PAGODE Concertation régionale en intersyndicale Le 15 septembre 2006
Pagode DEPLOIEMENT DE PGI ET RAPSODIE A EGD MEDITERRANEE Résumé Suite à la présentation du dossier PAGODE à la Commission Nationale de Distribution lors des séances des 27 octobre 2005, 26 janvier et 13 février 2006, et suite au débat sur ce dossier en CNHSCT lors de la séance du 30 mars 2006, le Directeur d EDF Gaz de France Distribution, Henri Ducré, a décidé le déploiement du programme PAGODE (PGI et RAPSODE) à EGD. Le déploiement de PAGODE est maintenant prévu à EGD Méditerranée comme au sein des autres Unités des GC Ile de France, Centre et Sud Ouest pour avril 2007. PAGODE est un acronyme qui signifie Programme d Amélioration du système de Gestion et des Outils d aide à la Décision d EGD. Le programme PAGODE repose sur l utilisation du progiciel SAP, qui est la norme retenue par EDF et Gaz de France dans le domaine Gestion-Finance, et déjà en place au sein des 2 groupes ( production, transport, commercialisateurs ). Au niveau d EGD, le programme Pagode a pour objet de moderniser l ensemble du système d information gestion, notamment en diminuant le nombre d applications utilisées. La solution Pagode se construit à partir des solutions intégrées PGI pour EDF et Rapsodie pour Gaz de France, basées sur le progiciel SAP. Ce projet permet de répondre aux enjeux suivants: - Enjeux financiers : Pagode permettra la réduction des délais de la production des informations financières. - Enjeux de performance au niveau des groupes : Nationalement, pour un coût du programme estimé à 67 M, les gains de performance attendus pour l ensemble d EGD s élèvent, à la cible, en année pleine, à 48 M. - Enjeux institutionnels : Les enjeux institutionnels correspondent aux attentes de la Commission de Régulation de l Energie (CRE) d une plus grande transparence et d une auditabilité accrue des comptes des Distributeurs électricité et gaz. - Enjeux de transparence entre EDF et Gaz de France : Les enjeux de transparence entre EDF et Gaz de France correspondent à une traçabilité accrue des faits économiques mixtes dans la comptabilité de chacune des activités des entreprises. - Enjeux pour le management et les utilisateurs : Pour le management et les utilisateurs d EGD, les enjeux sont les suivants : Simplification et modernisation du système d information Gestion Finance Remplacement des outils existants par SAP, progiciel intégré performant, ergonomique et évolutif Mise à disposition d outils de pilotage opérationnels 2
SOMMAIRE 1 LES ORIENTATIONS GENERALES : RAPPEL DES ENJEUX ET OBJECTIFS POURSUIVIS... 4 1.1 QU EST-CE QUE PAGODE?... 4 1.2 LES ENJEUX... 4 1.3 LES OPPORTUNITES OFFERTES PAR LE CHANGEMENT DE SYSTEME :... 5 2 PERIMETRE ET CONTENU DU PROGRAMME PAGODE... 5 2.1 SOLUTIONS RETENUES POUR LE PROGRAMME PAGODE... 5 2.1.1 Couverture fonctionnelle du programme Pagode... 5 2.1.2 Périmètre applicatif du programme Pagode... 7 2.1.3 Les environnements et lieux de saisie dans SAP... 8 PGI et Rapsodie... 8 Les mandants de saisie... 8 2.2 GAINS ESCOMPTES AVEC LA MISE EN PLACE DE PAGODE... 10 2.2.1 La Gestion des Temps et Activités (GTA)... 10 2.2.2 L ingénierie et la gestion d affaires... 10 3 IDENTIFICATION DES IMPACTS A CARACTERE COLLECTIF POUR LES AGENTS... 12 3.1 LES PRINCIPALES EVOLUTIONS... 12 3.1.1 Principales évolutions pour le profil Contrôleur de gestion... 12 3.1.2 Principales évolutions pour le profil Chargé d affaires et la MOAR... 13 3.1.3 Principales évolutions pour le profil Manager... 13 3.1.4 Principales évolutions pour la collecte des Temps et Activités... 14 3.1.5 Principales évolutions pour les «Gestionnaires Temps» (gestionnaires Contrat de Travail)...... 14 3.1.6 Principales évolutions pour le «gestionnaire de ventes hors Ingénierie»... 15 3.1.7 Principales évolutions pour les approvisionneurs métiers... 15 3.2 LA DEMARCHE DE FORMATION... 16 3.2.1 Les populations concernées... 16 3.2.2 Le catalogue de formation Pagode : synoptique... 17 3.2.3 Détail des cursus de formation... 18 3.2.4 Le cas particulier de la GTA... 20 4 IDENTIFICATION DES IMPACTS SUR LES ACCORDS COLLECTIFS EN VIGUEUR... 20 5 PILOTAGE OPERATIONNEL DU PROJET : DEMARCHE ET PRINCIPES RETENUS POUR LA CONDUITE DU CHANGEMENT PAGODE... 20 5.1 UN DISPOSITIF A DOUBLE NIVEAU : NATIONAL ET LOCAL... 20 5.2 LE DISPOSITIF AU NIVEAU LOCAL... 21 3
