Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, États-Unis. Téléphone : +1 630-571-5466 Fax : +1 630-571-1689 DATE : Octobre 2015 AUX : OBJ. : 1 ers Vice-Gouverneurs et Gouverneurs élus de District Séminaire des gouverneurs élus de district de 2016 et 99 e Convention Internationale Nous avons le plaisir de vous envoyer des renseignements sur le séminaire des gouverneurs élus de district (GED) et la convention internationale de Fukuoka, Japon. Dans cette lettre vous trouverez des renseignements sur la manière de : Vous inscrire au séminaire des GED et à la convention internationale Réserver votre chambre d'hôtel à Fukuoka Réserver vos billets pour votre voyage Prévoir les tenues vestimentaires qui sont recommandées pour le séminaire des GED Vous avez déjà reçu un envoi qui contient votre guide sur les exercices préparatoires des GED de 2015-2016. Ce guide renferme quatre exercices préparatoires qui sont conçus pour traiter les compétences et thèmes essentiels pour la réussite de votre gouvernorat. Il est indispensable de terminer les exercices dans les délais impartis; tous les exercices et les cours au Centre de Formation Lions correspondants doivent être terminés à la date limite prévue pour avoir droit à l'allocation quotidienne pour les repas des GED pendant le séminaire des GED de 2016. Veuillez lire attentivement les informations qui sont fournies dans cette lettre. Un emploi du temps préliminaire se trouve ci-joint. Veuillez le consulter pour l organisation de votre séjour. Veuillez renvoyer vos formulaires d inscription et de voyage au LCI avant le mercredi 30 décembre 2015 pour que le LCI puisse garantir la réservation de votre chambre d'hôtel et les modalités de voyage. Veuillez noter qu'en mai 2016 vous recevrez un deuxième envoi contenant la confirmation des réservations pour l hôtel, les billets pour le transport de l aéroport à l hôtel, l allocation journalière pour les repas (si les conditions ont été remplies) ainsi que les dernières informations sur le séminaire. Si vous avez des questions sur le Séminaire des GED de 2016, veuillez les adresser aux personnes indiquées ci-dessous : Pour les questions concernant : Contact Téléphone Courriel Inscription/Logement Arrangements Voyages / billets d'avion Remboursement des frais de voyage Programme du Séminaire/ Critères de qualification pour le règlement de l'allocation des repas Remboursement de l'allocation des frais de repas [Type text] Penny Siwula Kathy Gorgan Lynda Rohr Jan Uecker +1 630-468-6731 +1 630-468-6863 +1 630-468-6832 +1 630-468-6877 dgeseminar@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.org lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org Laura Delgado +1 630-468-6846 laura.delgado@lionsclubs.org Lisa Klaban +1 630-468-7004 lisa.klaban@lionsclubs.org Linda Brzoska +1 630-468-6844 Linda.brzoska@lionsclubs.org La mise à jour de ces informations est publiée sur le site Internet du LCI : www.lionsclubs.org (cherchez GED ) Nous attendons avec impatience de vous voir à Fukuoka!
