Microsoft Lync 2010 Guide Pratique Fonctionnalités vidéo et audio.
Objectifs Dans cette formation vous apprendrez à réaliser les opérations suivantes : Passer un appel Répondre à un appel Gérer un appel Transférer un appel Voir les appels manqués et utiliser la messagerie vocale Participer à une conférence téléphonique Participer à une visioconférence Accepter une visioconférence
Video Objectives Fonctionnalités audio (la Voix) Cette section traitera des sujets suivants: Passer un appel Répondre à un appel Gérer votre conversation et vos paramètres Transférer vos appels Voir les appels manqués et utiliser la messagerie vocale Participer à une conférence téléphonique
Passer un appel téléphonique depuis n importe où L application Microsoft Lync 2010 fonctionne avec Microsoft Lync Server, elle fournit un logiciel vous permettant de téléphoner depuis votre ordinateur. Les utilisateurs peuvent contacter n importe qui à l intérieur comme à l extérieur de leur entreprise. C est aussi pratique que votre ancien téléphone mais avec une expérience plus riche et des fonctionnalités plus développées. Lync vous permet de passer différents types d appels: Ordinateur à Ordinateur Ordinateur à Téléphone Téléphone à Ordinateur Ordinateur à Conférence téléphonique Appels vidéo et conférence Utiliser Lync 2010 pour donner accès aux utilisateurs à tous les moyens de communications (voix, e-mail, messagerie instantanée, et conférence) disponibles et directement intégrés à leur ordinateur.
Passer un appel Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver quelqu un ou rentrer directement le numéro du contact, faire défiler votre liste de contact pour trouver un contact présent dans cette liste. 1.Ouvrir Lync. 2.Taper le nom du contact ou le numéro de téléphone dans la barre de recherche. 3.Cliquer sur Appeler dans la carte contact de la personne choisie. 4.Quand vous cliquer sur Appeler, le numéro de travail du contact est le numéro utilisé par défaut. 5.Vous pouvez cliquer sur le menu Appeler pour sélectionner d autres numéros pour appeler la personne. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité Cliquer pour Appeler rendez-vous sur la diapositive suivante. Rechercher Menu d appel pour des options additionnels
Cliquer pour Appeler Lync 2010 offre la fonctionnalité Cliquer pour appeler. Quand vous cliquer sur cette icône, Lync automatiquement compose le numéro à votre place. L appel est connecté en utilisant votre périphérique préféré : L application cliente Lync (softphone). Cliquer pour Appeler Lync Phone Edition (votre téléphone IP)
Utiliser le clavier pour composer un numéro et passer un appel Le plus simple est d utiliser les touches de votre clavier, mais vous pouvez aussi utiliser le clavier virtuel pour composer manuellement un numéro de téléphone à appeler. 1.Cliquer sur le téléphone. 2. Cliquer sur le numéro à appeler ou composer le numéro sur le clavier numérique. 3. Cliquer Appeler pour composer le numéro. Le clavier téléphonique fonctionne via les cliques de souris ou directement du clavier. Cliquer sur l onglet de téléphone pour accéder au clavier téléphonique Cliquer Appeler ou taper sur Entrer pour lancer l appel
Répondre à un appel Selon l installation de votre périphérique, vous pouvez répondre à un appel entrant avec l une des méthodes suivantes: Connecté au périphérique Lync Phone Edition: Vous pouvez répondre à l appel en utilisant le casque ou les écouteurs. Si vous disposez de Lync sans périphérique connecté: l appel sera diffusé à travers les haut-parleurs de l ordinateur. Répondre à un appel: 1.Cliquer sur la fenêtre de notification d un appel entrant. 2.La fenêtre de Conversation apparaît et l appel commence. Rediriger ou refuser l appel: 1.Cliquer Rediriger l appel pour un autre numéro comme celui de votre portable. 2.Cliquer Refuser l appel pour l envoyer directement sur la messagerie vocale si elle est configurée ou déconnecté l appel. Une fenêtre de conversation apparaît après avoir accepté l appel. Sur votre poste IP, cliquer sur répondre Cliquer sur la fenêtre de notification pour prendre l appel.
Accepter un appel pendant une conversation Au cours d une conversation, vous pouvez commencer un appel directement depuis la fenêtre de conversation. Répondre à un appel dans la messagerie instantanée. L onglet Appeler dans la fenêtre de conversation liste les différentes options de réception d un appel. Cliquer sur Appeler pour débuter l appel. Cliquer sur l une des options suivantes: Accepter l appel: l appel est accepté et la conversation peut commencer. Rediriger rediriger vers votre portable ou vers un autre numéro. Refuser refuse l appel entrant et envoie l interlocuteur vers la messagerie vocale si celle-ci est configurée ou déconnecte l interlocuteur. Cliquer Accepter, Rediriger ou Refuser.