5.2.1 La constitution-type de l équipe locale... 21 5.2.2 Les chantiers opérationnels à mener... 21 6 LE PLANNING PREVISIONNEL DE DEPLOIEMENT DU PROJET... 23 6.1 CALENDRIER DU DEROULEMENT DU PROCESSUS DE CONCERTATION... 23 6.1.1 La concertation régionale... 23 6.1.2 La concertation locale... 23 6.2 INFORMATION DU PERSONNEL... 23 6.3 IDENTIFICATION DES IMPACTS SUR LES IRP... 23 1 LES ORIENTATIONS GENERALES : RAPPEL DES ENJEUX ET OBJECTIFS POURSUIVIS 1.1 Qu est-ce que Pagode? Pagode, Programme d Amélioration du système de Gestion et des Outils d aide à la Décision d EGD, vise à mettre en place une solution informatique, transverse au sein d EGD, et qui : - diminue le nombre de saisies dans des applications différentes - facilite le pilotage et la gestion des activités. Le programme Pagode s inscrit dans le cadre de l évolution des distributeurs EDF et Gaz de France. Dans ce cadre, il traite essentiellement des domaines Réseau- Technique Cli -Fonctions Communes d EGD. 1.2 Les enjeux Répondre aux attentes des parties prenantes : o la Commission de Régulation de l Energie (CRE) en matière de séparation comptable et de transparence des coûts, o les concédants vis-à-vis de la pertinence des comptes rendus d activités des concessions, o les têtes de groupe, notamment vis-à-vis de l établissement simple et rapide des comptes des distributeurs, de la gestion de la mixité et de la rentabilité des capitaux investis Mieux manager la performance, avec notamment un pilotage par processus Maintenir la continuité du Système de Gestion pour la partie clientèle jusqu à la migration vers les commercialisateurs. 4
1.3 Les opportunités offertes par le changement de système : Un nouveau système de gestion finance permettra l établissement d analyses économiques plus rapides et fiables tout en respectant les impératifs de confidentialité La mise en place du nouveau système se traduira par un allègement des tâches administratives et de gestion La qualité et le délai de production de l information comptable seront améliorés Le déploiement de solutions SAP déjà déployées ailleurs à EDF ou à Gaz de France conduira à des économies d échelle pour la maintenance informatique. 2 PERIMETRE ET CONTENU DU PROGRAMME PAGODE 2.1 Solutions retenues pour le programme Pagode 2.1.1 Couverture fonctionnelle du programme Pagode L ensemble des processus d EGD sont couverts par le progiciel SAP : - Les Achats (hors Serval et Dauphin) : gérés au travers du module MM (Material Management) - Les Ventes (devis, ventes d actifs type voitures ) : gérées au travers du module SD (Sales and Distribution) - La Comptabilité : gérée au travers du module FI (FInancial accounting) - La Trésorerie (encaissements, paiements) : gérée au travers du module FI - La Gestion des Affaires d ingénierie : gérée au travers des modules PS (Project System) et IM (Investment Management) - La Gestion : gérée au travers du module de contrôle de gestion CO (COntrolling) - La Gestion des Temps et des Activités (GTA) : gérée au travers des modules HR (Human Resource) et CO SD Sales & Distributio MM Material FI Financial Accountin CO 5
Nota : les modules encerclés sont mis en œuvre dans le cadre de PAGODE. 6
2.1.2 Périmètre applicatif du programme Pagode SAP est un progiciel intégré. Ceci signifie que les données entrées dans un module (par exemple MM pour les achats) se déversent automatiquement dans les autres modules concernés de SAP (dans notre exemple, déversement et traduction dans le module CO de contrôle de gestion). Ainsi, de par son caractère intégré, SAP permet de transposer en un seul progiciel les fonctionnalités assurées par les nombreuses applications actuelles d EGD. Le résultat est que 45 des 73 applications d EGD sont transposées dans SAP, ce qui conduit à éliminer une centaine d interfaces applicatives. 7
