LIVRE BLANC ZEDOC NET SOLUTION V2

LIVRE BLANC ZEDOC NET SOLUTION V2 Solution logicielle prête à l emploi pour la numérisation, l indexation et la recherche en Texte Intégral de documents en mode Intra/Internet. Cette solution est composée de trois modules aux rôles distincts et complémentaires. Il est ainsi possible de répartir les différentes étapes (ou process) sur différentes machines. Le but recherché est l automatisation la plus complète pour une mise à disposition du contenu des documents de l entreprise en Intranet. Dès lors il sera possible de rechercher dans le contenu des documents par un simple navigateur Internet comme Internet Explorer par exemple. La version 2 va plus loin dans cette stratégie de mise à disposition de la connaissance dans l Entreprise. Il est possible maintenant de gérer les utilisateurs et groupes d utilisateurs en y attachant des profils de droits d accès à l information. Citons rapidement, la possibilité de compléter l indexation ou de créer des «favoris» pour une véritable surveillance de l information en mode Intranet. Il est également possible de créer, là encore en Intranet, sa propre Table des Matières Dynamique! De plus les documents bureautiques sont maintenant pris en compte. Parallèlement à cette version 2, il faut noter la mise à disposition de ZeDOC Report. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 1 sur 20

Sommaire du Document : Par rapport à la Version 1, la version 2 apporte les nouveautés suivantes :... 3 INTRODUCTION... 3 LA SOLUTION COMPLÈTE COMPREND QUATRE MODULES DISTINCTS...3 ZeDOC Scan :...3 OCR Server :...4 ZeDOC Web Administrateur :...4 ZeDOC Web Client :...4 Architecture ZeDOC net Solution :... 5 Description des Modules :... 6 ZeDOC Scan :...6 La première étape, la création de modèles :...7 Deuxième étape, la numérisation saisie des champs....8 Nouvelles fonctionnalités de la version 2 de ZeDOC Scan:...10 ZeDOC OCR Server:...11 ZeDOC Web Administrateur...12 ZeDOC Client Intranet :...14 L interface administrateur Windows de ZeDOC Web Admin :...17 La fonction édition des documents PDF :...18 ZeDOC Report :... 19 Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 2 sur 20

PAR RAPPORT A LA VERSION 1, LA VERSION 2 APPORTE LES NOUVEAUTES SUIVANTES : Gestion des utilisateurs par Login et Mot de Passe pour l accès à la recherche Intranet. Cette gestion fonctionne avec une base de donnée des utilisateurs et des groupes utilisateurs avec des profils associés. Les utilisateurs déclarés sous Windows NT (Domaine) peuvent être utilisés sans devoir les re déclarés dans la gestion des utilisateurs de ZeDOC. Possibilité d éditer les valeurs des champs depuis l interface Intranet. Possibilité d effacer un document depuis l interface Intranet. Possibilité de créer des dossiers dynamiques depuis l interface Intranet. Notion de confidentialité par document avec 5 niveaux d accès. Lors de la publication de nouveaux documents sur l Intranet, il est possible de n indexer que ces nouveaux documents. Temps d indexation considérablement réduit. Pages de recherche ASP totalement ré écrites avec notion d objets. Temps de recherche divisé par deux. Recherche en Texte Intégral dans les champs. Nouvelle méthode d accès aux documents Notion de Table des matières en Intranet. Nouvelle méthode d accès aux documents. Indexation des fichiers bureautique avec gestion des champs XML. Export complet d une base au format XML selon les recommandations de la norme d échange APROGED. Pérennité totale assurée des investissements clients. ZeDOC Index Service Agent intégré à ZeDOC Net Solution. Traitement automatique depuis un copieur numérique. INTRODUCTION LA SOLUTION COMPLETE COMPREND QUATRE MODULES DISTINCTS. Le premier concerne l acquisition et sera installé sur un ou plusieurs postes équipés de leurs scanners de production. Ce module s appelle ZeDOC Scan. Le deuxième module est un automate de conversion des informations collectées en informations numériques recherchables. Ce module pourra être installé sur un serveur de production séparé pour une meilleure productivité. Ce module s appelle ZeDOC OCR Server. Le troisième enfin est le module destiné à l administrateur qui mettra en partage les collections de documents en Intranet. Ce module s appelle ZeDOC Web Administrateur. ZeDOC Scan : Ce Module n est autre que le module de production de ZeDOC dans sa version Windows. Nous ne le décrirons pas à nouveau dans ce document. Pour plus d information, il convient de se reporter sur le document intitulé «ZeDOC Scan, outil de numérisation en masse de ZeDOC». Ce module mettra à disposition du module suivant «OCR-SERVER» des documents DAT et TIFF. Les fichiers DAT contiennent les champs d indexation manuelle et le nom du fichiers TIFF multi pages associé. Il est à noter que ce fichier TIFF peut être multi ou mono page en fonction du type de document. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 3 sur 20