Gérer un appel Au cours d un appel vous pouvez changer vos périphériques audio, mettre l appel en attente ou transférer l appel vers un autre numéro. Choisissez une des options suivantes dans la fenêtre conversation: Cliquer sur Périphérique Audio pour choisir entre votre casque, combiné ou haut-parleurs de votre ordinateur. Mettre l appel en attente en cliquant sur Suspendre. Transférer l appel vers un autre numéro. Utiliser le transfert d appel pour rester connecté à la conférence téléphonique même si vous devez quittez votre bureau. Changer le périphérique audio pendant votre appel. Utiliser le menu de transfert pour transférer un appel vers un autre numéro.
Recevoir vos appels téléphoniques où vous voulez. Utiliser Lync 2010 pour transférer vos appels sur votre portable ou faire sonner simultanément vos numéros de travail et personnel. Vérifiez rapidement et changez si besoin vos paramètres de transfert. Visualisez en un coup d œil lorsque vos appels sont transférés. Configurez facilement les paramètres avancés de routage d appel. Transférez automatiquement ou manuellement vos appels et continuez vos appels lors de vos déplacements Paramètres de transfert des appels Notification de transfert des appels.
Transférer un appel Vous pouvez envoyer directement vos interlocuteurs vers votre messagerie vocale ou vers la personne de votre choix lorsque vous êtes absents. Il est très simple d établir des règles complètes de transfert avec l onglet transférer vos appels. 1.Cliquer sur Transférer les appels 2.Cliquer sur les paramètres de transfert d appel. 3.Spécifier les numéros de téléphone dans l onglet Transfert d appel de la fenêtre Options. 4.Cliquer OK pour mettre à jour les paramètres de transfert d appel. 5.Cliquer Transfert d appel. 6.Sélectionner l une des options suivantes: Ne pas transférer les appels Transférer les appels vers messagerie vocale, téléphone portable, ou autre numéro Sonnerie simultanée
Suivre les appels manqués Gérer les messages téléphoniques en utilisant Lync 2010. Aperçu de vos messages vocaux : Lync vous fournit une vue dédiée à la messagerie vocale avec un lien pour écouter le message Savoir que vous avez des appels manqués et des messages rien qu en un coup d œil. Ecoutez vos message vocaux directement depuis Lync. Répondez facilement à un message vocale en utilisant la messagerie instantanée ou la voix via le téléphone. Pour écouter vos messages vocaux: 1.Cliquer sur Appeler dans Lync. 2.Cliquer sur Lire pour écouter les messages reçus. 3.Cliquer sur Appeler pour répondre au message.
Participer à une Conférence téléphonique Lync 2010 propose plusieurs options pour se connecter à une conférence téléphonique planifiée. Utiliser l Option A ou B pour vous connecter en utilisant le périphérique Lync Phone Edition par défaut. Si le périphérique n est pas disponible vous vous connecterez à la conférence en utilisant les haut-parleurs et microphone de votre ordinateur. Option A Cliquer sur Rejoindre la réunion en ligne pour rejoindre la conférence téléphonique directement depuis votre rappel Outlook.. Option B Cliquer sur Rejoindre la réunion en ligne depuis votre invitation Outlook pour vous connectez à la conférence via Lync 2010. Option C Composer manuellement le numéro en utilisant votre ordinateur, téléphone, ou Lync Phone Edition. Option D Joindre la réunion depuis un poste téléphonique Lync Phone.
Invitation à une réunion en ligne L invitation à la réunion contient différents moyens de vous connectez à vos Réunions en ligne via Lync. Participer à une réunion en ligne vous connecte à la réunion via Lync vous permettant d écouter la conférence téléphonique et de voir le contenu visuel tel que la vidéo (webcam) ou l écran partagé. Lien de la réunion vous permet de vous connecter via votre navigateur internet si le premier lien ne fonctionne pas ou si vous n avez pas installé Lync. Participer par téléphone vous permet de vous connecter à la conférence téléphonique en utilisant votre téléphone fixe personnel ou votre portable. Vous vous connectez via Lync si vous utilisez Lync Phone Edition ou the Lync Dial pad. ID Conférence est nécessaire quand vous êtes invité. Ce n est pas le cas lorsque vous cliquez sur Participer à une réunion en ligne ou sur le lien de la réunion. 15
Activité 1 Cette activité prépare les utilisateurs de Lync à des réunions en ligne utilisant la voix. Pratiquer cette activité au cours d une réunion informelle et en petit comité. Ce scénario utilise une salle de conférence mise en place autour d une conférence téléphonique prioritairement audio. Planifier une réunion en ligne Ouvrir Outlook 2010 et cliquer sur Nouveaux Eléments, puis sur Réunion en ligne. 1. Compléter les champs de l invitation et envoyer l invitation. Destinataires/participants Sujet Lieu Heure de début et Heure de fin Participer à la réunion 1. Ouvrir l Invitation et cliquer sur Participer à une réunion en ligne. 2. Cliquer sur Utiliser le périphérique dans la boîte de dialogue Participer à la conférence téléphonique. 3. Cliquer sur le menu défilant et entrer le numéro de téléphone de votre conférence. 4. Cliquer OK. 16
Activité 2 S entraîner à utiliser les touches de commande pendant une conférence. Les touches de commandes également appelées Dual Tone Multi-frequency (DTMF) vous aident à contrôler la conférence téléphonique, vous permettant d admettre ou de rentre muet des participants, et de désactiver les annonces. 1. Participer à la réunion en ligne et se connecter à la conférence téléphonique en utilisant un téléphone fixe. 2. Utiliser le clavier téléphonique de votre téléphone pour appuyer que l une des touches de commandes et écouter la description. *6 Rendre muet ou Rendre actif vous-même *4 - Rendre muet ou Rendre actif tous les autres participants *7 Verrouiller ou déverrouiller la conférence téléphonique *9 Permettre ou supprimer les annonces d arrivée et de sortie des participants à la conférence. *3 Passer un appel, durant la conférence, seulement reçu et entendu par l organisateur de la conférence (en mode privé) *8 Admettre tous les participants patientant dans la salle d attente de la conférence. *1 Ecouter une description de toutes les touches de commande disponibles.