Nota : PAGODE est coordonné avec le projet MANDARIN, qui couvre l ensemble du processus IMMOBILISATION du distributeur gaz. MANDARIN remplace GERONIMO et GDT-IMG. 2.1.3 Les environnements et lieux de saisie dans SAP PGI et Rapsodie Dans SAP il y a deux normes informatiques différentes : PGI pour EDF (contour bleu dans le schéma suivant) et Rapsodie pour Gaz de France (contour vert). Pratiquement, il s agit de deux environnements de travail légèrement différents. Les mandants de saisie Les «mandants» dans SAP sont l équivalent des couloirs informatiques actuels. 8
Il y a trois mandants dans SAP, où s effectuent leurs saisies : - Dans PGI, un mandant «technique clientèles fonctions communes (teclifoc) - Dans PGI toujours, un mandant Réseau Elec - Dans Rapsodie, un mandant Réseau Gaz Dans le mandant «teclifoc», saisissent leurs données les agents des groupes techniques clientèle (ATCF, groupes techniques clientèle ), des groupes supports logistiques et fonctions communes (groupes collectivités locales,.). Dans le mandant «Réseau Elec», saisissent leurs données les agents des exploitations élec, des groupes d Ingénierie (sur affaires élec). Viennent également dans ce mandant les agents : des groupes techniques clientèle dès lors qu il y a réalisation de devis et de branchement individuel élec ; des groupes supports-logistiques dès lors qu il y a vente d actif mobile (par exemple, vente de véhicule par un garage). Enfin, dans le mandant Réseau Gaz, interviennent les agents des exploitations gaz, des groupes d Ingénierie (sur affaires gaz). Viennent également dans ce mandant les agents : des groupes techniques clientèle dès lors qu il y a réalisation de devis et de branchement individuel gaz ; des groupes supports-logistiques dès lors qu il y a vente d actif mobile (par exemple, vente de véhicule par un garage). La collecte des temps et activités se fait sous un intranet, après entrée dans le bon mandant. En complément du système transactionnel (où se font les transactions, les saisies) est développé un système décisionnel, l Analyse Economique, qui doit permettre d analyser la performance économique de la distribution. PGI ERD * Électricité Rapsodie GRD* gaz Périmètre projet * Sociétés SAP différentes SI Activités * Réseaux EDF Activités EGD Activités * Réseaux gaz Applications hors périmètre et projets connexes : Analyse Économique Distributeur Elec.. GTA Technique Clientèle Fonctions Communes Système Commun EGD dédié développé sur une base PGI - SYGARD - MANDARIN - Analyse économique Distributeur Gaz Analyse économique EGD EGD CLI 9
2.2 Gains escomptés avec la mise en place de Pagode L évaluation des gains estimés du programme Pagode pour l ensemble d EGD s est faite notamment sur la base d un benchmark des déploiements de solutions SAP dans d autres branches d EDF et Gaz de France. Au sein de notre Unité, l analyse des gains de productivité générés par la mise en place du nouveau système d information porte principalement sur deux domaines : la gestion d affaires et la gestion des temps et activités (GTA). 2.2.1 La Gestion des Temps et Activités (GTA) La mise en place de PAGODE vise un objectif à fin 2008 de décentralisation de la saisie des temps, frais et imputation d activité pour 50 % des agents. Dans un premier temps, EGD Méditerranée a pris l option d une auto-collecte pour : les agents à poste fixe les chargés d affaires les encadrants d agences clientèle et exploitation électricité et gaz et du maintien d une collecte centralisée pour les agents d intervention des agences clientèle et exploitation électricité et gaz 2.2.2 L ingénierie et la gestion d affaires La mise en place de SAP doit permettre de réduire les tâches administratives liées à la gestion des affaires. 10