OCR Server : Ce module est un automate de conversion qui peut fonctionner sur le même poste que celui où est installé ZeDOC Scan ou sur un autre poste dédié. Dans ce dernier cas une version de type «Service NT» sera disponible. Le but de cet automate est de transformer les images numérisées en documents au format PDF mixte Texte/Image de façon à permettre une indexation ultérieure en Texte Intégral. Ce module mettra à disposition du module suivant (ZeDOC-Web Administrateur) des documents DAT et des documents PDF texte/image. ZeDOC Web Administrateur : Il s agit d un module important, à disposition de l administrateur de la base. L indexation en texte intégral et l indexation des champs a lieu à ce niveau. L administrateur pourra effacer des documents, modifier des valeurs de champs, préparer la présentation de la table des matières, faire des recherches en Texte Intégral ZeDOC Web Client : Ce module est, ni plus ni moins que la partie recherche de ZeDOC Net Solution en Intra/Internet. Le masque de recherche peut être totalement personnalisé pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs ou aux nécessités de l application. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 4 sur 20

ARCHITECTURE ZEDOC NET SOLUTION : Voici un schéma organisationnel typique : Nouveau, version 2 Documents Bureautiques Dans cette illustration nous avons deux postes de numérisation indexation manuelle des champs. Ces postes acquièrent les images par numérisation des papiers et permettent une indexation structurée des documents. Chaque poste possède son propre compteur de fichiers. Ces postes vont exporter ces fichiers TIFF et DAT vers le centre de traitement qui est, ici, installé sur un poste séparé. Le traitement d OCR en masse réalisé justifie cette architecture. En effet le traitement par OCR est très gourmand en ressource CPU et mémoire RAM. D autre part, ce traitement est complètement automatique, et aucune intervention humaine n est nécessaire. Les résultats de ces traitements sont expédiés sur le serveur de documents où se fera l indexation des champs saisis et du contenu de tous les documents. Sur cette illustration nous avons mentionné que le module ZeDOC-Web Administrateur était installé sur ce même poste. En cas de volume très important à traiter par OCR, il sera nécessaire d installer ZeDOC-Web Administrateur sur un poste à part. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 5 sur 20

DESCRIPTION DES MODULES : A. ZeDOC Scan : A l ouverture du logiciel l écran utilisateur proposé est le suivant : 3 parties se présentent : A gauche, la partie qui reçoit les images depuis le scanner ou le copieur numérique La partie centrale de travail où sera représenté le document pour l indexation des champs. Et enfin, la partie droite qui affichera, par défaut, la première page du document en cours de saisie de champs pour une meilleure lisibilité. Il sera également possible de saisir des zones de d image et de les OCRisé dans les champs voulus. La barre d icônes en haut de l écran est également divisée en trois parties : A gauche, ce qui à trait à la création et à l utilisation de modèles de numérisation. Au centre, les boutons pour la partie gestion de l affichage des documents La partie droite, quant à elle donne accès à la parie scanner pour le choix du scanner, ses réglages et le lancement de la numérisation proprement dite. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 6 sur 20

La première étape, la création de modèles : ZeDOC Scan fonctionne avec la notion de modèles, autrement dit de projets. En effet la numérisation de document juridique n aura que peu de rapport avec celle d articles de presse ou de documents administratif. Avec ZeDOC Scan, il est donc possible de disposer de différents modèles de numérisation et de saisie de champs en fonction des différents projets de numérisation. En cliquant sur l icône de création des modèles, une boîte de dialogue apparaît telle que celle qui est représentée ci-dessus. Il sera aisé de définir les champs d indexation manuelle (avec trois types de champs Texte, Date et Liste), le chemin d export du projet et surtout le format de cet export. Le format généralement choisit sera «TIF-IMAGE». Note : A chaque modèle créé, correspond sa propre corbeille de numérisation. Cela offre une grande flexibilité pour l utilisateur qui peut, ainsi, à tout moment interrompre un travail, le mettre en attente pour réaliser une autre tâche de numérisation plus urgente. (Nouveauté V2) Il sera possible ensuite d enregistrer ces paramètres sous un nom de modèle, en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Choisir un nom logique en fonction des différents projets à gérer comme : Juridique, Marketing, Revue de Presse etc. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 7 sur 20

