DISPENSATEURS DE FORMATION Les principales exigences de la réglementation de la formation professionnelle continue 1
LA DECLARATION D ACTIVITE Le dispensateur de formation, quel que soit son statut (privé ou public), doit avoir un numéro de déclaration d activité. Les organismes prestataires de bilans de compétences doivent également être déclarés comme organismes de formation même si leur activité se limite aux seuls bilans. «Sont assujetties à la déclaration d activité les personnes morales de droit privé, les personnes morales de droit public et les personnes physiques. L obligation de déclaration n est donc plus circonscrite, comme par le passé, aux personnes physiques ou morales de droit privé. ( )». La circulaire DGEFP/GNC n 2002-47 du 31 octobre 2002 relative à la mise en oeuvre de la déclaration d'activité des prestataires de formation citée au paragraphe précédent stipule également que : "( ) la déclaration est souscrite par les prestataires de formation qui réalisent des actions de formation professionnelle, des actions de bilan de compétences, des actions de validation des acquis de l'expérience visées à l'article L 900-2 du code du travail. Cette déclaration est effectuée dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle avec des tiers...». L'article R 921-2 du code du travail précise que cette déclaration doit être effectuée au plus tard dans les 3 mois la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle avec des tiers. Une fois sa demande acceptée, le dispensateur de formation reçoit un récépissé comportant son numéro d'enregistrement. Le dispensateur de formation peut fait l objet d un contrôle de la part de l Administration. A QUI S ADRESSER? Le dépôt de la demande se fait auprès de la Direction Régionale du Travail, de l Emploi et de la Formation Professionnelle. 2
LA CONVENTION DE FORMATION «La conclusion d une convention de formation professionnelle écrite et signée des parties reste la modalité habituelle de la contractualisation. Néanmoins, si pour des diverses raisons d urgence, de répétitivité des achats par exemple, les cocontractants entendent ne pas formaliser leur accord par la signature d une convention en bonne et due forme, ils doivent, en l absence de convention, s assurer de la présence des mentions sur les bons de commande ou sur les factures permettant d identifier les actions de formation réalisées ou à réaliser. Dans ces cas, le bon de commande ou la facture doit contenir toutes les mentions prévues à la convention de formation (deuxième alinéa de l article L 920-1 du code du travail.» à savoir : numéro de déclaration d activité (Art. R 921-5 du code du travail) intitulé de l action de formation nature de l action (adaptation promotion prévention acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances) durée de la formation effectifs concernés (nombre de stagiaires) dates et lieu de formation modalités de mise en œuvre (stage présentiel, FOAD) sanction de l action (attestation de présence ) le prix de la prestation contributions éventuelles de financeurs publics (Etat, FSE ) A RETENIR : Dans le cadre des programmes d actions de formation collectives, c est l AGEFOS PME Basse- Normandie qui établit la convention de partenariat. Dans le cadre des actions individuelles, le prestataire établit ses conventions, ou pour des raisons d urgence ou de répétitivité d actions courtes, possibilité d établir un bon de commande ou facture comprenant les mentions obligatoires sus-décrites. Si la convention, bon de commande et facture ne comprennent pas toutes ces mentions, elles apparaîtront dans un programme expressément intégré. ou si la convention ou le bon de commande ou la facture ne comprennent pas toutes ces rubriques, elles seront mentionnées dans un programme lui-même expressément intégré à ladite convention ou bon de commande ou facture. La convention de formation, ou tout autre document, ne peut faire référence au caractère imputable de l action de formation au titre de la contribution à la formation professionnelle de l entreprise. La circulaire DGEFP n 2006/35 du 14 novembre 2006 relative à l action de formation et aux prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle continue précise que le recours à d autres documents contractuels que la convention de formation, par exemple des bons de commande, correspond à des actions «standard», identifiées sur catalogue, généralement ponctuelles et de courte durée. La convention de formation (ou tout autre document de contractualisation) peut prévoir une clause relative au versement de sommes en dédommagement, en réparation ou pour dédit en cas de non réalisation (totale ou