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3 IDENTIFICATION DES IMPACTS A CARACTERE COLLECTIF POUR LES AGENTS 3.1 Les principales évolutions L ensemble des populations d EGD Méditerranée est concerné 1 : chargés d affaires et ingénierie, contrôleurs de gestion, collecteurs de temps, approvisionneurs, émetteurs de devis, valideurs. La mise en œuvre de Pagode concernera ces utilisateurs non seulement sur les aspects «Outils», mais aussi sur des aspects «Métier», «Culture» et «Modes de fonctionnement». Les principales évolutions sont décrites ci-après. 3.1.1 Principales évolutions pour le profil Contrôleur de gestion En terme d outil : Nouvel outil Visibilité en temps réel sur les engagements en cours Élaboration des prévisions et accès au reporting Uniformisation des outils avec la mise en place de SAP En terme de mode de fonctionnement : Coordination entre les contrôleurs de gestion et les comptables : - pour la clôture - pour les régularisations et redressements En terme de métier : Visibilité en temps réel sur les engagements en cours Élaboration des prévisions et accès au reporting Uniformisation des outils avec la mise en place de SAP En terme de culture : Changement de vocabulaire (par exemple, l OT devient dans SAP un Ordre Interne ou un Elément d Organigramme Technique de Projet) Visibilité immédiate de l information à tous les niveaux (ex : engagements) Fiabilisation des prévisions et anticipation du point de sortie Nouveau cadre de cohérence pour la gestion Passage à une logique de coûts à plat (chaque GR s impute sur lui-même) 1 PAGODE concerne également les utilisateurs d ERD et GRD, pour les aspects maîtrise d ouvrage, immobilisation (Mandarin pour GRD), contrôle de gestion 12
3.1.2 Principales évolutions pour le profil Chargé d affaires et la MOAR En terme d outil : Nouvel outil Toutes les étapes de décision, autorisation ou abandon d une affaire sont tracées dans le SI Accès à l'ensemble des affaires pour le MOAD ou le MOAR Meilleure visibilité en terme de reporting Évolution de Ing-e-Pilot : passage à une version V3, interfacée avec SAP En terme de mode de fonctionnement : Structuration de l'affaire dès sa création pour préparer la mise en immobilisation et permettre l'imputation de l'étude et du chargé d'affaires Possibilité de création d un avenant à la Décision d Investissement sans nouvelle Autorisation d Exécution d Investissement par la MOAR Renforcement du lien entre MOAD et MOAR au travers de l'outil La MOAR est garante de la mise à jour des imputations dans l outil vis-à-vis de la MOAD En terme de métier : Modification, au fil de la réalisation, des montants prévisibles des coûts des chantiers En terme de culture : Changement de vocabulaire Importance accrue de la qualité de saisie (en cas d erreur, impact comptable et de gestion, et nécessité de «détricotage») Changement dans la manière se structurer une affaire et un chantier : les notions d affaire, de chantier et d UT renseignées dans GDT se retrouvent dans SAP sous la forme d une arborescence à plusieurs niveaux (définition de projet, Fiche d Immobilisation En Cours) décrivant la structure du projet 3.1.3 Principales évolutions pour le profil Manager En terme d outil : Nouvel outil de pilotage budgétaire Visibilité de l ensemble des flux en temps réel Facilitation des actes de validation, qui se feront désormais via l outil informatique Visibilité accrue grâce au planning des équipes (auparavant fait manuellement) : aide à la décision de validation En terme de mode de fonctionnement : Responsabilisation accrue de son équipe d'encadrement, du fait du développement des délégations pour assurer la permanence de certaines tâches 13
Pour les achats : suppression des validations dans Dauphin (pour les achats < 500k dans la limite d'un panier annuel) ; en élec, visibilité de l'engagement dès la demande d'achat ; ; suppression de la validation des réceptions (hors travaux) En terme de métier : Développement de l'intégration de la gestion dans le métier du manager Professionnalisation sur la réglementation des frais et avances ainsi que des conséquences de la validation dans la GTA Meilleure visibilité des faits économiques qui permettra une plus grande capacité d anticipation. En terme de culture : Renforcement de la culture financière, Renforcement de la culture de gestion Renforcement du contrôle interne Validations à travers l outil informatique 3.1.4 Principales évolutions pour la collecte des Temps et Activités En terme d outil : Nouvel outil : passage d un support papier à l outil informatique Possibilité pour l agent de voir directement dans l outil l ensemble des éléments le concernant (solde congés, RTT, etc). En terme de mode de fonctionnement : Nouvelle relation avec le Groupe Contrat de Travail pour la maintenance des données et des droits des agents En terme de culture : Responsabilité de l agent collecteur (cf.. page 9) 3.1.5 Principales évolutions pour les «Gestionnaires Temps» (gestionnaires Contrat de Travail) En terme d outil : Nouvel outil 14