Table des Matières MARQUEZ VOTRE CALENDRIER... 3 INSCRIPTION - SEMINAIRE DES GED ET CONVENTION... 3 REGLES ET PROCEDURES CONCERNANT LE VOYAGE... 4 Règle sur le remboursement des voyages du Séminaire des GED... 4 Règle sur le remboursement du voyage du compagnon adulte... 4 Dates de voyage autorisées... 5 Tourisme avant ou après la convention... 5 ALLOCATION POUR LES REPAS... 6 SEJOUR A L'HOTEL... 6 Hôtel et installations dans la chambre... 7 Besoins spécifiques... 7 Confirmation pour l'hôtel... 8 REPAS EN GROUPE... 8 INTERPRÉTATION... 8 Interprètes personnels... 9 PASSEPORTS ET VISAS... 9 TENUE SUGGEREE... 9 DEMANDES DE CHANGEMENT... 10 TROUSSE D'INFORMATIONS SUR L'INSCRIPTION POUR 2016..10 2
MARQUEZ VOTRE CALENDRIER! Mardi 15 décembre Mercredi 30 décembre Dimanche 31 janvier de 2016 Dimanche 31 janvier Mai 2016 Lundi 2 mai Lundi 20 juin Mardi 21 juin Mercredi 22 juin Jeudi 23 juin Vendredi 24 juin Mardi 28 juin Mercredi 29 juin Vendredi 15 juillet Date limite pour terminer les 4 exercices préparatoires des GED (requis pour avoir droit à l'allocation pour les repas des GED Date limite pour envoyer votre Formulaire d'inscription et de voyage pour le séminaire des GED de 2016 et la convention internationale Date limite pour la réservation des billets d avion pour le Séminaire des GED Date limite pour l'envoi de l'itinéraire définitif au LCI (le cas échéant) Un envoi vous sera adressé contenant la confirmation des réservations pour l hôtel, les billets pour le transport de l aéroport à l hôtel, l allocation journalière pour les repas ainsi que les dernières informations sur le séminaire. Date limite d'envoi de la demande de remboursement du prix du billet d'avion du compagnon Arrivée à l'hôtel approuvé par le LCI de tous les gouverneurs élus de district Orientation des gouverneurs de district simple Inscription au séminaire des GED et distribution des cadeaux Séance de photos des GED et compagnons adultes 1 er jour du séminaire des GED : Cérémonie d'ouverture, séances générales et séances en classe 2 e jour du séminaire des GED : Séances générales et ateliers de travail 3 e jour du séminaire des GED : Séances générales, ateliers de travail et Banquet de Gala des GED Cérémonie d intronisation des GD à la séance plénière de clôture Réception des officiels internationaux (facultative) Départ de l'hôtel des GD et départs de vol Date limite d'envoi des états de frais de voyage au LCI INSCRIPTION SEMINAIRE DES GED ET CONVENTION L association se chargera de vous inscrire, vous et votre compagnon adulte, au séminaire des GED et à la convention internationale de 2016. Pour commencer la procédure, vous devez remplir le formulaire d inscription et de voyage au séminaire des GED de 2016 et à la convention internationale et le retourner au Service d'inscription et d'hébergement à la convention au LCI avant le mercredi 30 décembre 2015. Pour mettre au point le programme, nous avons besoin d avoir les informations les plus récentes vous concernant ainsi que votre compagnon adulte. Les précisions que vous nous donnerez seront utilisées pour la correspondance et les listes de participants dans les différentes classes. Veuillez ne pas envoyer les frais d'inscription à la convention pour vous et votre compagnon. L'inscription du GED est gratuite et les frais d inscription de votre compagnon adulte (130,00 $US) seront déduits de votre allocation quotidienne, le cas échéant. Si vous avez déjà envoyé un formulaire d'inscription à la convention et de réservation de chambre d'hôtel avec le versement, veuillez le signaler au service des inscriptions au LCI à registration@lionsclubs.org avant le vendredi 1 er mai 2016, pour que nous puissions vous rembourser. Si vous souhaitez faire inscrire vos enfants ou d'autres membres de votre famille à la convention internationale, veuillez utiliser notre système facile d'inscription en ligne ou télécharger le formulaire d'inscription à la convention via le lien ci-dessous :http://www.lionsclubs.org/fr/common/pdfs/conv_reg_form.pdf 3