partielle) de la prestation de formation. En effet, l'ordonnance n 2005-731 du 30 juin 2005 relative à la simplification et à l'adaptation du droit dans les domaines de la formation professionnelle et de l'emploi a supprimé l'article L 920-9 du Code du Travail qui devient l'article L 991-6. Le dispensateur de formation ne peut désormais facturer que les heures de formation effectivement réalisées. Cette clause de dédit ou dédommagement ne peut être contraire au code de la consommation qui la tiendra pour abusive et non écrite si elle crée un déséquilibre significatif entre les droits et les obligations des parties au contrat. Cette compensation financière ne saurait être prise en charge par AGEFOS PME et n est pas déductible de la contribution formation de l entreprise. Par conséquent, elle doit faire l objet d une facture séparée adressée à l entreprise. 3
A RETENIR : Les logos FSE et AGEFOS PME Basse-Normandie sont sur tous vos supports d information (plaquettes, courriers, annonce presse E- mail, ainsi que la mention : formation cofinancée par le FSE et l AGEFOS PME Haute Normandie) LA PUBLICITE «La publicité réalisée par l organisme de formation ne doit pas faire mention de sa déclaration d activité comme étant un agrément de l Etat. De même, elle ne doit ni faire état du caractère imputable de l action de format, ni comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d'accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.» Art. L 920-6 du code du travail L organisme doit mentionner, sur ses différents supports, les cofinanceurs publics (Etat, FSE ). LES PIECES INDISPENSABLES AU REGLEMENT D UNE PRESTATION Les organismes de formation sont tenus de présenter tous documents et pièces établissant la réalité des actions de formation. A défaut, celles-ci sont réputées inexécutées. LA CONVENTION DE PARTENARIAT émise par l AGEFOS PME pour les actions collectives LA CONVENTION DE FORMATION (ou bon de commande ou facture valant convention) émise par le prestataire pour les actions individuelles LE PROGRAMME DE FORMATION L article L 920-1 du code du travail impose que «les actions de formation professionnelle mentionnées à l article L 900-2 doivent être réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, techniques et d encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d en apprécier les résultats». Le programme de formation est donc un élément majeur pour juger du caractère imputable de l action de formation. Il doit préciser : le public visé, les pré-requis nécessaires pour suivre l'action de formation, les objectifs de formation à atteindre en termes de compétences ou de qualification à acquérir, programme précis détaillé et séquencé, les moyens pédagogiques (ex. : étude de cas, jeux de rôles, supports pédagogiques remis aux stagiaires, film ), techniques (ex. : vidéo projecteur ) et d encadrement (ex. : nom et/ou qualité du formateur..), les modalités de suivi de l exécution du programme et d'appréciation des résultats (ex. : évaluation des acquis, feuilles d émargement ). 4
A RETENIR : POUR LES ACTIONS COLLECTIVES INTER ET INTRA : Vous pouvez nous adresser la copie des feuilles d émargement Vous utilisez les feuilles d émargements établies par l AGEFOS PME ou bien vous utilisez vos propres feuilles d émargement en apposant le logo FSE et la phrase suivante : «J atteste être informé que cette action de formation bénéficie d un cofinancement du FSE» POUR LES ACTIONS INDIVIDUELLES : Vous pouvez fournir vos feuilles d émargement habituelles : Le prestataire de formation, l entreprise et chaque salarié sera informé du cofinancement FSE par l AGEFOS PME LA FEUILLE D EMARGEMENT La circulaire DGEFP n 2006-10 du 16 mars 2006 relative aux textes modifiant les droits et obligations des dispensateurs de formation et adaptant le contrôle introduit la nécessité d établir, pour les stages présentiels, des feuilles d émargement par demijournée. L établissement d une feuille d émargement est obligatoire puisque l article R 964-1- 7 du code du travail dispose «Le paiement des frais de formation pris en charge par les organismes collecteurs paritaires agréés s'effectue après exécution des prestations de formation et sur production de pièces justificatives, dont les attestations de présence des stagiaires. Les employeurs ou les prestataires de formation adressent aux organismes collecteurs qui en font la demande une copie des feuilles d'émargement à partir desquelles sont établies les attestations de présence. Ces feuilles d'émargement sont au nombre des documents que les organismes collecteurs sont tenus de produire aux agents chargés du contrôle ( ).» Il faut donc particulièrement