En terme de mode de fonctionnement : Nouvelles attributions : habilitation des collecteurs et valideurs, affectation de l'horaire, du profil Activité de contrôle renforcée : il peut modifier les données validées pour les agents dont il gère le contrat de travail Saisie des écarts locaux par rapport à la règle nationale (activité auparavant effectuée par le collecteur) En terme de culture : Nécessité de s'approprier les nouveaux processus qui structurent la GTA et le nouveau vocabulaire 3.1.6 Principales évolutions pour le «gestionnaire de ventes hors Ingénierie» En terme d outil : Changement d outil : passage de TPR à SAP-SD En terme de culture : Changement de vocabulaire Culture de client multi-sites : pour les grands clients nationaux (ex. : France Telecom), utilisation d un client défini au niveau national dans la facturation de chaque Unité 3.1.7 Principales évolutions pour les approvisionneurs métiers En terme d outil : Moindre changement, dans la mesure où il y a déjà utilisation de Serval qui est sous SAP Approvisionnement de matériel Serval dans Pagode En terme de mode de fonctionnement : Nécessaire compréhension du mandant à utiliser Engagement budgétaire à la commande Responsabilisation accrue lors de la saisie, car pas de possibilité de modifier sans dévalidation des documents En terme de culture : Responsabilisation de l approvisionneur (dès la demande d achat) : le code article porte le compte de comptabilité générale, les éléments d imputation ne peuvent plus être modifiés après validation, 15
3.2 La démarche de formation Les enjeux de la démarche de formation Pagode sont d assurer la montée en compétences des utilisateurs finaux sur : Les nouveaux outils (SAP PGI et Rapsodie ou Intranets interfacés avec SAP) qu ils auront à utiliser Les nouveaux processus EGD Les évolutions induites sur leur métier 3.2.1 Les populations concernées La formation Pagode s adresse à tout utilisateur amené à travailler sur l un des modules SAP ou Intranet dans l un ou plusieurs des domaines suivants : Les Achats : gérés au travers du module MM et de l Intranet Dauphin Les Ventes : gérées au travers du module SD ou de l Intranet Inge-Pilot (puis déversement dans le module SD) La Comptabilité : gérée au travers du module FI La Trésorerie (encaissements et paiements) : gérée au travers du module FI La Gestion des Affaires d ingénierie : gérée au travers des modules PS, IM et CO La Gestion : gérée au travers des modules PS et CO La Gestion des Temps et des Activités (GTA) : gérée au travers des modules FI, CO et HR Un même utilisateur peut être concerné par plusieurs domaines et ainsi être amené à suivre plusieurs modules de formation. 16
3.2.2 Le catalogue de formation Pagode : synoptique Gestion des Temps et Activités Achats / appros Ventes Gestion d affaires Gestion Gestionnaire ventes Utilisateur relais 1 jour Approvisionneur tertiaire 3 jours diverses et cessions internes 2 jours Assistant MOAD (dont ERD et GRD) 2 jours Contrôleur de gestion 3+2 jours* Approvisionneur Gestionnaire ventes métier réseau hors ingénierie 3 jours 2 jours Chargé d affaires Appros métier + Ventes Ingénierie réseau 3jours Chargé d affaires de MOAR 3/4 jours Gestionnaire Temps 3 jours Acheteur et manager d acheteur 3 jours Gestionnaire de comptes clients et contentieux 2 jours Responsable applicatif RH 1 jour * La seconde partie du stage est réalisée après le démarrage Acteur Serval de Centre et de PFS 1 jour Manager Valideur GTA, Achats et Ventes 1 jour Gestionnaire de flux de trésorerie 0,5 jour Agent d accueil d ATCF 1 jour Gestionnaire ventes ingénierie réseau 0,5 jour MOAD (dont ERD et GRD) 1 jour Responsable MOAR 3 jours Mixte Responsable budgétaire 1 jour Démixté outil (2 codes stages : 1 PGI et 1 Rapsodie). 3 types de sessions (mixte, gaz