REGLES ET PROCEDURES CONCERNANT LE VOYAGE Veuillez noter que tous les arrangements concernant les vols des GED et compagnons adultes doivent être mis au point avant le dimanche 31 janvier 2016. En réservant vos billets le plus tôt possible, vous aurez un choix plus important de vols directs et d'autres options. VEUILLEZ SUIVRE LES PROCEDURES DECRITES DANS LA PIECE JOINTE NO. 2 POUR RESERVER VOS BILLETS D'AVION. Les procédures varieront en fonction de votre situation géographique. Règle sur le remboursement des voyages du Séminaire des GED Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants : Un (1) billet d avion aller retour, par la voie la plus directe, en classe économique pour le GED. o Le remboursement du billet sera basé sur le tarif logique standard ou réduit en classe économique le moins cher pour les dates du voyage. o Pour recevoir votre remboursement, il est nécessaire de respecter le règlement du LCI concernant les voyages. Le transport aller retour entre votre domicile et l aéroport de votre ville sera remboursé avec l envoi d un état de frais de voyage (imprimé C-30) et des reçus. Le formulaire d'état de frais le plus récent est accessible sur le site Internet du LCI dans la section Finances. Les frais de stationnement à l aéroport seront remboursés à condition qu ils soient moins élevés que les frais de kilométrage aller retour, de taxi, d autobus, de train ou de navette. L association remboursera au GED le prix du premier bagage enregistré seulement, conforme aux dimensions et poids spécifiés par la compagnie aérienne. o Les bagages enregistrés supplémentaires et excédents de bagage sont une dépense personnelle. Le règlement sur les bagages varie selon la compagnie aérienne concernée et il est recommandé de l'interroger pour avoir plus d'informations. o Le prix du premier bagage enregistré peut être réclamé en même temps que vos frais de transport local. Pour obtenir le remboursement, votre état de frais et reçus doivent parvenir au Service du recouvrement des comptes du LCI avant le vendredi 15 juillet 2016. Règle sur le remboursement du voyage du compagnon adulte Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants pour votre compagnon adulte : Conformément au règlement du conseil d'administration international, le LCI vous remboursera la somme de 500 $US au maximum, s'il y a lieu, pour le déplacement de votre compagnon adulte au séminaire des GED et à la convention internationale. o Le remboursement est effectué pour le prix du billet d'avion seulement o Le prix des bagages enregistrés est considéré comme une dépense personnelle à prendre en charge par le compagnon adulte Les compagnons adultes peuvent réserver leur vol en utilisant les services de : 4
o o o o Carlson Wagonlit Travel Leur agence de voyages préférée Directement avec la compagnie aérienne En ligne en utilisant un site de réservation de billets Tous les compagnons adultes ont la responsabilité d'acheter leurs billets de transport aérien. Pour recevoir un remboursement maximum de 500 $US, le GED sera tenu de présenter un état de frais de voyage de compagnon adulte (pièce jointe no. 3) et la documentation suivante : o Exemplaire de l'itinéraire correspondant au billet, précisant le routage, la ligne aérienne, le numéro des vols, la catégorie de service, les dates et heures d'arrivée et de départ et le numéro du billet. o Preuve d'achat (copie du reçu marqué payé ou du relevé de la carte bancaire) Les états de frais peuvent nous être adressés dès que les billets seront réservés et que la preuve de paiement nous sera parvenue. Cette documentation doit être adressée au Service du recouvrement des comptes du LCI avant le vendredi 15 juillet 2016. Le LCI propose et préfère les virements électroniques à condition que les banques du LCI autorisent ce type de virements dans votre pays. Si vous pouvez bénéficier de ce type de virement, le service du recouvrement des comptes vous adressera un courriel à ce sujet. * Le LCI ne prendra pas en charge et ne remboursera pas les frais de voyage du compagnon adulte si le district est transitoire depuis 24 mois consécutifs ou si c'est un district provisoire. A la fin votre gouvernorat, si votre district transitoire/provisoire remplit