ALLIANCE BURUNDAISE CONTRE LE SIDA ET POUR LA PROMOTION DE LA SANTE PLAN DE MOBILISATION DES FONDS ALLIANCE BURUNDAISE CONTRE LE SIDA ET POUR LA PROMOTION DE LA SANTE Bujumbura, JUIN 2014
0. Introduction L Alliance burundaise contre le sida et pour la promotion la sante (ABS) en sigle est une organisation sans but lucratif burundaise régie par la loi du 1992. Elle a été agréée par l ordonnance ministérielle n 530/449 du 16 juillet 2002. C est une organisation liaison l Alliance Internationale puis décembre 2010. Elle a son siège en Mairie Bujumbura, au quartier ROHEROI, AV NGENDANDUMWE Building Ultmate Tower 6 ème étage. Structure et organisation L Alliance burundaise contre le SIDA et pour la promotion la sante s est dotée ux structures principales, à savoir l Assemblée Générale constituée par les associations membres et le personnel permanent. Les Associations membres (341) se retrouvent dans les organes suivants : - L Assemblée Générale Nationale: c est l organe suprême l alliance. Elle est constituée par tous les Associations membres qui remplissent les conditions d un membre actif. Elle se réunit une fois par an et chaque fois que besoin. - Le Conseil d Administration : donne les orientations nécessaires et les stratégies. Il se réunit une fois par trimestre. Il est composé 11 membres élus. - Le conseil consultatif (personnes choisies parmi les anciens membres s organes dirigeants l association). Pour l exécution technique s activités, l ABS dispose d un personnel contractuel réparti au niveau la et dans les provinces. L ABS fait recourt aussi à s consultants pour certaines expertises. Vision, mission, objectifs l ABS La vision l ABS Eriger au Burundi «une société compétente face au VIH et au SIDA grâce à un engagement d une société civile performante et solidaire dans l action. La mission l ABS Promouvoir et veiller à la participation effective la société civile dans la définition, la mise en œuvre, le suivi et l évaluation s politiques, stratégies et programmes nationaux lutte contre le SIDA par la mobilisation, l appui et la capitalisation s initiatives communautaires. Les Objectifs l ABS Toutes les interventions l ABS tournent autour quatre objectifs principaux : La mobilisation s financements pour l appui à la mise en œuvre s programmes lutte contre le sida et promotion la santé, La coordination et harmonisation s interventions s organisations la société civile (OSC), 2
Le renforcement s capacités institutionnelles et opérationnelles s OSC pour une bonne exécution s programmes Le plaidoyer auprès du Gouvernement et partenaires 1. Objectifs et résultats la mobilisation s fonds Objectif global L objectif global ce plan est permettre d acquérir les ressources nécessaires pour la réalisation toutes les activités prévues au plan opérationnel annuel sur base relations durables avec les partenaires techniques et financiers, un mécanisme suivi évaluation ainsi que l autonomisation progressive la structure. Objectifs spécifiques D ici 2017 : - Mobilisation s ressources financières nécessaires pour la réalisation du plan stratégique. - Adoption s mécanismes innovants s financements pour l autonomisation progressive l ABS. - Renforcement s capacités s associations membres en mobilisation s ressources ; - Recherche et développement s partenariats durables avec les donateurs et les autres parties prenantes ; - Suivi, évaluation et coordination la mise en œuvre du plan mobilisation s ressources. Résultats attendus Objectif spécifique 1 : Mobilisation s ressources financières nécessaires pour la réalisation du plan stratégique. Résultat Au moins 80% s fonds annuels prévus sont collectés chaque année pour 1.1. couvrir les besoins du Plan Travail Annuel l ABS. Résultat 1.2 Résultat 1.3. Au moins 3 nouvelles conventions financement sont signées chaque année 100% s Associations membres s acquittent leurs cotisations statutaires Objectif spécifique 2 : Adoption s mécanismes innovants s financements pour l autonomisation progressive l ABS. Résultat ABS a mis en place au moins un social business à partir 2015. 2.1. Résultat Un pôle d expertise est mis en place au bénéfice s acteurs terrain 2.2. Objectif spécifique 3 : Renforcement s capacités s associations membres en mobilisation s ressources 3
Résultat 3.1. Résultat 3.2. 40 Associations membres par an sont formées chaque année en techniques mobilisation s ressources et sont accompagnées dans l élaboration s outils recherche financement. 12 Associations membres (3 par région) ont eu accès aux financements avec l accompagnement d ABS. Objectif spécifique 4 : Recherche et développement s partenariats durables avec les donateurs et les autres parties prenantes Résultat Un cadre d échanges et partage s réalisations l ABS avec les 4.1. partenaires est mis en place et est opérationnel. Résultat 3 conventions partenariat sont signées chaque année avec les 4.2. opérateurs privés et les acteurs publics dans le domaine la lutte contre le sida, l autopromotion s personnes vulnérables et la promotion la santé. Objectif spécifique 5 : Suivi, évaluation et coordination la mise en œuvre du plan mobilisation s ressources. Résultat Un état s lieux la mise en œuvre du plan est établi chaque 5.1. semestre. Résultat 5.2. Les rapports et les audits sont produits et transmis à qui droit 4