3.2.3 Détail des cursus de formation Les cursus de formation représentent un ensemble de stages élémentaires qui seront à suivre en fonction du métier et des activités réellement exercées. Ces stages sont habilitants : la participation aux stages est nécessaire pour être habilité aux activités correspondantes dans SAP. Certains profils métiers nécessiteront la participation à plusieurs modules de formation. C est notamment le cas pour : Les managers Les objectifs des modules de formation à destination des managers sont de leur donner les moyens d assurer le rôle de validation et de contrôle en : Formant aux gestes outil réalisés par leurs équipes et en indiquant les points de vigilance associés Explicitant les fonctionnalités de reporting budgétaire, Présentant les modalités de contrôle interne dans l outil. Responsable MOAR MOAD (dont ERD et GRD) Autre responsable budgétaire Autre Manager Stage Valideur Achats + GTA + Ventes (1 jour) Stage Responsable MOAR (3 jours) Stage MOAD (1 jour) Stage Responsable budgétaire (1 jour) 5 jours 3 jours 2 jours 1 jour Le contrôle de gestion Contrôleur de gestion Équipe contrôle de gestion Stage Valideur Achats + GTA + Ventes (1 jour) Stage Contrôleur de gestion (3+2 jours) 6 jours 5 jours
Les chargés d affaires Les objectifs des modules de formation à destination des chargés d affaires sont de : Former à l utilisation de l outilfournir la compréhension globale du flux de gestion d affaires au travers des outilsprésenter les flux de gestion des immobilisations Les évolutions liées à la mise en œuvre de Mandarin, Le lien avec Iris Resituer l utilisation de l outil dans un contexte métier (lien avec les processus RAR, ) Chargé d affaires Gaz Chargé d affaires Elec Chargé d affaires mixte Stage Approvisionneur métier + ventes réseaux (3 jours) Stage Chargé d affaires (dont Ing-e-Pilot) (3/4 jours) Stage Approvisionneur métier + ventes réseaux (3 jours) Stage Chargé d affaires (dont Ing-e-Pilot) (3 jours) 6/7 jours (hors GTA) 6/7 jours Les techniciens clientèle, conseillers clientèle techniques et exploitants (branchements) Les techniciens clientèle ou conseillers clientèle techniques d ATCF, ou bien exploitants suivront un cursus de formation selon leur activité (entre 2 et 5 jours) : Les collaborateurs en charge de la réalisation des devis pour les branchements suivront le stage de Gestionnaire de Ventes réseau (2 jours). S ils réalisent des approvisionnements de travaux ou de matériel Serval, ils suivront le stage d Approvisionneur métier (3 jours). 19
3.2.4 Le cas particulier de la GTA Avec la mise en place de Pagode, les agents saisiront progressivement leurs temps, frais et imputations en collecte décentralisée. L objectif est qu au minimum 50% des agents saisissent en collecte décentralisée à fin 2008. Ce changement de mode de fonctionnement a des implications en terme de volumétrie d utilisateurs à former. Le dispositif de formation qui est envisagé est le suivant : Dans un premier temps (session d 1 journée), un nombre restreint d utilisateurs est formé par les formateurs locaux Par la suite, les agents formés deviennent des utilisateurs relais. Ils ont pour responsabilité de: o Transférer leurs compétences selon des modalités à définir (réunions d information, accompagnement sur le poste de travail, ) o Assister les utilisateurs après le démarrage Des outils d appui seront mis à la disposition des utilisateurs relais et finaux (guide utilisateur papier, possibilité de fournir un module interactif ). 4 IDENTIFICATION DES IMPACTS SUR LES ACCORDS COLLECTIFS EN VIGUEUR Les accords collectifs ne sont pas impactés par le programme PAGODE 5 PILOTAGE OPERATIONNEL DU PROJET : DEMARCHE ET PRINCIPES RETENUS POUR LA CONDUITE DU CHANGEMENT PAGODE La conduite du changement est structurée, de façon à garantir le bon déroulement du projet à EGD Méditerranée 5.1 Un dispositif à double niveau : national et local La conduite du changement lié au projet PAGODE est gérée à plusieurs niveaux : Au niveau national, une équipe conduite du changement du programme, fournit les modes de fonctionnement avec SAP, est en appui-expertise et récupère certaines données transmises par le local 20