les critères d un district en comptant au moins 35 clubs et 1 250 membres ; ou si le district a enregistré un gain net d'au moins un membre, le prix du billet d'avion de votre compagnon adulte sera remboursé, conformément au règlement en vigueur. (Pour de plus amples informations en ce qui concerne le statu de votre district, veuillez adresser un courriel à : districtadministration@lionsclubs.org.) Veuillez conserver vos reçus concernant le voyage de votre compagnon adulte. Le remboursement du voyage du compagnon adulte ne peut pas être transféré à une autre personne. Dates de voyage autorisées Arrivée : Lundi 20 juin Départ : Mercredi 29 juin Le transport aller-retour entre l'aéroport et l'hôtel des GED pour vous et votre compagnon adulte sera organisé, à titre gracieux, par le LCI conformément aux dates de voyage autorisées. Les coupons de transfert pour le transport de l'aéroport de Fukuoka à l'hôtel désigné pour le GED et un (1) compagnon adulte, seront inclus dans l'envoi de mai 2016. Les coupons de transfert pour l'aéroport ne s'appliquent qu'aux dates de voyage approuvées par le LCI. Si vous souhaitez acheter des coupons supplémentaires pour le transport des membres de votre famille, veuillez prendre contact avec Penny Siwula à : dgeseminar@lionsclubs.org. Tel que mentionné précédemment, les coupons de transfert pour l'aéroport ne s'appliquent qu'aux dates de voyage approuvées par le LCI. Tourisme avant ou après la convention Si vous organisez un tour avant ou après la convention, veuillez vous assurer que les dates n'entreront pas en conflit avec les dates approuvées pour l'arrivée et le départ du séminaire des GED et de la convention internationale. La liste d'agences de tourisme sélectionnées par le LCI notamment Goway Travel et Team Fukuoka/JTB sont des experts des voyages. De la ville cosmopolite de Tokyo aux magnifiques temples de Kyoto et bien plus encore, ils peuvent vous aider à organiser votre visite guidée avant et après la convention en fonction de vos préférences et de votre budget. 5
Recherchez "visites guidées" sur notre page d'accueil LCICon pour voir certains des itinéraires suggérés et d'autres possibilités. Réservez vos visites au plus vite afin de bénéficier des meilleurs tarifs et vous assurez d'avoir une place. Le remboursement du prix de votre billet d'avion sera basé sur le tarif logique standard ou réduit en classe économique aller-retour à Fukuoka, comme si vous aviez effectué le voyage aux dates approuvées pour les déplacements. Si le billet d'avion pour l'itinéraire qui inclut vos déplacements avant ou après la convention coûte plus cher, la différence du tarif sera considérée une dépense personnelle. Toutes les nuits supplémentaires à l'hôtel, en dehors des dates approuvées pour le voyage, seront aussi considérées une dépense personnelle. ALLOCATION POUR LES REPAS Le versement d'une allocation journalière équivalent à 95,00$ US pour les repas pendant 7 jours (moins les repas pris en groupe et les frais d inscription du compagnon adulte, s'il y a lieu) a été approuvé pour les GED qualifiés à Fukuoka. Le versement de votre allocation de frais de repas, si cela s'applique à votre cas, vous sera envoyé en même temps que la confirmation en mai 2016. Les remboursements des districts qui ont établi un système de virements électroniques seront traités avant le départ. Veuillez noter que le LCI ne fournira aucun service d encaissement de chèque ou de bureau de change de devises à Fukuoka. Nous vous encourageons fortement à encaisser votre chèque dès sa réception. L association ne pourra pas non plus émettre de chèques sur place. Les compagnons adultes ne reçoivent pas de versement pour l'allocation des repas. Vous devez régler le prix des chambres d'hôtel et des repas pendant les escales, les nuits supplémentaires à Fukuoka et les dépenses personnelles le jour de votre départ de l hôtel. SEJOUR A L'HOTEL Tous les gouverneurs élus de district et les compagnons adultes seront logés à l'un des trois hôtels suivants à Fukuoka : Grand Hyatt Fukuoka 1-2-82 Sumiyoshi, Hakata-ku Fukuoka, Japon 812-0018 Téléphone : 81-92-282-1234 Fax : 81-92-282-2817 www.fukuoka.grand.hyatt.com/en/hotel/home.html Hotel New Otani Hakata 1-1-2 Watanabe-Dori Chuo-ku, Fukuoka Prefecture 810-0004, Japon Téléphone : 81-92-714-1111 Fax : 81-92-715-5658 www.kys-newotani.co.jp/en/hakata/ 6