Deuxième étape, la numérisation saisie des champs. Ouvrir un projet préalablement créé. Choisir un scanner, le régler, et numériser. Les images des pages numérisées vont se stocker dans la partie gauche de l écran, sous la forme d un «chemin de fer» d imagettes. Puis, si le premier document fait quatre pages, double cliquer sur la quatrième imagette en partant du haut. Automatiquement, les quatre premières imagettes vont se déplacer dans la partie centrale de l écran qui va se diviser en deux parties automatiquement. La partie supérieure affiche les champs qui font partie du modèle sélectionné, alors que la partie inférieure est le réceptacle des quatre images sélectionnées qui constitue le document. Note : Dans toutes les parties affichant des imagettes, il est possible d intervenir sur la séquence des imagettes. Pour remettre la page trois en position une, il suffira de la sélectionner et de la déplacer en position une à l aide de la souris. La partie droite de l écran affiche automatiquement, de manière agrandie, la première page du document, de manière à faciliter la saisie des champs. En outre, il est Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 8 sur 20

possible d afficher n importe quelle page dans cette partie de l écran en double cliquant sur l imagette que l on désire afficher. D autre part, il est possible de sélectionner une partie de l image (un titre par exemple) pour la copier dans le champ correspondant. En effet, ZeDOC Scan lancera automatiquement l OCR pour la partie sélectionnée. Toute zone peut ainsi être définie pour renseigner n importe quel champ de type Texte. Une fois les champs renseignés, le choix est double, soit : Cliquer sur le bouton «Exporter» et le document créé sera traité par le module suivant de la suite ZeDOC Net Solution, Ne pas cliquer sur le bouton «Exporter» et traiter un nouveau document. Dans ce deuxième cas de figure ZeDOC Scan va créer une file d attente des documents qui ne sont par exportés. L utilisateur pourra alors «revenir» sur n importe quel document pour compléter ou modifier l indexation manuelle qui a été faite. En effet, si tous les éléments permettant une bonne indexation n étaient pas disponibles au moment de cette indexation, il est préférable de ne pas exporter tout de suite pour compléter, ensuite, cette indexation. Pour afficher un document en cours d indexation, cliquer sur la liste déroulante en haut à droite de l écran et sélectionner le document depuis la liste. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 9 sur 20

Nouvelles fonctionnalités de la version 2 de ZeDOC Scan: Nouvelles fonctionnalités au niveau de la définition des modèles de champs pour une base : Champs à valeurs bloquées, Champ compteur. Module Code Barre étendu à de nouvelles fonctionnalités de lecture. Champs de type Texte, Date, Liste et compteur. Possibilité de récupérer la Valeur d un champ pour Nommer un fichier Boîte de paramétrage du Champ «compteur» Valeurs de champ bloquée.. Toutes ces nouvelles fonctionnalités n ont qu un seul but : amélioration de la productivité au niveau de la collecte des informations au moment de la numérisation. Ces nouvelles fonctionnalités ont été demandées par les clients de ZeDOC équipés, mais également, à la demande de notre propre service de numérisation interne. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 10 sur 20

ZeDOC OCR Server: Capture d écran : Avec la version 2, ZeDOC OCR Server est devenu multimodèles pour une meilleure productivité. La principale amélioration est que cette version est maintenant multi modèles. Ainsi plusieurs départements de l Entreprise peuvent mutualiser un seul ZeDOC OCR Server, chaque département ayant son propre modèle à disposition. De plus, en cas de forte charge en terme d OCR, il est possible de mutualiser deux (ou plus) modules ZeDOC OCR Server sur deux ou plusieurs CPU distinctes. Quelques clients ont ainsi installé plusieurs postes avec ZeDOC Scan, dont les modèles pointent sur différents modèles au niveau de ZeDOC OCR Server pour nourrir plusieurs bases de connaissances. Il est même possible de disposer de plusieurs ZeDOC Scan pour un seul ZeDOC OCR Server et une seule base de connaissances. Dès que des fichiers arrivent dans un répertoire d importation, ils sont automatiquement traités en OCR. Il en résultera un document au format PDF Acrobat contenant l image et le texte issu de l OCR. Les valeurs des champs qui ont été saisis sont toujours au format DAT en parallèle à ce nouveau document PDF Texte et Image. Si le texte est en plusieurs colonnes, le résultat sera automatiquement dé colonisé afin de permettre une meilleure recherche en Texte Intégral. Avec la version 2 apparaît un module de gestion des erreurs de l OCR (en cas d images de très mauvaises qualités par exemple). Ce module fonctionne automatiquement, tant que le bouton «Lancer le Traitement» est activé. Pour interrompre ce traitement il suffit de cliquer sur ce même bouton qui s appelle alors «Arrêter le Traitement». Généralement ce module s installera sur un poste dédié à l opération de conversion. Cependant ce module «Administrateur» peut aisément coexister avec le module décrit plus bas, à savoir, ZeDOC-Web Administrateur. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 11 sur 20

