MANUEL D UTILISATION TERMINAL PHL 2700 XL Soft - 16 Bd Charles de Gaulle Parc d'affaires les Moulinets- Bât C 44800 SAINT HERBLAIN Tel.: 02 51 80 77 88 Fax: 02 51 80 77 87 www.xlsoft.fr
SOMMAIRE 1) Présentation du terminal OPTICON PHL 2700... 3 a. Présentation générale... 3 b. Remplacement des piles... 4 c. Installation de la borne IRDA... 5 d. Chargement du programme dans le PHL 2700... 5 e. Installation de Pollco32 (communication PC-PHL 2700)... 6 2) PARAMETRAGE DU LOGICIEL ADMINISTRATEUR XL POS 8... 7 a. Accès au programme Pollco32... 7 b. Paramétrage du chargement des articles... 7 c. Paramétrage du déchargement des saisies du PHL 2700... 8 3) MANIPULATION GENERALE PHL 2700... 8 4) CHARGER UN FICHIER ARTICLE DANS LE PHL 2700... 8 5) UTILISATION DU PHL 2700... 10 a. Menu Articles: (accès touche 1)... 10 b. Menu Achats: (accès touche 2)... 10 1 Cmdes Fourni... 10 1-1 Saisie sur le PHL 2700... 10 1-2 Intégration dans l Administrateur... 11 2 Livra Fourni... 12 2-1 Saisie sur le PHL 2700... 12 2-2 Intégration dans l Administrateur... 12 c. Menu Ventes : (accès touche 3)... 13 1-Cmdes Client... 13 2-Livra Client... 13 d. Menu Stocks : (accès touche 4)... 13 1-Inventaire... 13 4-1 Saisie sur le PHL 2700... 13 4-2 Intégration dans l Administrateur... 14 2-Entrée Stock... 15 3-Sortie Stock... 15 4-Saisie libre... 16 e. Menu Relevé Prix: (accès touche 5)... 16 1-Saisie sur le PHL 2700... 16 2- Intégration dans l Administrateur... 16 3-Mise à jour du catalogue... 17 2
1) Présentation du terminal OPTICON PHL 2700 a. Présentation générale 3
b. Remplacement des piles Le PHL 2700 peut être alimenté soit par 2 piles R6 soit par un pack batteries. Du fait de sa très faible consommation, l autonomie du terminal en utilisation normale est de: - 100.000 lectures environ avec 2 piles R6 Alcalines - 40.000 lectures environ avec un pack batteries Une pile lithium assure la sauvegarde des données durant le changement ou le rechargement de la source d alimentation principale. Pour effectuer le remplacement des piles, il faut : 1 - Ouvrir le capot situé à l arrière du PHL en poussant le bouton d ouverture de la gauche vers la droite 2 - Retirez le compartiment des piles ou le pack batteries, pour la pile lithium ouvrir la trappe 3 Mettre les piles neuves dans le boîtier et replacez celui-ci dans son logement/ Mettre une nouvelle pile lithium à son emplacement Important : Attention, le retrait de la pile lithium (pile plate) vide complètement la mémoire du terminal PHL 2700. Vous devez au préalable vider vos saisies éventuelles (inventaire, commande fournisseur, ) sur votre ordinateur. 4
c. Installation de la borne IRDA Branchez la borne IRDA fournit sur un connecteur RS 232 libre de votre ordinateur. Si vous ne disposez pas de connecteur RS 232 sur votre ordinateur, vous pouvez acquérir un convertisseur USB/Série auprès de votre revendeur informatique habituel. Photo d un connecteur RS 232 sur un ordinateur : Attention la borne IRDA doit impérativement être installée sur un numéro de port RS 232 inférieur à 5. d. Chargement du programme dans le PHL 2700 Le terminal de saisie PHL 2700 est livré avec le programme déjà chargé. Cependant, la procédure ci-dessous décrit comment recharger un programme dans le terminal. - Installer le programme Appload Setup sur votre ordinateur. (fichier présent sur le cd-rom fournit à l emplacement C:\portable\program) - Cliquez ensuite sur le bouton «Install». Répondre «Yes» pour mettre un raccourci du programme sur votre bureau Windows. Cliquer ensuite sur «Finish» pour terminer l installation. 5
Dans le menu settings, sélectionnez le port de communication sur lequel est reliée la borne IRDA (COM1 au COM4). Sélectionnez également dans le menu Irda adapter l option Actisys compatible. A l aide du menu File-Download, sélectionnez le programme Xls_1Gen_PHL2700M8.s2 qui se situe dans c:\portable\program. Avant de valider le transfert par OUVRIR, assurez-vous que le terminal est en mode de réception du programme, accessible par le menu système. Pour cela, lorsque le portable est éteint appuyez sur les touches 0, 7 et PW. Appuyez ensuite sur le menu 3 Download appl puis sur 3 - Via IRDA. Le transfert commence alors, une barre de progression vous informe de l avancement du chargement. e. Installation de Pollco32 (communication PC-PHL 2700) Sur le cd-rom fournit, il faut copier le répertoire portable sur le disque dur de votre ordinateur (de préférence sur le disque local c:\) Le répertoire portable est composé des sous répertoires suivant: - Charge (dossier de chargement des articles) - Decharge (dossier de déchargement des saisies du PHL 2700) - Program (programme Pollco32 et fichiers de paramétrages) Dans le cadre du bon fonctionnement avec le logiciel Administrateur XL POS 8, il faut impérativement conserver cette arborescence décrite ci-dessus. Le programme Pollco32 est prévu pour que la borne IRDA soit branchée sur le port RS 232 n 1 de votre ordinateur. Si cela n est pas le cas, il faut modifier dans le fichier Pollco32.ini la ligne PortCom=1 pour mettre le bon numéro de port com. 6
2) PARAMETRAGE DU LOGICIEL ADMINISTRATEUR XL POS 9 a. Accès au programme Pollco32 Le programme Pollco32 permet de transférer les saisies effectuées sur le PHL 2700 vers un PC. Pour plus de confort, nous vous conseillons de créer un raccourci vers le programme Pollco32 (programme de transfert entre le PC et le PHL 2700) sur le bureau de l Administrateur XL POS 9. Pour cela, faire un clic-droit sur votre bureau Administrateur, sélectionnez Nouveau puis Raccourci. Dans la zone cible, sélectionnez le programme Pollco32.exe situé dans c:\portable\program\ à l aide du dossier jaune. b. Paramétrage du chargement des articles Dans l Administrateur XL POS 9, allez dans le menu Dossiers-Utilitaires-Exporter pour le terminal PHL Il faut impérativement que les chemins d accès au fichier article soient paramétrés de la manière suivante : «Lettre du lecteur»:\portable\charge\ficartdes «Lettre du lecteur»:\portable\charge\ficartindex 7
c. Paramétrage du déchargement des saisies du PHL 2700 Dans l Administrateur XL POS 9, allez dans le menu Dossiers-Préférences. Dans le menu Echanges, il faut indiquer le répertoire des échanges avec le terminal PHL comme indiqué ci-dessous. 3) MANIPULATION GENERALE PHL 2700 CLR Retour au Menu ou l écran précédent BS Permet d effacer le dernier caractère saisi manuellement (dans le champ code barres ou quantité) S (ou Shift) Permet basculer du clavier numérique vers le clavier alphabétique Q1 et Q2 Non utilisée F1 Non utilisée F2 Non utilisée F3 Non utilisée F4 Non utilisée F5 Non utilisée F6 Non utilisée F7 Accès au menu haut F8 Accès au menu bas 4) CHARGER UN FICHIER ARTICLE DANS LE PHL 2700 Vous pouvez charger un fichier article dans le PHL 2700 afin de visualiser certaines informations lors de la saisie d un article. Pour cela, il faut aller dans le menu Dossiers-Utilitaires-Exporter pour le terminal PHL 8
Dans la sélection d articles, vous pouvez exporter tous les articles de votre dossier ou seulement une partie en fonction des filtres articles que vous aurez créés au préalable. Pour cela, sélectionnez «Tous» ou le filtre souhaité dans la liste déroulante «Plusieurs». Sélectionnez ensuite: - le dépôt pour lequel le stock sera exporté - le mode d affichage souhaité pour les prix de ventes - cochez l option «Exporter aussi les articles qui n ont pas de stock» si vous souhaitez exporter les articles avec un stock nul ou négatif. - les critères de recherche des articles (sur l exemple ci-dessus, le PHL 2700 reconnaitra l article si on saisi son code article ou son code barre 1). Le PHL gère une longueur maximale de code article à 20 caractères. Si vous utilisez une version Textile de l Administrateur, il se peut que les codes articles dépassent ces 20 caractères. Si vous cochez "code" et "code barre1" et que le code article est supérieur à 20 caractères on exporte alors uniquement le code barre, si celui ci existe. S'il n'existe pas, un rapport utilisateur est généré indiquant les déclinaisons incriminées. Appuyez ensuite sur le bouton OK afin de lancer l extraction des articles. Une barre de progression apparait et disparait lorsque le traitement est terminé. Le fichier article est maintenant généré dans le sous répertoire charge du répertoire portable. Lancez le programme Pollco32 sur votre bureau Administrateur XL POS 9 pour commencer le transfert vers le portable PHL 2700. Sur le PHL 2700, appuyer sur la touche «PW» pour le démarrer puis allez dans le menu «1- Articles» puis «2- Chargt Art». Positionnez le portable PHL 2700 contre la borne IRDA de la manière suivante: 9