2. Logique d intervention la mobilisation s ressources Objectif spécifique 1 : Mobilisation s ressources financières nécessaires pour la réalisation du plan stratégique. RESULTAT Activités Produit Indicateur Responsable Moyen Résultat 1.1. Au moins 80% s fonds annuels prévus sont collectés chaque année pour couvrir les besoins du Plan Travail Annuel l ABS. Former le personnel clé la DE en mobilisation s ressources, gestion du partenariat, financement innovant Elaborer les fiches projet dans chaque domaine d action (6) Intifier et contacter les Partenaires techniques et financiers potentiels. Préparer les requêtes/ propositions pour soumission Assurer le suivi s mans financement (tél, email, visites, Le personnel clé maitrise les outils et stratégie mobilisation s financements Chaque domaine d action a une fiche projet Les partenaires techniques et financiers potentiels sont intifiés. Les dossiers requêtes sont finalisés selon les normes requises Le suivi s mans est assuré (tél, email, Nombre personnes formées Nombre fiches projet élaborées Liste Partenaires techniques financiers. Nombre requêtes finalisées. s Courrier échangé Nombre réponses et exécutive. vérification Certificat participation Fiches projets Registre s partenaires Copie s documents projets. Copies courrier échangé Date réalisation 2014-2015 2014-2015 Coût (PM)
RESULTAT Activités Produit Indicateur Responsable Moyen vérification rencontres rencontres obtenues fortuites) directes) Signer les 80% s fonds Montant mobilisé Présint du Protocole conventions attendus sont conseil signé financement collectés d Administration Produire s Des rapports Nombre Evaluateurs Rapport rapports suivi suivi et rapports produits mise en la mise en œuvre évaluation sont et diffusés œuvre s conventions produits et diffusés aux partenaires Organiser une table Un engagement Nombre et Présint du CA Conclusions ron s PTF s PTF est qualité s la table potentiels obtenu participants ron Date réalisation Coût (PM) R1.2. ABS a mis en place au moins un social business à partir 2015. R2.2 Un pôle d expertise Formuler un plan annuel réalisation s recettes d autofinancement. Créer un social business (Micro finance, Micro assurance santé ou entreprise agricole). Créer un pole d expertise au sein Au moins 5% du budget total sont générés chaque année. Au un social business créé dans le domaine la mission Le d expertise pole est Montant collecté Social business créés Un pole d expertise créé Rapport s montants collectés Montants générés Décision création 2014-2016 2015 6
RESULTAT Activités Produit Indicateur Responsable Moyen vérification organisé en l ABS opérationnel à social business partir 2015 est mis en place Exécuter s Au moins 5 Montants issus s Contrats au bénéfice s travaux soumissions honoraires signés acteurs d expertises pour gagnées et terrain les organisations exécutées locales et/ou étrangères. Date réalisation Coût (PM) Objectif spécifique 3 : Renforcement s capacités s associations membres en mobilisation s ressources Résultat 3.1. 40 Associations membres par an sont formées en techniques mobilisation s ressources et sont accompagnées Activités Besoins Indicateur Responsable Moyen Date vérification réalisation Intifier et Un formateur Un formateur Contrat signé 2014 recruter un formateur Organiser une 35 personnes Nombre Responsable Rapport 2014-2015 formation trois acquièrent les personnes ayant du formation jours sur la connaissances et bénéficié la département formulation s les compétences formation Renforcement Coût (PM) 7
dans l élaboration s outils recherche financement. projets et les techniques négociation. en formulation s projets et en techniques négociation. s capacités. Résultat 3.2. Toutes les associations membres participent à la formulation s projets Organiser atelier planification participative un Toutes les associations membres participent à la planification. % participation Responsable la planification s programmes et mobilisation s ressources Rapport l atelier 2014-217 Intifier les Liste s Nombre Courrier ou partenaires partenaires propositions et notes s potentiels potentiels provenant s CA Associations Associations membres membres Objectif spécifique 4 : Etablir et développer s relations partenariales durables avec les donateurs 2014-217 Résultat 4.1. Un cadre d échange et partage avec les partenaires est mis en place et est opérationnel Activités Besoins Indicateur Responsable Moyen vérification Organiser chaque Les relations sont Forum tenu CA Rapport du année une consolidées forum rencontre/forum avec les partenaires Organiser activités s Fonds collectés Nombre et types d activités Date réalisation Rapport Coût (PM) 8