Résolutions aux problèmes de dernière minute La plupart des utilisateurs ont déjà expérimenté des difficultés inattendues lors d une conférence. Cette diapositive vous présente quelques astuces pour résoudre ces difficultés de dernières minutes lors d une conférence en ligne. Problème : le téléphone de la salle de conférence ou un participant de la réunion ne peut se connecter à la conférence en ligne. Resolution: Utiliser la fonctionnalité Inviter par téléphone pour appeler un participant ou se connecter au téléphone de la salle de conférence. 1. Cliquer sur le menu Contacts et puis cliquer Inviter par Nom ou Numéro de téléphone 2. Entrer le numéro de téléphone fixe ou portable des participants ou celui de la salle de conférence, puis cliquer sur Appeler. Problème: la voix d un participant renvoie de l écho dans la conférence. Resolution: Cela arrive si l un des participants est connecté à la réunion en ligne via différents périphériques, par exemple le microphone de l ordinateur et celui du téléphone. Cela peut aussi arriver au sein d une grande salle de conférence si la réunion utilise un podium et une vidéo panoramique avec un périphérique audio. 1. Le participant doit éteindre les haut-parleurs et le microphone de son ordinateur. 2. Rendre muet le téléphone et vérifier que l écho a cessé. 3. Réactiver le premier périphérique pour utiliser Réunions en ligne
Video Objectives Vidéo Cette section traitera des sujets suivants: Participer à une visioconférence Accepter une visioconférence
Aperçu de la vidéo Pour se rapprocher le plus possible d une conversation en direct face à face, connecter une webcam à votre ordinateur. Brancher une webcam sur votre port USB et Windows recherchera automatiquement le logiciel d installation approprié. Utiliser une webcam avec Lync 2010 pour afficher votre vidéo aux autres participants en une expérience sans difficulté. Les webcams Optimisées pour Lync sont automatiquement détectées par Lync sur Windows XP, Vista et Windows 7. Vous n avez pas besoin d installer la webcam pour voir les vidéos des autres participants dans votre réunion en ligne. Configurer les paramètres de votre webcam depuis l onglet Périphérique vidéo dans Lync Options 1. Cliquer Outils puis ensuite Options. 2. Configurer les paramètres de votre webcam dans l onglet Périphérique Vidéo
Participer à une conférence en ligne Si vous avez une webcam installée, vous pouvez choisir de permettre vos contacts de vous voir lorsque vous discutez ensemble Si vous acceptez un appel vidéo entrant, la personne ne vous verra pas jusqu à temps que vous ayez ajouté la vidéo à la conversation de votre côté. Participer à la visioconférence. Cliquer sur Vidéo pour démarrer votre webcam. 1. Cliquer Vidéo dans la fenêtre de conversation pour démarrer votre webcam et débuter la visioconférence. Dans le petit écran en haut à gauche, vous avez l aperçu de votre vidéo, cliquer sur Voir pour choisir les options ou cacher.
Accepter une conférence vidéo Vous n avez pas besoin d une webcam pour accepter une visioconférence en provenance d un autre utilisateur Office Lync 2010. Cliquer sur Voir pour afficher un aperçu de votre fenêtre ou modifier les paramètres de votre webcam. Si vous n avez pas de webcam, vous pouvez voir la vidéo de votre interlocuteur qui lui verra une icone à la place de votre vidéo. Votre interlocuteur ne vous verra que si vous ajouté votre propre vidéo à la conférence. Accepter une visioconférence. 1. Un autre participant de la réunion en ligne démarre sa vidéo. 2. Automatiquement Lync affiche la vidéo de ce participant dans la fenêtre de réunion. 3. Cliquer sur Démarrer ma vidéo pour afficher votre webcam aux autres participants. 4. Cliquer sur Voir pour afficher un aperçu de votre fenêtre ou changer les paramètres de votre webcam. Cliquer sur le bouton Plein Ecran pour agrandir votre fenêtre vidéo.
Résumé Dans cette présentation, nous avons traité des caractéristiques Voix et vidéo de Lync 2010. Passer un appel Répondre à un appel Gérer un appel Transférer un appel Voir les appels manqués et utiliser la messagerie vocale Participer à une conférence téléphonique Participer à une visioconférence Accepter une visioconférence
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