5) UTILISATION DU PHL 2700 Le terminal PHL 2700 s éteint lorsque celui-ci n est plus utilisé pendant un certain temps. Vos saisies en cours ne sont pas perdues pour autant. Lorsque vous allumez le PHL 2700 avec le bouton «PW», vous arrivez sur le menu général présenté comme ci-dessous : **MENU GENERAL** *1 ARTICLES * *2 ACHATS * *3 VENTES * *4 STOCKS * *5 RELEVE PRIX * *6 VIDAGE * * Ent : Valider****** a. Menu Articles: (accès touche 1) 1 Control Prix Permet de scanner un article par son code barre ou son code et de vérifier la désignation, le stock et le prix de vente. 2- Chargt Art Permet de charger un fichier article comme précédemment expliqué. Pour arrêter le chargement appuyer sur la touche «S» puis la touche «F3». 3 Infos Art Permet de contrôler la conformité du fichier article chargé ainsi que la date de dernier chargement. b. Menu Achats: (accès touche 2) 1 Cmdes Fourni 1-1 Saisie sur le PHL 2700 Permet de créer une commande fournisseur sur le PHL 2700. Code : 101 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la commande lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que vous souhaitez commander. Pour chaque article, appuyez sur le bouton «Scan» pour lire le code barre. Si l article fait parti du fichier chargé sur le PHL, l écran affichera la désignation, le stock et le prix de l article. Si l article ne fait pas parti du fichier chargé, l écran affichera «Article inconnu du catalogue». Saisir ensuite la quantité souhaitée puis appuyer sur la touche «ENT» Répétez l opération pour chaque nouvel article que vous souhaitez commander. 10
Lorsque vous scannez un article déjà saisi auparavant, le PHL 2700 émettra un double bip et affichera la quantité déjà saisi. Indiquez alors la quantité globale que vous souhaitez commander. Lorsque vous souhaitez supprimer un article déjà saisi, scanner le code barre puis mettre le chiffre 0 dans la quantité. Pour finir la commande, appuyer deux fois sur la touche «CLR» pour revenir au menu général. Lorsque vous souhaitez revenir sur la commande pour la compléter ou la supprimer intégralement, revenir dans le menu Achats-Cmdes Fourni, indiquez le même code magasin. Un menu vous demandera de compléter la commande ou de la supprimer. 1-2 Intégration dans l Administrateur Appuyer sur la touche 6 (vidage) et positionnez le PHL 2700 contre la borne IRDA comme indiqué ci-avant. Double-cliquez sur l icône Pollco32 de votre bureau Administrateur pour lancer le transfert. Une barre de progression vous indique l état d achèvement du transfert. Un bip sonore émit par le PHL vous indique que le transfert est terminé. Pour intégrer maintenant la saisie dans une commande fournisseur sur l Administrateur, aller dans le menu Achats-Commande fournisseur. Créez une nouvelle commande en cliquant sur l icône d insertion. Indiquer le code du fournisseur. Appuyer sur le bouton «Importer les lignes» à l endroit indiqué ci-dessous. Sur la fenêtre qui apparait, cliquez sur le dossier jaune. Choisir le fichier à importer (ex : 101-XLS-02112007.TXT), cliquez sur ouvrir. Cliquez sur le bouton OK. Les articles saisis s affichent alors dans la commande fournisseur. Appuyez sur l icône de validation pour enregistrer la commande. Le fichier 101-XLS-02112007.TXT est renommé en 101-XLS-02112007.BAK 11
2 Livra Fourni 2-1 Saisie sur le PHL 2700 Permet de créer une réception fournisseur sur le PHL 2700. Code : 102 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la réception lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que vous souhaitez réceptionner. Les manipulations suivantes sont identiques à celles indiquées pour les commandes fournisseurs. 2-2 Intégration dans l Administrateur Appuyez sur la touche 6 (vidage) et positionnez le PHL 2700 contre la borne IRDA comme indiqué ci-avant. Double-cliquez sur l icône Pollco32 de votre bureau Administrateur pour lancer le transfert. Une barre de progression vous indique l état d achèvement du transfert. Un bip sonore émit par le PHL vous indique que le transfert est terminé. Dans l Administrateur, allez dans le menu Achats-Commandes fournisseurs. Choisir la commande d origine que l on souhaite réceptionner. Appuyez sur l icône «Pointer les réceptions». Sur la fenêtre qui apparait, appuyez sur le bouton «Importer les lignes» comme indiqué ci-dessous. Sur la fenêtre qui apparait, cliquez sur le dossier jaune. Choisir le fichier à importer (ex : 102-XLS-02112007.TXT), cliquez sur ouvrir. Cliquez sur le bouton OK. 12