événementielles mobilisation fonds s organisées CA Rechercher les informations complémentaires sur les PTF potentiels Préparer et transmettre aux PTF une note présentation du plan stratégique et s priorités l ABS. Rendre visite aux partenaires pour fournir s mises à jour Envoyer s publications (rapports d étus, déclarations, dépliants ) Envoyer s rapports d étapes, s messages émail Recueillir s informations Une base données sur les PTF est constituée Des notes conceptuelles sont produites et transmises aux PTF intifiés Les relations sont entretenues Les publications sont diffusées auprès s partenaires Les activités la l ABS sont connues s PTF L ABS bénéficie s conseils s Liste s PTF documentés Nombre notes produites et transmises Nombre visites organisées chez les partenaires. Nombre stinataires publications diffusées s Nombre PTF ayant reçu les rapports l ABS. Nombre partenaires fidèles l ABS Recueil s informations sur les Bailleurs fonds Copies classées s notes transmises Rapports visites Lettres transmission Lettres transmission Rapports contacts 2014-217 9
complémentaires PTF l ABS. Objectif spécifique 5 : Assurer le suivi et l évaluation la mise en œuvre du plan mobilisation s fonds Résultat 5.1. Un état s lieux la mise en œuvre du plan est établi chaque semestre Résultat 5.2. Les rapports et les audits sont produits et transmis à qui droit Activités Besoins Indicateur Responsable Moyen vérification Etablir un système Système Existence d un Document monitoring du monitoring établi document sur le physique plan système monitoring Evaluer la mise en Etat mise en Nombre rapports Rapport œuvre du plan œuvre connue d évaluation d évaluation Produire les La réalisation s Nombre rapports Liste s rapports activités est stinataires d activités et les connue s s rapports diffuser auprès s partenaires. partenaires Réaliser s audits Des audits Nombre d audits Auditeurs Rapports indépendants indépendants sont réalisés d audits réalisés Tenir chaque Une réunion Une réunion Rapport année une réunion d information et annuelle tenue réunion partage s partage s résultats s résultats s Date réalisation Coût (PM) 10
audits et s rapports d évaluation évaluations tenue est 11
Conclusion La mobilisation s fonds est un exercice exigeant en termes préparation et d organisation. Ce document aira à approcher manière méthodique les Partenaires Techniques et financiers. L alliance burundaise contre le SIDA et pour la promotion la sante vra s y préparer sérieusement en développent les capacités internes formulation s requêtes et en opérant un bon choix s PTF à approcher. En outre, les personnes clés appelées à conduire le processus mobilisation s ressources vront donc être bons négociateurs. Ainsi, manière concrète, ABS tirera profit cette stratégie en mettant un accent particulier sur ce qui suit: a) Exploiter le plan stratégique dans la formulation s requêtes ; b) Cibler les partenaires susceptibles contribuer au financement s activités planifiées ; c) Intifier et comprendre les motivations s PTF ; d) S informer davantage sur les PTF potentiels afin s assurer leurs idéaux programmatiques en vue ne pas être «hors sujet» dans les propositions à soumettre ; e) Préparer les différents documents projets à soumettre afin qu ils réponnt effectivement aux exigences s «PTF» à solliciter pour un financement ; f) S aligner au cycle programmation s différents PTF ; g) Préparer sérieusement les discussions avec ces partenaires ; h) Choisir les membres la délégation à la négociation ; i) Prendre contacts avec les partenaires ciblés et discuter avec eux s besoins financements; j) Soumettre les propositions techniques et financières à temps aux «bailleurs» sélectionnés ; k) Faire le suivi s échéances soumission et feedback ; l) Accroître l efficacité s rencontres avec les PTF ; m) Se soumettre aux audits indépendants pour mettre en confiance les PTF ; n) Produire et diffuser les rapports d activités. Annexe : Mise en œuvre du plan mobilisation s fonds N Action Responsable Pério 1 Partager le plan stratégique avec les Directeur Aout 2014 partenaires techniques et financiers 2 Intifier les priorités Aout 2014 3 Intifier les PTF Juin 2014 12
4 Etablir un calendrier visites auprès s PTF Organiser s visites auprès s PTF et CA 5 Renforcer les capacités du personnel en mobilisation s ressources 6 Rechercher les informations complémentaires sur les Partenaires financiers potentiels. 7 Formuler les projets à soumettre aux PTF 8 Transmettre une note conceptuelle requête financement 9 Assurer le suivi s mans financement transmis 11 Commanditer les audits externes. 12 Produire et transmettre un rapport annuel (technique et financier) Aout 2014 Aout 2014 (activité continue) Janvier 2015 Juillet a Décembre 2014 Janvier à Décembre 2014 Chaque fin d année 31 décembre chaque année -------------------------------------------------------------------------------- 13