ZeDOC Web Administrateur La nouveauté fondamentale vient du fait de pouvoir définir des profils utilisateurs ainsi que des groupes utilisateurs. Ces profils sont stockés dans une base de données sécurisée. Les groupes et utilisateurs d un nom de domaine NT sont récupérables. A chaque utilisateur peut correspondre des droits différents : Recherche mono base ou multi bases, ou sur telle ou telle base (confidentielle ou non). Possibilité ou non de modifier la valeur d un champ par une autre valeur en Intranet. Très important dans le cadre d une circulation de documents d utilisateur à utilisateur, ou dans le cas d une indexation complémentaire. Possibilité de mémoriser des requêtes qui pourront être relancée ultérieurement. L utilisateur peut ainsi, en Intranet, en fonction de ses droits, se constituer des dossiers de surveillance dynamique. Possibilité de créer en Intranet sa propre Table des Matières Possibilité de se connecter à une base de connaissance en Intranet à travers une requête filtrante. Ainsi l utilisateur se connectera aux documents qui l intéresse à l exclusion des autres. Ecran de connexion utilisateur à ZeDOC Net Solution (nom d utilisateur et mot de passe requis). La gestion des groupes et utilisateurs se fait à partir du module Intranet ZeDOC Net Admin. L écran suivant montre le masque de saisie utilisateur lors de sa connexion à une base ZeDOC Net Solution. Cependant, si l administrateur réseau de ZeDOC Net Solution a utilisé la correspondance de la liste utilisateurs avec celle contenue dans Windows NT, l utilisateur identifié du réseau, ne sera pas obligé de se ré identifier. En page suivante nous présentons la partie Gestion Administrateur des accès des bases par ZeDOC Net Admin. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 12 sur 20

Gestion des utilisateurs Gestion confidentialité Au niveau des documents Gestion des Groupes : Pour la partie recherche en Intranet, en fonction des droits définis par l administrateur, l utilisateur aura la possibilité ou nom de modifier les champs, effacer un document ancien, mémoriser ses propres requêtes. Voir page suivante un modèle d écran disponible, / Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 13 sur 20

ZeDOC Client Intranet : L utilisateur va se connecter à ZeDOC Net Solution après avoir mentionné son nom et son mot de passe. En fonction de cela, il aura, ou non, les droits dont nous avons parlés précédemment. L utilisateur se voit proposer un écran de modification de champs. Une fois modifiées, ces valeurs de champs seront automatiquement indexées par ZeDOC ISA, selon une planification pré établie. L utilisateur de type Administrateur ou appelé «superutilisateur» pourra même relancer l indexation depuis son interface Intranet. De plus, ces modifications peuvent être automatiquement notifiées à d autres utilisateurs, dans le cadre d une circulation automatique de documents après approbation, par exemple. Comme montré sur la capture ci-dessus, toutes les pages ASP de ZeDOC Net Solution ont été re développées pour une optimisation maximale et une intégration facilitée. Par exemple, dans la capture en page suivante, nous pouvons voir que l administration du paramétrage du poste client est maintenant directement accessible en Intranet (si droit accordé) au Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 14 sur 20

lieu d un accès réservé à ZeDOC Web Administration. Chaque utilisateur peut ainsi paramétrer son interface de recherche. Le Super Utilisateur peut modifier le masque de recherche des champs, la liste des champs affichés pour les résultats. Le super Utilisateur peut créer une Table des Matières Dynamique où chaque niveau de la table des Matières correspond à une requête. De même il pourra décider des différentes méthodes de Recherche proposées aux utilisateurs autorisés comme : Recherche globale: Recherche dans le contenu et dans les champs pour tel ou tel mot. Recherche par champs: pour une recherche précise d un mot dans un champ. Si le champ est de type liste, cette liste de choix sera proposé à l utilisateur. Recherche dans tous les champs: c est la nouveauté qui permet de chercher en Texte Intégrale un mot, mais uniquement si celui-ci est contenu dans un des champs d index. Affichage du document Affichage du document Modifier les champs Dans le plug in Acrobat dans une nouvelle fenêtre Effacer un document Tableau interactif de la liste des résultats en Intranet Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 15 sur 20