L importation va directement rapprocher les quantités commandées par rapport aux quantités livrées. Si l on réceptionne une quantité supérieure à la quantité commandée, une ligne article supplémentaire apparait avec la quantité reçu en surplus. Appuyez sur l icône de validation pour enregistrer le pointage de la commande et générer une réception de marchandises. c. Menu Ventes : (accès touche 3) 1-Cmdes Client Permet de créer une commande client sur le PHL 2700. Code : 201 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la commande client lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que le client souhaite commander. Les manipulations suivantes sont identiques à celles indiquées pour les commandes fournisseurs. 2-Livra Client Permet de créer une livraison client sur le PHL 2700. Code : 202 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la livraison client lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que le client souhaite commander. Les manipulations suivantes sont identiques à celles indiquées pour les réceptions fournisseurs. d. Menu Stocks : (accès touche 4) 1-Inventaire 4-1 Saisie sur le PHL 2700 Permet de saisir un inventaire sur le PHL 2700. Code : 001 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier l inventaire lors du déchargement sur le PC (ex : BRI pour le rayon Bricolage) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le 13
caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles. Pour chaque article, appuyer sur le bouton «Scan» pour lire le code barre. Si l article fait parti du fichier chargé sur le PHL, l écran affichera la désignation, le stock et le prix de l article. Si l article ne fait pas parti du fichier chargé, l écran affichera «Article inconnu du catalogue». Saisir ensuite la quantité souhaitée puis appuyez sur la touche «ENT» Répétez l opération pour chaque nouvel article que vous inventoriez. Lorsque vous scannez un article déjà saisi auparavant, le PHL 2700 émettra un double bip et affichera la quantité déjà saisi. Indiquer alors la quantité globale que vous inventoriez. Lorsque vous souhaitez supprimer un article déjà saisi, scanner le code barre puis mettre le chiffre 0 dans la quantité. Pour finir la saisie, appuyez deux fois sur la touche «CLR» pour revenir au menu général. Lorsque vous souhaitez revenir sur l inventaire pour le compléter ou le supprimer intégralement, revenir dans le menu Stocks-Inventaire, indiquer le même code magasin. Un menu vous demandera de compléter l inventaire ou de le supprimer. 4-2 Intégration dans l Administrateur Remise à zéro des stocks : Dans l Administrateur, allez dans le menu Stocks-Inventaire. Créer un nouvel inventaire en cliquant sur l icône d insertion (attention au choix de la date et du dépôt) Cliquez sur l icône «Ajouter des articles» en bas de votre fenêtre. Puis cliquer sur l icône ci-dessous pour insérer tous les articles dans l inventaire. 14
Attention, les temps de traitements peuvent être longs en fonction du nombre d articles présent dans votre fichier. Lorsque te traitement est terminé, appuyer sur la touche RAZ afin de remettre tous les stocks à zéro avant l intégration du terminal PHL2700. Intégration des données du terminal : Appuyez sur la touche 6 (vidage) et positionnez le PHL 2700 contre la borne IRDA comme indiqué ci-avant. Double-cliquez sur l icône Pollco32 de votre bureau Administrateur pour lancer le transfert. Une barre de progression vous indique l état d achèvement du transfert. Un bip sonore émit par le PHL vous indique que le transfert est terminé. Appuyez sur le bouton «Importer les lignes» à l endroit indiqué ci-dessous. Sur la fenêtre qui apparait, cliquez sur le dossier jaune. Choisir le fichier à importer (ex : 001-BRI-02112007.TXT), cliquez sur ouvrir. L option «Cumuler avec les quantités déjà présentes» permet de cumuler dans un même inventaire un article saisi à deux moments différents (ex : comptage dans une tête de gondole et comptage lors d une autre saisie dans le rayon) Cliquez sur le bouton OK. 2-Entrée Stock Permet de créer une livraison client sur le PHL 2700. Code : 002 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la livraison client lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que le client souhaite commander. Les manipulations suivantes sont identiques à celles indiquées pour les commandes fournisseurs. 