Hotel Nikko Fukuoka 2-18-25 Hakata Ekimae Hakata-ku, Fukuoka-shi Fukuoka 812-0011, Japon Téléphone : 81-92-482-1111 Fax : 81-92-482-1124 www.hotelnikko-fukuoka.com/en/ Toutes les chambres réservées sont pour deux personnes avec un ou deux grands lits. Le LCI prendra en charge le prix d'une chambre à deux personnes pour le GED et 1 compagnon adulte et paiera l'hôtel directement. Un maximum de 2 personnes est permis dans la chambre Hôtel et installations dans la chambre : Chambre climatisée Bain et douche privés avec séchoir à cheveux et articles de soins personnels Pantoufles Café/thé dans la chambre Téléviseur et réveille-matin Mini-réfrigérateur Bureau / table Restaurant / salon Conciergerie Salles de gymnastique (des frais peuvent s'appliquer) Service Internet sans fil Procédures pour l hôtel Dès la réception de votre formulaire d'inscription et de voyage, le LCI réservera automatiquement une chambre d'hôtel pour vous et votre compagnon adulte en se basant sur la date d'arrivée du lundi 22 juin et la date de départ du mercredi 1 er juillet. Si vous avez besoin de passer des nuits supplémentaires, veuillez vous mettre en communication avec le service des inscriptions et du logement à dgeseminar@lionsclubs.org et préciser les dates et le nombre de participants. Le LCI se mettra en contact avec vous et vous fournira une mise à jour concernant votre demande. Veuillez noter que les nuits supplémentaires à l'hôtel dépendent de leur disponibilité à l'hôtel. Afin d'éviter toute confusion de la part de l'hôtel, prière de ne pas réserver la chambre ou régler les arrhes directement à l hôtel. Vous êtes obligé de rester à l'hôtel désigné aux GED jusqu'à la fin de la convention. Le LCI règlera le prix de la chambre plus la taxe directement à l'hôtel pour les dates qui ont été approuvées par le LCI. Tout solde débiteur additionnel pour les nuits supplémentaires, frais divers, invités supplémentaires, ainsi que les taxes associées à ces changements, devront être réglées par le GED à l'hôtel à la fin de son séjour. Besoins spécifiques 7
Le LCI fera tout son possible pour fournir tout le nécessaire aux invités ayant des besoins particuliers. Veuillez préciser en détail vos besoins particuliers sur le Formulaire d'inscription et de voyage au séminaire des GED de 2016 et à la convention internationale, ainsi que sur le Formulaire de demande en cas de besoins particuliers. Le LCI vous tiendra au courant l'évolution de votre demande. L association transmettra les demandes spéciales à l hôtel. Les demandes de chambre de type particulier ou d'autres services dépendent de leur disponibilité au moment de l'enregistrement à l'hôtel. Confirmation pour l'hôtel La confirmation de votre réservation de chambre d'hôtel vous sera expédiée en mai 2016. Veuillez apporter ce document avec vous à Fukuoka et le présenter à la réception de l hôtel en arrivant. REPAS EN GROUPE Les repas suivants, pris en groupe, sont prévus pendant le séminaire des GED : Gouverneurs élus de district Déjeuner des GED - mercredi 22 juin Déjeuner des GED - jeudi 23 juin Déjeuner des GED - vendredi 24 juin Banquet de Gala des GED - vendredi 24 juin Pour les compagnons adultes Banquet de Gala des GED - vendredi 24 juin Chaque GED et compagnon adulte recevra un billet d'admission au Banquet de gala des GED. Un nombre limité de billets supplémentaires est disponible à l'achat pour le prix de 125,00 $US chacun. Veuillez prendre contact avec : Penny Siwula à dgeseminar@lionsclubs.org pour commander des billets. INTERPRÉTATION Les GED seront affectés à des salles de classe suivant la langue officielle du district, telle qu'elle a été identifiée par la division de l'administration des districts et clubs au siège international. Un responsable de groupe qui parle la langue couramment animera les classes dans le cadre du séminaire. Toute demande de changement de groupe linguistique doit