Les boutons de navigation ont été simplifiés et ces fonctions optimisées. Par exemple le passage d un tableau de résultas à un autre est maintenant quasi instantanné. Les résultats peuvent être présentés en Tableau, Liste ou Vignettes (dans le cas d une base de connaissance essentiellement multimédia. Une aide en ligne paramétrable est accessible depuis l interface Intranet de recherche. La capture ci-dessous montre un exemple Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 16 sur 20

L interface administrateur Windows de ZeDOC Web Admin : Le module ZeDOC Web Admin a été entièrement ré écrit pour cette version 2. Il en résulte de nouvelles fonctionnalités et une rapidité de traitement accrue. Citons ci-dessous les principales nouvelles fonctionnalités apportées par cette version 2 : ZeDOC Web Admin gère maintenant un import des fichiers multi modèles en conformité avec la chaîne de traitement depuis ZeDOC Scan et ZeDOC OCR Server. Traitement intégré des fichiers bureautiques comme Word et Excel ou PowerPoint et attachement automatiquement des champs d indexation dans un fichier XML. Une base de connaissance est maintenant totalement multi média. Traitement intégré des fichiers photos (JPG, Tiff, PSD ) vidéos ou sonores. Les champs d indexation sont consignés dans un fichier XML. Gestion de la confidentialité de l accès aux documents d une même base. En fonction de son accréditation, l utilisateur aura accès, ou non, à tel ou tel document, selon cinq niveaux possibles. Edition des documents PDF intégrés dans une base de connaissance. Il est possible de déplacer une page d un document vers un autre document, d ajouter un document PDF extérieur à la base, dans un document de la base ou simplement de fusionner deux documents en un seul nouveau document. Export XML d une base selon la norme d échange APROGED. Fichier Word Fichier JPG Edition des champs Choix du niveau de confidentialité par document Traitement par lots des valeurs des champs possible. (changement de service, d auteur ) Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 17 sur 20

La fonction édition des documents PDF : La version 2 de ZeDOC Web Administrateur apporte une fonctionnalité très importante, à savoir la possibilité de fusionner deux (ou plusieurs) documents en un seul, ou de pouvoir extraire, ou insérer, des pages d un document vers un autre. En effet, l évolution des dossiers archivés peut réclamer une mise à jour par ajout de nouvelles pages numérisées ou par le fait d enlever certaines pages devenues obsolètes. Cette fonctionnalité, cependant, ne fonctionne que pour des documents homogènes dans le format standard Acrobat PDF. Sélection des documents à traiter Choix du traitement Affichage pour vérification visuelle des documents traités Contrôle du traitement possible Les différentes boîtes de dialogues pour les différentes actions : Extraire, Insérer et Supprimer. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 18 sur 20

ZEDOC REPORT : Il s agit d un module à part, complémentaire de l offre ZeDOC Net Solution, destiné à tous ceux qui ont besoin de faire des rapports qu ils soient thématiques, mensuels ou autres, pour des besoins de partage de l information. Typiquement un panorama de presse sera très facilement réalisé à partir d une base de connaissance revue de Presse. Cette Revue de presse pourrait être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ou encore être simplement thématique. Il est ainsi très facile de faire un rapport sur l actualité qui éclate aujourd hui illustré par les documents collectés dans la base de connaissance du service communication de l entreprise. Un dossier sur l état des connaissances de la base sur telle affaire sera facilement créé après quelques clics de souris. Le rapport est au format standard Acrobat PDF. La table des matières ainsi que le sommaire et la pagination du rapport sont automatiquement réalisés par ZeDOC Report. Le fichier PDF réalisé peut être imprimé, diffuser par messagerie ou simplement gravé sur un CD-ROM avec son Autorun. Ecran d aide à la réalisation du rapport : Les champs de la base sont automatiquement proposés, pour création de l arborescence du sommaire Proposition visuelle de la table des matières Options de gestion des niveaux et documents (déplacer, éditer, supprimer ) Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 19 sur 20

Puis après avoir choisi de créer le fichier, ZeDOC Report guide l utilisateur par un assistant intégré jusqu à la réalisation du Rapport définitif. Ce rapport contient un sommaire avec liens hypertextes créés automatiquement entre ce dernier et les documents. Fichier Acrobat automatiquement généré avec : Sommaire automatique Liens hypertextes créés entre sommaire et documents Signets créés automatiquement Pagination automatique. Livre Blanc ZeDOC net Solution version 2.0 Page 20 sur 20