Au niveau local une équipe de préparation et déploiement par unité, avec coordination régionale 5.2 Le dispositif au niveau local Le dispositif de conduite du changement de Pagode s appuie sur des équipes de déploiement locales pour les raisons suivantes : Une implication nécessaire du management Une légitimité des acteurs locaux pour favoriser l appropriation des changements Une nécessité de prendre en compte les particularités locales dans la préparation du déploiement Une volumétrie importante (notamment en termes d utilisateurs à former) que le national ne peut pas prendre seul à sa charge Un mode d organisation de déploiement similaire qui a déjà fait ses preuves par le passé (Exemples : projets DISCO, Dauphin ) 5.2.1 La constitution-type de l équipe locale Sous l égide d un pilote qui assure la synthèse locale et garantit le bon fonctionnement du projet au niveau local, l équipe de déploiement locale comprend : Un correspondant dans chacun des domaines d activité : devis - branchements individuels et approvisionnements associés, devis client- travaux ingénierie et approvisionnements associés, achats et ventes diverses, contrôle de gestion, gestion des temps et activités. Un correspondant formation, en charge de l administration et de la logistique de la formation Un correspondant système d information et télécommunication, en charge de la logistique informatique Un correspondant habilitation, qui aide à l élaboration de la grille des habilitations Pagode Un correspondant communication, en charge de la communication Pagode auprès des agents 5.2.2 Les chantiers opérationnels à mener En liaison avec le projet national, et en coordination régionale, les équipes locales conduisent plusieurs chantiers opérationnels, nécessaires à la préparation du basculement dans SAP : Etudes à réaliser pour mesurer l écart avant/après Pagode, et établir les moyens pour faciliter le passage à la situation-cible 21
Chantier de collecte des données de paramétrage : décrire en langages PGI et Rapsodie les structures EGD, pour intégration dans l outil Chantier habilitations : définir les habilitations par profil-métier Chantier d assainissement et reprise-initialisation des données : pour le transfert des données assainies dans le nouveau système d information Chantier de la formation : détection des formateurs, planification et gestion des formations des utilisateurs finaux Mettre à jour l infrastructure informatique Réaliser des simulations et tests de bascule 22
6 LE PLANNING PREVISIONNEL DE DEPLOIEMENT DU PROJET 6.1 Calendrier du déroulement du processus de concertation 6.1.1 La concertation régionale Une réunion en intersyndicale est prévue au niveau d EGD Méditerranée courant Septembre 2006. Cette concertation étant sans préjudice sur les compétences des filières CHSCT et CMP des unités du groupement de centres 6.1.2 La concertation locale La consultation pour avis des Instances Représentatives du Personnel est prévue dans les unités d EGD Méditerranée avant fin Octobre 2006. 6.2 Information du personnel L information de l ensemble des agents d EGD Méditerranée est un pré-requis important à la réussite du programme Pagode. Aussi un plan de communication a été bâti de la façon suivante : Information des comités de portefeuille et de Centres de proximité avant fin mai 2006 Information des chefs de GR avant mi septembre 2006 Information des agents avant fin Octobre 2006 Les informations transmises concernent les généralités du programme Pagode avec ses avantages et les principales évolutions par métiers 6.3 Identification des impacts sur les IRP Les IRP ne sont pas impactées par le programme PAGODE Sous réserve que toutes les conditions soient remplies, il est projeté qu EGD Méditerranée bascule à SAP en avril 2007, en même temps que les autres groupements de centre d Ile de France, du Centre et du Sud Ouest. 23