être adressée par écrit à Lori Saldana à lori.saldana@lionsclubs.org au plus tard le vendredi 15 janvier 2016. Les changements seront approuvés si le nombre de places le permet. La cérémonie d'ouverture et toutes les séances générales se dérouleront en anglais. Le LCI offre l'interprétation dans les langues suivantes : chinois, finnois, français, allemand, hindi, italien, japonais, coréen, portugais, espagnol et suédois. Les GED et leurs compagnons adultes qui ont besoin d'un récepteur pour écouter l'interprétation recevront un ticket pour les écouteurs dans leur pochette d'inscription qu'ils pourront utiliser pour obtenir leurs écouteurs à 8
Fukuoka. Vous devez rendre les écouteurs à la fin de la dernière séance générale du séminaire des GED. Le LCI se réserve le droit de facturer la somme de 250$ US si les écouteurs ne sont pas rendus. Interprètes personnels Les interprètes personnels (pour les langues qui ne sont pas mentionnées ci-dessus) doivent s'inscrire à l'avance au bureau du séminaire des GED et suivre les procédures de l association. Veuillez prendre contact avec Reyna Galvan à reyna.galvan@lionsclubs.org pour demander un "formulaire de demande d'interprète personnel". Le formulaire rempli en entier et les frais qui s'appliquent doivent être transmis à Reyna Galvan avant le vendredi 15 janvier 2016. L'autorisation sera donnée si le nombre de places dans la classe le permet. PASSEPORTS ET VISAS Un passeport est nécessaire pour les voyages au Japon. Assurez-vous que votre passeport est en cours de validité pour au moins six mois après la date de retour prévue. Veuillez vérifier auprès de l'ambassade ou du consulat japonais le plus proche pour connaître les modalités d'entrée et de visa. Vous pourrez aussi vous renseigner en consultant le site : www.jnto.go.jp ou http://www.lionsclubs.org/fr/news-and-events/international-convention/for-attendees/news-conv-previewvisas.php TENUE SUGGEREE Tenue de ville Hommes Complet ou veste et cravate Femmes Tailleur ou jupe ou pantalon et chemise ou robe Tenue de soirée Smoking blanc. (Cravate noire.) Tenue de soirée ou "cocktail" Uniforme de district / district multiple Veste et cravate ou foulard, tel que déterminé par votre district ou district multiple. Voici la tenue suggérée pour les manifestations du séminaire des GED : Séance de photos avec le Vice-Président Chancellor Bob Corlew & Dianne Corlew Séances d ouverture, toutes les séances générales et séances de groupe Banquet de gala des GED Tenue de ville ou uniforme de district / district multiple Tenue de ville ou uniforme de district / district multiple Tenue de soirée ou costume national DEMANDES DE CHANGEMENT 9
Si vous devez faire des changements après avoir adressé votre formulaire d'inscription au siège, veuillez simplement envoyer un courriel à dgeseminar@lionsclubs.org. Veuillez nous signaler tout changement avant le vendredi 1 er avril 2016. Réservation d hôtel : Changer les dates de votre arrivée à l'hôtel et/ou de votre départ. Tout changement dépend de la disponibilité dans les hôtels. Corriger l'orthographe d'un nom : Servez-vous de cette fiche pour corriger l orthographe de votre nom ou du nom de votre compagnon adulte. Annulation : Si vous ou votre compagnon adulte ne pouvez pas assister au Séminaire des GED et/ou à la convention, merci de le signaler immédiatement au LCI. TROUSSE D'INFORMATIONS SUR L'INSCRIPTION POUR 2016 1. Formulaire d'inscription et fiche de voyage pour participer au séminaire GED et à la Convention Internationale de 2016 2A Procédures de réservation des billets d'avion États-Unis et Canada 2B Procédures de réservation des billets d'avion via CWT 2C Procédures de réservation des billets d'avion agence de voyages locale approuvée par le LCI 3. État de frais de voyage du Lions Clubs International pour le compagnon adulte 4. Formulaire d'état de frais de déplacement du Lions Clubs International (C-30) 5. Demande de lettre d'invitation au GED de 2016 6. Version préliminaire du programme du séminaire des GED de 2016 7. Programme de la convention internationale 2016 8. Formulaire de demande en cas de besoins particuliers 10