animations du site : des interviews des témoignages (vidéos ou écrits) acheteurs et fournisseurs une carte de France faisant le point sur les programmes et le déploiement Flashs ou news en fonction de l actualité Ouverture du site le 20 février 2012 30
Point sur les projets en cours Point projet par branche Liste des projets carte achat année 2012 Etat d avancement Date démarrage prévue Difficultés rencontrées 31