3-Sortie Stock Permet de créer une livraison client sur le PHL 2700. Code : 002 (non modifiable) Magasin : saisir un code qui permet d identifier la livraison client lors du déchargement sur le PC (ex : XLS pour XL SOFT) Pour saisir des caractères alpha, appuyer sur la touche bleue «S» puis adopter le principe d écriture des SMS (ex : pour saisir le caractère X appuyer 3 fois sur la touche 2). La touche «BS» permet d effacer le dernier caractère saisi. Le : Date du jour (non modifiable) 15
4-Saisie libre Appuyez sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles que le client souhaite commander. Les manipulations suivantes sont identiques à celles indiquées pour les commandes fournisseurs. e. Menu Relevé Prix: (accès touche 5) 1-Saisie sur le PHL 2700 Cette fonction permet d effectuer un relevé de prix dans un magasin concurrent et de déverser les informations tarifaires dans la zone Prix Conseillé TTC de la fiche article. Saisir le code magasin selon le même principe décrit ci-avant. Appuyer sur la touche «ENT» pour commencer à scanner les articles. Pour chaque article, appuyez sur le bouton «Scan» pour lire le code barre. Si l article fait parti du fichier chargé sur le PHL, l écran affichera la désignation, le stock et le prix de l article. Si l article ne fait pas parti du fichier chargé, l écran affichera «Article inconnu du catalogue». Saisir ensuite le prix constaté puis appuyer sur la touche «ENT» 2- Intégration dans l Administrateur Appuyez sur la touche 6 (vidage) et positionnez le PHL 2700 contre la borne IRDA comme indiqué ci-avant. Double-cliquez sur l icône Pollco32 de votre bureau Administrateur pour lancer le transfert. Une barre de progression vous indique l état d achèvement du transfert. Un bip sonore émit par le PHL vous indique que le transfert est terminé. Pour intégrer la saisie effectuée sur le PHL 2700, vous devez créer un modèle d import articles dans l Administrateur. Procédure de création d un modèle : o Dossiers Utilitaires-Importer o Cliquez sur le bouton Suivant o Choisir le type d importation «nouveau modèle» puis «Articles» dans le menu Fichier à importer. o Cliquez sur le bouton Suivant o Choisir l option par défaut «Un seul enregistrement sans détail» puis cliquer sur suivant o Cliquez sur le dossier jaune pour choisir le fichier à importer o Emplacement du fichier «c:\portable\decharge\» Le fichier commence par le code 501 puis le code du magasin puis la date (ex :501-LEC- 02112007.txt) o Nombres de lignes à ignorer (laisser la valeur par défaut 0) puis cliquez sur le bouton Suivant o Sur l écran suivant, laissez les options par défaut puis cochez les options de la manière suivante : 16
o o o o o Dans la liste des champs disponibles, double cliquer sur le champ «code» puis le sur le champ «Prix conseillé» pour qu ils apparaissent dans la liste des champs à importer. Cliquez sur le bouton Suivant Donnez un nom au modèle d import (ex : Importation de prix concurrent) puis cliquer sur le bouton Suivant Indiquez un nom au fichier de rapport puis cliquer sur le bouton Suivant Cliquez sur le bouton Démarrer pour lancer l import Pour les prochains imports de prix, il faudra simplement rappeler le modèle «Importation des prix concurrent» que l on vient de sauvegarder, choisir le fichier transmis du PHL 2700 et lancer l import. 3-Mise à jour du catalogue Vous avez la possibilité ensuite d appliquer en guise de prix de vente TTC le prix stocké dans la zone Prix de vente Conseillé. Allez dans le menu Fichiers-Tarifs- Mise à jour du catalogue: Cochez l option «Prix de vente différent du prix de vente conseillé» puis appuyez sur OK. La liste des articles répondant à ce critère s affiche. Vous pouvez appliquer le prix de vente conseillé en appuyant sur l icône Bleu afin de sélectionner tous les articles de la liste puis en cliquant sur l icône ci-dessous. Pour finir appuyez sur le bouton «Appliquer» afin d enregistrer les changements de tarifs. 17
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