veiller à ce que les stagiaires n oublient pas de signer la feuille d émargement au fur et à mesure du déroulement de l action de formation. Aucun stagiaire ne doit signer pour un autre. De plus, l identification de l organisme de formation doit être aisée. L EVALUATION DE LA FORMATION L appréciation des résultats de la formation (mentionnée dans le programme de formation) doit pouvoir se faire à travers la mise en œuvre d une procédure d évaluation qui permette de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances ou les gestes professionnels dont la maîtrise constituait l objectif initial de l action. Les procédures d évaluation peuvent se concrétiser par des tests réguliers de contrôle des connaissances, des examens professionnels, des fiches d évaluation ou des entretiens avec un jury professionnel. L évaluation peut se compléter par une évaluation de l action elle-même afin de mesurer son efficacité au regard des objectifs globaux assignés. Circ. DGEFP n 2006-10 du 16 mars 2006 A RETENIR : Les pièces relatives à l évaluation des acquis sont à conserver par le prestataire. Ces évaluations participent aux pièces essentielles nécessaires pour justifier de la réalité d une action de formation. Seront transmises à l AGEFOS PME les fiches d évaluation de satisfaction. 5
LES MENTIONS OBLIGATOIRES DE LA FACTURE Le décret 2003-632 du 7 juillet 2003 précise les règles de facturation et énumère les mentions obligatoires de la facture : Raison sociale et coordonnées complètes de l émetteur ; Nom et adresse du client ; N RCS ou RC ; Lieu d immatriculation ; Forme juridique de l émetteur ; N intracommunautaire de l émetteur ; N intracommunautaire du client ; Numéro de la facture, même s' il s' agit d' une facture d' acompte ; Date de la facture ; La date précise du règlement (jour, mois, année) ; La facture doit indiquer la quantité (en unités, en poids ou en volume), la dénomination précise (c est-à-dire la nature et les caractéristiques permettant d identifier le produit) ; les dates de réalisation, le nom du programme d actions collectives Le prix unitaire HT des produits vendus ou services rendus ; Totaux (si plusieurs taux de TVA s' appliquent, indiquer les sous-totaux et la TVA correspondante) ; Le taux de TVA par produit et service, sauf pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA (indication de la mention «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» ) ; L escompte éventuellement applicable en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente ; Acquittement de la TVA. Indiquer si l' entreprise est autorisée à l' acquitter selon des modalités particulières (ex. : d' après les débits) ; Le taux des pénalités de retard. 6
A RETENIR : En cas de facturation étalée, pour faciliter et accélérer le traitement administratif, veuillez mentionner sur votre facture «dernière facture» lorsque celle-ci solde l action de formation. Le coût lié à un désistement de stagiaire ne peut faire l objet d une demande de prise en charge par l AGEFOS PME car cette dépense ne peut être imputée au titre de la formation professionnelle. De plus, la facture doit également respecter des règles propres à la Formation Professionnelle Continue : Les frais de déplacement, de restauration et/ou d hébergement de l animateur doivent être ventilés séparément du coût pédagogique. Il en va de même pour les actions d accompagnement et/ou d évaluation. Si la facture tient lieu de convention de formation (notamment pour les actions individuelles), les mentions supplémentaires suivantes devront figurer : - numéro de déclaration d activité - intitulé de l action de formation - nature de l action (adaptation promotion prévention acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances) - durée de la formation - effectifs concernés (nombre de stagiaires) - dates et lieu de formation - modalités de mise en œuvre (stage présentiel, FOAD) - sanction de l action (attestation de présence ) - contributions éventuelles de financeurs publics (Etat, FSE ) LE REGLEMENT DES PRESTATIONS Il est soumis à la réception des pièces justificatives de la réalité de l action de formation Pour une procédure de règlement accélérée des actions individuelles : Nous renvoyer : la convention de formation, le programme de formation comprenant toutes les rubriques obligatoires, la facture, les feuilles d émargements. TEXTES DE REFERENCE OU LES TROUVER? Circulaire DGEFP/GNC n 2002/47 du 31 octobre 2002 Appelez votre antenne départementale Circulaire DGEFP n 2006/10 du 16 mars 2006 Circulaire DGEFP n 2006/35 du 14 novembre 2006 www.travail.gouv.fr Code du travail www.legifrance.gouv.fr Une question? 14@agefos-pme.com 7